Proje Yonetimi – MS Project – PMP – PMBOK

Gelişen teknolojiyle günümüzde Web tabanlı Proje Yönetimi yazılımları bir hayli artmış durumdadır. Web tabanlı bir proje yönetimi yazılımı aşağıdaki avantajları sağlayacaktır.

• Proje takımı üyeleri arasında iletişimin hızlanması bir web tabanlı yazılımın sunduğu en önemli avantajdır. Böylece kişilerde dünyanın neresinde olursa olsun, projelerinin durumlarıyla ilgili bilgileri girebilir veya projelerini takip edebilirler.
• Risk ve sorunların merkezi bir sistemden takip edilmesi kolaylaşır.
• Proje takımı üyeleri bir merkezden geçmiş projelerle ilgili bilgi araştırmasını yapabilir. Ulaşabilecekleri veriler, yetkilere gore tanımlanabilir.
• Proje Yönetimi süreci otomasyona dökülerek, tüm sürecin izlenmesi sağlanır ve dokümanların da kayıt altında tutulması mümkün olur.
• Kısıtlı kaynaklar hem proje, hem program hem de portföy yönetimi çerçevesinde ele alınarak, değişen stratejilere gore kaynak ataması şekillendirilir.
• Proje kapsamında, zaman programında, maliyette ve risklerde oluşan değişiklikler kayıt altında tutulacak ve projenin aldığı yön takip edilebilecektir.
• Proje Yönetimi süreçleriyle kurumun diğer süreçlerinin entegrasyonu kolaylaşabilir. Örneğin; Takım üyelerinin maliyeti muhasebe biriminden gelen maaş bilgilerine bağlanabilir
• Her proje için Öğrenilen Dersler çıkarılacak ve kayıt altına alınacaktır.

Web tabanlı bir proje yönetimi yazılımının kurum içine entegre edilmesi, şirket çalışanlarının bu kültürü benimsemesinden, yazılımın kuruma özel hale getirilmesine kadar detaylı bir Proje Yönetimi çalışması gerektirir. Eğer doğru adımlar ile bu proje yönetilmez ise elinizde çok kapsamlı fakat etkin olarak kullanılamayan bir yazılım kalır. İnsanlar ihtiyaç duyduğu için değil de zorunluluktan dolayı yazılımın bir kaç fonksiyonunu kullanır. Bu durum, kurumunuzda sadece bürokrasinin artmasına sebep olur..

1. O güne ait projemde fiilen çalışması gerekenlerle irtibat kurmak ve gidişatı öğrenmek
2. Müşterilerimle görüşülmesi gereken konuları çıkartmak ve müşterilerle görüşmeleri organize etmek
3. Yaklaşan riskleri gözden geçirmek ve sorumluluarı haberdar etmek. Yeni riskleri analiz edip, risk planlarını güncellenmek
4. Tamamlanan işlerin bütün proje üzerindeki etkisini incelemek ve değişklikleri ilgili kişilere haber vermek
5. Proje Sponsoruyla görüşülmesi gereken konuları çıkarıp, projenin genel durumu hakkında bilgi vermek

Program Yöneticisi, projeler araında koordinasyon sağlamak ve oluşabilecek riskler ile sorunlara çare bulmak amacıyla görevlendirilrir.

Programın tutarlı olması ve farklı projelerin aynı anda entegre biçimde yürütülmesi Program Yöneticisi’nin sorumlulukları arasındadır. Projelerin de öncelik sıralarının belirlenmesi, projeler arasındaki ortak faaliyetlerin birarada gerçekleştirilmesi ve projeleri ayrı ayrı yönetmektense birarada yönetmenin faydalarından daha fazla yararlanmak için Proje Ofisi ve Program Yöneticisi etkin olarak görevlendirilmelidir.

Bir Program Yöneticisi’nin temel sorumlulukları:

·     Projeler arasındaki ilişkileri gözlemlemek, projelerin aşamalarındaki durumlarını takip etmek ve projeler arasındaki ilişkilerde yaşanabilecek çatışma ortamlarının çözümünde etkin olmak

·     Projelerin önem sırasını belirlemek;

·     Proje Yöneticilerinin, yönetimsel anlamda kaliteye dikkat edip, etmedikleri konusunda takipçi olmak.

·     Projelerden yola çıkarak, kurumun parasal ve diğer kaynaklarının hangi kategorideki projelere nasıl pay edildiğini ölçümlemek ve analiz etmek.

·     Programa dahil olan tedarikçilerin yönetiminden sorumlu olmak;

·     Program tarafları arasında iletişimin etkin olarak sağlandığından emin olmak

·     Projeler arasındaki öncüllük, ardıllık durumlarını oluşturmak ve Proje Yöneticilerini haberdar etmek.

·     Projeleri ortak olarak etkileyebilecek riskleri takip etmek ve Proje Yöneticileri önlem alma, çözüm yöntemleri geliştirme gibi konularda bilgilendirmek

·     Programın ilerleyişiyle ilgili raporlar üretmek ve Üst Yönetimden projeler detayında karar noktalarında destek almak

Kurum hedef ve önceliklerine, planlanan bütçe içinde zamanında varmak adına, Proje Yönetim sistematiğini yaymayı hedefleyen fonksiyonel bir birim/departman…

Neler Yapar:

•         Proje Yönetim metodolojilerini, standart ve süreçlerini oluşturmak

•         Proje Yönetim yazılımlarını belirlemek, geliştirmek

•         Proje Yönetim şablonlarını geliştirmek

•         Kurum içinde Proje Yönetim  becerilerini geliştirmek

•         Plan oluşturmak, kurum içinde izlenebilir kılmak, güncellemek

•         Proje önceliklerini belirlemek ve kaynakları bu önceliklere göre yönlendirmek

Genel Uygulama Tipleri ve Etkinlik Seviyeleri

Seviye 1 – Kütüphane

•         Kurumun, projelerle ilgili bilgi ve haber kaynağı

•         Proje kayıtlarının tutulduğu merkez

•         Yeni araç ve şablonların test merkezi

Genelde düşük değerli projelerin uygulandığı veya geçişe direnç olan kurumlarda başlangıç aşaması olarak görülebilir.

Seviye 2 – Koçluk

•          Proje Yönetim uygulamalarından ve kalitesinden sorumlu

•          Araç, süreç, standartlar ve  metodoloji desteği sağlar

•          Projelere uygulama açısından danışmanlık desteği sunar.

Seviye 3 – Yönetimi

•         Proje Yöneticilerinin bağlı olduğu fonksiyonel merkez

•         Tüm sözleşmeli projelerin yönetiminden sorumlu departman