Proje Yonetimi – MS Project – PMP – PMBOK

Proje Ekibinin Oluşturulması, insan kaynağnın kullanılabilirliğinin doğrulanması ve proje görevlerini yerine getirecek ekibin kurulması sürecidir.

Bu süreç, PMI’ın Yürütme süreci grubu içinde yer almaktadır.

Proje yöneticisi istediği kaynakların seçimini doğrudan kontrol edemeyebilir. Proje ekibini oluştururken:

• Proje yöneticisi gerekli insan kaynakları için görüşmeler yürütür.
• Proje için gerekli insan kaynaklarının elde edilememesi, zamanı, bütçeyi, müşteri memnuniyetini, kaliteyi ve riskleri etkileyebilir. Başarı olasılığını azaltabileceği gibi sonuçta projenin iptal olmasına da yol açabilir.
• Kısıtlardan, ya da kişilerin daha önceden başka projelere atanmış olmalarından dolayı kullanılabilir insan kaynakları mevcut değilse, proje yöneticisi, yasal, düzenlemelerle bağlantılı,  zorunlu ya da başka tür özel kriterlerin ihlal edilmemesi şartıyla, (örneğin: kanunen 3 ayda 90 saatten fazla mesai yapılamaz) alternatif kaynaklar, bazı durumlarda da daha düşük yetkinlik düzeyindeki kaynaklar atamak zorunda kalabilirler.

Neye İhtiyacımız var?

İnsan Kaynakları Planı

Nasıl Yapılır?

Önceden Atama: Ekip üyelerinin projeye önceden atanması halidir.

Personel Görüşmeleri: Proje yöneticisi ile ekip üyeleri arasında yapılan müzakerelerdir.

Personel Alımı: Mevcut kaynakların ihtiyaca cevap vermemesi halinde dışarıdan kaynak tedarik etme çalışmasıdır.

Sanal Ekipler: Ekip üyelerinin coğrafi olarak farklı yerlerde olması halinde teknolojiden yararlanarak, ekip oluşturma yöntemidir.

Ortaya Ne Çıkar?

Proje personeli atamaları: Projede yer alan aktivitelere insan kaynağı atanmış olur.

Kaynak Takvimleri: Projede faaliyetlere atanan kaynakların takvim bilgileri güncellenir, böylece daha sonraki proje yöneticileri varolan kaynakların güncel takvim bilgilerine ulaşmaları sağlanır.

Sevgili Proje Koçu,

Bundan 3 ay önce üst yönetim tarafından şirketim için önemli bir projeye, proje yöneticisi olarak atandım. Gerekli hazırlıkları yaptıktan sonra atandığım projenin 1 sene süreceği ve 10 kişi ile çalışmam gerektiğini hesapladım ve üst yönetime bu konuda bilgi verdim.

Üst yönetimimden tam destek aldım. 10 kişilik bir ekip oluşturuldu ve projemiz için 1 sene süre kabul edildi. Ekip üyeleri başta çok heyecanlı ve istekliydi. Yönetimin de tam desteğini almış görünüyorduk.

Bir ay sonra ekip üyelerimden bir tanesini yeni başlayan bir başka projeye atandığını söyleyen bir e-mail aldım. Artık 9 kişi kalmıştık. Çok fazla problem etmedim, eksilen 1 kişinin işlerini üstlenebilirdik.

Aradan bir ay daha geçti, geçmedi bir takım arkadaşım işten ayrıldı. İkinci ayın sonunda 8 kişi kalmıştık.

Aradan bir ay daha geçti ki takım üyelerimizden bir tanesinden 3 aydır hiç verim alamadığımı farkettim. Bu da 7 kişi kaldığımız anlamına geliyordu. Şimdi ben, proje yöneticisi olarak koordinasyon görevinden çok, proje işlerini yapmakla uğraşıyorum.

Size sorum şu; planları değiştirmeli miyim? Yani 1 senelik süre hedefini 10 kişinin sürekli çalışacağını varsayarak, belirlemiştim. Şimdi 7 kişiyiz ve yavaş yavaş zaman programının gerisine düşme riskimiz ortaya çıkmaya başladı. Bu durumda olan birisine ne önerirsiniz?

Rumuz: Tutkulu PY

————————————-

 Sevgili Tutkulu PY,

Proje planını sadece Zaman Diyagramı olarak düşünme. Bu pek çok kişinin yaptığı bir hatadır. Proje planı, zaman, maliyet, kapsam, insan kaynakları, iletişim vb. ile bir bütün olarak düşünülmelidir.

Yani, bu faktörlerden bir tanesi değişse, bir diğer faktörün değişeceği açıktır. Özellikle İnsan Kaynakları sayısı, doğal olarak, zamanı, maliyeti ve hatta kaliteyi etkileyebilir. Bu gözle değerlendir, lütfen. Eksilen 3 kişiden boşalan aktivitelerin neler olduğunu ortaya çıkar. Kalan 7 kişi ile bu aktivitelerin kimler tarafından yapılacağını belirle ve sürelerini yeniden tahminle. Eğer kaynak darboğaz sorunu ile karşılaşırsan, kaynak dengeleme işlemini yapmayı unutma. Kritik yola da dikkat et, diyeceğim ama boşver kafanı çok karıştırma…

İşte, bu işlemlerin sonunda proje süresini yeniden ortaya çıkar ve son halini üst yönetime götür ve uzama söz konusu ise sebeplerini açık ve net olarak, ortaya koy. Onay aldıktan sonra yeni planı proje ekip üyeleriyle paylaş ve yoluna devam et.

Yolun açık olsun.

Proje Koçu