Proje Yönetimi – MS Project – PMP – PMBOK

PMI Seti 2 Kitap

PMBOK Türkçe

Birleşik Standartlar Sözlüğü

Bugün Türk Telekom’dan Program ve Proje Yönetimi Direktörlüğü Başkanı Kamil Yılmaz Bey ile yaptığımız toplantı sonunda kendisi bana Türkçe PMBOK 2008′i hediye etti.

Türk Telekom, PMBOK 2008 Türkçe kitabı bütün il kütüphanelerine, tüm üniversitelere, kamu kuruluşlarına, sivil toplum örgütlerine ücretsiz olarak gönderiyor.

Türk Telekom PMBOK’ı, Türkçeleştirerek, ülkemizde proje yönetimi adına önemli bir adım atmış oldu.

Kıtabı satın almak isteyenlerin PMI Türkiye ile irtibata geçmeleri gerekmektedir.

Bu yıl sonu itibariyle sınavın da Türkçe olacağını Kamil Bey’den öğrenmiş bulunmaktayım. Bu bilgiyi de paylaşmaktan mutluluk duyarım.

PMI’ın, projelerin geneli için ifade ettiği bir tanım vardır. Bu tanım, “proje” tanımının içinde doğrudan yer almadığından kimi zaman gözden kaçar. PMI derki: Projeler İlerledikçe Gelişir. Orjinal ifadesiyle “Progressive Elaboration” projelerin doğasında olan bir özelliktir.

Bundan önceki yazılarımda belirttiğim bir konu vardı. Projelerde belirsizliklerin zamanla azalacağı hakkında… İşte, belirsizliklerin zamanla azalması projelerin de zamanla gelişimini sağlar. (Gelişim deyince sadece ilerleme, tamamlanma anlamında kullanmıyorum.)

Örneğin, proje yöneticisi, belirsizliklerin en fazla olduğu anda bir süre veya maliyet tahmini geliştirirse, bunun gerçekçiliği ne kadar doğru olabilir? Kapsamı tam belirleyemeden yapılan süre ve maliyet tahminleri, kapsam netleştikçe revize olmak zorundadır. Kapsamın zamanla artması durumu varsa, süre ve maliyet hedeflerinin buna bağlı olarak revize edilmesi kaçınılmazdır. Kapsamın genişlemesi veya daralmasına göre diğer hedeflerde yapılacak revizelerin de bir Proje Yönetimi metodu içinde yer alması sağlanabilir. Bunların müşteriden, üst yönetimden, sponsordan kapsamla ilgili teyit alma ve buna karşılık zaman, maliyet hedeflerinin nasıl değiştiğini izah etme noktalarıdır. Bu yöntem sayesinde Kapsam’ın netleştirilmesi ve hatta proje taraflarınca Kapsam’ın Doğrulanması sağlanmaktadır.

Yukarıdaki tanıma ek olarak, müşteriden gelecek değişikliklerin de ekstra bir maliyeti olacaktır. Değişiklik istekleri başta gelirse, yaratacağı maliyet düşük iken sona doğru gelecek bir değişiklik isteğinin yaratacağı maliyet çok daha yüksek olacaktır.

Proje Yöneticisi için ise plan hazırlarken “Progressive Elaboration” ifadesini anlamış olması çok önemlidir. Bu kavramın anlatmak istediği; Proje Yöneticisi tarafından yakın gelecek detaylı planlanmalı, uzak gelecekteki detay seviyesi ise çok fazla olmamalı çünkü bir takım ara hedeflerin çıktısı bilmeden, uzak gelecekteki detayları planlamak zaman ve efor kaybı olacaktır. İşte, “ara hedef” diye de ifade ettiğim tanım, kapsamın doğrulanması ile söz konusudur.

Kapsam Doğrulama, aslında projenin adım adım sağlıklı gelişmesi sağlayan önemli bir işlemdir. Proje Yöneticisi, Müşteri (veya diğer taraflar) tarafından yeterince önemsenmez ise  projede ilerleme görülemez, bu da belirsizliklerin yüksek kalmasına, değişiklik isteklerinin çok pahalıya mal olmasına, projenin sadece kabaca planlarının yapılmasına sebep olacaktır.

1- Sayfa 75:- Bölüm 4.1.1.1 (3rd bullet): Aşağıdaki gibi değişmiştir.

Strategic Plan: The strategic plan documents the organization’s strategic goal. Therefore, all projects should be aligned with the strategic plan.

2- Sayfa 120: Figure 5-10 aşağıdaki biçimde değiştirilmiştir.

3- Sayfa:162: Bölüm 6.6.2.1 (2. paragraf) : “data” ifadesini “date” olarak değiştirin.

4- Sayfa 173: Bölüm 7.1.2.6 (2. paragraf): “schedule documentation” ifadesini “cost documentation” olarak değiştirin.

5- Sayfa 211 – Figure 8.15, aşağıdaki gibi değişmiştir.

6- Sayfa 248- Bölüm 10.1.2.1 (1.cümle): “process” ifadesini “technique” olarak değiştirin.

7- Sayfa 292 – Figure 11-10: “relative scale” ifadesini “numerical scale” olarak değiştirin.

8- Sayfa 337 - Bölüm 12.3.1.2 – “Conduct procurements” ifadesini “Administrer procurements” olarak değiştirin.

9- sayfa 342 – Bölüm 12.4 (3. paragraf, 3. cümle) – “project” ifadesini “contrtact” olarak değiştirin

10- sayfa 428- Human Resource Plan tanımında ikinci cümlenin en sonuna “management plan” ifadesini ekleyin.

PMI’ın meşhur eğrileri vardır. Mesela; Belirsizlik miktarının zamanla değişimini gösteren bir eğri, PMBOK’ta projenin başında yüksek, zamanla azalan şekilde ifade edilmiştir. (azalarak, azalan)

Müşterinin bir değişiklik isteğini, projenin başında bildirmesiyle yaratacağı ekstra maliyeti göstermek istesek, bu sefer de artarak, artan bir eğriyle karşılaşırız. Proje taraflarının projeye müdahale gücü de bir projenin başında fazladır, ara ürünler çıkmaya başladıkça müdahale güçlerini kaybederler. Bu da PMBOK’ta azalan bir eğriyle anlatılmaktadır. Benzer şekilde bir projenin zamanla başarıya ulaşma olasılığı artar ve bu da PMBOK’ta ifade edilir.

Peki, PMBOK’ta yer almayan eğrilerden bazılarını da ben size sınav sorusu olarak sorsam, bakalım ne cevaplar gelir? Oldukça basit 5 adet sınav sorusu… (PMP’lik sınav sorusu değil, yanlış anlaşılmasın, lütfen)

1- Bir projede, Proje ekibinin motivasyon eğrisni çiziniz.

2- Bir projede ekip üyeleri arasındaki Çatışma miktarının zamana göre dağılımını bir grafikle açıklayınız.

3- Projelerde toplam stres düzeyini zamana göre grafiklendiriniz.

4- Projelerde Motivasyon-Çatışma, Motivasyon-Stres, Stres-Çatışma eğrilerini ayrı ayrı çiziniz.

5- Plansızlığın, programsızlığın, iletişim hatalarının, proje yönetimine önem vermemenin, bir projenin başarısı üzerindeki etkisini grafiklerle irdeleyiniz. Sonuçları yanınızdakilerle sınav kopyası olarak paylaşınız.

Tekrar ediyorum: Bunlar PMP’lik sınav sorusu değil, yanlış anlaşılmasın, lütfen

Bir şirkette fonksiyonel yapılanmanın yanıs ıra  projelerin yönetilmesi için de ayrı bir takım oluşturma işlemi gerçekleştiriliyorsa, bu durumda şirkette Matris Organizasyonun varlığından sözedilebilir.

PMI’a göre Matris Organizasyonlar üçe ayrılır.

Hafif Matris Organizasyonlarda proje koordinasyonu, departman yöneticilerinden alınmış ve takım üyelerine bırakılmıştır. Bu tarz bir organizasyonda Proje Yönetimiçok etkin değildir. Proje takımını oluşturan kişilerden hiçbirisi Proje Yöneticisi ünvanını taşımaz. Proje Asistanı veya Proje Koordinatörü vasıflarıyla projenin gidişatı konusunda üst yönetimi bilgilendiren bir kişi mevcuttur.

Dengeli Matris Organizasyonda ise Proje Takımına, Proje Yöneticisi liderlik eder. Böylece projenin başarısından sorumlu ve ekibi yönlendirme yetkisine sahip bir kişi tanımlanmıştır. Proje Yönetimi’nin önem kazandığı ve Proje Yönetimi kültürünün oluştuğu şirketlerde etkili bir yönetim tarzıdır.

Güçlü Matris Organizasyonda ise Proje Yöneticileri’nin temel görevi proje yönetmektir. Proje Yöneticileri, Proje Ofisi’ne bağlı olup, Proje Ofisi’nin de bir departman yöneticisi bulunmaktadır. Böylece proje yöneticilerinin diğer birimlerle çalışması esnasında yaşanan kaynak kısıtı sorunu bu şekilde azaltılır. Özellikle projelerin şirket için hayati önem taşıdığı şirketlerde etkin olarak kullanılır.

Bir ürünün çok fazla değişikliğe uğramadan üretildiği ortamlarda etkin olarak kullanılan organizasyon yapısıdır. Şirketin prosedürel işlerini yerine getirecek departmanlar tanımlanmıştır. Departmanların yetki ve sorumlulukları belirlidir. Personel, o departmaın ihtiyaç duyduğu uzmanlığa sahip kişilerden oluşur.

Bu organizasyon tipinde kurum genelinde yapılan projelerin idaresi ve kontrolü proje yöneticilerindedir.

Fonksiyonel organizasyonlarda emir-komuta zinciri belirgindir, kişiler bir uzmanlık alanında gelişme gösterirler, sorumluluk ve yetki alanlarında çok fazla çatışma olmaz.

Buna karşılık departman yöneticileri hem idari işleri hem de projeleri yönetmeleri gerektiği için iş yükleri artar. Projeler, departman işlerinin ardına atıldığından sürekli ötelenir. Projeleri üstlenen birey veya birim açıkça tanımlanmadığından projeler sürüncemede kalır ve etkin ilerleme kaydedilemez.

Proje bazlı organizasyonlarda Proje Yöneticilerinin Yetki ve Sorumluluk alanları oldukça geniştir. Bir şirketin proje bazlı organizasyon tipinde faaliyet göstermesi projelerin kurum içindeki önemiyle yakından ilgilidir. Eğer şirket temel kazancını proje yaparak kazanıyorsa, bu durumda doğal olarak, proje bazlı çalışmak zorunda ve organziasyonunu da proje bazlı kurgulamak zorundadır.

Bu organizasyon tipinde kontol ve yönetim, proje yöneticilerinde olduğu gibi çalışanlar arasında hedef odaklı çalışma alışkanlığı doğmuştır. Buna karşılık, proje yöneticileri çok fazla idari süreçlere dahil olmak zorunda kalabilirler. Ayrıca çalışanlar da tek bir konuda uzman olmaktan uzaklaşırlar hatta her işi yapan kişiler haline dönüşebilirler.

Uzmanlığı olan kişiler için de özelikle şirketteki proje miktarı azalması durumunda, kaynakların verimsiz kullanılması sorunu ortaya çıkar.