Proje Yonetimi – MS Project – PMP – PMBOK

Proje yöneticileri, projeyi yürüten organizasyonun, proje hedeflerine ulaşma görevini verdikleri kişilerdir. Bu, önemli sorumluluklar ve değişen öncelikler içeren, oldukça güç ve önemli bir roldür. Esneklik, muhakeme yeteneği, güçlü liderlik ve proje yönetimi uygulamalarını çok iyi bilmeyi gerektirir. Bir proje yöneticisi, projenin ayrıntılarını anlayabilmeli, ama projeyi geniş bir bakış açısıyla yönetmelidir. Proje yöneticisi, projenin başarısından sorumlu kişi olarak, projenin tüm yönlerinden sorumludur. Bunlardan bazıları şunlardır:

• Proje yönetimi planını ve tüm bağlantılı bileşen planlarını geliştirmek,
• Projeninzamançizelgesivebütçesınırlarıiçerisindeilerlemesinisağlamak,
• Riskleri saptamak, izlemek ve gerekenleri yapmak,
• Proje ölçütlerinin tam ve zamanında bildirilmesini sağlamak.

Proje yöneticisi, tüm paydaşlarla, özellikle de proje sponsoruyla, proje ekibiyle ve diğer ana paydaşlarla iletişimden sorumlu olan başlıca kişidir. Proje yöneticisi, paydaşlar ile projenin kendisi arasındaki etkileşimlerin merkezinde yer alır.

Yukarıdaki soruyu bir kaç gün önce gruplarda paylaşmıştım. Gelen cevapları bir araya getiriyorum; Proje Yönetisicisi olarak başvurmak isteyenlere yol göstereceğine inanıyorum.

——o——

“Öncelikle proje yönetimi konusunda yeteri kadar deneyimi olmasına bakarız. Ama daha da önemlisi, insan ilişkilerinde çok iyi olması, uzlaşmacı, diplomat, analitik düşünme, problem çözmeye yatkınlık, sabırlı, sinirlerine hakim olma özelliklerine de bakarız. Konuşma biçimini inceleriz; ses tonu, tınısı, frekansı bize pek çok bilgi verir. Ben merkezli / Takım çalışması merkezli olmasına bakarız. Son olarak da proje konusu hakkında deneyimine bakarız.

Temel hatlarıyla bunlardır bizim kriterlerimiz.

Kolay gelsin”

M. Haluk SARAN

Yönetim Müdürü

SARELSAN Ltd. Şti.

——o——

“Deneyim ve kişisel özellikler olarak iki başlıkta toplayabiliriz. Hangi sektörden geldiği, daha önce takım üyesi olarak çalıştığı ya da yönettiği projelerin türü, süresi ve cirosal büyüklüğü önemlidir. Firmamızın izlediği proje yönetim prensipleri ve kullanılan proje yönetim aracı hakkında bilgi sahibi olması önemlidir. Adayda mutlaka sertifikasyon(PMP, PRINCE2 vb.) aranmaz ancak kabul edilmesi durumunda sertifikasyonunu alması için teşvik edilir. Kişisel özellik ve yetenekler (iletişim yeteneği, analitik düşünme, problem çözme vb.) elbette büyük önem taşır ki mülakattaki sorular genellikle adaya bu özelliklerini ortaya koyabileceği fırsatı tanıyacak şekilde oluşturulur.

En az önemsenen kriter kişinin mezun olduğu bölümdür. Mutlaka “mühendislik bölümlerinden mezun olmalıdır” şeklinde bir şart koşulmaz.

Sevgiler, iyi çalışmalar.”

Aslı Aktulay

Pazarlama Projeler Müdürü

 Evyap A.Ş.

——o——

“İlk madde “Etkileyici” olması ….ikinci madde, deneyim. Çok çok deneyimli olması gerekmiyor. Ama deneyimli olsa da olmasa da her durumda etkileyici olması en önemli şey ..Etkileyici başlığı altındaki detaylar sıralanabilir…çalışkanlık,sempatiklik,,iletişim, uyum, ikna vs…bunlardan birkaçına sahip olur veya olmaz,,hepsine sahip olması beklenemez,,,ast olan etkilemesidir ve projeyi soruna kadar sağlıklı olarak yürütebilmesidir..”

Mükerrem Gökgün

Nexans Türkiye

——o——

“Proje yöneticisi öncelikle iletişimi güçlü ve ekip çalışmasına yatkın olmalı.Yaptığı işi sahiplenip başaracağına inanmalı ve bu inancı ekip ruhuna taşımalı(İyi bir lider) .
Başarı ,deadline ve sonuç odaklı olmalı.Aynı anda farklı işleri  yönetme becerisi olmalı, tecrübe önemli fakat kriter olarak tecrübe  yerine referans  daha iyi bir gösterge olabilir.
 (Uzun yıllar verimsiz çalışmış olabilir)
Yetkin,insancıl,ikna kabiliyeti yüksek ve uzlaşmacı olması önemli
Çok çok iyi bir cv bazen yanıltıcı olabilir, bu anlamda yukarıdaki özellikler cv’den öncelikli olmalı.

Saygılarımla,

İyi Çalışmalar
”

Nuray Sürmen

Müdür Yardımcısı – Assistant Manager 
Yatırım – İnvestment 
Aviva Sigorta A.Ş.

 ——o——

“Merhaba,

En onemli faktorlerden birisi de “Halo Effect” olmaması yani sadece teknik ozelliklerinden dolayı Prj Ynt olmamasıdır.

Bildigimiz gibi Prj Ynt’de aranacak en onemli ozellik iletisim kurabilmesidir.

Syg”

Cagatay

——o——

“Merhaba,

Bilisim ve Telekomunikasyon sektoru sirketlerinin ortak talepleri asagidaki gibi…

Teknik yetkinlikler:

PMP Sertifikasi

MS Project vb araclari kullanabiliyor olmak

Iyi derecede Ingilizce bilgisi

Kisisel yetkinlikler:

Farkli kulturlerle iletisim

Zor insanlarla basa cikma

Surec odaklilik

Self motivasyon

Butunlestirici liderlik”

Tugba AVCI

——o——

“Hem teknik ekip hem de müşteri ile rahat iletişim kurabilmesi için firmamızda Iletişim becerisi gelişmiş yazılımcılar proje yöneticisi yapılıyor.  Süreklilik sağlamak için de tüm çalışanlara her yıl iletişim, diksiyon, çatışma yönetimi vb.. eğitimler aldırılıyor.”

Pınar Şiro Dede

——o——

“sektörel ayrımlar olacaktır ancak proje yöneticisi iyi bir koordinasyon yetisine sahip olmalıdır. kaynakların en iyi idaresi için bunu elzem görüyorum.
ayrıca, farklı proje deneyimleride etkilidir. hep aynı tip işle uğraşmak belli bir süre sonra körlüğe yolaçabilir.”

Canan Avşar

——o——

“Hocam merhaba, dün PMP sertifikamı aldım. Emekleriniz ve yönlendirmeleriniz için çok teşekkürler! Hangi özellikleri ararım sorusuna gelince, kesinlikle iletişimi kuvvetli, insan ilişkileri iyi ve tuttuğunu koparan birini ararım. Selamlar”

Tuğba Topal – TTNET

——o——

“Bir Proje Yöneticisi pozisyonu için öncelikle daha önce yürüttüğü projeler, edindiği tecrübeler ve bunlardan çıkardığı dersler üzerine oldukça detaylı görüşme yapılmalıdır. Eğer, teslim edilmesi düşünülen projelerin yapısı, müşterisi ve sözleşme koşulları, adayın tecrübelerine uygun olabileceğini düşünülürse, mutlaka yetkinlikler bazında analiz yapılmalıdır. Özellikle, müşteri odakllılık, iş sonuçlarına odaklılık, liderlik ve takım kurma yetkinlik seviyesinin belirlenmesi gelecek performansı için önemli sinyaller verir. Eğer aday ile görüşme sonrası pozitif bir tablo ortaya çıkarsa mutlaka referans araştırmasını yapılmasını tavsiye ederim.”

Sedef Karagöz

——o——

” %30 teknik bilgi, %40 hızlı düşünme ve %40 çabuk karar verebilme yeteneği..”

Sunay Mutlu

——o——

“projenin müellifi eğer onun yöneticisi de olmuyorsa o proje için kılımı kıpırdatmam. Yani, projeyi yönetecek adam, o projenin müellifinden başkası olmamalıdır. Harc-ı alem, vaka-yı adiye, standart iş-oluş, vb. için bahsedilen bir proje için ise temel fizik ve matematik bilgisini beğendiğimi işe alırım. Başka bir kriter gözetmem.”

Tahsin Yılmaz

* Gününün %50-%75′ini işleriyle ilgili en temel 3-4 konuya ayırırlar

* Hem kendi hem de ekibinin zamanlarının ve enerjilerini en iyi nasıl kullanacağını planlarlar

* Geleceğe odaklanır ve strateji geliştirirler

* Ekip üyelerinin ve organizasyonun nasıl gelişmesi gereketiğini sorgular

* Ekip için ulaşılabilir hedef koymanın öneminin farkındadır

* Değişiklik önerilerine açıktır ve değişimin olması için ekibi motive eder

* Değişimin yapılacağı sürece ekibi dahil eder

* Kendisi ve ekibi için düzenli olarak, organizasyona hangi değerleri kattığnı sorgular

* Ekip içinde iletişimin önemini bilir ve destekler

* Hata yaptığında bunu kabullenir ve kendini geliştirmek için çaba sarfederk, takımına örnek olur

* Başarısızlık halinde ekip içinden birilerini suçlamak yerine nasıl ders alınması gerektiğini ekibine öğretir

* Dışarıdan gelecek tepkilere karşı ekibini korur

* Lider yaratır

Kapsam Yönetim Planı

Proje kapsamının nasıl tanımlanacağını, geliştirileceğini, doğrulanacağını ve iş kırılım yapısının nasıl oluşturulacağını ve tanımlanacağını açıklayan ve proje kapsamının proje yönetim ekibi tarafından nasıl yönetileceği ve kontrol edileceği konularında yol gösteren bir belgedir. Proje yönetimi planının bir parçası ya da alt planıdır.

Örnek İfadeler:

• İş kırılım yapısı Proje Yöneticisi ve çekirdek ekip tarafından oluşturulur.
• İş kırılım yapısı Müşteri Temsilcisine ve Proje Sponsoruna onayı alınarak, geçerlilik kazanır.
• Kapsam değişiklik önerileri, yazılı olarak, Proje Yöneticisine sunulmalıdır.
• Kapsam değişiklikleri için Değişikik Onay Komitesi üyelerinin ortak mutabakatı gerekmektedir.
• ….

Zaman Çizelgesi Yönetimi Planı

Proje zaman çizelgesini geliştirmek ve kontrol etmek için kriterleri ve aktiviteleri belirleyen belge. Proje yönetimi planının bir parçası ya da alt planıdır.

• Projenin zaman planı MS Project üzerinden takip edilecektir.
• Zaman Planı her hafta sonu gelen veriler ışığında güncellenir.
• Zaman planındaki sapmalar sebepleriyle Proje Sponsoruna raporlanır.
• …

Maliyet Yönetimi Planı

Proje maliyederini planlamak, yapılandırmak ve kontrol ermek için gerekli biçimi ortaya koyan ve aktiviteleri ve krirerleri belirleyen belgedir. Maliyet yönetimi planı, proje yönetimi planının bir parçası ya da alt planıdır.

• Projenin parasal ihtiyacı aylık dönemler şeklinde Proje Yöneticisi tarafından çıkartılır.
• Proje maliyet tahminleri 3’er aylık dilimler şeklinde detaylandırılır ve 3’er aylık dilimlerde güncellenir.
• 5.000 TL altındaki ödemeler, faturaya istinaden Proje Yöneticisi tarafından gerçekleştirilebilir. Daha yüksek meblağlı ödemelerde Proje Sponsorunun onayı alınmalıdır.
• Bütçe ile gerçekleşen arasındaki farklar Proje Yöneticisi ve Proje Sponsoru arasında aylık yapıalcak toplantılarla ele alınır ve sapma sebepleri raporlanır.
• …

Proje Yöneticisi’nin projeyi planlamanın yanısıra, projeyi yürütme ve takip gibi sorumlulukları da vardır.

Proje ekip üyelerinden gelen verileri, planına işleyecek, herhangi bir fark varsa, planları tekrar revize edip, bu yeni bilgiyi gerekli kişilerle paylaşacaktır.

Bu durumda Proje Yöneticisine, takım üyelerinden gelecek bilginin düzeni, sürekliliği, doğruluğu, güvenilirliği çok büyük önem kazanmaktadır.

Bir Cuma akşamı, Proje Yöneticisimize 5 farklı ekip üyesinden şu şekilde veriler gelmiş olsun:

Takım Üyesi 1 – “Ben işimin %20sini bitirdim” diyen bir e-mail göndermiştir.

Takım Üyesi 2 – Proje yöneticisine telefon açmış ve özetle “Ben, bu hafta 12 saat çalıştım” gibi bir bilgi vermiştir.

Takım Üyesi 3 – Proje yöneticisiyle öğle yemeği esnasında karşı karşıya oturmuşlar ve “Abi, herşey yolunda, merak etme” gibi bir bilgi vermiştir.

Takım Üyesi 4 – Bir form doldurmuş, hangi işte ne kadar efor harcadığını, daha ne kadar çalışması gerektiğini bildirmiştir.

Takım Üyesi 5 – Proje yöneticisini bu hafta ne aramış, ne de sormuştur. Yapması gereken işlerle ilgili hiç bir bilgi de vermemiştir.

Böyle bir ortamda ne kadar iyi plan yaparsak, yapalım, proje takibi mümkün olmadığı için ve özellikle gelen verilerin ortak bir biçimi olmamasından dolayı proje kontrol dışına çıkacak ve başarısızlığa doğru gidecektir.

(Resim ne alaka diyeceksiniz.  ”DEĞİŞİK” oldu)

Sevgili Proje Koçu,

Proje planlamanın önemli olduğunu biliyoruz, eksikliğini ben ve projelerde çalışan herkes mutlaka hissediyor fakat bu planlama işini bir türlü yapamıyoruz.

Benim şu anda üzerinde çalıştığım bir proje var. Bu proje şirketimin neredeyse tüm departmanlarını ilgilendiriyor. Planı hazırlayabilmem için o departmanlardan yetkili kişilerin desteğine ihtiyacım var. Bu çerçevede geçen hafta herkesin katılımının olacağı bir toplantı tertip ettim. Amacım yarım günlük bir oturum ile öncelikle projenin İş Kırılım Yapısını çıkarmayı hedeflemekti. Gelin, görün ki; o yarım gün her kafadan bir ses çıktı ve planın “p”’ sini yapamadan toplantı bitti. Her gelen “bu iş böyle olmaz”, “bu bize uymaz”, “nasılsa bu planlar daha çoook değişir”, “boşuna planla uğraşmayalım, nasılsa sapar”, “bu tip şeyler herşeyin düzenli olduğu şirketlerde olur” gibi sözlerle bütün motivasyonumu yok etti.

Bu sözlerin yanısıra, konu bir ara şirketin prosedürel süreçlerindeki aksaklıklara da kaydı ve başta şikayetler sonra suçlamalar derken, toplantı bitti.

Böyle bir durumda siz olsanız ne yapardımız?

Rumuz: Tutkulu PY

————————————

Sevgili Tutkulu PY,

Planlamaya İş Kırılım Yapısı ile başlayıp, kapsamı netleştirme niyetin çok doğru ve yerinde. İş Kırılım Yapısın, bütün proje paydaşlarının doğru iletişim kurabilmesi, projenin çıktılarını aynı şekilde anlayabilmeleri açısından çok çok önemli fakat “İş Kırılım Yapısını bütün paydaşlar biraraya gelerek, hazırlar” diye bir kural yok.

Madem ki, projen şirkette pek çok kişiyi etkilemektedir bu durumda, seninle birlikte planı yapmaktan ve takip etmekteden sorumlu olacak bir çekirdek ekip (Proje Yönetim Takımı) kurulmalıdır. Sen ve bu çekirdek ekip öncelikle İş Kırılım Yapısını kendi aranızda bir hazırlayın. Çekirdek ekip, çok büyük olmamalı (mümkünse 4-7 kişi yeterli). Az sayıdaki kişiyi yönetmeniz daha kolay olacaktır. İKY çıktıktan sonra paydaşların geneline bir sunumla İKY’nin ne olduğunu, amacını, neleri hedeflediğinizi bir sunumla anlatırsınız.

Daha sonra da planlama çalışmasının devamı yine bu çekirdek ekip tarafından geliştirilir. Bu çekirdek ekibe, yürütme, kontrol ve kapanış süreçlerinde de mutlaka ihtiyaç duyacaksın. Bu ekibin, projeye daha fazla zaman ayırmasını sağlamak için üst yönetimin desteği gerekebilir. Yani söylemek istediğim, özellikle büyük projelerde Proje Yöneticisi’nin yanısıra Proje Yönetimi Takımı da üst yönetim tarafından resmen atanır, yarı veya tam zamanlı Proje Yönetimi faaliyetlerine destek olur.

Son olarak, çekirdek ekibine birbiriyle iyi anlaşacağını düşündüğün, tecrübesine güvendiğin, sorun değil, çözüm üreten kişileri seçebilirsen, plan çok kısa zamanda ortaya çıkacak ve genel olarak da kabul görecektir.

Proje Koçu

• Projeleriniz gecikiyor ve sebebini bilemiyor musunuz? Gecikme sebeplerini açıkça ortaya çıkarabilirim.
• Müşteri isteklerinin projeyi nasıl etkileyeceğini, ortaya koyabilirim.
• Bir projenin sadece zaman değil, bütünleşik (kapsam, maliyet, kalite, iletişim vb.) planını çıkartabilirim.
• Değişiklikleri sadece zaman veya maliyet üzerinden değil, kapsam, kalite, insan kaynağı gibi konularda inceleyebilir ve raporlarım.
• Bir şirketin çalışanlarına Proje Yönetimi metodunu anlatabilirim ve ortak bir dil oluşmasına yardımcı olurum.
• Kurum içinde proje yönetimi metodu oluşturabilirim.
• Proje paydaşları arasında beklentilerin dengelenmesi için önerilerde bulunabilirim.
• Proje dokümantasyonu yapabilirim.
• Proje Yönetimi için şirketin ihtiyaç duyduğu organizasyon ile ilgili öneride bulunabilirim.
• Proje Ofisi kurulmasında önerilerde bulunabilirim.
• Proje Ofisinin işleyişinde görev alabilirim.
• Proje paydaşları arasında iletişim ve koordinasyon merkezi olabilirim.

 (Tüm PMP’ler adına yazdım. Proje Yöneticisi arayanların dikkatine…)

Bir projenin ortasında proje yöneticisinin değiştiğini varsayalım ve yeni proje yöneticisi olarak da siz atandınız. Projeye atanmanızın farklı sebepleri olabilir. Örneğin:

• Önceki proje yöneticisi, ekibi ve projeyi etkin yönetememiş, olabilir
• Önceki proje yöneticisi, müşterinin güvenini kaybetmiş, olabilir.
• Önceki proje yöneticisinin projeyi yönlendirecek yeterli tecrübesinin olmadığı görülmüş, olabilir

Sorun ne olursa olsun, projeyi devralmak ve ileri götrmek için bazı adımlardan geçmek gerekiyor. Bir projeyi yarısından itibaren devraldığınızda şu adımları uygulamaya gayret gösterin.

1. Proje planı: Önceki proje yöneticisinden veya takım üyelerinden proje planını isteyin. Projenin amaç ve kapsamı hakkında detaylı bilgi almaya çalışın.
2. Yapılan işler: Bu zamana kadar yapılan işleri ve ulaşılan kilometretaşlarının neler olduğunu öğrenin.
3. Proje takımı ile iletişim: Proje takımı başarısız bir proje süreci yaşadıysa kaybolan motivasyonu tekrar yükseltmeniz gerekecektir. Bu yüzden kendinizi en kısa zamanda ekibe tanıtın ve çalışma yönteminizi aktarın.
4. Proje ofisinden detaylı bilgi alın: Etkin çalışan bir proje ofisi var ise bu ofisten projenin durumu, müşterinin beklentileri konusunda en güncel durumu öğrenmeye çalışın.
5. Planlar güncel değil veya eksikse: Bir tarih belirleyip, bu tarihten sonrası için yepyeni bir plan hazırlayın ve bunu ekip üyeleriyle paylaşın. Bu motivasyonu yükseltecek ve sorumlukları netleştirecektir. Asla geçmişte yaşananları, planlamaya da çalışmayın.
6. Müşteriyle tanışın: Yeni proje yöneticisi olarak, müşteriyle tanışıp, ihtiyaçlarını tekrar değerlendirin. Beklentileri netleştirip, önceki proje yöneticisi ile uzlaşılamayan konular varsa bunları ortaya çıkarın.
7. Toplantıları bir düzene oturtun: Kendi üst yönetiminizle, müşteri ile ve ekibinizle yapacağınız toplantıları bir düzene oturtun. İletişime önem verin ve bunu tüm paydaşlara hissettirin. Bu pek çok problemi ortaan kaldıracaktır.

Risk almayı bilir

Genel varsayımları kısıt olarak görmez

Başarıya odaklanır

Fikirleri zamanın ötesindedir

Boyunduruk altına girmeyi rededer

Hayallerindeki doğrular için acı çekmeyi göze alır

Farklı olarak bilinir

Zorluklara rağmen yolundan dönmez

Karizma sahibidir

Kaos ile baş etmeyi bilir

Yaptığı her işte öncüdür

Çevresndekileri olumlu etkiler

Hatalarından ders alır

Hitap gücü kuvvetlidir

İkna gücüne sahiptir

Çevresindekileri dinler, analiz eder ve nihai kararı kendi verir

Çözüm önermeden, şikayet edenlerden, nefret eder

Motive etmeyi bilir

İletişimi kuvvetlidir

Sosyal yanı güçlüdür

Ekibini dışarıya karşı savunur

Ekibi için öğretmendir