Proje Yonetimi – MS Project – PMP – PMBOK

Bir Proje Portföy Yönetimi yazılımı seçerken seçim sürecini bir proje olarak ele almalısınız. Bu süreçte iyi bir proje yönetimi uygulaması, ihtiyacınız olan yazılımı belirlemede büyük fayda sağlayacaktır.

Çok geniş fonksiyonlu bir yazılım satınalırsanız ihtiyaçlarınızın çok ötesinde bir ürünle karşılaşabilirsiniz. Bu yüzden öncelikle temel ihtiyaçlarınızı (olmaz ise olmazlarınızı düşünmeli ve dokümante etmelisiniz) Unutmayınız ki uygulayamayacak düzeyde ortaya koyduğunuz istekler, ek masraf yaratacak ve satınaldığınız ürünü verimsiz kullanmanıza sebep olacaktır..Ayrıca kurum içinde karmaşık bir bürokrasi de yaratacaktır. Bu çerçevede özellikle proje taraflarının belirlenmesi ve onların proje yönetimi ihtiyaçlarını, sorgulayarak veya gözlemleyerek, çıkarmak gerekir.

Projeyi etkileyebilecek Riskleri aşağıdaki gibi kategorlendirmek mümkündür.

• Teknik – Kalite Riskleri
• Finansal Riskler
• İş – Yatırım Riskleri
• İnsan Kaynakları Riskleri
• Tedarikçi Riskleri
• Çevresel Riskler

Kategorilendirme sayesinde her risk bir sınıfa ait olacak ve yapılan analizler neticesinde karşılaştırılabilir daha anlamlı verilere ulaşılacaktır.

Peki, analizler nasıl yapılmalıdır? Sorusuna da kısaca cevap arayalım.

Bu çalışmayı ilk defa yapacaksanız, doğru yapıp, yapmadığınız konusunda önemli şüphelere kapılırsınız, hiç dert etmeyin… Uygulamalarınız artıkça doğru yolu bulmak mümkün olacaktır.

Öncelikle yapılması gereken riskleri tanımlamak. Risk Tanımlamada dikkat etmeniz gereken soru şudur;

“Bir aktivite veya ardışık (arka arkaya yapılacak) aktiviteler grubunda gecikmeye, maliyet artışına, kalite düşüşüne veya kapsam azalmasına/artmasına sebep olabilecek olaylar nelerdir?”

“Bir tedarikçimin malı planladığımdan daha geç göndermesi” durumu veya “belirli bir döenemde yapılması gereken bir kaç aktivite için X departmanının yeterince insan kaynağı ayıramaması durumu” örnek olarak verilebilir.

Benzer riskleri tanımlayıp, kategorize ettikten sonra her kategori içindeki risklerin Tehdit Indeksini hesaplamak, mümkündür.

·     Etki Gücü: Yukarıda tanımladığınız risk durumu gerçekleşirse ilgili aktivitenizini özellikle süre veya parasal açıdan ne kadar etkiler? Bu sorunun cevabı sayısal olmalıdır. Örneğin: “3 gün, 2 hafta, 1ay, 300 TL, 200€ gibi”

·     Olasılık: Geçmişteki deneyimlerinizi veya varsa yazılı kayıtları inceleyerek, tanımladığınız riskin çıkma olasılığını % cinsinden tahmin etmeniz gerekmektedir. Örneğin “A tedarikçi firması geçtiğimiz 10 mal gönderiminin 2 tanesini geciktirmişti; bu durumda bir sonraki mal talebimizde malın gecikme olasılığı %20’dir” diyebiliriz.

Bundan sonrası oldukça basittir. Kategorize ettiğiniz her risk için Etki Gücü ve Olasılık değerlerini çarparak, risklerin ayrı ayrı Tehdit Indekslerini bulabilirsiniz. En yüksek değeri alan projenizi en çok tehdit edecek olan risktir. Büyükten küçüğe göre sıralayarak, hangi riske öncelikle tedbir almanız gerektiği ortaya çıkacaktır.

Son söz; Risk Değerlendirme Toplantıları, proje devam ettiği sürece en fazla 15 günde bir yapılıp, eski riskler çıkarılmalı, yenileri eklenmeli ve Tehdit Indeksleri tekrar değerlendirilmelidir.

Bugünkü yazımda PMI’ın en fazla önem verdiği konuya odaklanmak istiyorum. Bütün PMBOK versiyonlarında WBS’in her zaman ayrı bir yeri vardı ve hatta PMP sınavına hazırlananlara “eğer şıklarda WBS’i görüyorsanız o şıkkı işaretleyin, ” denirdi.

Bu kadar önem verilen WBS (Work Breakdown Structure – İş Ayrışım Yapısı) PMBOK’ta Kapsam Yönetimi Bilgi Alanında ve Planlama sürecinde yer almaktadır.  Tanım olarak da; Projeyi daha kolay yönetmek amacıyla projeyi teslimat odaklı düşünerek, bölümlendirme (ayrıştırma) işlemi olarak bilinir.

•         Projenin bütün kapsamı oluşturulur ve özetlenir.

•         İş ayrışım yapısı oluşturma sürecinde projenin teslimatları (deliverables) oluşturulur.

•         WBS’te olmayan iş, proje kapsamı dışında sayılır.

•         Projenin kapsamının netleşmesini sağlar.

WBS;

•         Tarihler içeren bir “Proje takvimi” veya “Proje planı” değildir.

•         İşler arasındaki bağımlılıkları (dependency) asla göstermez.

 Neye İhtiyacımız Var? (Girdiler)

Proje Tanımlama Dökümanı ve Gereksinim Dökümanı projenin ana aşamalarının belirlenmesi için elde tutulmalıdır. Böylece ayrıştırma işleminde hem projenin yönetimsel politikası hem de ortaya çıkacak ürünün yapısına bağlı olarak o projede ne detayda bir ayrışım gerçekleştirileceğine karar verilir.

Nasıl Yapılır? (Teknikler)

Tek yöntem ayrıştırma çalışmasıdır. Ayrıştırma çalışması ise yukarıdan aşağıya düşünülerek, proje öncelikle hangi aşamalardan geçeceğine karar verirlir. Daha sonra her bir aşama daha küçük iş paketlerine bölümlendirilir. PMI’a göre iş paketleri bir aktivite yerine geçmez, İş Paketleri, aktivite gruplarıdır. Aktivitelerin tanımlanması ise ileriki yazılarımda yer vereceğim bir konu olacaktır.

Önemli olan nokta; ayrıştırmada iş paketlerinin belirli, elle tututlur, gözle görülür ara çıktılara ulaşmasıdır. Böylece projenin ara hedeflerini konulmuş olur ve aşamaların başarıyla tamamlanıp, tamamlanmadığı kolayca ve objektif olarak değerlendirme imkanı doğar.

Ne Çıkar? (Çıktılar)

Proje aşamalandırılmış ve her aşamanın neticesinde hangi ara ürüne (rapor, ara mamül, onay, laboratuvar sonucu vs.) ulaşılacağı net olarak belirlenmiştir. Proje tarafları hangi aşamanın hangi sonuca ulaştığında başarılı olarak değerlendirileceğini biliyorlardır.

WBS oluşturma esnasında Proje Tanımlama Dokümanı (Kapsam Tanımlama) tekrar revize edilebilir. Bu revize işlemiyle birlikte Proje Kapsamı artık netleşmiş olur (Scope Baseline) ve bundan sonraki tüm detaylı planlama çalışmaları, proje taraflarının mutabık kaldıkları bu Proje Kapsamı referans alınarak, yapılacaktır.

Projenin veya ürünün detaylı tanımını geliştirme sürecine Kapsam Belirleme denmektedir. Bu çalışma PMBOK’ın Kapsam Yönetimi Bilgi Alanında ve Planlama Sürcinde yer almaktadır.

Proje başarısı için kısıt ve varsayımların belirlendiği projenin ana aşamalarının ve kilometretaşlarının yer aldığı bir döküman üzerinde proje tarafları mutabakat sağlamalıdır. Kapsam Belirleme proje planlama sürecinde ksııt veya varsayımların değişmesiyle tekrar gözden geçirilmek ve revize edilmek durumunuda kalabilir.

Neye İhtiyacımız Var? (Girdiler)

Proje Duyurusu ve Gereksinim Dökümanı, Kapsam Belirlemek için gerekli olan ön koşul dokümanlardır. Projenin hem kabul edilmiş olması hem de proje taraflarıyla müzakereler yapılarak, genel olarak ihtyiaçların toplanmış olması gerekmektedir.

Nasıl Yapılır? (Teknikler)

Ürün Analizi yapılarak proje taraflarını ihtiyaç duydukları ürünün fonksiyonlarını belirleme işlemi gerçekleştirilebilir ayrıca teknik bilgi birikimi fazla olan uzman kişilerin yardımıyla alternatif ürün seçenekleri oluşturulur.

Ne Çıkar? (Çıktılar)

Daha teknik gözle bakan kişilerin katılımıyla projenin amacı, proje teslimatları, kabul kriterleri, çerçevesi, kısıtları, varsayımları ortaya çıkarılmış olur. Bu ifadelerin yazılı olduğu belge Proje Tanımlama Dokümanı olarak bilinir. .

Bir şirkette fonksiyonel yapılanmanın yanıs ıra  projelerin yönetilmesi için de ayrı bir takım oluşturma işlemi gerçekleştiriliyorsa, bu durumda şirkette Matris Organizasyonun varlığından sözedilebilir.

PMI’a göre Matris Organizasyonlar üçe ayrılır.

Zayıf Matris Organizasyonlarda proje koordinasyonu, departman yöneticilerinden alınmış ve takım üyelerine bırakılmıştır. Bu tarz bir organizasyonda Proje Yönetimiçok etkin değildir. Proje takımını oluşturan kişilerden hiçbirisi Proje Yöneticisi ünvanını taşımaz. Proje Asistanı veya Proje Koordinatörü vasıflarıyla projenin gidişatı konusunda üst yönetimi bilgilendiren bir kişi mevcuttur.

Dengeli Matris Organizasyonda ise Proje Takımına, Proje Yöneticisi liderlik eder. Böylece projenin başarısından sorumlu ve ekibi yönlendirme yetkisine sahip bir kişi tanımlanmıştır. Proje Yönetimi’nin önem kazandığı ve Proje Yönetimi kültürünün oluştuğu şirketlerde etkili bir yönetim tarzıdır.

Güçlü Matris Organizasyonda ise Proje Yöneticileri’nin temel görevi proje yönetmektir. Proje Yöneticileri, Proje Ofisi’ne bağlı olup, Proje Ofisi’nin de bir departman yöneticisi bulunmaktadır. Böylece proje yöneticilerinin diğer birimlerle çalışması esnasında yaşanan kaynak kısıtı sorunu bu şekilde azaltılır. Özellikle projelerin şirket için hayati önem taşıdığı şirketlerde etkin olarak kullanılır.

Bir ürünün çok fazla değişikliğe uğramadan üretildiği ortamlarda etkin olarak kullanılan organizasyon yapısıdır. Şirketin prosedürel işlerini yerine getirecek departmanlar tanımlanmıştır. Departmanların yetki ve sorumlulukları belirlidir. Personel, o departmaın ihtiyaç duyduğu uzmanlığa sahip kişilerden oluşur.

Bu organizasyon tipinde kurum genelinde yapılan projelerin idaresi ve kontrolü proje yöneticilerindedir.

Fonksiyonel organizasyonlarda emir-komuta zinciri belirgindir, kişiler bir uzmanlık alanında gelişme gösterirler, sorumluluk ve yetki alanlarında çok fazla çatışma olmaz.

Buna karşılık departman yöneticileri hem idari işleri hem de projeleri yönetmeleri gerektiği için iş yükleri artar. Projeler, departman işlerinin ardına atıldığından sürekli ötelenir. Projeleri üstlenen birey veya birim açıkça tanımlanmadığından projeler sürüncemede kalır ve etkin ilerleme kaydedilemez.

İçinde bulunduğumuz dönemde Proje Yönetimi artık oldukça önemli hale geldi. Gelecek çok daha proje bazlı çalışmayı zorunlu kılacak. Aslında daha “proje bazlı” kelimesinden kastım “daha planlı”.

Yani okuldan mezun olduktan sonra hangi sektörde çalışacağınız hiç önemli değil, her durumda projelere öncelikle dahil olmanız, sonra da projeleri yönetmeniz istenecek. (10 senedir, bu süreci yaşayarak gören birisiyim). O günlere gelmeden ve zaman geçirmeden Proje Yönetimi’ne şimdiden önem vermenizi kesinlikle tavsiye ederim.

Okullarda bütün öğretmenler gelir, kendi dersinin ne kadar iş hayatında gerekli olduğundan bahsederler; Benim söylediklerimi lütfen o klişe sözlerle karıştırmayın.

“Proje Yönetimi dersimiz yok ki nasıl öğreneceğiz bu konuyu” diye merak ettiğinizi tahmin ediyorum. Benim sizlere araştıtmanızı tavsiye edeceğim başlıklar şunlardır.

* PMI’yı tanıyın. Kütüphanenizde PMNetwork Dergisi geliyorsa takip edin.

* PMBOK denen kitabı mezun olmadan önce mutlaka incelemiş/okumuş olun.

* PY Bilgi Alanlarının neler olduğunu öğrenmiş olun. İçeriğini bilin.

* Proje Yönetimi üzerine geliştirilen metodların neler olduğunu öğrenin. (PRINCE2, Agile, Ten Steps…)

* Proje Yönetimi yazılımları hakkında bilgi edinin. Hangi yazılımın hangi sektörde kullanıldığı konusunda bilgi edinin.

* Stajlarınızda özellikle proje yönetimine önem veren kuruluşları tercih edin.

* Bitirme ödevinizi bir proje yönetimi yazılımı kullanarak, bir projenin planlanması üzerine alın.

Yukarıdaki konularda okul yıllarından araştırmalarınız ve çalışmalarınız olduğunu CV’nize eklediğinizde kesinlikle fark yaratmış olacaksınız. Gençliğin (Deneyimsizliğin) dezavantajını Proje Yönetimi konularına önem vererek, ortadan kaldırmanız çok daha çabuk olacaktır.

Son zamanlarda üniversiteli kardeşlerimden gelen tavsiye talepleri çerçevesinde bu yazıyı yazma ihtiyacı duydum. Eminim,  derslerden arta kalan zamanlarda sosyal faaliyetlerde bulunmanız da ileride sizler için çok faydalı olacaktır (Bu arada sosyal faaliyetden lütfen sadece “KING oynamak” anlaşılmasın ) fakat kendinizi iş hayatına hazırlamak için bir şeyler yapmak istiyorsanız, Proje Yönetimi konusu kesinlikle ileride iş bulma, iş hayatında takdir görme ve daha başarılı projelere imza atmanız için güzel bir fırsattır.

Proje bazlı organizasyonlarda Proje Yöneticilerinin Yetki ve Sorumluluk alanları oldukça geniştir. Bir şirketin proje bazlı organizasyon tipinde faaliyet göstermesi projelerin kurum içindeki önemiyle yakından ilgilidir. Eğer şirket temel kazancını proje yaparak kazanıyorsa, bu durumda doğal olarak, proje bazlı çalışmak zorunda ve organziasyonunu da proje bazlı kurgulamak zorundadır.

Bu organizasyon tipinde kontol ve yönetim, proje yöneticilerinde olduğu gibi çalışanlar arasında hedef odaklı çalışma alışkanlığı doğmuştır. Buna karşılık, proje yöneticileri çok fazla idari süreçlere dahil olmak zorunda kalabilirler. Ayrıca çalışanlar da tek bir konuda uzman olmaktan uzaklaşırlar hatta her işi yapan kişiler haline dönüşebilirler.

Uzmanlığı olan kişiler için de özelikle şirketteki proje miktarı azalması durumunda, kaynakların verimsiz kullanılması sorunu ortaya çıkar.

Project Server programından Üst Yönetimin özellikle beklentisi, şirket içindeki projelerin bir arada görülebileceği bir ekran yapısına ulaşmaktır.

Proje Yöneticilerimiz, MS Project Prof.2007 üzerinden hazırladıkları proje planlarını yayınlamak için File menüsünden – Publish komutuna basmaları yeterlidir. Üst Yönetim, herhangi bir projeye müdahale etmeden, projelerin genel durumuyla ilgili bilgileri Project Server 2007 üzerinden görme imkanı bulacaklardır. 

Üst Yöneticimiz, kendi kişisel Windows hesabıyla Project Server ekranını açtığında sol kenardaki menülerden Project Center ifadesine tıkladığında PY’ler tarafından yayınlanan bütün projeler gözükecektir. Bu projeler farklı kategorilere göre sınıflandırılabilir. Örneğin; Ar-Ge, Satınalma, IT, Tedarikçi Geliştirme, Bakım, İyileştirme vb. Bunun yanı sıra üst yönetim projelerin genel bilgilerini (süre, başlangıç, bitiş) görebileceği gibi maliyet, adam*gün, planlanan ve gerçekleşen arasındaki sapma miktarları gibi deayları da incelemesi mümkündür.

MS PRoject Server

Hepimizin bildiği gibi Proje Yöneticisi projenin çıktılarından sorumludur. Proje Yöneticiliği pozisyonu temelde bu amaç için oluşturulmuştur. Bu çerçevede özellikle projenin planlanması, uygulaması, kontrolü ve kapanışı süreçlerinden proje yöneticisi sorumludur fakat bu durum proje yöneticisinin proje içindeki işleri yapması anlamına gelmez.

Proje Yönetmek tam zamanlı bir iş olduğunda proje yöneticisinden teknik analiz yapmasını , tasarım, üretim, test gibi işleri beklemek ve istemek projenin yönetim fonksiyonunun sekteye uğramasına sebep olur eğer PY, teknik detaylara fazlasıyla gömülürse yukarıda saydığımız planlama, uygulama, kontrol süreçlerine zaman bulamaz ve projeyi yönetmekten çok , projeyi yapmaya odaklanır. Proje Yöneticiliği özellikle farklı talepleri olan proje taraflarının ihtiyaçlarını, belirli bir zaman ve bütçe içinde, mutabık kalınan bir kapsam dahilinde ortaya çıkarmak amacıyla vardır. Bu çerçevede PY özellikle koordinasyona odaklanmalı ve planlardaki herhangi bir değişikliğin projenin bir başka tarafını nasıl etkilediğini entegre (bir bütün) olarak düşünüp, yansımalarını çok hızlı biçimde etkilenecek kişilere, üst yönetime, sponsora, vs. haber vermelidir. Bu yüzden PY, proje için ayırdığı zamanının ağırlıklı bir bölümünü İLETİŞİMe odaklanarak geçirmelidir.

Proje içinde yaşanan iletişim sorunları pek çok projenin başarısızlık sebebidir bu yüzden; iletişim yönetimine özel bir önem vermek gerekir; Yanlış anlama, yanlış anlatma, bilgi vermeme, eksik bilgi verme, yanlış yorumlama vb. gibi sebeplerden pek çok projede gecikme veya kalite düşmesi yaşanır.

Araştırmalar, projelerdeki başarısızlığın arkasındaki %60′lık payın, iletişimin etkin yönetilmemesinden kaynaklandığını göstermektedir.