Proje Yonetimi – MS Project – PMP – PMBOK

Proje bazlı organizasyonlarda Proje Yöneticilerinin Yetki ve Sorumluluk alanları oldukça geniştir. Bir şirketin proje bazlı organizasyon tipinde faaliyet göstermesi projelerin kurum içindeki önemiyle yakından ilgilidir. Eğer şirket temel kazancını proje yaparak kazanıyorsa, bu durumda doğal olarak, proje bazlı çalışmak zorunda ve organziasyonunu da proje bazlı kurgulamak zorundadır.

Bu organizasyon tipinde kontol ve yönetim, proje yöneticilerinde olduğu gibi çalışanlar arasında hedef odaklı çalışma alışkanlığı doğmuştır. Buna karşılık, proje yöneticileri çok fazla idari süreçlere dahil olmak zorunda kalabilirler. Ayrıca çalışanlar da tek bir konuda uzman olmaktan uzaklaşırlar hatta her işi yapan kişiler haline dönüşebilirler.

Uzmanlığı olan kişiler için de özelikle şirketteki proje miktarı azalması durumunda, kaynakların verimsiz kullanılması sorunu ortaya çıkar.

Kapsam Yönetimi Bilgi Alanında ve Planlama Sürecinde yer alan yeni bir başlık Gereksinimlerin Toplanması (Collect Requirements) olarak PMBOK 2008′de yerini almıştır. 2004 versiyonunda bu bölümün yerine Kapsam Planlama başlığı olduğunu hatırlatalım. En önemli ve bence en iyi değişiklik açıkçası burası olmuştur. Çünkü pek çok kişi Kapsam Planlama çok soyut bir kavramdı ve anlaşılması zordu.

Gereksinimlerin Toplanması tanım olarak, proje hedeflerine ulaşmak için proje taraflarının ihtiyaçlarını belirleme ve dokümante etme süreci olarak geçmektedir. Projenin başarısı hem projeden hem de üründen beklentilerin doğru anlaşılması ve bunların etkin bir şekilde yönetimiyle ilişkilidir.

Neye İhtiyacınız Var? (Girdiler)

Gereksinimleri belrilerken en önemli girdi Proje Duyurusu‘dur. Başlamasına üst yönetim tarafından karar verilen projenin daha detayda gereksinimlerini belirlemek, projenin kapsamını netleştirmek adına önemlidir. Gereksinimleri belirlerken projeye taraf (Bkz: Proje Taraflarının Belirlenmesi) olacak kişilerin ihtiyaçlarının netleşmesi sağlanacaktır.

Nasıl Yapılır? (Teknikler)

- Mulakat: Taraflarla yapılacak bire bir görüşmeler.

- Odak Grup: Grup kurularak ve mulakata göre daha fazla tartışmanın yaşandığı bir yönlendiricinin başkanlığında idare edilen toplantılar.

- Pratik Çalıştaylar: Farklı beklentileri olan proje taraflarından aynı anda beklentileri toplama yöntemi. Böylece beklentilerin farklılaştığı noktaları belirleme ve bir ortak payda bulma süreci

- Yaratıcılık Teknikleri: Beyin Fırtınası, Delphi Tekniği, Zeka Haritası vb…

- Grup Karar Verme Teknikleri: Fikir Birliği, Oy Çokluğu, Çoğunluğun Benimsemesi ve Diktatörlük

- Anket ve Araştırma: Yazılı araştırma formları proje taraflarına sunulur ve gelen sonuçlardan gereksinimler netleştirilir.

- Gözlem: Proje Taraflarının ihtiyaçları gözlemlenerek, belirlenmeye çalışılır.

- Prototip: Gereksinimler proje tarafları üzerinde örnek bir uygulamayla denenir. Geneln geri bildirimler projeye başlamadan önce önemli ipuçları verecektir.

Ne Çıkar? (Çıktılar)

Gereksinim Dokümanı – Proje taraflarının ihtiyaçlarını anlatan bir belge ortaya çıkmalıdır.

PMBOK 2008′e yeni eklenen başlıklardan bir tanesi de “Proje Taraflarının (Paydaşlarının) Belirlenmesi – Identify Stakeholder- olmuştur. PMI, bu başlığı İletişim Yönetimi Bilgi Alanında ve Proje Başlatma süreci içinde ele almıştır.

Projeden etkilenecek bütün kişiler ve organizasyonları belirlenmesi işlemi olarak bu başlığı basitçe ifade edebiliriz. Projenin başarısı için proje taraflarının  ilgi veya alakaları yazılı hale getirilmesi gerekir. Örneğin, bazı departmanlar müşteri durumunda iken, bazıları proje neticesinden etkilenecek, üst yönetim projenin sonunda verimlilik artışı isteyecek ve tedarikçi firmalar da alt projeleri üstleneceklerdir.

Proje Tarafları Belirlemek için en önemli gereksinim (Input) Proje Duyurusu ‘dur. Böylece Proje Yöneticisi, talep edilen projenin özelliğine bakarak, proje için hangi kişi veya organizasyonların projeye dahil olması gerektiğini belirler.

Proje Taraflarını belirlemek için (Tools) iki adımdan oluşan “Proje Tarafları Analizi” yapılması gerekir. Bu analiz ile projeye taraf durumunda olan kişi veya organizasyonların İlgi ve Etki Güçleri değerlendirmeye tabi tutulur.

Değerlendirme neticesinde (Output) elinizde Proje Taraflarının açıkça isimleri, rolleri, organizasyondaki pozisyonları, iletişim bilgileri ve Proje Taraflarını yönetmek için “Proje Taraf Analizi” göz önüne alınarak, Proje Yöneticisi’nin stratejisi yazılı hale getirilir.

PMBOK 2008, bildiğniz gibi 31.12.2008 tarihinde yayınlandı. Bir önceki baskıyla olan farklılıklardan daha önceki yazılarımdan bir tanesinde kısaca bahsetmiştim.

Bir yazı dizisiyle özellikle İngilizce olan PMBOK 2008′in önemli başlıklarını kısmen Türkçe’ye çevirmek ve okuyucularımla paylaşmak istiyorum.

PMI, bir projenin başlangıcında sürecinde en önemli işlemin Proje Duyurusu’nun hazırlanması olduğunu ifade eder.

Proje Duyurusu neden önemlidir?

Proje taraflarının ihtiyaç ve beklenrilerini karşılayacak bir projenin tanıtımı yazılı olarak proje yöneticisine ve proje yöneticisini destekleyecek  olacak kişilere duyurulur. Böylece,

• proje resmiyet kazanır.
• proje yöneticisi üst yönetimden yetkiyi devralmış olur.

Proje henüz müşterinin dile getirdiği ihtiyaçlar çerçevesinde tanımlanmıştır. Üst Yönetim veya Proje Sponsoru bu dökümanı aşağıdaki başlıkları içerecek şekilde yayınlarlar.

• Projenin amacı
• Kabaca ihtiyaçlar
• Çok genel proje tanımı
• Karşılaşılabilecek riskler
• Kilometre taşlarının neler olabileceği
• Yaklaşık maliyet
• Üst Yönetim adına destek alınacak kişi veya birimler
• Atanan Proje Yöneticisi
• Atanan Proje Sponsoru

PMBOK 2008, PMI tarafından dağıtlımaya başlandı ve bizim de dün itibariyle elimize geçti.

PMBOK2008′deki ilk göze çarpan değişiklikler şunlar;

Öncelikle sayfa sayısı PMBOK 2004′e göre daha çok gözüküyor ama kullanılan yazı karakteri o kadar büyük ki kitap gereksiz yere kalınlaşmış.

Azaltılan bir hayli başlık var. Örneğin çıkan başlıkların arasından en önemlileri: Ön Proje Tanımlama Dokümanı, Kapsam Planlama, Sözleşme Planlama başlıkları. Şahsi fikrim kesinlikle çok iyi olmuş çünkü hem anlaması hem de anlatması çok zor olan başlıklardı.

Eklenen veya adı değişen başlıklar ise şöyle: Collect Requirements (Scope Mang. – Planlama Süreci), Identify Stakeholders (Communication Mng. – BaşlatmaSüreci), Manage Stakeholder Expectation (Communication Mng. – Uygulama Süreci) – Conduct Procurement (Procurement Mng. – Planlama Süreci), Her bilgi alanındaki Organizational Asset, Enviromental Factors ifadeleri kaldırılmış.

Genel düşüncem PMBOK 2004′teki karmaşıklık yerini biraz daha sadeliğe bırakmış.