Proje Yonetimi – MS Project – PMP – PMBOK

Bugünkü yazımda PMI’ın en fazla önem verdiği konuya odaklanmak istiyorum. Bütün PMBOK versiyonlarında WBS’in her zaman ayrı bir yeri vardı ve hatta PMP sınavına hazırlananlara “eğer şıklarda WBS’i görüyorsanız o şıkkı işaretleyin, ” denirdi.

Bu kadar önem verilen WBS (Work Breakdown Structure – İş Ayrışım Yapısı) PMBOK’ta Kapsam Yönetimi Bilgi Alanında ve Planlama sürecinde yer almaktadır.  Tanım olarak da; Projeyi daha kolay yönetmek amacıyla projeyi teslimat odaklı düşünerek, bölümlendirme (ayrıştırma) işlemi olarak bilinir.

•         Projenin bütün kapsamı oluşturulur ve özetlenir.

•         İş ayrışım yapısı oluşturma sürecinde projenin teslimatları (deliverables) oluşturulur.

•         WBS’te olmayan iş, proje kapsamı dışında sayılır.

•         Projenin kapsamının netleşmesini sağlar.

WBS;

•         Tarihler içeren bir “Proje takvimi” veya “Proje planı” değildir.

•         İşler arasındaki bağımlılıkları (dependency) asla göstermez.

 Neye İhtiyacımız Var? (Girdiler)

Proje Tanımlama Dökümanı ve Gereksinim Dökümanı projenin ana aşamalarının belirlenmesi için elde tutulmalıdır. Böylece ayrıştırma işleminde hem projenin yönetimsel politikası hem de ortaya çıkacak ürünün yapısına bağlı olarak o projede ne detayda bir ayrışım gerçekleştirileceğine karar verilir.

Nasıl Yapılır? (Teknikler)

Tek yöntem ayrıştırma çalışmasıdır. Ayrıştırma çalışması ise yukarıdan aşağıya düşünülerek, proje öncelikle hangi aşamalardan geçeceğine karar verirlir. Daha sonra her bir aşama daha küçük iş paketlerine bölümlendirilir. PMI’a göre iş paketleri bir aktivite yerine geçmez, İş Paketleri, aktivite gruplarıdır. Aktivitelerin tanımlanması ise ileriki yazılarımda yer vereceğim bir konu olacaktır.

Önemli olan nokta; ayrıştırmada iş paketlerinin belirli, elle tututlur, gözle görülür ara çıktılara ulaşmasıdır. Böylece projenin ara hedeflerini konulmuş olur ve aşamaların başarıyla tamamlanıp, tamamlanmadığı kolayca ve objektif olarak değerlendirme imkanı doğar.

Ne Çıkar? (Çıktılar)

Proje aşamalandırılmış ve her aşamanın neticesinde hangi ara ürüne (rapor, ara mamül, onay, laboratuvar sonucu vs.) ulaşılacağı net olarak belirlenmiştir. Proje tarafları hangi aşamanın hangi sonuca ulaştığında başarılı olarak değerlendirileceğini biliyorlardır.

WBS oluşturma esnasında Proje Tanımlama Dokümanı (Kapsam Tanımlama) tekrar revize edilebilir. Bu revize işlemiyle birlikte Proje Kapsamı artık netleşmiş olur (Scope Baseline) ve bundan sonraki tüm detaylı planlama çalışmaları, proje taraflarının mutabık kaldıkları bu Proje Kapsamı referans alınarak, yapılacaktır.

MS Project 2007′de Project Menusunden Project Information seçeneğini işaretleyin.

Yukarıdaki pencerede Statistics butonuna tıklayın, karşınıza aşağıdaki gibi bir pencerede çıkacaktır.

Bu sayfada;

Current Start ve Finish: Projenizin mevcut sapmalardan etkilenerek, yeni bitiş tarihini göstermektedir.

Baseline Start ve Finish: Nihai(Temel) Planı onaylattığınız andaki (yani planlanan) proje başlangıç ve bitiş tarihidir.

Actual Start ve Finish: Projenin fiilen başladığı tarihi göstermektedir. Projenin tüm falliyetleri bitmeden Actual Finish alanında NA ifadesi görülür.

 Start Variance: Current Start ile Baseline Start arasındaki fark – Projeye plana göre ne kadar geç başladığınızı gösterir.

Finish  Variance: Current Finish ile Baseline Finish arasındaki fark – Projeye plana göre ne kadar geç bitireceğinizi gösterir.

Süre, Maliyet ve Efor gibi bilgiler de benzer şekilde yorumlanabilir.

Sol alt köşede %Comp. projenin % kaçını tamaladığınızı ve hemen yanında da %W.Comp. planlanan eforun % kaçının harcandığını gösterir.