Proje Yonetimi – MS Project – PMP – PMBOK

MS Project’te ve daha pek çok yazılımda bir aktivitenin tamamlanma oranı ile o aktivitede kullanılan eforun harcanma miktarı arasındaki fark ayrı ayrı gösterilmektedir.Sayılarla ifade edecek olursak, Örneğin 10 günlük bir projenin ilk 5 gününde 75 adam*saat, son 5 gününde ise 25 adam*saat kullanacak şekilde plan yapmış olabilirsiniz.

Bu durumda işin süresel olarak %50’sini tamamladığınızda bütün eforun %75’ini harcamış olacaksınız. Geri kalan %50’lik zamanda ise tüm eforun sadece %25ine ihtiyaç duyacaksınız.

MS Project’te %Complete bilgisi ile %Work Complete bilgisi arasındaki fark budur. Yukarıdaki anlatımın MS Project’te görünümü de aşağıdaki gibi olacaktır.

Türkiye’de Bolu Dağı Tüneli projesinden sonra herhalde son zamanlarda en çok konuşulan proje budur.

Projenin başarılı olup, olmadığı üzerine yorum yapmak mümkün değil çünkü hem ilgili sitede zaten pek çok yorum var hem de yorum yapan sanki siyasi görüş de ifade etmiş gibi oluyor.  Onun için ben de sadece çıkan haberleri derledim. Değerlendirmeyi siz yapın. 

PMBOK’taki süreçleri anlattığım yazı dizisine bugün de bir ekleme yapmak istiyorum. Bu konuyla ilgili bir önceki yazımda ele aldığım Aktivite Tanımlama işleminden hemen sonra yapılması gereken önemli bir planlama adımı da Aktivite Sıralama’dır.

Aktivite Sıralama bir projenin gerçekçi ve ulaşılabilir zaman programı oluşturulabilmesi için çok fazla önem verilmesi gereken bir çalışmadır. Bu yüzden projedeki aktivite sayısı kaç olursa olsun, her aktivitenin sıralama çalışmasında ayrı ayrı ele alınması gerekmektedir.

Aktivite Sıralamada bilinmesi gereken iki tane terim vardır: Öncül ve Ardıl. Bunun yanısıra öncül ve ardıl aktivitelere uygulanmak üzere bağlantı tipleri de şu şekilde karşımıza çıkar:

Tamamlanınca – Başlasın (Finish-to-Start)

Başlayınca – Başlasın (Start-to-Start)

Tamamlanınca – Tamamlansın (Finish-to-Finish)

Bilinmesi gereken diğer iki terim ise Öteleme ve Geri Çekme Zamanı olarak karşımıza çıkacaktır.

Öteleme Zamanı: Bir aktivitenin tamamlanmasından sonra belirli bir sürenin geçmesi gerekiyorsa plana eklenmelidir.

Geri Çekme Zamanı: Bir aktivite bitmeden belirli bir süre önce ardıl aktivite başlayabiliyorsa bu durum plana eklenmelidir.

Bir sonraki yazımda Aktivite Sıralama için Neler Gerekli, Nasıl Yapılır, Ortaya Ne Çıkar sorularına cevap arayacağız.

Kapsam yönetiminde  karar verilen teslimatlara ulaşabilmek için yapılacak faaliyetlerin belirlenmesidir.

PMI’a göre WBS’de proje aşamaları ve nihai noktadaki teslimatlar (ara ürünler) düşünülür, aktivite tanımlama da ise fiilen yapılacak işler tek tek ortaya çıkarılır. Her ne kadar PMBOK’larda bu konular ayrı ayrı yer almış olsa da gerçek hayatta bu süreçler çok da birbirinden kopuk yaşanmaz. Söylemek istediğim; bir ekip, proje aşamalarını, aşamaların sonundaki hedeflerini belirlerken aktiviteleri de bir yandan düşünür ve bir dokümanda  (Word, Excel, Project) toplar.

Neye İhtiyacımız Var?

Bu noktada aktiviteleri tanımlayan ekibin dikkate alması gereken en önemli şey, proje taraflarınca ortak olarak kabul edilen kapsam çerçevesinde aktivitelerin belirlenmesidir.

Nasıl Yapılır?

Ayrıştırma tekniği aktivitelerin netleştirilmesi için kullanılması gereken bir tekniktir.  Ayrıştırmada amaç aktiviteleri daha kolay yönetilebilir seviyeye getirecek ölçüde küçük parçalara bölmek ve idareyi kolaylaştırmaktır.

Bunun yanısıra detay faaliyetleri çıkarmak yinelenen bir işlemdir. Şöyle ki; projenin ilk safhalarında belirli aşamaları tamamlamadan sonraki dönemlerin detaylarını oluşturmak kolay değildir. Ara hedeflere ulaştıkça sonraki süreçleri görmek ve detayları zaman içinde ortaya çıkarmak kaçınılmaz bir süreçtir. Bu tarz yaklaşıma “Rolling Wave Planning” adı verilmektedir.

Ortaya Ne Çıkar?

Yukarıdaki tekniklerin uygulanması ile projenin fiilen yapılacak aktiviteleri ortaya çıkarılmış olacaktır.

PMBOK, kilometretaşı listesinin de aktivite tanımlama neticesinde ortaya çıkacağını ifade eder. Kilometretaşları, sıfır süreli aktiviteler olup, projenin kolay takip edilmesi amacıyla planlanmalıdır. Özellikle, onay alma, sunum yapma, kabul/red etme noktaları gibi bütün proje içinde süresinin kısa olacağının düşünüldüğü ve sonraki aktiviteler için de değerlendirmelerin yapılacağı noktalardır.

Yeni Sorun

Müzakere sürecinin ortasında içinde bulunulan durumu düşünmek ve durumu değerlendirmek amacıyla kullanılabilir. Müzakere tansiyonunu düşürmek de amaçlanabilir.

“Pardon, müdürüm arıyor, kendisiyle konuyu kısaca görüşüp, hemen geliyorum”

Oyuncu Takviyesi

Bir müzakerede işin daha uzmanı olan kişiyi ortama dahil ederek, müzakerenin devamını sağlamak.

“Yazılımın teknik yanıyla ilgili Bilgi İşlem birimimizden bir arkadaşımız da az sonra aramızda olacak”

Kemirmek

Karşı taraf için basit olduğunu bildiğimiz bir isteği de bütün isteklerin arasına sıkıştırmak.

“Kapsam ve süre konusunda hem fikiriz, siz de bize %1 simgesel bir indirim daha yapın da karşılıklı projeyi onaylayalım.”

Yetkim Yok

Müzakerecinin bir takım yetkileri olmadığı ifade ederek, karar anını ertelemesi

“Projeyle ilgili bu isteğini kabul etmem mümkün değil.Patronumuzla konuşup, size tekrar döneceğim.”

Müzakere Edilemez

Karşıdan gelen talebi doğrudan geri çevirme ve müzakere konusu bile edilemeyeceğini vurgulama.

- Şu tablonun fiyatı kaça acaba

- O bana eşimin hediyesi, süs amacıyla astım, satılık değildir, efendim.

Bunaltmak

Karşı tarafa çok fazla iş veya bilgi yüklemesi yaparak, bunaltmak ve karşı tarafı geri çekilmeye zorlamak.

“X ürünüyle ilgili müşterilerimizin bilgilerini istemiştiniz.Ben de size tüm müşteri portföyümüzün bilgilerini yolladım. İçinden merak ettiklerinizi bulup, çıkarırsınız.”

Fazlandırma

İlgili konuyu zamana bölerek, idare etmeyi önerme

“Önce projenin basit tarafını 1 ay içinde halledelim. Sonraki aşamaları da alacağımız sonuçlara göre yine zamana bölerek, gerçekleştiririz.

Projelerin başarısının arkasındaki en önemli sebepler:

1. Projenin üst yönetimden destek görmesi – Etkili bir sponsor
2. Takım üyelerinin ortak paydada buluşması
3. Proje takımının becerileri, kabiliyetleri
4. Proje boyunca fonlamanın planlar çerçevesinde gerçekleşmesi
5. Etkin planlama ve kontrol teknikleri
6. Takım çalışmasına önem verme
7. Proje hedeflerinin açıkça ortaya konması
8. Proje yönetimi süreçlerinin etkin kullanılması
9. İyi iletişim

Başarısızlık ise yukarıdakilerin zıttı davranışları göstermekle mümkün fakat proje bütçelerinin zaman içinde kesintiye uğraması herhalde en çok akrşılaşılan durumdur . Bu yüzden sürenin veya kapsamın revize edilmesi gerekmektedir. Ya süre uzaması gündeme gelmelidir, ya da daha dar kapsamlı bir sonuç ortaya çıkacağı anlaşılmalıdır. Gerekli revizyonlar yapılmaz ise bu durumda riskler artacak ve müşteriye kalitesiz bir ürün sunulmuş olacaktır.

MS Project ile bir proje hazırladınız. Tanımladığınız görevler ve atadığınız kaynaklar MS Project’in Standart takvimine bağlı olarak zaman programına yerleşti. Fakat aktivitelerden bir kaç tanesi aslında Standart takviminizin dışında yapılması gerekiyor. (Örneğin saat 18:00′dan sonra sabaha kadar)

Böyle bir durumda o aktivitenin Standart yerine Gece Vardiyası takvimine bağlanmasını isteyebilirsiniz.

Bu durumda ilgili aktiviteye iki kere tıklamanız ve açılan Task Information penceresinde Advanced sekmesine geçmeniz gerekmektedir. Calender seçeneğinden takvim değişikliği yaparsanız, o aktivite artık diğer takvimlerin zaman aralığına göre Gantt Diyagramı üzerinde gözükmeye başlayacaktır.

İçinde bulunduğumuz dönemde Proje Yönetimi artık oldukça önemli hale geldi. Gelecek çok daha proje bazlı çalışmayı zorunlu kılacak. Aslında daha “proje bazlı” kelimesinden kastım “daha planlı”.

Yani okuldan mezun olduktan sonra hangi sektörde çalışacağınız hiç önemli değil, her durumda projelere öncelikle dahil olmanız, sonra da projeleri yönetmeniz istenecek. (10 senedir, bu süreci yaşayarak gören birisiyim). O günlere gelmeden ve zaman geçirmeden Proje Yönetimi’ne şimdiden önem vermenizi kesinlikle tavsiye ederim.

Okullarda bütün öğretmenler gelir, kendi dersinin ne kadar iş hayatında gerekli olduğundan bahsederler; Benim söylediklerimi lütfen o klişe sözlerle karıştırmayın.

“Proje Yönetimi dersimiz yok ki nasıl öğreneceğiz bu konuyu” diye merak ettiğinizi tahmin ediyorum. Benim sizlere araştıtmanızı tavsiye edeceğim başlıklar şunlardır.

* PMI’yı tanıyın. Kütüphanenizde PMNetwork Dergisi geliyorsa takip edin.

* PMBOK denen kitabı mezun olmadan önce mutlaka incelemiş/okumuş olun.

* PY Bilgi Alanlarının neler olduğunu öğrenmiş olun. İçeriğini bilin.

* Proje Yönetimi üzerine geliştirilen metodların neler olduğunu öğrenin. (PRINCE2, Agile, Ten Steps…)

* Proje Yönetimi yazılımları hakkında bilgi edinin. Hangi yazılımın hangi sektörde kullanıldığı konusunda bilgi edinin.

* Stajlarınızda özellikle proje yönetimine önem veren kuruluşları tercih edin.

* Bitirme ödevinizi bir proje yönetimi yazılımı kullanarak, bir projenin planlanması üzerine alın.

Yukarıdaki konularda okul yıllarından araştırmalarınız ve çalışmalarınız olduğunu CV’nize eklediğinizde kesinlikle fark yaratmış olacaksınız. Gençliğin (Deneyimsizliğin) dezavantajını Proje Yönetimi konularına önem vererek, ortadan kaldırmanız çok daha çabuk olacaktır.

Son zamanlarda üniversiteli kardeşlerimden gelen tavsiye talepleri çerçevesinde bu yazıyı yazma ihtiyacı duydum. Eminim,  derslerden arta kalan zamanlarda sosyal faaliyetlerde bulunmanız da ileride sizler için çok faydalı olacaktır (Bu arada sosyal faaliyetden lütfen sadece “KING oynamak” anlaşılmasın ) fakat kendinizi iş hayatına hazırlamak için bir şeyler yapmak istiyorsanız, Proje Yönetimi konusu kesinlikle ileride iş bulma, iş hayatında takdir görme ve daha başarılı projelere imza atmanız için güzel bir fırsattır.

“TOPLANTI, TOPLANTI, YİNE TOPLANTI… TOPLANTILARDAN ZAMAN BULUP DA İŞ YAPMAYA VAKİT YOK”Kimbilir işyerinizde kaç kez bu tip yakınmalar duymuşsunuzdur. Belki de bizzat kendiniz
toplantıların yoğunluğundan yakınıyorsunuzdur. Kötü yönetilen, kötü planlanan, iyi
hazırlanılmamış toplantılar, insan kaynağının önemli bir zaman dilimini yok etmektedir.

 Bu konuda bir kaç ipucu toplantıların daha verimli geçmesini sağlayabilir;

Toplantı Duyurusu : Toplantıların başarılı sona erebilmesi için katılımcılara önceden
toplantıların gündemi ile ilgili bilgi verilmesi oldukça önemlidir. Katılımcıların hazırlanması
gereken konularda açıkca toplantı duyurusunda belirtilmelidir. Katılımcıların hazırlanması
için gerekli zaman dilimi mutlaka gözönüne alınmalıdır.

Katılımcılara, toplantının yapılacağı yer, tarih ve saat bilgileri de eksiksiz olarak
iletilmelidir.

Toplantı Zamanları : Katılımcıların motivasyonunu etkileyecek önemli faktörlerden bir
tanesi de toplantı zamanlarıdır. Mesai çıkışına yakın veya bir tatil arifesinde planlanan
toplantıların verimsiz geçme ihtimali yüksektir.

Toplantı Ortamının Hazır Olması : Toplantıdan önce, toplantı esnasında lazım olacak
arac-gerecin kontrolü ve tedariği de önemlidir. Hazırlığı yapılmamış bir toplantı salonu,
toplantının bölünmesine veya geç başlamasına sebep olabilir.

Zamanında Başlama : Toplantılara mutlaka zamanında başlayın. Geç kalanlara bir
açıklama yaparak, toplantının bölünmesine izin vermeyin. Bu konudaki ciddiyet,
katılımcıların da toplantıya tam zamanında gelme konusunda hassasiyet göstermelerine
sebep olur.

Toplantı Liderini Belirleyin : Bir toplantı bir kişinin liderliğinde yürütülmeli ve bunu da
bütün katılımcılar önceden bilmelidirler. Genelde önerilen; toplantıyı talep eden kişinin
toplantı liderliğini üstlenmesidir. Toplantı Liderinin amacı, konuşmaların gündem maddesi
üzerinde yoğunlaştımaya çalışmaktır.

Toplantı Amaçlarına Yönelik Tartışmalar : 650 yönetici üzerinde yapılan bir
araştırmada, toplantı esnasında karşılasılan en büyük problemin “konudan sapma” olduğu
belirlenmiştir. Toplantı liderinin ve katılımcıların toplantı gündemine sadık kalması ve
problemin özüne yönelik tartışmaların yapılması önemlidir. Pek cok yönetici, toplantılarda
genelde problemlerin etrafında döndüklerini, hiç bir zaman öze inemediklerinden yakınır.

Toplantının Bölünmemesi : Toplantı esnasında yapılan çay, kahve, kurupasta
ikramlarını kaldırın. Katılımcıların dikkatini dağıtan bu uygulamalar, 1 saatten fazla
sürecek toplantılarda periyodik aralar verilerek, toplantı salonunun dışında
gerçeklestirilmelidir. (Böylece önemli evraklar da çay, kahve dökülmelerine karşı
korunmuş olur.)

Katılımcıların Ortak Hedeflerde Buluşması : Toplantının başarısı, katılımcılar arasında
fikirlerin ve bilgilerin açıkca dolaşmasına bağlıdır. Katılımcılar, kişisel çatışmalarından
veya ast-üst bürokrasisisnden kaçınmalı, problemlere odaklanmalıdırlar. Bu ortamda
toplantı liderinin etkinliği önemlidir.

Toplantının Ulaştığı Başarının Özetlenmesi : Toplantının hedeflerine ulaşıldığında, kilit
noktalar ve önemli görev/sorumluluk/yetki atamaları tamamlandığında, bütün bu verilerin
özetlenmesi ve bir toplantı raporunun hazırlanması gerekebilir. Bu aynı zamanda
toplantının başarısını simgeler.

Toplantının Sonlandırılması : Toplantı lideri olarak, katılımcıların da güvenini kazanmak
adına toplantıyı önceden duyurulan saatte bitirmeye özen gösterin. Unutmayin ki,
katılımcılarda iş programlarının, bu toplantının bitim saatine göre ayarlamış olabilirler.
Eğer tartışma konuları henüz bitmemiş ise toplantıya o sırada devam etmek yerine ortak
olarak belirlenecek başka bir tarih ve saatte buluşmak daha faydalı olacaktır.

Toplantı liderinin sorumluluğu buna benzer toplantı yönetmeliklerine uyulmasını
sağlamaktadır. Bu yönetmelikler toplantı salonlarına asılarak, katılımcıların uyması
gereken basit kurallar hatırlatılmış olacaktır. Toplantıların verimliliğinin, kurumun temel
hedeflerine ulaşmadaki başarısını direk etkileyeceği unutmamak gerekir.

Proje Yöneticileri, planlama esnasında genellikle iki önemli hatayı yapmaktan kurtulamazlar. Birincisi; Projede görev alacak diğer departmanlarının bireylerinin zaman planlarına dikkat etmeden kendi projelerine dahil etmeleridir. Projeye dahil edilecek kaynakların iş yükleri, tecrübeleri, eğitim düzeyleri gibi faktörler göz önüne alınmadan yapılan proje planlarının geçerliliği tartışmaya açıktır. Özellikle kaynakların aktivitelere atanması ve sürelerin tahminlenmesinde, proje yöneticileri ilgili kaynaklardan bilgi almadan plan hazırlamakta ve bu durum, planların sapmasına sebep vermektedir.

Projenin başında projeye destek vermesi gereken kaynakların, proje sürecinde yeterli desteği ver(e)memesi, proje yöneticilerini zor durumda bırakacağından, pek çok proje yöneticisi diğer kaynakların yapacağı işleri kendi kendilerine öğrenirler ve uygulamaya geçerler. En azından üst yönetime birşeyler raporlayabilme kaygısıyla projeyi yürütmeye çalışırlar.

Yukarıdaki uygulamaların saysısının artması proje yöneticisi diye adlandırılan kişilerin joker eleman olmasına sebep verecek ve zamanla proje yönetiminin bir takım ruhu gerektirdiği gerçeğinden uzaklaşılacak, bireysel yapılan her iş proje olarak adlandırılmaya başlanacaktır.

Planlamada yaşanan bir diğer sorun ise “Planlamama” olarak adlandırılabilir. Geçmişte yapılan planlara sadık kalınmaması, planlarda sapmaların yaşanması, proje yöneticilerinde plan yapmaya karşı bir isteksizlik uyandırır.Nasıl olsa planlar bir işe yaramamaktadır, bu durumda bir de plan yapmak için zaman harcamamak gerekir.

Halbuki; planlamadaki amaç; Geçmişte yaşanan sapmalardan, risklerden, problemlerden ders alarak her defasında daha iyi planlar yaratabilmektir.

Unutulmamalıdır ki; “Planlama Planlanmalıdır.”

Planlama ile aşağıdaki sorulara cevap aranmalıdır:

• Yapılması gereken işler nelerdir? Bu soru hedefler ve işin kapsamına yönelik cevaplar oluşturmayı sağlar.
• Nasıl yapılacak? Bu soru ile projenin uygulanmasına yönelik stratejiler belirlenecektir.
• Kimler yapacak? Rollerin ve sorumlulukların belirlenmesi gerekir.
• Ne kadar sürede yapılacak? Zaman programını oluşturmayı sağlar.
• Ne kadara mal olacak? Bütçe oluşturmayı sağlar.

Ürün/Hizmet ne kadar iyi olmalı? Kalite standartlarını da belirleyebilmek için bu soruya cevap aranmalıdır