Proje Yonetimi – MS Project – PMP – PMBOK

Belki de uzun yıllardır proje yönetme tecrübesine sahipsiniz. Teknik olarak pek çok ürünün ortaya çıkmasında önemli roller üstlendiniz. Teknik bilgi birikiminiz sayesinde kurumunuza önemli kazançlar sağladınız. Peki, bu teknik bilgi birikimi sizi iyi bir proje yöneticisi yapar mı?

Projeler yapısı itibariyle farklı disiplinlerden insanların birarada çalışmasını zorunlu kılar. Proje ekibine katılan heterojen bir grubun proje hedefleri için farklı bakış açılara da sahip olacağı açıktır. İşte bu kişilerin ve hatta fikirlerin veya ihtiyaçların bir arada yönetilmesi Proje Yöneticisinin görevidir. Bu çerçevede “Proje Yöneticisi, ekip içindeki iletişimi etkin olarak yönetmelidir” diyebiliriz.

İletişim, yönetilmesi en zor olan disiplindir. Çünkü projeye dahil olan insan sayısı artıkça bireyler arasındaki iletişim kanallarının sayısı katlanarak artar. Örneğin, 4 kişilik bir ekipde 6 adet iletişim kanalı varken, 5 kişilik bir ekipte 10 adet iletişim kanalı mevcuttur. (n*(n-1)/2)

Bunun yanısıra iletişimin bir çok aracı vardır; Sözlü, yazılı, vücut dili, söylemdeki vurgu, mimik hareketleri, ima etme vb. araçlar iletişimin takibini de zorlaştırmaktadır.

Projelerin başarısız olmasının arkasındaki en önemli problem iletişime gerektiği kadar önem vermemektir. Yanlış anlama, yanlış bilgi aktarma, iletişime kapalı olan insanlar, bireysel çatışmalar, kültürel farklılıklar projenin herhangi bir aşamasını kolayca planların dışına itebilir. Farkedilmesi zor olduğu gibi hatanın sorumlusunu bulmak da çoğu zaman mümkün değildir.

Kurumsal Proje Yönetimi Yazılımı seçerken içinde bulunduğunuz durumu belirlemeni gerekmektedir. Şu anki mevcut sisteminizde projelerin yönetilmesinde ne tip sorunlarla karşılaşmaktasınız.? Mevcut sistem beklentilerinizi hangi açılardan karşıalayamıyor? Beklentileriniz sadece projelerin zaman açısından mı takibi yoksa maliyet, kapsam, risk, dokümantasyon gibi takip etmek istediğiniz başka konularda var mı? Şu anda eksikliğini hissettiğiniz konuları mutlaka yazılı hale getirin, gereksinimlerinizi gruplandırın ve kontrol listesi biçiminde bir sorgulama aracı oluşturun. Özellikle sunumunu izlediğiniz yazılımların özelliklerini sorgulamak ve ortak bir filtreden geçirmek için bu araç işinize yarayacaktır.

Proje başlangıç toplantısından (kick-off meeting) hemen sonra kameralarımızı sırayla proje taraflarımıza çeviriyoruz. Bakalım Proje Yöneticisi ile ilgili neler diyecekler?

Genel Müdür: Proje Yöneticisinin hazırlıklarından çok tatmin olmadım. Projenin ne kadar kar edeceğini bir raporda istemiştim ama getirdiği rapor sanki alelacele hazırlanmış. Fizibilite için veriler çok gerçekçi gelmedi bana. Ayrıca hazırladığı sunum da çok amatörceydi…

İnsan Kaynakları Müdürü: Organizasyon tam bir felaketti. Proje Yöneticisi o kadar kişiyi küçücük bir salonda toplamıştı, sıkış tepiştik. Ayrıca, ikram diye getirilen kurabiyeler de çok kötüydü. Çay, kahve, su organizasyonu da oldukça sorunluydu. İlgili yerlere haber verilmemiş

Bilgi İşlem Müdürü: Ben projenin hedefini açıkçası tam anlamadım. İstekler doğru dürüst tanımlanmamıştı. Bizim departmandan ne kadar eleman ihtiyacı olacağına dair bir kestirim olmadığı gibi projenin kurum açısından da önemi tam net ortaya konamadı.

Finans Müdürü: Proje Yöneticisi, para ihtiyacını çok yüksek göstermiş. O parayla ne projeler yapılır. Planı yaparken bize de hiç sormuyorlar. Kafalarına göre maliyetleri yazıp, şişiriyorlar.

Satınalma Müdürü: Satınalınması gereken şeylerin neler olduğu belli değildi. Ne zaman sipariş verilmesi gerektiğine dair planda hiçbir bilgi yoktu.  Yarın öbür gün yumurta kapıya dayanınca bize satınlma için acil acil diye yalvarırlar.

Bir Proje Portföy Yönetimi yazılımı seçerken seçim sürecini bir proje olarak ele almalısınız. Bu süreçte iyi bir proje yönetimi uygulaması, ihtiyacınız olan yazılımı belirlemede büyük fayda sağlayacaktır.

Çok geniş fonksiyonlu bir yazılım satınalırsanız ihtiyaçlarınızın çok ötesinde bir ürünle karşılaşabilirsiniz. Bu yüzden öncelikle temel ihtiyaçlarınızı (olmaz ise olmazlarınızı düşünmeli ve dokümante etmelisiniz) Unutmayınız ki uygulayamayacak düzeyde ortaya koyduğunuz istekler, ek masraf yaratacak ve satınaldığınız ürünü verimsiz kullanmanıza sebep olacaktır..Ayrıca kurum içinde karmaşık bir bürokrasi de yaratacaktır. Bu çerçevede özellikle proje taraflarının belirlenmesi ve onların proje yönetimi ihtiyaçlarını, sorgulayarak veya gözlemleyerek, çıkarmak gerekir.

Projenin veya ürünün detaylı tanımını geliştirme sürecine Kapsam Belirleme denmektedir. Bu çalışma PMBOK’ın Kapsam Yönetimi Bilgi Alanında ve Planlama Sürcinde yer almaktadır.

Proje başarısı için kısıt ve varsayımların belirlendiği projenin ana aşamalarının ve kilometretaşlarının yer aldığı bir döküman üzerinde proje tarafları mutabakat sağlamalıdır. Kapsam Belirleme proje planlama sürecinde ksııt veya varsayımların değişmesiyle tekrar gözden geçirilmek ve revize edilmek durumunuda kalabilir.

Neye İhtiyacımız Var? (Girdiler)

Proje Duyurusu ve Gereksinim Dökümanı, Kapsam Belirlemek için gerekli olan ön koşul dokümanlardır. Projenin hem kabul edilmiş olması hem de proje taraflarıyla müzakereler yapılarak, genel olarak ihtyiaçların toplanmış olması gerekmektedir.

Nasıl Yapılır? (Teknikler)

Ürün Analizi yapılarak proje taraflarını ihtiyaç duydukları ürünün fonksiyonlarını belirleme işlemi gerçekleştirilebilir ayrıca teknik bilgi birikimi fazla olan uzman kişilerin yardımıyla alternatif ürün seçenekleri oluşturulur.

Ne Çıkar? (Çıktılar)

Daha teknik gözle bakan kişilerin katılımıyla projenin amacı, proje teslimatları, kabul kriterleri, çerçevesi, kısıtları, varsayımları ortaya çıkarılmış olur. Bu ifadelerin yazılı olduğu belge Proje Tanımlama Dokümanı olarak bilinir. .

1. O güne ait projemde fiilen çalışması gerekenlerle irtibat kurmak ve gidişatı öğrenmek
2. Müşterilerimle görüşülmesi gereken konuları çıkartmak ve müşterilerle görüşmeleri organize etmek
3. Yaklaşan riskleri gözden geçirmek ve sorumluluarı haberdar etmek. Yeni riskleri analiz edip, risk planlarını güncellenmek
4. Tamamlanan işlerin bütün proje üzerindeki etkisini incelemek ve değişklikleri ilgili kişilere haber vermek
5. Proje Sponsoruyla görüşülmesi gereken konuları çıkarıp, projenin genel durumu hakkında bilgi vermek

Millet olarak herşeyimiz kendimize özgüdür. Problemlere yaklaşım ve çözüm biçimimiz; Dolayısıyla, proje yönetme yaklaşımımız da yabancılara göre daha farklıdır. Örneğin biz planlamayla zaman kaybetmeyi sevmeyen bir milletiz, bu yüzden projeleri planlamadan doğrudan uygulama sürecine geçerek, başlatırız. Plan olmadığı için kontrol edecek de bir referans yoktur, böylece su akar yatapını bulur ve proje de münasip bir zamanda, münasip bir sonuçla biter, diye düşünürüz.

Konuyu fazla dağıtmak istemiyorum, esas ilginizi çekeceğini umduğum başlığı biraz açalım. Malumunuz milletimizin hurafelere olan inancı dini açıdan önemli gecelerde TV’lerde boy gösteriyor. Çocuğuna kısmet bulmak isteyenler yatırlara, vücudundaki bir arızayı gidermek isteyenler üfürükçülere, evindeki uyumsuzluğu gidermek isteyenler büyücülere, cincilere başvuruyorar.

Bundan yola çıkarak ben de yeni bir sektöre açılmaya karar verdim. Malum benim konum Proje Yönetimi … Yapacağım yeni iş ise özellikle geciken, maliyetini aşan, müşterinin sürekli şikayet ettiği projelerde kara büyü olup, olmadığını bulmak ve her türlü büyüyü projenin içinden çekip, çıkarmak. Bu işi danışmanlık olarak düşünebilirsiniz. Ama ben şimdi projenizin içine büyü, in, cin vb. girmemesi için şimdi bir kaç öneride bulunacağım.

Kurban Kesme: Her projenin başında mutlaka kurbanınızı kesin. Bu uygulama inşaat projelerinde aslında uygulanır. Arazi sahibi inşaata başlamadan önce işçilerin faydalanması ve inşaatın hayırlara vesile olması için kurban kestirir. İşte benim önerim bu uygulamayı genişletme yönünde; özellikle IT projelerinde kick-off toplantısını müteakip kimse dağılmadan kurbanımızı kesiyoruz. Akan kanı bütün proje taraflarının (stakeholder) alnına sürüyoruz ki yarın öbür gün kimsenin başı ağrımasın, kimsenin motivasyonu düşmesin, stres bizden uzak olsun. Mutlu mesut projemiz tamamına ersin. (Kurbanın nasıl kesileceğine ayrı bir yazıda değineceğim)

Projeci Babayı Ziyaret: Eğer kurbanınızı kestiyseniz, şimdi ekip olarak toplanıyor ve İstanbul Kadıköy/Ataşehir meydanda yattığı bilinen Projeci Baba’yı ziyaret ediyorsunuz. Projeci Baba’ya yolunuz düşünce bana da uğrayın. Ben de özel WC kağıtları var. Onları Projeci Baba’nın bulunduğu mekana rulo halinde bırakıyorsunuz. Topluca projenizin yine hayırlara vesile olmasını temenni eden dualarınızı yaptıktan sonra artık projeye başlamaya hazır sayılırsınız.

Yukarıdakileri bütün işlemleri bitirdikten sonra proje uygulaması esnasında örneğin Risk Yönetimi toplantısındasınız. Ne PMI’ın ne de başka bir kurumun önerdiği yöntemleri asla uygulamıyoruz. Peki napıyoruz? Tabi ki yüzlerce yıldır bizleri idare eden Kahve Falına odaklanıyoruz. Proje Yöneticisi şekersiz bol telveli bir kahve içiyor ve arkasından kahve fincanını okumayı bilen en az üç arkadaşımız (çünkü bir kişi yanılabilir) projenin karşılaşabileceği riskleri açık ve net olarak ortaya koyuyor. Proje Yöneticisi elinde kalem ve kağıtla söylenenleri bir bir not ediyor. Bu arada ekip olarak önleme yöntemleri düşünülebilir ama lütfen fazla kafa yormayalım.

Bunun haricinde başta Proje Yöneticisi olmak üzere bütün takım üyeleri üzerlerinden nazarlıklarını eksik etmiyorlar, her nerde olursa olsun kara kedilere dikkat ediyorlar, yolu kısaltmak için bile olsa asla merdiven altından geçmiyorlar.

Bütün bunlara rağmen yine de projede başarısızlık sözkonusu oluyorsa üfürüğü güçlü bir hocaya, papaza, hahama (farketmez ama PMP olursa daha iyi olur) başvuruyorlar ve inanın bundan sonra projeler, ne kapsamından, ne zamanından, ne de maliyetinden taviz vermeden ilerlemeye başlıyor. Kalitesi hakkında birşey diyemeyeceğim, artık onu da Allah’a emanet edebilirsiniz.

Lütfen yukarıda önerdiklerimi çekinmeden uygulayın. Sonuçları da bu yazımın yorumlar bölümüne lütfen ekleyin ki başkaları da sizin yaptıklarınızdan feyz alsın ve millet olarak daha başarılı projelere imza atalım.

PMP® sertifikası proje yönetimi konusunda en çok bilinen ve tercih edilen sertifikasıdır. Sınav sizin süreçler karşısında PMBOK® referans alınarak, süreçler karşısında nasıl hareket edilmesi gerektiğini sorgular. Bu yüzden gerçek hayattaki deneyimler ile çakışan durumlar doğar.

Aşağıdaki adımlar sınavı bir kerede geçmenize yardımcı olacaktır.

1 – Planlayın

• Bir sınav hazırlık kaynağı belirleyin ve sınava hazırlanmak için yardımcı kaynak, deneme sınavı yazılımı satınalın veya tedarik edin.
• PMI tarafından sınav için kullanılan kitabı çalıştığınızdan emin olun.
• Eğer PMI’a üye olursanız sınavdan bir miktar tasarruf etmeniz mümkün olacaktır.
• Sınava başvurmadan önce sınavın ön gereksinimlerini tamamladığınızdan emin olun.
• 3 – 4 ay arasında günde 2 saat çalışarak ortalama bir insanın sınavı kazanmasının mümkün olduğunu söyleyebiliriz. Eğer sınav hazırlığı ile ilgili bir eğitim alırsanız, harcayacağınız toplam efor miktarı azalacaktır.

2- Çalışın

• Öncelikle PMBOK®’ı bölüm bölüm okuyun. Kitapta ifade edilen konuları kendi tecrübelerinizle eşleştirmeye çalışın. Her bölümü bitirdiğinizde yardımcı kitaptan da aynı bölümle ilgili konuları inceleyin. Yardımcı kitabın sonundaki deneme sorularını çözün.
• Sadece PMBOK®’ı okumanın sınavı geçmede hiç bir yeterliliği olmayacağını rahatlıkla söyleyebilirim.
• Eğer mümkünse bildiklerinizi ve bilmediklerinizi görmek için grup çalışmaları gerçekleştirin. Anlatmak çoğu zaman en iyi öğrenme yöntemidir.
• Kitaplardan konuları bitirdikten sonra eğer bir yazılım kullanıyorsanız konu başlıklarına göre deneme sınavları uygulayınız. Örneğin, sadece zaman yönetimi konusundan deneme sınavı olun.
• Konu başlıklarına göre deneme sınavlarından belirli bir puana ulaştığınızda soruları karmaşık hale geitrerek ve zamana karşı yarışarak sınav olun.
• Sınav için bütün formülleri ezbere bilmek gerekmektedir. Bahsi geçen tüm formülleri bir çalışma kağıdında toparlayın ve düzenli aralıklarla gözden geçirin.

3- Sınavdan iki hafta önce…

• Bütün konu çalışmaları bitmiş olmalı ve zamanınızı artık tamamen soru çözmeye ayırıyor olmalısınız.

4- Sınavdan önceki gün…

• Son gün hiç bir konuya bakmayın. O günü rahat ve dinlenerek geçirmeye gayret edin.
• Akşam erkenden ve az yemek yiyerek, yatın.

• Hafif kahvaltı edin.
• Sınavdan en az yarım saat öncesinde sınav yerinde olmaya gayret edin.
• Rahat kıyafetler giyin
• Yanınızda mutlaka bir kurşun kalem ve silgi bulunsun.
• 4 işlem yapabilen düşük fonksiyonlu bir hesap makinesini yanınızda bulundurun.
• Yanınızda sadece içmek için su şişesi bulunsun.
• Sınava girildiğinde 5 adet A4 kağıdı verilir. Bu kağıtlardan birincisine ezberlediğiniz formülleri, bir diğer kağıda Süreç ve Bilgi Alanı Haritasını çizmeyi unutmayın. Diğer 3 sayfa ise not almak ve problem çözmek amacıyla boş kalsın.
• Sınava başlamadan önce 15 dakika sınavın yapacak yazılımın tanıtılmasıyla ilgili bölümleri inceleyeceksiniz.
• Sınav süreniz 4 saat ve 200 adet soruya cevap vermeniz gerekiyor. Soru başına yaklaşık 80 saniye cevaplama süresi düşmektedir.
• Emin olmadığınız sorulara İşaret (Mark) koyarak, daha sonra tekrar gözden geçirmeniz mümkündür. Bu yüzden sınavın son 15-20 dakikasını gözden geçirmelere zaman kalacak şekilde zamanı planlayın.