Proje Yonetimi – MS Project – PMP – PMBOK

Uzun bir aradan sonra Bulmaca köşesine yeni bir ekleme daha yapıyorum. Fakat bu sefer bulmaca sorularımızı tamamen Türkçe PMBOK referans alarak hazırladım.

Türkçe PMP Sınavı’nın başlamasıyla, sınava olan ilgide de önemli artışlar oldu. Ben de sınava hazırlanmak isteyenlere zevkli dakikalar geçirebilmeleri açısından bulmaca köşesine yeni eklemeler yapmak gerektiğini düşündüm.

Bu ay sadece sorularımız var,  cevapları Mart ayında…

İyi eğlenceler.

Bulmaca için aşağıdaki linke tıklayın.

Entegrasyon Yönetimi

Entegrasyon Yönetimi – Cevaplar

——— 0 ———-

2010 Mayıs ayındaki İletişim Yönetimi’nin (İngilizce) cevap anahtarı: Communication Management (answe

Proje Yöneticisi’nin projeyi planlamanın yanısıra, projeyi yürütme ve takip gibi sorumlulukları da vardır.

Proje ekip üyelerinden gelen verileri, planına işleyecek, herhangi bir fark varsa, planları tekrar revize edip, bu yeni bilgiyi gerekli kişilerle paylaşacaktır.

Bu durumda Proje Yöneticisine, takım üyelerinden gelecek bilginin düzeni, sürekliliği, doğruluğu, güvenilirliği çok büyük önem kazanmaktadır.

Bir Cuma akşamı, Proje Yöneticisimize 5 farklı ekip üyesinden şu şekilde veriler gelmiş olsun:

Takım Üyesi 1 – “Ben işimin %20sini bitirdim” diyen bir e-mail göndermiştir.

Takım Üyesi 2 – Proje yöneticisine telefon açmış ve özetle “Ben, bu hafta 12 saat çalıştım” gibi bir bilgi vermiştir.

Takım Üyesi 3 – Proje yöneticisiyle öğle yemeği esnasında karşı karşıya oturmuşlar ve “Abi, herşey yolunda, merak etme” gibi bir bilgi vermiştir.

Takım Üyesi 4 – Bir form doldurmuş, hangi işte ne kadar efor harcadığını, daha ne kadar çalışması gerektiğini bildirmiştir.

Takım Üyesi 5 – Proje yöneticisini bu hafta ne aramış, ne de sormuştur. Yapması gereken işlerle ilgili hiç bir bilgi de vermemiştir.

Böyle bir ortamda ne kadar iyi plan yaparsak, yapalım, proje takibi mümkün olmadığı için ve özellikle gelen verilerin ortak bir biçimi olmamasından dolayı proje kontrol dışına çıkacak ve başarısızlığa doğru gidecektir.

(Resim ne alaka diyeceksiniz.  ”DEĞİŞİK” oldu)

MS Project ile çok fazla aktiviteli bir proje planı hazırlandığında, bunların proje boyunca takip önemli bir sorun olmaktadır. Bu yüzden MS Project’in filtreleme özelliğinin çok etkin kullanılabilmesi gerekmektedir.

Filtreler, isteğinize göre belirli özellikteki aktiviteleri veya kaynakları sadece Proje Yöneticisinin bilgisine sunan araçlardır. Örneğin, 1000′lerce aktivitesi olan bir projenin sadece tamamlanmış işlerini veya gelecek hafta yapılacak işlerini veya sadece Ali’nin çalışacağı işlerin filtrelenmesini isteyebilirsiniz.

MS Project’te bazı filtreler standart olarak hazırlanmıştır. Neleri filtreleyebileceğinizi görmek için Filtreler seçim kutusunu tıklamanız gerekmektedir.

Resimde de görüldüğü gibi pek çok filtre bu liste içinde hazır bulunmaktadır.

Bu filtrelerin hazırlandığı bir ortam vardır. Bu sayede varolan filtreleri kendi isteğinize göre kişiselleştirebilir veya kendiniz de yepyeni bir filtre oluşturabilirsiniz.

Aşağıdaki menüyü takip edin.

Açılan sayfa aşağıdaki gibi olacaktır.

Completed Tasks filtresini seçip, Edit tuşuna basarsanız, bu filtrenin nasıl yapıldığını göreceksiniz.

Yukarıdan da görüldüğü gibi bir işin % Tamamlanma miktarı 100′e eşitse o iş bitmiştir ve bu filtre ile tamamlanan işler ekranda gösterilecektir.

Pekiala, yeni bir filtre yapalım mı?

Tabi sizlerin ne tip filtrelere ihtiyacınız olduğunu bilemem ama ben en azından bir örnekle filtrelemenin mantığını daha iyi anlatmak istiyorum.

Bizim örneğimizde istediğimiz bir kaynağın, belirli günler arasında başlayacak işlerini göstersin. Yani daha net ifade ile Ali’nin Kasım 2009′da başlayacak işlerini göstersin.

Yukarıdaki filtreyi deneyin. MS Project’in size toplam 3 soru soracağını görecek ve programı artık daha interaktif kullanmaya başlayacaksınız.

PMBOK’a göre bir “Kilometretaşı Raporu”, üst yönetime özet bilgi vermek için sunulur. Böylece üst yönetime, projenin ara hedefleri de sunulmuş olur.

MS Project’te proje planı hazırlarken, projenizin ikinci satırına (1. satırda projenin adı yazıyor) “Proje Başlangıcı” diye bir aktivite yazmanızı ve bunun da süresini “0″ (sıfır) yapmanızı tavsiye ediyorum. Benzer şekilde planın en son aktivitesi de “Proje Teslimi”, “Proje Kapanışı” gibi ifadelerden birini yazarak, bunu da kilometretaşı olarak, gösterin.

Bunun yanısıra, proje içindeki ana aşamalrın da özellikle son aktivitelerini kilometretaşı olarak, göstermenizde fayda var. Böylece, projenin hangi aşaması hangi tarihte bitecek, bir diğer ifadeyle, projenin ara hedeflerine hangi tarihlerde ulaşılabilecek, bilgisini görmek koalylaşacaktır.

Projenin gerçekleşme verilerini toplarken de eğer aktivite sürelerinde herhangi bir sapma var ise, gelen değişikliklerin hangi ara hedefleri, ne kadar etkilediğini de kolaylıkla görebilirsiniz.

Bunun için MS Project’in filtreler bölümünde “Milestone” veya raporlar bölümündeki “Milestone Report” araçlarını kullanmanızı işinizi kolaylaştıracaktır.

Herhangi bir projenizi ele alarak bu sorulara cevap veriniz. Her verdiğiniz “Hayır” cevabı teknik açıdan daha fazla problemle karşılaşacğınız anlamına gelecektir.

• Proje paydaş analizi yapıldı mı?
• Paydaş analizine göre proje İhtiyaçlarının Toplanması gerçekleştirildi mi?
• Ürün kapsamı ile Proje kapsamı örütüşüyor mu?
• Proje Yönetimi metodu belirlendi mi?
• Proje paydaşları, Proje Yönetimi Metodunu biliyor mu?
• Proje teslimatlarının gözden geçirilmesi ve değerlendirilmesinin nasıl yapılacağı belli mi?
• Teslimatları değerlendirecek ve onaylayacak kişiler açıkça tanımlandı mı?
• Projenin ardından ürüne destek verecek ekip tanımlandı mı?
• Proje ile ilgili çıkan problemleri ve çözüm yöntemlerini kayıt altına alacak araçlar kullanılıyor mu?

Bir Proje Ofisini kurmak diğer organizasyon yapılarını kurmakla benzer süreçlere sahiptir fakat kurum içinde diğer birimlerin oluşturulmasına göre daha fazla tepki çeker.

Proje Ofisi’nden öncelikle beklentileri kısa, orta ve uzun vadede tanımlamak gerekir. Proje Ofisi’nin kurulmasının hemen ardından kurum içindeki tüm projelerin merkezi bir yerden yönetileceğine inanmak ve böyle bir beklenti içine girmek, üst yönetimi hayal kırıklığına uğratır. Bu yüzden kısa, orta ve uzun vadede, Proje Ofisi’nin üstleneceği rol, sorumluluk alanları ve yetki düzeyi, çalışma şartları ve alanları belirlenmeli ve bu süreç baştan sona bir proje olarak ele alınmalıdır.

Proje Ofisi Tipleri yazımdaki ifadelerden yararlanarak, Proje Ofisinden beklentilerinizi belirleyiniz.

Proje Ofisi’nin kurulması ve diğer birimler tarafından kabul görmesi için öncelikle Proje Ofisi’nin kendisini kanıtlaması gerekmektedir. Eğer diğer birimleri Proje Ofisi’nin kendileri için faydalı olacağını görürlerse daha fazla destek verecekler ve zamanla da Proje Ofisi’nin yetkilerinin artırılmasını kabulleneceklerdir.

Bu çerçevede Proje Ofisi, kurum içindeki farklı Proje Yöneticilerine özellikle ilk aşamalarda aşağıdaki konularda destek olmalıdır.

• Arşiv tutma ve arşiv bilgilerini Proje Yöneticileri ile paylaşma.
• Kurumun farklı birimlerden yapılan projeleriyle ilgili haber kaynağı olma ve ilerlemeleri, elde edilen kazanımları, kurum geneline tanıtma.
• Proje Yönetimi üzerine eğitim almak isteyen kişilere destek olma.
• Proje yarışmaları düzenleyerek, konuya ilgi uyandırma.
• Benzer sektörlerdeki uygulamalar hakkında Proje Yöneticileri’ni bilgilendirme
• Proje Yönetimi metodunu oluşturma ve bunu tüm proje paydaşlarına aktarma
• Proje Yönetimi yazılımları hakkında kuurm genelinde bilgi merkezi olma ve insanların yazılımları pratik kullanabilmesi için destek olma

Bu ifadelerden da anlaşılacağı gibi Proje Ofisi kısa ve orta vadede Proje Yönetimini kurum içinde sevdirmek zorundadır. Eğer daha başlangıçta diğer departmanlara “bütün projeler bu Ofis tarafından yönetilir” şeklinde zorlayıcı bir dayatma gelirse, olumsuz yönde tepki doğar ve mevcut ilerleyen projeler bile durma noktasına gelir.

Orta ve uzun vadede Proje Ofisi’ne olan güven artacaktır, bu sayede de, projelerin performansı, ortak kaynakların Ofis tarafından paylaştırılması, projelerin önceliklendirilmesi, master planın takibi gibi ekstra yetkiler de  Proje Ofisi’ne kolaylıkla verilebilecektir.

(Resim “ne alaka!” diyebilirsiniz. Çok hoşuma gitti. “Bir kurdeleyi aynı anda en fazla kaç kişi kesebilir ki” diye geçende aklıma gelmişti. Haberlerde görüyordum, eskiden bu kurdeleleri hep bir kişi keserdi, şimdi o kurdelenin arkasında bir sürü adam dikiliyor

Nasrettin Hoca’ya bir komşusu Farsça mektup getirmiş. “Hoca Efendi, senin okuman yazman vardır, şunu bir okuyuver”  demiş. Hoca, mektuba bir düzden bakmış, bir tersten fakat okumak ne mümkün. Utana, sıkıla mektubu “okuyamayacağım” deyip, komşusuna geri uzatmış. Komşusu da “eh Hoca Efendi, başındaki kavuğundan utan” deyince, Hocamız da kavuğu çıkarıp, adama uzatmış ”keramet kavuktaysa al sen başına tak da oku bakalım” demiş.

1990′larda yoğunlaşan ERP yazılımları kurumlara çoğu zaman sihirli bir değnek olarak tanıtıldı. Daha süreçlerini bile çıkaramamış hatta yasal mevzuatların bile tam oturmadığı bazı sektörlerde yapılan ERP Projeleri verimsiz bir araç olarak rafa kaldırıldı.

Peki, bu yaşanan derslerden neler öğrenildi. Çevremdeki gelişmeleri Proje Yönetimi açısından gün gün takip ediyorum. Proje Yönetimi bilincinin oturmadığı pek çok şirket, rakip firmada kullanılmaya başlandı diye bazı PY Yazılımlarına çok yüksek bedellerle satın alıyorlar. Aynı ERP Programı satın alımındaki benzer davranışlar sergileniyor. Yine büyük beklentiler, umutlar sözkonusu… Sanki o Proje Yönetimi yazılımı gelecek ve bundan sonra bütün projeler zamanında ve bütçesinde bitecek, herşey kontrol altına girecek.

Proje Yönetimi felsefesi gelişmemiş ve şirket kültürü bu disiplini kabul etmiyor ise dünyanın en iyi yazılımı bile çare olmayacaktır. Önce kültürel gelişim için çaba harcayın sonra yazılım için para harcayın. Yani keramet Hoca’nın kavuğunda olmadığı gibi yazılımda da değildir.

Projelerde genellikle proje kapanışında hazırlanan bu rapor için aslında PMI, her aşamanın kapanmasında hazırlanmasını önerir. Özellikle uzun projelerde, projenin sonunu beklemek, öğrenilmiş olan derslerin unutulması anlamına gelecektir.

Aşama sonlarına ulaşıldığı iyi giden olayları da, kötü giden olayları da bu rapora ekleyebilirsiniz. Genel olarak içerik aşağıdaki başlıkları içerebilir.

·        Açıklamalarıyla birlikte planlardan sapmaya sebep olan olaylar.

·        Teknik olarak kullanılan yöntem ve araçların sunduğu faydalar, zorluklar, eksiklikler

·        İlerideki aşamalarda değiştirilmesini önereceğiniz, süreçler, iş akışlar, sure ve maliyet tahminleri, riskler.

·        Tamamlanan aşamanın başka bir projede tekrar karşımıza çıkması durumunda neyi farklı yapardık sorusuna cevap.

·        Proje taraflarıyla ilgili alınan dersler. Tarafların geçmiş aşamadaki tutum ve davranışlarının sonraki aşamalara nasıl yansıyabileceğine dair tahminler ve sonraki aşama sorumlularına uyarılar.

Bilgi Kaynakları:

• Süreçleri gözlemleme
• Günlük alınan kayıtlar
•  Düzenli yapılan toplantı notları

Son söz:

Projelerden toplanan öğrenilen dersler, Proje Ofisi birimi tarafından kalite kriteri olarak dönüştürülür. Böylece yeni projeler, proje yöneticilerine atanırken her aşamanın, hatta aktivitenin dikkat edilmesi gereken, geçmişte yapılmış hataları da proje yöneticisine sunulmuş olur. Böylece, farklı takım üyelerinin aynı hataya bir daha düşmesi engellenir.

Yeni Sorun

Müzakere sürecinin ortasında içinde bulunulan durumu düşünmek ve durumu değerlendirmek amacıyla kullanılabilir. Müzakere tansiyonunu düşürmek de amaçlanabilir.

“Pardon, müdürüm arıyor, kendisiyle konuyu kısaca görüşüp, hemen geliyorum”

Oyuncu Takviyesi

Bir müzakerede işin daha uzmanı olan kişiyi ortama dahil ederek, müzakerenin devamını sağlamak.

“Yazılımın teknik yanıyla ilgili Bilgi İşlem birimimizden bir arkadaşımız da az sonra aramızda olacak”

Kemirmek

Karşı taraf için basit olduğunu bildiğimiz bir isteği de bütün isteklerin arasına sıkıştırmak.

“Kapsam ve süre konusunda hem fikiriz, siz de bize %1 simgesel bir indirim daha yapın da karşılıklı projeyi onaylayalım.”

Yetkim Yok

Müzakerecinin bir takım yetkileri olmadığı ifade ederek, karar anını ertelemesi

“Projeyle ilgili bu isteğini kabul etmem mümkün değil.Patronumuzla konuşup, size tekrar döneceğim.”

Müzakere Edilemez

Karşıdan gelen talebi doğrudan geri çevirme ve müzakere konusu bile edilemeyeceğini vurgulama.

- Şu tablonun fiyatı kaça acaba

- O bana eşimin hediyesi, süs amacıyla astım, satılık değildir, efendim.

Bunaltmak

Karşı tarafa çok fazla iş veya bilgi yüklemesi yaparak, bunaltmak ve karşı tarafı geri çekilmeye zorlamak.

“X ürünüyle ilgili müşterilerimizin bilgilerini istemiştiniz.Ben de size tüm müşteri portföyümüzün bilgilerini yolladım. İçinden merak ettiklerinizi bulup, çıkarırsınız.”

Fazlandırma

İlgili konuyu zamana bölerek, idare etmeyi önerme

“Önce projenin basit tarafını 1 ay içinde halledelim. Sonraki aşamaları da alacağımız sonuçlara göre yine zamana bölerek, gerçekleştiririz.

Projelerin başarısının arkasındaki en önemli sebepler:

1. Projenin üst yönetimden destek görmesi – Etkili bir sponsor
2. Takım üyelerinin ortak paydada buluşması
3. Proje takımının becerileri, kabiliyetleri
4. Proje boyunca fonlamanın planlar çerçevesinde gerçekleşmesi
5. Etkin planlama ve kontrol teknikleri
6. Takım çalışmasına önem verme
7. Proje hedeflerinin açıkça ortaya konması
8. Proje yönetimi süreçlerinin etkin kullanılması
9. İyi iletişim

Başarısızlık ise yukarıdakilerin zıttı davranışları göstermekle mümkün fakat proje bütçelerinin zaman içinde kesintiye uğraması herhalde en çok akrşılaşılan durumdur . Bu yüzden sürenin veya kapsamın revize edilmesi gerekmektedir. Ya süre uzaması gündeme gelmelidir, ya da daha dar kapsamlı bir sonuç ortaya çıkacağı anlaşılmalıdır. Gerekli revizyonlar yapılmaz ise bu durumda riskler artacak ve müşteriye kalitesiz bir ürün sunulmuş olacaktır.