Proje Yonetimi – MS Project – PMP – PMBOK

Bala’da 2007 yılının Aralık ayında meydana gelen 5.7 büyüklüğündeki depremin ardından yapımına başlanan afet konutları hala tamamlanamadı. TOKİ tarafından yaptırılan 741 konut ile ‘kendi evini yapana yardım’ yöntemiyle yapılan 23 evin yapımı, Başbakanlık Afet ve Acil Durum Yönetimi Başkanlığı (AFAD) koordinasyonunda yürütülürken, inşaat çalışmaları ilçedeki yaklaşık 40 yerleşim bölgesinde devam ediyor.

Yapılan evleri güzel bulduklarını ancak yaşadıkları yer ve yaptıkları iş nedeniyle evlerinin önünde tandır ve ahıra ihtiyaç duyduklarını belirten bir çok depremzede, evlerin kendi istekleri dışında inşa edildiğini öne sürerek, haklarından vazgeçmek istediklerini bildirdi.

Depremde evi yıkılan ve 3 yıldır ailesiyle birlikte barınakta yaşayan Sabahattin Ahat, özellikle kış aylarında çok zorluk çektiklerini ve tüm aile bireylerinin zor şartlar nedeniyle hasta olduğunu söyledi. Ahat, konutların ihtiyaçlarını da karşılamayacak şekilde yapıldığını öne sürerek, ‘Biz köylü insanız. Evler güzel ama bizim hiçbir işimize yaramaz. Ayrıca evlerin 70-80 bin lira olacağını söylüyorlar. Ben nasıl ödeyim bu parayı? Evi almazsak da ceza ödeyecekmişiz. Benim işime yaramayan evi almadığım için neden ceza ödemek zorunda kalayım? Şimdi yıkılan evimin yerine yeni ev yapıyorum. Umarım onu da ‘depreme dayanıklı değil’ diyerek yıkmazlar’ diye konuştu.

Afşar beldesinin Belediye Başkanı Müslüm Coşan ise konutların tamamlanması gereken süre içinde bitirilmediğini vurgulayarak, bu nedenle halkın mağdur edildiğini söyledi. Afet konutlarının halkın talepleri doğrultusunda yapılmadığını da öne süren Coşan, şunları kaydetti: ‘Her ne kadar belde olsak da burada yaşayan vatandaşın bir çoğu tarım ve hayvancılıkla uğraşıyor. Depremden önce bu kişilerin evlerinin önünde tandırları, altında ahırları vardı. Şimdi burada yapılan evler çok güzel oldu ama vatandaşın ihtiyacını karşılamadıktan sonra ne kadar güzel olduğunun ne önemi var? Depremden zarar gören ve yaptırılan konutlarda hak sahibi olan bir çok kişi burada oturmak istemiyor. Burada oturması halinde ekmeğini nerede pişirecek, hayvanını nereye bağlayacak? Konutların bu kadar geciktiğinden mi şikayet edelim yoksa ihtiyacı karşılamadığından mı bilemedik. Sonuç olarak Afşarlı, bu konuda mağdur edilmiştir.’

Bala BELEDİYE BAŞKANI GÜRBÜZ: ‘KISKANILACAK PROJE‘- Bala Belediye Başkanı İbrahim Gürbüz ise vatandaşın tepkisini abartılı bulduğunu dile getirerek, özellikle Afşar’da yapılan konutların ‘kıskanılacak bir proje‘ olduğunu söyledi. Gürbüz, konutların gecikmesinin resmi işlemlerden kaynaklandığını, bunda evlerin yeri konusundaki vatandaşların yaptığı itirazların da etkili olduğunu savundu. Ankara Valiliğinin, depremden zarar gören vatandaşlara bir çok yardım yaptığını anlatan Gürbüz, ‘Devlet, buradaki vatandaşlarımızın mağdur olmaması için elinden geleni yapmıştır. Yapılan evler de çok iyi oldu. Hatta konutlar o kadar güzel ki kıskanmamak elde değil. Şehirleşme yolunda Afşar’a önemli katkı sağlayacak’ diye konuştu.

AFAD: ‘GECİKMENİN NEDENİ VATANDAŞIN İTİRAZLARI’- Bölgedeki afet konutlarının koordinasyonu yürüten AFAD yetkilileri ise devletin bir çok imkanının 3 yıldır bölgeye sevk edildiğini, konutların bir an önce bitirilmesi için gerekli çalışmaların yapıldığını bildirdi. Konutların teslim edilmesinde yaşanan gecikmenin, vatandaşların evlerin yerleri beğenmemesi nedeniyle yaptıkları itirazlardan kaynaklandığını kaydeden yetkililer, konutların 2011 yılının Mart-Nisan aylarında teslim edilebileceğini söyledi. Bölgede toplam 764 konut projesi yürütüldüğünü ve bunun 741′inin TOKİ aracılığıyla, 23′ünün ise ‘evini yapana yardım’ yöntemiyle yapıldığını anlatan yetkililer, projenin 40 civarındaki yerleşim bölgesinde yürütülmesinin de gecikmede etkisi olduğunu vurguladı. Vatandaşların, ‘yapılan konutların önünde ahır ve tandır olmaması’ yönündeki itirazlarının yersiz olduğunu aktaran yetkililer, Afşar’ın bir belde olduğunu ve Hıfzıssıhha Kanunu’na göre beldelerde yerleşim yeri içinde ahır bulundurulmasının yasak olduğunu belirtti. Yetkililer, ‘Bizim için can güvenliği önceliklidir. Afşar’da yaşayan vatandaşların, evlerinin altında ahıra ihtiyacı olabilir ama bizim görevimiz de onların sağlığını riske atmayacak işler yapmaktır’ dedi. Konutların değeri ve ödeme planı hakkında da vatandaşların ‘eksik bilgiye’ sahip olduğunu dile getiren yetkililer, Bala merkezde yapılan konutların 51 bin lira, belde ve köylerdeki konutların ise 55 bin lira civarında hak sahiplerine teslim edileceği bilgisini verdi. Hak sahiplerinin konutlara 2 yılı ödemesiz olmak üzere 20 yıl vadeyle, eşit taksitlerle sahip olacağını anlatan yetkililer, afet konutlarının hak sahiplerinin talepleri doğrultusunda yapıldığını, bu nedenle evleri teslim almak istemeyenlerin 2 bin lira ceza ödemek zorunda kalacaklarını kaydetti.

(Kaynak: http://www.sadehaberler.com/luks_konut_yerine_ahirli_tandirli_ev_istiyorlar_haberi_202951.aspx)

Yukarıdaki durumu Proje Yönetimi açısından değerlendiriniz. Yorumlarınızı bekliyorum.

Güzel bir araştıma: İncelenmesini Tvasiye Ederim.

Kaynak: Tıklayın

İstanbul Kurumsal Gelişim olarak, Ankara’da Mayıs 2010 itibariyle açık kurslara başlayacağımızı önceki yazılarımda söylemiştim.

Geçen hafta 14 kişilik bir katılımla iki günlük Proje Yönetimi eğitimi gerçekleşti. (Aldino Hotel) Eğitmenimiz, Murat SANDIKÇIOĞLU Bey’in, başarılı bir eğitime imza attığını gördük. Bu hafta da Ankara’da PMP Hazırlık eğitimimiz yine Murat Bey tarafından gerçeklşetiriliyor. Katılımcı sayımız 10 kişi.

Benim de gelecek hafta sonu Ankara’da MS Project açık kurs eğitimim olacak. Şimdiden 10 kişiden fazla katılımcımız var. MS Project konusunda Ankara’da önemli bir boşluğu tamamlayacağımıza inanıyorum. Kuruma özel eğitimlerden dolayı (Vakıfbank , Tübitak, Türk Telekom, Başkent Elektrik) zaten bir ayağım Ankara’daydı, şimdi açık kurslarla daha da Ankara’da yer edinmeye başlıyoruz. Bu gidişle yerleşik bir Ankara Ofisini açmamız çok uzun sürmeyecek.

Ankara’dan uzun zamandır kurumumuza olan ilgiyi ve talebi alıyorduk. Bize güvenlerinden dolayı eğitimlerimize katılan tüm Ankara’lı Proje Yönetici’lerine teşekkür ederiz.

• Satın alma aktiviteleri.
  • Eğer bir ürünün satın alınması 90 gün sürecekse, satın alma aktivitesi yazıp, 90 gün süre vermek ve hatta bir de satın almadan sorumlu kişiyi atamak önemli bir yanlıştır. Çünkü MS Project o satın almadan sorumlu kişiyi 90 gün boyunca 8 saat çalışacak şekilde anlar. Sanki satın alma sorumlusu satın almıyor da tedarikçinin işini yapıyor gibi bir sonuç çıkar.
• Rutin işler
  • Proje Yöneticisi, projesini yönetmek adına harcadığı eforu göstermek için projenin başından sonuna kadar bir aktivite çizer. Bu aktiviteye de kendisini tam zamanlı atar. Böylece MS Project’in hesaplamaya çalıştığı Kritik Yol ortadan kalkar.
• Süreç Haritası Oluşturma Gayretleri
  • Bazı kullanıcılardan gelen talep, MS Project’i, MS Visio gibi kullanma gayreti olduğunu gösteriyor. Neden aktivitelerin bağlantıları geriye doğru yapılamıyor? gibi sorularla karşılaşıyorum. Bunun cevabı aslında basit: Visio, mantıksal diyagramlar kurar ve süreç haritalarını çizersiniz, MS Project’te ise Network diyagramı oluşturursunuz ve işin içine zaman girdiği için oklar geri dönemez.
• Özet Görevleri Bağlama
  • Hemen hemen tüm MS Project kullancılarında istisnasız gördüğüm hata Summary Task bağlantıları. ÖZET GÖREVLERE ÖNCÜL – ARDIL TANIMLAMAYIN.
• Eksik Öncül – Ardıl
  • PMI’ın son PMBOK’ta da en sonunda yer verdiği her aktivitenin en az 1 öncülü 1 ardılı olsun ifadesi MS Project kullananlar için çoğu zaman dikkat edilmiyor.
• Aktiviteye kaynak atamada sağ taraftaki Resouce Name kolonu sorumlu tanımlamak için değil, işi yapacak kişiyi tanımlamak için kullanılır.
• Resource Sheet’de Max Units. kolonununun kullanımı. “Bu kaynak bu projede %50 zaman ayıracak” diye düşünüp, Max Units değerini %50 yazmak da bir başka hata… O kaynak için %100 yazın, aktivitelere atarken %50 veya daha az performans ile atayın.
• Makinaları Material tipinde tanımlamak ve atamak, diğer bir hata
• Aktivitelerin Task Type ifadelerini Fixed Duration yapmak, aktiviteyi erken bitirme ihtimalinizi ortadan kaldırır.
• Aktivitelerin başlangıç veya bitiş tarihlerini elle girivermek. (Madem aktivitelerin tahilerini siz biliyorsunuz, o zaman MS Projcet’e ne gerek var? Önünüze bir takvim alın, üzerini işaretleyin)
• MS Porject’i olmayanlar için planı Excel olarak kaydetmek ve başkalarına bu şekilde göndermek. Tabi gönderdiğiniz kişi hiç bir şey anlamaz çünkü İş Kırılım Yapısı kaybolmuştur.

Diğer hataları da eğitimlerimizde konuşalım.

MS Project’i bir de bizden dinleyin.

Detaylı bir proje planı hazrılamanın avantajları;

1- Süre Tahminleme Kolaylaşır: Aşamaların detaylarına indikça aktivitelerin süre tahminlerini geliştirmek daha kolay olacaktır ve daha gerçekçi bir aşama hatta proje süresine ulaşmak mümkün olacaktır.

2- Maliyet Tahminleme Kolaylaşır: Detay aktivitelerde harcanacak işgücü daha iyi tahmin edilebileceği gibi, makina saati veya malzeme ihtiyacı da daha kolay görüleiblecek ve maliyetler daha kesin tahminlenebilecektir.

3- Delegasyon Kolaylaşır: Büyük bir iş paketini bir departmana atadıktan sonra o işin kimse tarafından üstlenilmediğine şahit olmuşsunuzdur. İşte, bunu ortadan kaldırmak için aktiviteleri detaylandırın ve doğrudan sorumlusunu dokümante edin.

4- Risk ve Problemler Daha Kolay Görülür: Hangi aşamada ve hangi aktivitelerde ne tip sorunların yaşanabileceği daha kolay tahmin edilir. Böylece önleme yöntemleri projenin içine daha kolay eklenir.

5- Proje Takibi Daha Kolaylaşır: Eğer detaylı bir plan yoksa projeler %10, %20, %30… diye hızlı bir şekilde ilerler, ta ki %90′a gelene kadar. Ondan sonra %91, %92, %%93… diye ilerlemeye başlar ve bir türlü %100 olmaz.

Plan yapmaya karşı en büyük isteksizlik sebebi, planların ne kadar detaylı yapılsa da sonradan sapacağı ve tutmayacağı endişesidir.

Doğru bir tespit belki fakat planlar tutmayacak diye de hiç plan yapmamak yanlış bir hareket. Zaten amacımız planladığımızla gerçekleşen arasındaki farkları bulup, gelecekde daha iyi planlar yapmak olmalı.

Bununla birlikte, planlamada pek çok proje yöneticisi, tedarikçisinden şikayet etmekte. Kendi tedarikçilerinin Proje Yönetimi kültüründen bir haber olduğundan bahsetmektedir. Yani, Proje Yöneticileri diyor ki “biz aslında Proje Yönetimini harfiyen yerine getirebiliriz ama  şu tedarikçiler işi bozuyor… !” Peki madem öyle, o zaman tedarikçilerimizi de bu işin içine katalım… O da kendi tedarikçisini zorlasın. Böylece dalga dalga herkes Proje Yönetimi’ni içselleştirsin.

Özellikle büyük firmalar; satın alma yaptıkları tedarikçilerinden sadece fiyat ve ürün kalitesi bilgisi istemekle yetinmesin. Tedarikçilerinizi Proje Yönetimi açısından da değerlendirin.

Örneğin: Tedarikçileriniz için şunu sorgulayın. Bu kriterlere uyan tedarikçileri tercih etmeye gayret gösterin veya tedarikçilerinizi bu çerçevede geliştirin.

• Tedarikçimizin Proje Yönetimi metodları var mı?
• Tedarikçi firmada Proje Yöneticileri, uluslararası bir sertfikaya sahip mi?
• Tedarikçimizin bundan önceki projeleri ile ilgili referansları kimler? (Referanslarla bilfiil konuşun ve Proje Yönetimi açısından değerlendirme alın)
• Tedarikçimiz proje planlarını hangi detayda paylaşacaklar?
• Tedarikçimiz Proje Yönetimi yazılımı kullanıyor mu?
• Tedarikçimizin kullandığı Proje Yönetimi yazılımı ile bizim sistemimiz entegre olur mu?
• Tedarikçi firma, Projenin takibini şefaf olarak gerçekleştirmeye açık mı?

Okulda anlattığınız konuları daha sonra öğrencilerinizle elektronik ortamda paylaşmak istiyorsanız veya şirketinize yeni alınan bir personelin oryantasyon eğitimimi elektronik ortamda yapılmasını istiyorsanız, bu artık ücretsiz olarak mümkün.

Kendi sesinizi, konuyla ilgili fotoğraf ve videoları kolayca ekleyebilir ve e-learning hazırlayıp, kendi sitenizden veya CD’lere yükleyerek, bu eğitimi paylaşabilirsiniz.

Hatta bu sistem Türkçe. www.myudutu.com

Konu sonlarında isterseniz, eğitime katılanları farklı biçimlerde öğrenme düzeylerini de sorgulayabilirsiniz.

Önce basit bir iki deneme yaparak, kullanımı öğrenmenizi tavsiye ederim. Aslında çok basit ama detaylı formlar mevcut. Daha sonra ayrıntılı bir e-learning için ne kadar efor ayıracağınızı mutlaka planlayın. Buna karşılık bu yöntemle elde edeceğeniz kazançları belirleyin. Eğer Fayda/Maliyet analizi yapmadan bu sürece girerseniz, zararlı çıkabilirsiniz çünkü Türkiye’de elektronik olarak öğrenmeye pek sıcak bakmıyoruz. Klasik yöntemi (bir eğitmen anlatır, öğrenci dinler) daha fazla tercih ediliyor. Araştırmaya, okuyarak, öğrenmeye alıştırılmadığımız için e-learning için yapılan yatırımlar ne yazık ki çoğu zaman bışa gidiyor.

Nasrettin Hoca’ya bir komşusu Farsça mektup getirmiş. “Hoca Efendi, senin okuman yazman vardır, şunu bir okuyuver”  demiş. Hoca, mektuba bir düzden bakmış, bir tersten fakat okumak ne mümkün. Utana, sıkıla mektubu “okuyamayacağım” deyip, komşusuna geri uzatmış. Komşusu da “eh Hoca Efendi, başındaki kavuğundan utan” deyince, Hocamız da kavuğu çıkarıp, adama uzatmış ”keramet kavuktaysa al sen başına tak da oku bakalım” demiş.

1990′larda yoğunlaşan ERP yazılımları kurumlara çoğu zaman sihirli bir değnek olarak tanıtıldı. Daha süreçlerini bile çıkaramamış hatta yasal mevzuatların bile tam oturmadığı bazı sektörlerde yapılan ERP Projeleri verimsiz bir araç olarak rafa kaldırıldı.

Peki, bu yaşanan derslerden neler öğrenildi. Çevremdeki gelişmeleri Proje Yönetimi açısından gün gün takip ediyorum. Proje Yönetimi bilincinin oturmadığı pek çok şirket, rakip firmada kullanılmaya başlandı diye bazı PY Yazılımlarına çok yüksek bedellerle satın alıyorlar. Aynı ERP Programı satın alımındaki benzer davranışlar sergileniyor. Yine büyük beklentiler, umutlar sözkonusu… Sanki o Proje Yönetimi yazılımı gelecek ve bundan sonra bütün projeler zamanında ve bütçesinde bitecek, herşey kontrol altına girecek.

Proje Yönetimi felsefesi gelişmemiş ve şirket kültürü bu disiplini kabul etmiyor ise dünyanın en iyi yazılımı bile çare olmayacaktır. Önce kültürel gelişim için çaba harcayın sonra yazılım için para harcayın. Yani keramet Hoca’nın kavuğunda olmadığı gibi yazılımda da değildir.

Önceki yazılarımı takip edenler bilirler; “Proje Yöneticisi, proje için ayırdığı zamanının %60-90’ını iletişim, koordinasyon ile geçirmelidir”, şeklinde ifadelere yer vermiştim.

Bu duurmda Proje Yöneticisi işi yapandan ziyade yaptıran rolünü üstlenmeli ve proje yapmak yerine, yönetme fonksiyonunu yerine geitrmelidir.

Bu noktada “iyi de Proje Yöneticisi nasıl iş yaptırabilir?” gibi bir soru akla geliyor. İşte bu yazımda Proje Yöneticisinin iş yaptırabilmesi için kullanabileceği güçlerden bahsedeceğim. (Bu güçler Heroes dizisindeki güçler gibi değil ama yine de işe yarayabilir.)

Uzmanlık Gücü: Eğer bir kişinin konusunda uzman olduğunu görürseniz o kişiye saygı duyarsınız. Proje Yöneticisi de gerçekten konusunda uzman veya tecrübeliyse proje takımı daha kolay ikna edebilir. Bir proje ekibi kurulduğunda, ekip üyeleri öncelikle Proje Yöneticisinde bu özelliği ararlar. Kendilerine liderlik yapabilecek bir Proje Yöneticisi varsa projenin başarısına olan inanç da artar.

Yasal Güç: Proje Yöneticisi şirket içindeki organizasyon yapısında üst kademelerde yer alıyorsa bu Proje Yöneticisinin yasal gücü olduğu anlamına gelir. Emir-komuta zincirinde yukarıda yer almak proje faaliyetlerinin sorgusuz, sualsiz yapılmasını kolaylaştırır.

Ödüllendirme Gücü: Proje Yöneticisi, takım elemanlarına projenin başarısı karşısında bir ödül vaat ediyorsa, bu durumda da Ödüllendirme Gücünü kullandığını söyleyebiliriz. Proje  Yöneticisi özellikle motivasyonu yüksek tutabilmek amacıyla bu gücü kullanır fakat bu gücü kullanabilmesi için Üst Yönetimin desteği gerekmektedir. Bu gücü kullanarak bitirilen projelerde takım üyelerine vaadedilen ödül mutlaka takdim edilmelidir aksi takdirde Proje Yöneticisi ve hatta kurum içinde güven bunalımı yaşanır.

Korkutma Gücü: Takım elemanlarını ceza ile korkutarak da proje işleri yaptırılabilir. Korkutma Gücü, proje takımında stresi yükselten ve motivasyonu düşüren bir faktördür.

Referans Gücü: Yasal Güce benzer bir durum mevcuttur. Proje Yöneticisi eğer üst düzey bir yöneticinin desteği ile projedeki işleri yaptırmaya çalışıyorsa Referans Gücünü kullandığı anlamına gelir. Şirketlerde stratejik açıdan önemli projelere kurum içinde baskısı hissedilen (sesi yüksek çıkan) Genel Müdür Yardımcıları, sponsor olarak atanır. Bu Genel Müdür Yardımcısının desteğini alan Proje Yöneticisi kimi zamanda Departman Müdürlerinden bile yüksek yetkilere sahip olur. Bu gücü kullananlar, projenin bir başının ve bir sonunun olduğunu unutmamaları gerekir.