Proje Yönetimi – MS Project – PMP – PMBOK

• Projeleriniz gecikiyor ve sebebini bilemiyor musunuz? Gecikme sebeplerini açıkça ortaya çıkarabilirim.
• Müşteri isteklerinin projeyi nasıl etkileyeceğini, ortaya koyabilirim.
• Bir projenin sadece zaman değil, bütünleşik (kapsam, maliyet, kalite, iletişim vb.) planını çıkartabilirim.
• Değişiklikleri sadece zaman veya maliyet üzerinden değil, kapsam, kalite, insan kaynağı gibi konularda inceleyebilir ve raporlarım.
• Bir şirketin çalışanlarına Proje Yönetimi metodunu anlatabilirim ve ortak bir dil oluşmasına yardımcı olurum.
• Kurum içinde proje yönetimi metodu oluşturabilirim.
• Proje paydaşları arasında beklentilerin dengelenmesi için önerilerde bulunabilirim.
• Proje dokümantasyonu yapabilirim.
• Proje Yönetimi için şirketin ihtiyaç duyduğu organizasyon ile ilgili öneride bulunabilirim.
• Proje Ofisi kurulmasında önerilerde bulunabilirim.
• Proje Ofisinin işleyişinde görev alabilirim.
• Proje paydaşları arasında iletişim ve koordinasyon merkezi olabilirim.

 (Tüm PMP’ler adına yazdım. Proje Yöneticisi arayanların dikkatine…)

Bir projenin ortasında proje yöneticisinin değiştiğini varsayalım ve yeni proje yöneticisi olarak da siz atandınız. Projeye atanmanızın farklı sebepleri olabilir. Örneğin:

• Önceki proje yöneticisi, ekibi ve projeyi etkin yönetememiş, olabilir
• Önceki proje yöneticisi, müşterinin güvenini kaybetmiş, olabilir.
• Önceki proje yöneticisinin projeyi yönlendirecek yeterli tecrübesinin olmadığı görülmüş, olabilir

Sorun ne olursa olsun, projeyi devralmak ve ileri götrmek için bazı adımlardan geçmek gerekiyor. Bir projeyi yarısından itibaren devraldığınızda şu adımları uygulamaya gayret gösterin.

1. Proje planı: Önceki proje yöneticisinden veya takım üyelerinden proje planını isteyin. Projenin amaç ve kapsamı hakkında detaylı bilgi almaya çalışın.
2. Yapılan işler: Bu zamana kadar yapılan işleri ve ulaşılan kilometretaşlarının neler olduğunu öğrenin.
3. Proje takımı ile iletişim: Proje takımı başarısız bir proje süreci yaşadıysa kaybolan motivasyonu tekrar yükseltmeniz gerekecektir. Bu yüzden kendinizi en kısa zamanda ekibe tanıtın ve çalışma yönteminizi aktarın.
4. Proje ofisinden detaylı bilgi alın: Etkin çalışan bir proje ofisi var ise bu ofisten projenin durumu, müşterinin beklentileri konusunda en güncel durumu öğrenmeye çalışın.
5. Planlar güncel değil veya eksikse: Bir tarih belirleyip, bu tarihten sonrası için yepyeni bir plan hazırlayın ve bunu ekip üyeleriyle paylaşın. Bu motivasyonu yükseltecek ve sorumlukları netleştirecektir. Asla geçmişte yaşananları, planlamaya da çalışmayın.
6. Müşteriyle tanışın: Yeni proje yöneticisi olarak, müşteriyle tanışıp, ihtiyaçlarını tekrar değerlendirin. Beklentileri netleştirip, önceki proje yöneticisi ile uzlaşılamayan konular varsa bunları ortaya çıkarın.
7. Toplantıları bir düzene oturtun: Kendi üst yönetiminizle, müşteri ile ve ekibinizle yapacağınız toplantıları bir düzene oturtun. İletişime önem verin ve bunu tüm paydaşlara hissettirin. Bu pek çok problemi ortaan kaldıracaktır.

Risk almayı bilir

Genel varsayımları kısıt olarak görmez

Başarıya odaklanır

Fikirleri zamanın ötesindedir

Boyunduruk altına girmeyi rededer

Hayallerindeki doğrular için acı çekmeyi göze alır

Farklı olarak bilinir

Zorluklara rağmen yolundan dönmez

Karizma sahibidir

Kaos ile baş etmeyi bilir

Yaptığı her işte öncüdür

Çevresndekileri olumlu etkiler

Hatalarından ders alır

Hitap gücü kuvvetlidir

İkna gücüne sahiptir

Çevresindekileri dinler, analiz eder ve nihai kararı kendi verir

Çözüm önermeden, şikayet edenlerden, nefret eder

Motive etmeyi bilir

İletişimi kuvvetlidir

Sosyal yanı güçlüdür

Ekibini dışarıya karşı savunur

Ekibi için öğretmendir

Umut etmek, proje yönetiminde çok önemlidir çünkü umut, verdiğimiz sözlerimizi tutmamız ve proje paydaşlarını olumlu etkilememiz konusunda bize yardımcı olur. “Umut, projeyi başarıya götürecektir”, demiyorum. fakat değişmez gibi gözüken şeylerin değiştirilmesinde bize cesaret verecek ve haylini kurduğumuz sonuca gitmede motive edecektir.

Umut ettikçe olumsuzlukları yenmek için içinizde bir ateş vardır, umut yoksa ateş söner. Umut, korkuları yokeder ve insana devam etmesi için enerji verir. İyi proje yöneticisi güzel günlerin önünde olduğuna inanmalı ve etrafına da bu bilinci aşılamalıdır.

Umut, projeye olan sadakati artırır. Umut da, umutsuzluk da bulaşıcıdır. Umudunuzu hiç yitirmeyin.

Proje Sponsorunun Not Defterinden

X Projesinden Öğrendiğim Ders: Projeye atadığım yöneticinin iletişim becerisine dikkat etmeliyim.

X Projesine atanan Proje Yöneticisi iyi bir insan, bugüne kadar kendisine verilen işleri sorunsuz şekilde haletti. Bu, O’nun ilk Proje Yöneticilik deneyimi fakat gözlemlediğim kadarıyla Proje Takım Üyeleriyle yeteri düzeyde iletişim kuramıyor. Takım üyeleri, tedarikçiler ve müşteri arasında koordinasyon eksiklikleri yaşanıyor. Bu da aktivitelerin gecikmesine sebep oluyor.

Düzeltme Yöntemleri:

Kritik projelere iletişimi güçlü Proje Yöneticisi atamak.

Proje Yöneticilerinin, İletişim Becerilerini artırıcı önlemler almak. (Eğitimler Planlamak)

Yeni/Deneyimsiz Proje Yöneticilerine kapsamı dar ve kurum içi yapılan projelerin sorumluluğunu vermek.

 31.12.2008 günü PMBOK‘ın dördüncü baskısı yayınlandı. PMI tarafından da Temmuz 2009’dan itibaren de PMP sertifika sınavının yeni kitaptan yapılacağı duyuruldu.

 Ocak ile Haziran ayları içinde PMP sertifikası eğitimlerimize yoğun bir talep aldık ve kurumumuzdan eğitim alanların 52 tanesi PMP sertifikası aldı. Sınava girenlerden sınavı geçenlerin oranı (başarı oranımız) %92 olarak gerçekleşti. Geçemeyenler ise eğitimden sonra yeterince hazırlanamadığını ifade etti.

 Bugün itibariyle Türkiye’de PMP sertifika sahibi 642 kişi olarak görülmekte…

 Temmuz ve Ağustos aylarında ise ben ve eğitimenlerimizden Can İzgi Bey, yeni PMBOK’a göre PMP sınavı hazırlıklarımızı tamamlamış bulunmaktayız. Yaklaşık 1 aylık bir çalışmayla bütün konu içerkikleri, sunumlar ve sorular  elden geçirildi ve 28-29-30 Ağustos 2009’da yapacağımız eğitim için tüm hazırlıklar tamamlandı.

 Bu tarihler de şimdiden 18 kişilik bir katılımcı ön kaydı alındı ve 2 paralel sınıf şeklinde eğitimleri gerçekleştireceğiz.

 PMP sertifikasına olan talebin önümüzdeki dönemde daha da artacak olması Proje Yönetimi’ne profesyonel bakışın ülkemizde daha da gelişmekte olduğunu göstermektedir. Bu sayede ülkemizdeki projelerin daha başarılı yönetilmesinin mümkün olacağını umut ediyoruz.

Detaylı bir proje planı hazrılamanın avantajları;

1- Süre Tahminleme Kolaylaşır: Aşamaların detaylarına indikça aktivitelerin süre tahminlerini geliştirmek daha kolay olacaktır ve daha gerçekçi bir aşama hatta proje süresine ulaşmak mümkün olacaktır.

2- Maliyet Tahminleme Kolaylaşır: Detay aktivitelerde harcanacak işgücü daha iyi tahmin edilebileceği gibi, makina saati veya malzeme ihtiyacı da daha kolay görüleiblecek ve maliyetler daha kesin tahminlenebilecektir.

3- Delegasyon Kolaylaşır: Büyük bir iş paketini bir departmana atadıktan sonra o işin kimse tarafından üstlenilmediğine şahit olmuşsunuzdur. İşte, bunu ortadan kaldırmak için aktiviteleri detaylandırın ve doğrudan sorumlusunu dokümante edin.

4- Risk ve Problemler Daha Kolay Görülür: Hangi aşamada ve hangi aktivitelerde ne tip sorunların yaşanabileceği daha kolay tahmin edilir. Böylece önleme yöntemleri projenin içine daha kolay eklenir.

5- Proje Takibi Daha Kolaylaşır: Eğer detaylı bir plan yoksa projeler %10, %20, %30… diye hızlı bir şekilde ilerler, ta ki %90′a gelene kadar. Ondan sonra %91, %92, %%93… diye ilerlemeye başlar ve bir türlü %100 olmaz.

% Gerçekleşme

Aktiviteye iki kere tıklayarak General Sekmesinden işin % kaçı bittiyse giriniz.

Actual Work – Remaining Work

 Yukarıda Gantt, alttaki görüntü Task Form iken, sağ tuş ile Resource Work seçeneğini işaretleyin ve fiili çalışma miktarını girin.

Gün Gün Gerçekleşme Verisi Girme

 Task Usage görüntüsündeyken takvim üzerinde sağ tuşa tıklayın ve Actual Work alanını ekleyerek, kaynakların günlük çalışma miktarlarını işleyin.

Actual Start ve Actual Duration

 Gantt Diyagramına aşağıdaki kolonları ekleyerek de gerçekleşme verilerini girebilirsiniz.

Update Project

 Belirli bir zamana göre projeyi güncellemek istiyorsanız aşağıdaki resimleri takip edin.

Önceki yazılarımı takip edenler bilirler; “Proje Yöneticisi, proje için ayırdığı zamanının %60-90’ını iletişim, koordinasyon ile geçirmelidir”, şeklinde ifadelere yer vermiştim.

Bu duurmda Proje Yöneticisi işi yapandan ziyade yaptıran rolünü üstlenmeli ve proje yapmak yerine, yönetme fonksiyonunu yerine geitrmelidir.

Bu noktada “iyi de Proje Yöneticisi nasıl iş yaptırabilir?” gibi bir soru akla geliyor. İşte bu yazımda Proje Yöneticisinin iş yaptırabilmesi için kullanabileceği güçlerden bahsedeceğim. (Bu güçler Heroes dizisindeki güçler gibi değil ama yine de işe yarayabilir.)

Uzmanlık Gücü: Eğer bir kişinin konusunda uzman olduğunu görürseniz o kişiye saygı duyarsınız. Proje Yöneticisi de gerçekten konusunda uzman veya tecrübeliyse proje takımı daha kolay ikna edebilir. Bir proje ekibi kurulduğunda, ekip üyeleri öncelikle Proje Yöneticisinde bu özelliği ararlar. Kendilerine liderlik yapabilecek bir Proje Yöneticisi varsa projenin başarısına olan inanç da artar.

Yasal Güç: Proje Yöneticisi şirket içindeki organizasyon yapısında üst kademelerde yer alıyorsa bu Proje Yöneticisinin yasal gücü olduğu anlamına gelir. Emir-komuta zincirinde yukarıda yer almak proje faaliyetlerinin sorgusuz, sualsiz yapılmasını kolaylaştırır.

Ödüllendirme Gücü: Proje Yöneticisi, takım elemanlarına projenin başarısı karşısında bir ödül vaat ediyorsa, bu durumda da Ödüllendirme Gücünü kullandığını söyleyebiliriz. Proje  Yöneticisi özellikle motivasyonu yüksek tutabilmek amacıyla bu gücü kullanır fakat bu gücü kullanabilmesi için Üst Yönetimin desteği gerekmektedir. Bu gücü kullanarak bitirilen projelerde takım üyelerine vaadedilen ödül mutlaka takdim edilmelidir aksi takdirde Proje Yöneticisi ve hatta kurum içinde güven bunalımı yaşanır.

Korkutma Gücü: Takım elemanlarını ceza ile korkutarak da proje işleri yaptırılabilir. Korkutma Gücü, proje takımında stresi yükselten ve motivasyonu düşüren bir faktördür.

Referans Gücü: Yasal Güce benzer bir durum mevcuttur. Proje Yöneticisi eğer üst düzey bir yöneticinin desteği ile projedeki işleri yaptırmaya çalışıyorsa Referans Gücünü kullandığı anlamına gelir. Şirketlerde stratejik açıdan önemli projelere kurum içinde baskısı hissedilen (sesi yüksek çıkan) Genel Müdür Yardımcıları, sponsor olarak atanır. Bu Genel Müdür Yardımcısının desteğini alan Proje Yöneticisi kimi zamanda Departman Müdürlerinden bile yüksek yetkilere sahip olur. Bu gücü kullananlar, projenin bir başının ve bir sonunun olduğunu unutmamaları gerekir.

Varsayın ki bir projede satın alma işlemi gerçekleştirdiniz ve Excel’de hazırlanmış bir sipariş formunuz bilgisayarınızda kayıtlı veya bazı aktivitelerin neticesinde ortaya teknik resimler çıktı ve bu resimler Autocad formatında yine bilgisayarınızda bir yerlerde kayıtlı.

İşte bu proje içindeki farklı formatlardaki dosyaları, proje aktivitelerinizle eşleştrimek isteyebilirsiniz. Böylece hangi faaliyette hangi dokümanın doldurulduğunu veya oluştuğunu daha kolay takip etme imkanı bulursunuz.

Bunun için aşağıdaki adımları takip etmeniz yeterlidir.

Öncelikle hangi aktiviteye doküman ekleyecekseniz, o aktiviteye iki kere tıklayarak, TASK INFORMATION penceresini açınız. NOTES sekmesine geçip, aşağıda görüldüğü gbi INSERT OBJECT butonuna tıklayınız.

Karşınıza aşağıdaki pencere gelecektir. Sol kenardaki “Create From File” sekmesini seçin.

BROWSE tuşuna basarak, ekleyeceğiniz dosyanın bilgisayardaki yerini bulun.

Yukarıdaki pencereden istediğiniz dosyayı seçin ve INSERT butonuna basın.

TASK INFORMATION penceresine tekrar ulaştığınızda ilgili dosyanın NOTES alanına eklendiğini göreceksiniz.