• Projeleriniz gecikiyor ve sebebini bilemiyor musunuz? Gecikme sebeplerini açıkça ortaya çıkarabilirim.
• Müşteri isteklerinin projeyi nasıl etkileyeceğini, ortaya koyabilirim.
• Bir projenin sadece zaman değil, bütünleşik (kapsam, maliyet, kalite, iletişim vb.) planını çıkartabilirim.
• Değişiklikleri sadece zaman veya maliyet üzerinden değil, kapsam, kalite, insan kaynağı gibi konularda inceleyebilir ve raporlarım.
• Bir şirketin çalışanlarına Proje Yönetimi metodunu anlatabilirim ve ortak bir dil oluşmasına yardımcı olurum.
• Kurum içinde proje yönetimi metodu oluşturabilirim.
• Proje paydaşları arasında beklentilerin dengelenmesi için önerilerde bulunabilirim.
• Proje dokümantasyonu yapabilirim.
• Proje Yönetimi için şirketin ihtiyaç duyduğu organizasyon ile ilgili öneride bulunabilirim.
• Proje Ofisi kurulmasında önerilerde bulunabilirim.
• Proje Ofisinin işleyişinde görev alabilirim.
• Proje paydaşları arasında iletişim ve koordinasyon merkezi olabilirim.

 (Tüm PMP’ler adına yazdım. Proje Yöneticisi arayanların dikkatine…)

Proje paydaşlarının bilgi ihtiyaçlarının belirlenmesi ve bir iletişim yaklaşımının tanımlanması sürecidir.

İletişimin Planlanması süreci, paydaşların bilgi ve iletişim ihtiyaçlarına yanıt vermek için yürütülür; örneğin, kimin hangi bilgiye ne zaman ihtiyaç duyacağı , bu bilgilerin onlara nasıl ve kimin tarafından verileceği gibi konularda kararlar alınır.

İletişimin yanlış planlanması veya hiç planlanmaması mesajların iletilmesinde gecikmelere, hassas bilgilerin yanlış yerlere gönderilmesine ve bazı paydaşlara eksik bilgi gönderilmesine yol açabilir.

Etkin iletişim, bilginin doğru formatta, doğru zamanda ve doğru etkiyi yaratacak şekilde sunulması demektir.

Verimli iletişim ise sadece gerekli bilgilerin sunulması anlamına gelir.

Neye İhtiyacımız Var?

İletişimin planlanabilmesi için öncelikle Paydaş Listesi elinizin altında olmalıdır. Paydaş Listesi’ni inceleyerek, hangi paydaşı nasıl yönteceğinize dair bir strateji geliştirmelisiniz. Geliştirdiğiniz stratejilerde hangi paydaşa hangi bilgileri göndereceğinizi veya hangi bilgileri alacağınızı belirlemekte yardımcı olacaktır.

Nasıl Yapılır?

İletişim Analizi ve İletişim Teknolojisini belirleyerek, iletişim planına ulaşılabilir. Yapılması gereken şey, proje sürecinde Gantt Şemasına da bakarak, öncelikle Major toplantıların (Üst Yönetime, Sponsora) zamanlarına, katılımcılarına, yerlerine, gündemine karar vermek, Minor Toplantıların sıklıklarını belirlemek ve aynı şekilde olmazsa olmaz katılımcıları, gündem konularını belirlemek olarak özetlenebilir.

Ayrıca bilgi akışında kullanılacak araçlar, teknoloji, formlar, yazılımlar da netleştirilir. Bu araçların neler olduğu proje ekibine tanıtılmalıdır.

Ortaya Ne Çıkar?

İletişim planı, herkesin baktığında bu projede iletişimin nasıl yapılacağını anlaması gereken bir doküman olmalıdır.

İçinde örneğin;

• Takım üyeleri gerçekleşme verilerini ne sıklıkta Proje Yöneticisine ve nasıl aktaracaklardır?
• Proje Yöneticisi, üst yönetimi veya müşteriyi ne sıklıkta ve hangi bilgi içeriği sunarak bilgilendirecektir.
• Üretilen bilgiler nasıl arşivlenecektir.
• Rapor formatları, sıklığı, kimden kime gönderileceğine dair yaklaşım
•  ve daha fazlası…

Projenin veya ürünün ihtiyaç duyduğu kalite kritelerinin belirlenmsi ve dokümante edilmesi Kalite Planlama olrak bilinir. Proje Yöneticisi, projesinin kaliteli yönetilmesi için ve müşterinin ihtiyacı olan ürünün istenen kaliteye ulaşabilmesi için kalite planlamasına çok önem vermelidir.

 PMI da, bu yüzden Kalite Yönetimine ayrı bir önem verir; “Kalite Yönetiminden kim sorumludur” şeklinde bir PMP’lik sorusunun cevabı “Herkes” olarak işaretlenmelidir.

 Neye İhtiyacımız Var?

Gereksinim Listesi, Kapsam Tanımı, WBS , bilgileri, projenin kapsamını anlatacağı için Kalite Planlama için gereklidir. 

 Ayrıca, proje paydaşlarını da bilmemiz gerekir ki beklentilere göre kalite planları değişikliğe uğrayabilir.

Kalite için ayırabileceğiniz bütçeyi ve yanısıra kalite kriterlerinin hangi aktivitelerde uygulanacağını bilmek için zaman planı girdilerimiz arasınadır.

 Nasıl Yapılır?

Bu konuda bir çok teknik sıralanmıştır.

 Fayda/Maliyet Analizi: Kalitede sınır yoktur. Sınır kalite için harcayabileceğiniz bedeldir. Bu yüzden maliyet ile fayda arasındaki ilişkiye bakarak, kalite seviyesi belirlenir.

 Bazı istatistiksel yöntemler. Örneğin; kontrol grafikleri, istatistiksel örnekleme gibi.

 Bunun haricinde, kıyaslama, deney tasarımı, akış diyagramı oluşturma gibi teknikler de kalite planlama da kullanılır.

 Ortaya Ne Çıkar?

Bu sürecin çıktısı çok önemlidir. Proje Yönetim Takımı, kalite planı hazırlayarak, proje içindeki işlerin, teslimatların olmasını istedikleri özellikleri ortaya çıkarmış olacaklardır.

 Daha açıkçası, işlerin yapılış şekilleri veya ara hedeflerde ortaya çıkacak sonuçların özellikleri. Örneğin bir araştırma ve veri toplama aşamasının nasıl yapılacak ve çıktısı ne olacak bilgisi aşağıdaki gibi planlanabilir.

• En az 1.000 kişi ile mülakat yapılacak.
• Mülakatları psikolog uzmanlar gerçekleştirecek.
• Araştırmada şu sorulara yer verilecek.
• Araştırma sonuçları şu formatta, şu yetkiliye raporlanacak.

Bu yılın ilk bulmacası Kalite Yönetimi üzerine…

Quality Management

İyi eğlenceler.

Geçen ay ki Maliyet Yönetimi cevapları için aşağıdaki bağlantıya tıklayın, lütfen.

Cost Management (answer key)

İzlemede sorun yaşıyorsunuz, DNS numaralarınızı 208.67.222.222 ve 208.67.220.220 olarak değiştirin.

Bu ay da Maliyet Yönetimi Bilgi Alanını bulmaca haline getirdim.

Cost Management

Geçen ayın Zaman Yönetimi cevaplarını ise aşağıdaki linkten bulabilrsiniz.

Time Management (answer key)

Önsöz:

Bizler Şenay Engür ve Laika Borazan “TANCO-07 Projesi” çalışma arkadaşları olarak öncelikle birbirimize katkılarımızdan ve uyum içerisindeki çalışmalarımızdan dolayı teşekkür ederiz. Bunun yanı sıra bu ödevin bizlere uygulama yapma şansını tanıması sebebiyle bu ödevi ve ödevi yapabilecek yetkinliği bizlere kazandıran değerli eğitimcilerimize teşekkür ederiz. Ayrıca, kurs süresince samimi ve paylaşımcı bir ortam yaratarak, derslere etkin katılımımızda pay sahibi olan tüm kurs arkadaşlarımıza da sonsuz teşekkürü bir borç bilir, gelecek dönemlerdeki projelerinde kendilerine başarılar dileriz.

Bu projede adı geçen kişiler hayal ürünü olup, aktiviteler benzer olaylar göz önünde bulunularak yaratılmıştır.

Saygılarımızla,

Şenay ENGÜR

Laika BORAZAN

Son anda yetiştirdim. Kasım ayından çıkmadan bu bulmacayı yayınlamayı da başardım. Bu ay eğitimlerle oldukça meşguldüm. Bu yüzden blog sayfama çok fazla zaman ayıramadım. Bugün bayramın 3.günü ve ben saat 22:00′de Zaman Yönetimi konulu bulmacayı bayram için geldiğim Eskişehir’de hazırladım.

Time Management

Ve geçen ayın Genel Çerçeve (Framework) bulmacasının cevap anahtarını da bu linkten bulabilirsiniz:  Framework (answer key)

Yeni bulmacada herkese başarılar ve iyi eğlenceler dilerim.

PMI’a üye iseniz aşağıdaki linkten PMI’ın üyeler arasında sosyal bir iletişim ağı kurmak için yeni hizmete soktuğu siteyi görebilirsiniz.

https://www.pmi.org/Authentication/LandingPage.aspx?app=VCP&r=http://consulting.community.pmi.org/Pages/Default.aspx

Yalnız, birisinin bence PMI’ı uyarması gerekiyor; Hem web sitelerinde insan her istediği hemen bulamıyor hem de bu Virtual Communities de çok başarılı değil. PMI’ın Web projelerinde problem var gibi…