Proje Yonetimi – MS Project – PMP – PMBOK

Proje yöneticisi olarak üst yönetimle bir toplantıya gireceksiniz. Hangi konularda hazırlıklı olmak gerekir?

* Toplantının amacı nedir?
* Toplantının çıktısı ne olacaktır? Anlaşma, orta yolu bulma, bilgilendirme
* O gün itibariyle planlanana karşı gerçekleşenler? Detay bilgiler hazır tutulmalı fakat gerektiği taktirde sunulmalı.
* Proje ekibinin gösterdiği gayretin sunumu: Ekibin gayretlerinin üst yönetim tarafından açıkça görülmesini sağlayın ki ekip içindeki motivasyon düşmesin.
* Mevcut durumda yaşanan problemler: teknik, parasal, tedarikçi, politik vb.
* Üst yönetimden bundan sonraki süreçte istenen desteğin açık ve net tanımı
* Karşılaşılma ihtimali olan risklerin tanımı, önleme ve düzeltme önerileriniz.
* Proje takım üyelerinin durumu. Değiştirilmesini istediğiniz takım üyesi var mı?
* Sponsorun beklentilerinin sorgulanması
* Müşteri beklentilerinde bir deşiklik oluşmuş ise sponsor ile paylaşılması ve proje yöneticisi olarak önerileriniz.

Yapılacaklar

* Toplantıya girmeden önce zaman, bütçe ve efor ilerlemeleri hakkında detaylı raporları mutlaka çıkarmış olun.
* Yapacağınız toplantı öncesinde ekip üyelerinin üst yönetimden aktarmak istedikleri konular hakkında bilgi almış olun.
* Yakın zamanda yapılmış ve yapılacak işler hakkında detaylı bilgiyi almış olun ki toplantı esnasında gündeme geldiğinde en doğru cevabı verebilin.

Paydaş: Sponsor

Gerekli Bilgi: Üst seviye maliyet, zaman çizelgesi, kalite, performans,  ana sorunlar ve planlanan çözümler

Sıklık: Aylık

Paylaşım Şekli: Toplantı ve özet rapor

—-

Paydaş: Müşteri

Gerekli Bilgi: Üst seviye maliyet, zaman çizelgesi, kalite, performans,  ana sorunlar ve planlanan çözümler

Sıklık: Aylık

Paylaşım Şekli: Toplantı ve özet rapor

—-

Paydaş: Fonksiyon Yöneticisi

Gerekli Bilgi: Temel sorunlar ve kişisel performans

Sıklık: İki haftada bir

Paylaşım Şekli: E-mail

—

Paydaş: Finans

Gerekli Bilgi: Proje maliyet raporları

Sıklık: Aylık

Paylaşım Şekli: E-mail

—

Paydaş: Proje Yöneticisi

Gerekli Bilgi: Takım liderlerinden haftalık durum raporu

Sıklık: Haftalık

Paylaşım Şekli: E-mail ve haftalık durum toplantısı

Sevgili Proje Koçu,

Benim proje sponsorum tam bir problem. Hiç bir durum raporunu, değişiklik taleplerini okumuyor ve yeterince ilgilenmiyor. Yürütme komitesi toplantılarında problemleri açık açık söylememe izin vermiyor ve işin kötü yanı problemlerimi düzeltmek için kendisi de çok fazla zaman ayırmıyor.

Sponsorumla projeyle ilgili bir toplantı istesem, bana çok kısa zaman ayırıyor. Ayırdığı zamanda da araya telefonlar giriyor, cep telefonuyla oynuyor. Buna karşılık işlerin kötü gitmesiyle birlikte müşteriden gelen br şikayet olması durumunda hemen beni suçluyor ve projeyi iyi yönetemediğimden, beceriksizliğimden bahsedip, moralimi bozuyor.

Bana ne önerirsiniz? Sizce ayrılmalı mıyım?

Rumuz: Tutkulu PY

Sevgili Tutkulu PY,

Sakın ayrılma, her zaman bir umut vardır, bunu unutma.

Öncelikle, senin sponsorun, kendisinin proje başarısındaki etkisinden ve rolünden haberdar değil. Biz bunlara: “Proje Yöentiminden bir haber Sponsor” diyoruz.

Yukarıda da belirttiğim gibi bir sponsor projenin başarısında çok etkilidir. Eğer Proje Yöneticisi ile Proje Sponsoru, Proje Yöentimi adına ortak dili konuşmuyor ise, ortak bir metodoloji ile projeyi takip edemiyorlarsa senin yaşadığın problemler ortaya çıkar. Proje Sponsorunun, projedeki rolü aktivite bazlı değil, stratejik açıdan düşünülmelidir.

Proje sponsorunu teknik detaylarla boğma. O’nun istediği olabildiğince genel bilgiler olacaktır. Bununla birlikte eğer Proje Sponsorun ile senin projeye bakışın açısında farklılıklar görüyorsan, O’nu sen eğiteceksin. Proje yönetimi adına kullandığın en temel araçları kendisine tanıt ve bu kayıtlar üzerinden projenin takip edilemsini sağla.

• Kapsam Bildirimi- Kendisine projenin hedefleri, ana aşamaları, teslimatları, kısıt ve varsayımları göster.
• Proje Planı- Ana şalamaları zaman programı üzerinde göster. Detaylara girip de sponsorunu boğma.
• Kilometretaşları – Kendisine projenin önemli noktalarını anlat. Hangi tarihlerde kendisine ihtiyaç duyacağınızı açıkla. Proje başarısı için kendisinin bu kilometretaşlarını takip etmesi gerektiğini söyle.
• Güncelleme – Kendisinin ne sıklıkta proje ile ilgli güncelleme istediğini sor.
• Değişiklik Yönetimi- Projede herhangi bir nedenle bir değişiklik, problem olacağını proje planı üzerinden örneklerlele anlat. Bir aktivitede oluşabilecek bir gecikmenin pek çok faktörü etkileyebileceğini söyle
• Risk Yönetimi- Kendisinin düzeltmesi gereken risklerden bahset ve bunlar için destek iste. Proje Yöneticisi olarak kendi sorumluluğundaki riskleri kendin halletmeye çalış.

Yukarıdaki anlatımların 15-30 dakikayı geçmesin fakat mutlaka bu söylediklerini yazılı hale getir ve kendisiyle paylaş. Okumayabilir, ama sen bunları kayıt altına almak zorundasın.

İmza: Proje Koçu

Proje Sponsorunun Not Defterinden

X Projesinden Öğrendiğim Ders: Projeye atadığım yöneticinin iletişim becerisine dikkat etmeliyim.

X Projesine atanan Proje Yöneticisi iyi bir insan, bugüne kadar kendisine verilen işleri sorunsuz şekilde haletti. Bu, O’nun ilk Proje Yöneticilik deneyimi fakat gözlemlediğim kadarıyla Proje Takım Üyeleriyle yeteri düzeyde iletişim kuramıyor. Takım üyeleri, tedarikçiler ve müşteri arasında koordinasyon eksiklikleri yaşanıyor. Bu da aktivitelerin gecikmesine sebep oluyor.

Düzeltme Yöntemleri:

Kritik projelere iletişimi güçlü Proje Yöneticisi atamak.

Proje Yöneticilerinin, İletişim Becerilerini artırıcı önlemler almak. (Eğitimler Planlamak)

Yeni/Deneyimsiz Proje Yöneticilerine kapsamı dar ve kurum içi yapılan projelerin sorumluluğunu vermek.