Proje Yonetimi – MS Project – PMP – PMBOK

Hangi sektör olursa olsun bütün projelerin özelliklerinde bir takım ortak noktalar vardır. Özellikle bir projenin başlama sürecinde Üst Yönetim, Proje Yöneticisi, Takım Üyeleri, projenin hedeflerini, sonda ulaşacakları sonuçları düşünerek, başlarlar. Bu yüzden, ekibin adrenalin seviyesi başlangıçta yüksek ve hedefe odaklı çalışmaya motive olmuş durumdadır.

Sonra sonra, neden ekibin adrenalini düşmeye başlar? İşte bu yazıda, heyecanla başlanan bir projenin, daha başlangıcında heyecanın neden dağıldığını kısaca inceleyelim.

İş Stratejileri ile Uyum Sorunu: İlk başta yapılması düşünülen bir projenin belirli bir süre sonra kurumun stratejik hedefleriyle örtüşmediği farkedilirse, bu durum, projenin durdurulmasına sebep olabilir. Bu çerçevede, proje seçim yöntemleri mutlaka kurumun stratejik hedeflerini gözönüne alacak şekilde tasarlanmalıdır.

Müşteri Desteğinin Kaybolması: Talebin yapan iş birimi, projenin ilk aşamalarında kendilerine düşen faaliyetleri zamanında yapmazlar ise veya özellikle gereksinimlerin belirlenmesinde Proje Yöneticisi’ne gerekli desteği vermezler ise proje daha başlamadan, bitmek zorunda kalabilir. Eğer gereksinimler tam netleşmeden Proje Yöneticisi bir takım varsayımlara dayanarak, projeyi devam ettirirse, çıkan ürünün kalitesinde önemli problemler olacaktır. Bu da kimsenin üstlenmek istemeyeceği başarısız projeler listesinde yerini alacaktır.

Kaynak Eksikliği: Proje Yöneticisi, projesi için gerekli olan insan, makina, malzeme vb. ihtiyacını ortaya çıkarır. Her ne kadar kaynak açısından üst yönetimden teyid alarak, proje başlasa da zaman içinde o gerekli kaynaklar Proje Yöneticisi’ne sunulmayabilir. Bu da aktivitelerin gecikmesine ve hatta projenin tamamen rafa kaldırılmasına sebep olabilir.

Ortak Hedefler Üzerine Mutabakat Sağlayamamak: Projeye katılan farklı iş birimlerinin projeden beklentileri de farklı olabilir. Eğer, ortak bir hedef belirlenenmemiş ise proje de bir noktada kilitlenecektir. Bu problem için “Proje Taraflarının Analizi” oldukça işe yarayan bir yöntemdir.

Liderlik ve Koordinasyon Eksikliği: Bir proje ekibi ilk kurulduğnda ortak hedeflere odaklanmak kolay değildir. Ortak beklentileri oluşturmak ve birimler arasında koordinasyonu sağlamak Proje Yöneticisi’nin sorumluluğundadır. Eğer, proje tarafları koordinasyon veya iletişim de bir aksama görürlerse, projeye verecekleri desteği azaltırlar.

Bu yazımda Proje Ofisi kuran kurumlarla ilgili 14 farklı ülkede 249 katılımcı ile yapılan bir araştırma sonuçlarını paylaşmak istiyorum.

%72’si Proje Ofislerinin stratejik açıdan kurumlarına değer kattığını söylüyor.

%90’dan fazlası kurumun bütün projelerinin Proje Ofisi tarafından takip edilebilmesini sağlayacak şekilde yapılandığını belirtiyor. Bu çerçevede, yeni proje seçiminde, varolanların devam etmesi, durdurulması veya ertelenemesi konusunda üst yönetime destek niteliğinde karar vermede yardımcı da olmaktadır, diyenlerin sayısı da benzerlik gösteriyor.

Araştırmaya katılanların %40’ı Proje Ofisi’ni 3 yıldır kullanırken, %35’i 5 yıldan daha uzun süredir, Proje Ofisi’ne sahip.

Araştırmaya katılanların

• %17’si herhangi özel bir Proje Yönetimi yazılımı yerine Excel kullanmakta,
• %26’I Microsft Project/Server kullanarak, projelerini takip etmekte,
• %12’si kendi oluşturdukları yazılımı kullanmakta,
• %45’si de farklı yazılım veya sistemler kullanarak projelerini takip etmektedirler.

Projelerin başarısının arkasındaki en önemli sebepler:

1. Projenin üst yönetimden destek görmesi – Etkili bir sponsor
2. Takım üyelerinin ortak paydada buluşması
3. Proje takımının becerileri, kabiliyetleri
4. Proje boyunca fonlamanın planlar çerçevesinde gerçekleşmesi
5. Etkin planlama ve kontrol teknikleri
6. Takım çalışmasına önem verme
7. Proje hedeflerinin açıkça ortaya konması
8. Proje yönetimi süreçlerinin etkin kullanılması
9. İyi iletişim

Başarısızlık ise yukarıdakilerin zıttı davranışları göstermekle mümkün fakat proje bütçelerinin zaman içinde kesintiye uğraması herhalde en çok akrşılaşılan durumdur . Bu yüzden sürenin veya kapsamın revize edilmesi gerekmektedir. Ya süre uzaması gündeme gelmelidir, ya da daha dar kapsamlı bir sonuç ortaya çıkacağı anlaşılmalıdır. Gerekli revizyonlar yapılmaz ise bu durumda riskler artacak ve müşteriye kalitesiz bir ürün sunulmuş olacaktır.

Bir Proje Portföy Yönetimi yazılımı seçerken seçim sürecini bir proje olarak ele almalısınız. Bu süreçte iyi bir proje yönetimi uygulaması, ihtiyacınız olan yazılımı belirlemede büyük fayda sağlayacaktır.

Çok geniş fonksiyonlu bir yazılım satınalırsanız ihtiyaçlarınızın çok ötesinde bir ürünle karşılaşabilirsiniz. Bu yüzden öncelikle temel ihtiyaçlarınızı (olmaz ise olmazlarınızı düşünmeli ve dokümante etmelisiniz) Unutmayınız ki uygulayamayacak düzeyde ortaya koyduğunuz istekler, ek masraf yaratacak ve satınaldığınız ürünü verimsiz kullanmanıza sebep olacaktır..Ayrıca kurum içinde karmaşık bir bürokrasi de yaratacaktır. Bu çerçevede özellikle proje taraflarının belirlenmesi ve onların proje yönetimi ihtiyaçlarını, sorgulayarak veya gözlemleyerek, çıkarmak gerekir.

Proje planları tüm yönleriyle herkes tarafından görülebilir olmalıdır. Proje takım üyeleri, üst yönetim, müşteri herhangi bir anda projenin ilerlemesiyle ilgili özellikle ana kilometretaşlarını ve teslimatlarla ilgili mevcut ilerleyişi takip edebilmelidir.

Proje takım üyelerinin ve fonksiyon yöneticilerinin desteğini alabilmek ve motivasyonu proje boyunca yüksek tutabilmenin yolu planın herkesin ulaşabileceği bir ortamda yayınlamaktan geçer.

Üst Yönetim de yine planların açık olmasından dolayı proje ekibinin performansını daha kolay takip edebileceği için herhangi bir gecikmeyi de kolayca analiz edebilecektir.

Müşteri açısından bakıldığında, projesini şeffaf olarak yöneten kurumlar gelecekte müşteriler tarafından daha fazla tercih edilecektir.