Proje Yonetimi – MS Project – PMP – PMBOK

Bir ürünün çok fazla değişikliğe uğramadan üretildiği ortamlarda etkin olarak kullanılan organizasyon yapısıdır. Şirketin prosedürel işlerini yerine getirecek departmanlar tanımlanmıştır. Departmanların yetki ve sorumlulukları belirlidir. Personel, o departmaın ihtiyaç duyduğu uzmanlığa sahip kişilerden oluşur.

Bu organizasyon tipinde kurum genelinde yapılan projelerin idaresi ve kontrolü proje yöneticilerindedir.

Fonksiyonel organizasyonlarda emir-komuta zinciri belirgindir, kişiler bir uzmanlık alanında gelişme gösterirler, sorumluluk ve yetki alanlarında çok fazla çatışma olmaz.

Buna karşılık departman yöneticileri hem idari işleri hem de projeleri yönetmeleri gerektiği için iş yükleri artar. Projeler, departman işlerinin ardına atıldığından sürekli ötelenir. Projeleri üstlenen birey veya birim açıkça tanımlanmadığından projeler sürüncemede kalır ve etkin ilerleme kaydedilemez.

Proje bazlı organizasyonlarda Proje Yöneticilerinin Yetki ve Sorumluluk alanları oldukça geniştir. Bir şirketin proje bazlı organizasyon tipinde faaliyet göstermesi projelerin kurum içindeki önemiyle yakından ilgilidir. Eğer şirket temel kazancını proje yaparak kazanıyorsa, bu durumda doğal olarak, proje bazlı çalışmak zorunda ve organziasyonunu da proje bazlı kurgulamak zorundadır.

Bu organizasyon tipinde kontol ve yönetim, proje yöneticilerinde olduğu gibi çalışanlar arasında hedef odaklı çalışma alışkanlığı doğmuştır. Buna karşılık, proje yöneticileri çok fazla idari süreçlere dahil olmak zorunda kalabilirler. Ayrıca çalışanlar da tek bir konuda uzman olmaktan uzaklaşırlar hatta her işi yapan kişiler haline dönüşebilirler.

Uzmanlığı olan kişiler için de özelikle şirketteki proje miktarı azalması durumunda, kaynakların verimsiz kullanılması sorunu ortaya çıkar.

Kurum hedef ve önceliklerine, planlanan bütçe içinde zamanında varmak adına, Proje Yönetim sistematiğini yaymayı hedefleyen fonksiyonel bir birim/departman…

Neler Yapar:

•         Proje Yönetim metodolojilerini, standart ve süreçlerini oluşturmak

•         Proje Yönetim yazılımlarını belirlemek, geliştirmek

•         Proje Yönetim şablonlarını geliştirmek

•         Kurum içinde Proje Yönetim  becerilerini geliştirmek

•         Plan oluşturmak, kurum içinde izlenebilir kılmak, güncellemek

•         Proje önceliklerini belirlemek ve kaynakları bu önceliklere göre yönlendirmek

Genel Uygulama Tipleri ve Etkinlik Seviyeleri

Seviye 1 – Kütüphane

•         Kurumun, projelerle ilgili bilgi ve haber kaynağı

•         Proje kayıtlarının tutulduğu merkez

•         Yeni araç ve şablonların test merkezi

Genelde düşük değerli projelerin uygulandığı veya geçişe direnç olan kurumlarda başlangıç aşaması olarak görülebilir.

Seviye 2 – Koçluk

•          Proje Yönetim uygulamalarından ve kalitesinden sorumlu

•          Araç, süreç, standartlar ve  metodoloji desteği sağlar

•          Projelere uygulama açısından danışmanlık desteği sunar.

Seviye 3 – Yönetimi

•         Proje Yöneticilerinin bağlı olduğu fonksiyonel merkez

•         Tüm sözleşmeli projelerin yönetiminden sorumlu departman