İşte bu yazımda, müşteri durumunda olan paydaşların da proje yönetimi sürecindeki görevlerini ve tutumlarını ele almak istedim.

Projenin en başı (başlangıç süreci); Müşteri, proje yöneticisinden bir şey ister fakat ne istediğini aslında kendisi de tam bilmez, veya anlatamaz. İşte bu süreç en sancılı olan ve projelerde de belirsizliklerin sayısının en fazla olduğu döneme karşılık gelir. Bu süreçte proje yöneticisinin ihtiyaçları ortaya çıkarabilmesi için hem çok soru sorması, hem de geçmişteki (kurumsal/bireysel) deneyimlerden yararlanması gerekir. İhtiyaçların netleşmesi, detaylı planın güvenilir olmasını sağlayacaktır.

Müşteri açısından baktığımızda da;

• Gereksinimler hakkında detay bilgi vermeme. Eğer, müşteri gereksinimlerini başlangıçta plana tam yansıt(a)madıysa, en tehlikeli sonuca hazır olun: KAPSAM KAYMASI
• Gözden geçirme çalışmalarına müşteriden son sözü söyleyeceklerin olabildiğince proje yürütme sürecinde katılımlarını sağlamak. Yetkisi yeteri düzeyde olmayan müşteri temsilcileri proje ekibiyle uzun süre çalışırlar, belirli noktaya projeyi getirirler. Tam o sırada yukarıdan daha yetkili birisi o saate kadar konuşulanların tam zıttı bir istekte bulunur.  Herşeyi sil baştan düşünmek gerekir.
• Genellikle işi en iyi bilen işi yapan kişinin kendisidir. Bu yüzden, ortaya çıkacak ürünü kullanacak olanın da fikirlerini almak gerekir. İşi yapan kişiler, genellikle yetki açısından düşük seviyede olduklarından çoğu zaman proje yöneticisi veya müşteriyi temsil eden yönetici bu detayı görmez ve son kullanıcı düşünmeden bir ürün ortaya çıkarırlar. Sonuçta ne yazık ki ortaya çıkan ürün ihtiyaçlara karşılık vermemektedir.
• Müşteriyi de proje planlamaya, takip süreçlerine dahil etmek çok önemlidir. Bir proje ekibinin planı tek başına yapması yerine müşterinin desteğini alarak, yapması, projenin daha fazla sahiplenilmesini sağlar, katılımı artırır.
• Projenin başarısı sadece projeyi yürüten ekibin başarısı olarak değil, müşterinin de başarısı olarak lanse edilmelidir. Yine ortaya çıkan ürünün müşteri tarafından sahiplenilmesi ve hatta etkin olarak kullanlımasını sağlar.

——————-o————————

Cumhuriyet Bayramınız Kutlu Olsun.

Related posts:

1. Projenin Yürütülmesinin Yönlendirilmesi ve Yönetilmesi Bu zamana kadar, Blog sayfamda, PMBOK 2008’in Proje Başlatma ve...

● Sürekli projeye yeni eklemelerin gelmesi ve bunun sonunun kestirilememesi

● Tanımlanamayan görev atamaları, tanımlanamayan hedefler ve teslimatlar

● Projede kapsam kayması veya yönetilemeyen ve çok sık değişen kapsam

● Bütçe aşımları

● Beklenen teslimatlar için hedeflenen zamanın sürekli kayması

● Kapsamdaki sapma miktarının raporlanamaması

● Paydaşlar arasında rol ve sorumlulukların tam olarak anlaşılamaması ve işlerin havada kalması

● Proje ekibinde motivasyon düşüşü

● Paydaşlar arasında çatışmanın artması

No related posts.

Kapsam Yönetim

Proje kapsamının nasıl tanımlanacağını, geliştirileceğini, doğrulanacağını ve iş kırılım yapısının nasıl oluşturulacağını ve tanımlanacağını açıklayan ve proje kapsamının proje yönetim ekibi tarafından nasıl yönetileceği ve kontrol edileceği konularında yol gösteren bir belgedir. Proje yönetimi planının bir parçası ya da alt planıdır.

Örnek İfadeler:

• İş kırılım yapısı Proje Yöneticisi ve çekirdek ekip tarafından oluşturulur.
• İş kırılım yapısı Müşteri Temsilcisine ve Proje Sponsoruna onayı alınarak, geçerlilik kazanır.
• Kapsam değişiklik önerileri, yazılı olarak, Proje Yöneticisine sunulmalıdır.
• Kapsam değişiklikleri için Değişikik Onay Komitesi üyelerinin ortak mutabakatı gerekmektedir.
• ….

Zaman Çizelgesi Yönetimi Planı

Proje zaman çizelgesini geliştirmek ve kontrol etmek için kriterleri ve aktiviteleri belirleyen belge. Proje yönetimi planının bir parçası ya da alt planıdır.

• Projenin zaman planı MS Project üzerinden takip edilecektir.
• Zaman Planı her hafta sonu gelen veriler ışığında güncellenir.
• Zaman planındaki sapmalar sebepleriyle Proje Sponsoruna raporlanır.
• …

Maliyet Yönetimi Planı

Proje maliyederini planlamak, yapılandırmak ve kontrol ermek için gerekli biçimi ortaya koyan ve aktiviteleri ve krirerleri belirleyen belgedir. Maliyet yönetimi planı, proje yönetimi planının bir parçası ya da alt planıdır.

• Projenin parasal ihtiyacı aylık dönemler şeklinde Proje Yöneticisi tarafından çıkartılır.
• Proje maliyet tahminleri 3’er aylık dilimler şeklinde detaylandırılır ve 3’er aylık dilimlerde güncellenir.
• 5.000 TL altındaki ödemeler, faturaya istinaden Proje Yöneticisi tarafından gerçekleştirilebilir. Daha yüksek meblağlı ödemelerde Proje Sponsorunun onayı alınmalıdır.
• Bütçe ile gerçekleşen arasındaki farklar Proje Yöneticisi ve Proje Sponsoru arasında aylık yapıalcak toplantılarla ele alınır ve sapma sebepleri raporlanır.
• …

No related posts.