Proje Yonetimi – MS Project – PMP – PMBOK

Zaman Sınırı Belirleme

Bir aksiyonun bir tarihe bağlanmasını sağlamak.

“Projemizin zamanında bitebilmesi için o mal mutlaka yarın elimde olmalı.”

Geciktirme Yöntemi

Herhangi bir konuda baskı hissedilmesi halinde müzakereyi ötelemek.

“Konuyla ilgili detay bilgim yok, ilgili kişiyle görüşüp, sizi bilgilendireceğim”

Böl ve Fethet

Karşı tarafın grup üyelerini tartıştırarak, kendi isteğini kabul ettirme. Bu yöntemde karşı taraftaki takım üyeleri arasında bir anlaşmazlık olduğunu bulmak ve anlaşmazlık konusunu alevlendirerek, ekibi bölmek esastır. Bölünen ekip sinerjisini kaybeder savunma gücünü büyük oranda kaybeder.

Kıyamet Günü

Karşı tarafın değerlendirdiği seçeneklerin ne kadar kötü olduğuna ikna edip, kendi yöntemini iyi gösterme.

“A ve B Projelerini yapmak şirketimiz için yıkım olur. Kriz esnasında kesinlikle C Projesine önem vermeliyiz”

Çift Taraflı Ajan

Karşı tarafın içine bir ajan yerleştirme/bulma ve talepleri karar vericilere onaylatmak için ajanın desteğini alma. (Etik açıdan doğru olmamakla birlikte burada amacımız bu yöntemleri sizlerle paylaşıyor olmak) Bu yöntemin yasal sonuçları olabilir.

Olumsuz Yanıt

Gelen talebi geri çevirme.

“Üzgünüm, bu talebinizi gerçekleştirmemiz mümkün değil.”

Boş Söz

Karşı tarafı o sırada ikna etmek ve kabulleniyormuş gibi görünmek için tutamayacağı sözler verip, konuların havada kalmasını sağlamak.

“Tabi efendim, siz ürünümüzü satınaldıktan sonra elemanlarımız size 7 gün 24 saat hizmet vermeye devam edecek.”

Artan Talep

Bir talebi karşı tarafa kabul ettirdikten sonra daha büyük talepte bulunmak.

“Öğle yemeklerini iyileştirme teklifimizi geri çevirmediğiniz için teşekkür ederiz, bir de şu zam konusunu bir konuşsak, nasıl olur?”

Böl-Sat

Önce müşterinin ihityacı olan esas kalem üzerine odaklanılır daha sonra da o ihtiyacı tamamlayan ekstralar tanıtılarak, satılmaya çalışılır.

“Bilgisayara karar verdiğinize göre bunun yanında size bir de printer gerekecektir”

“Çocukları okuldan alır mısın… Hazır çıkmışken marketten de yoğurt ve ekmek alınacak”

Önce Sen

Karşıdakine güvenilmemesi durumu halinde kullanılır.

“Önce sen parayı hesabıma yatır, ben malı sonra gönderirim.”

Açık Kartlar

Karşıdakinin önceden bilmediği bir bilgiyi doğru ve tam olarak aktarmak.

“Bakın, ben size işin doğrusunu anlatayım…”

Müzakereci Değiştirme

Önceki müzakereci ile karşı taraf arasında bir çatışma olması halinde müzakereci değiştirilip, müzakere sürecini yeniden başlatma.

“Dün toplantıya katılan Ahmet Bey’in bugün işi çıktı, O’nun yerine ben katılıyorum…”

Standardı Değiştirme

İnsanların zihinlerindeki standart tanımı değiştirerek, önerdiğiniz şeyin çok güzel olduğuna ikna etme yöntemi

“Dizüstü bilgisayar alacağınıza, gözlerinizi yormamak için, ben size masaüstü geniş ekranlı, rahat çalışabilecğiniz daha hızlı ve geniş hafızalı bir bilgisayar tavsiye ederim.”

Doğruyu Onaylama

Karşı tarafın tamamladığını iddia ettiği olayları onaylama.

Bir olay karşısında şaşkınlığa düşerek, doğruluğu onaylatma ihtiyacı

“Bakalım, ödevlerini doğru yapmış mısın?”

“Bütün parayı şu külüstür arabaya yatırdığına inanamıyorum!”

Gündem Kontrolü

Toplantılar esnasında konuşulan konuların baştan planlananlarla gözden geçirilmesi. Katılımcılardan gelecek talep ile yeni gündem maddelerinin eklenmesine veya eklenmememsine karar verme.

Birikimi Ortaya Koyma

Bir müzakere esnasında titri işaret etmek.

“Siz kimsiniz, beyefendi… Ben bu konuda doktora yaptım, senelerimi verdim ben bu işe…”

Müzakerede karşılaşacağımız veya kullanabileceğimiz bazı taktikler vardır. Bu taktikleri gündelik hayatımızın her anında aslında yaşamaktayız. Yine de başlıkları bilmemiz iletişim esnasında daha bilinçli olmamızı sağlayabilir.

Müzayede

Bir şeyin birden fazla kişi tarafından talep edilmesi durumunda kişileri biraraya getirip, karşılaştırma yöntemi

Satıcı olarak ihaleye giren firmaların en düşük teklif verenin işi alması gibi…

Kötü Şöhret Kazanmak

Kişinin isteğinin yerine gelmesi durumunda diğer kişilerin bu durumdan memnun olmaması hali.

“A Firması ile ortaklık kurarsak, şu anda ortağımız olan B Firması bu durumdan pek hoşlanmayabilir”

Daha İyi Teklif

Birisi bir şey teklif ettiğinde, başka birisinden daha iyi teklif aldığınızı söyleyin.

“Çok pahalı, sizden daha düşük teklif verenler de var”

Bundan Daha İyisi

Gelen bir fiyat indirimi teklifi karşısında “bundan daha iyisini yapabilrsiniz“ deyin.

Meğilli Seçim Sunma

Karşıya seçim sunma fakat seçimlerden hangisini tercih ettiğinizi ifade (ima) etme.

 “Sinemaya gitmeye ne dersin? İstersen tiyatroya veya  konser de olabilir.”

Büyük Balık

Konuşma ve davranışlarla ulaşılamaz olarak gözükmek. Telefonlara doğrudan çıkmayıp, dolaylı ve arayan için zahmetli bir süreçten sonra çıkmak. Küçümser davranışlar sergilemek, karşıdaki küçük dağlar benim eserimdir, imajı oluşturmak.

Blöf

Doğru olmayan bir konuda karşıdakini etkilemek ve sitediğini elde etme gayreti.

“Evet bu evi beğendim ama benzer bir ev için daha düşük fiyat veren vardı”

İlişkiyi Koparmak

Müzakereden çekilme

“Bu toplantı bizim için bitmiştir”

Project Server ile proje işlerinin proje yöneticisinden kaynaklara gönderilmesi, gerçekleşmelerin işlenmesi ve oluşan değişikliklerin yeniden takım üyelerine haber verilmesi döngüsü yaşanır. Bu döngüyü daha detayda göstermek gerekirse aşağıdaki adımlarla karşılaşırız.

1-     Proje Yöneticisi, planı Project Server veritabanına yayınlar.

2-     Project Server, takım üyelerini yeni gelen işlerle ilgili uyarır.

3-     Takım elemanları proje faaliyetlerini günceller.

4-     Proje Yöneticisi, takım elemanlarından gelen güncellemeleri gözden geçirir.

5-     Proje Yöneticisi, gözden geçirdiği güncelleme verilerini onaylar veya reddeder.

6-     Proje planı gelen gerçekleşme verilerine göre yeniden güncellenir.

7-  Güncellenen plan takım elemanlarına tekrar gönderilir.

Projenin veya ürünün detaylı tanımını geliştirme sürecine Kapsam Belirleme denmektedir. Bu çalışma PMBOK’ın Kapsam Yönetimi Bilgi Alanında ve Planlama Sürcinde yer almaktadır.

Proje başarısı için kısıt ve varsayımların belirlendiği projenin ana aşamalarının ve kilometretaşlarının yer aldığı bir döküman üzerinde proje tarafları mutabakat sağlamalıdır. Kapsam Belirleme proje planlama sürecinde ksııt veya varsayımların değişmesiyle tekrar gözden geçirilmek ve revize edilmek durumunuda kalabilir.

Neye İhtiyacımız Var? (Girdiler)

Proje Duyurusu ve Gereksinim Dökümanı, Kapsam Belirlemek için gerekli olan ön koşul dokümanlardır. Projenin hem kabul edilmiş olması hem de proje taraflarıyla müzakereler yapılarak, genel olarak ihtyiaçların toplanmış olması gerekmektedir.

Nasıl Yapılır? (Teknikler)

Ürün Analizi yapılarak proje taraflarını ihtiyaç duydukları ürünün fonksiyonlarını belirleme işlemi gerçekleştirilebilir ayrıca teknik bilgi birikimi fazla olan uzman kişilerin yardımıyla alternatif ürün seçenekleri oluşturulur.

Ne Çıkar? (Çıktılar)

Daha teknik gözle bakan kişilerin katılımıyla projenin amacı, proje teslimatları, kabul kriterleri, çerçevesi, kısıtları, varsayımları ortaya çıkarılmış olur. Bu ifadelerin yazılı olduğu belge Proje Tanımlama Dokümanı olarak bilinir. .

Program Yöneticisi, projeler araında koordinasyon sağlamak ve oluşabilecek riskler ile sorunlara çare bulmak amacıyla görevlendirilrir.

Programın tutarlı olması ve farklı projelerin aynı anda entegre biçimde yürütülmesi Program Yöneticisi’nin sorumlulukları arasındadır. Projelerin de öncelik sıralarının belirlenmesi, projeler arasındaki ortak faaliyetlerin birarada gerçekleştirilmesi ve projeleri ayrı ayrı yönetmektense birarada yönetmenin faydalarından daha fazla yararlanmak için Proje Ofisi ve Program Yöneticisi etkin olarak görevlendirilmelidir.

Bir Program Yöneticisi’nin temel sorumlulukları:

·     Projeler arasındaki ilişkileri gözlemlemek, projelerin aşamalarındaki durumlarını takip etmek ve projeler arasındaki ilişkilerde yaşanabilecek çatışma ortamlarının çözümünde etkin olmak

·     Projelerin önem sırasını belirlemek;

·     Proje Yöneticilerinin, yönetimsel anlamda kaliteye dikkat edip, etmedikleri konusunda takipçi olmak.

·     Projelerden yola çıkarak, kurumun parasal ve diğer kaynaklarının hangi kategorideki projelere nasıl pay edildiğini ölçümlemek ve analiz etmek.

·     Programa dahil olan tedarikçilerin yönetiminden sorumlu olmak;

·     Program tarafları arasında iletişimin etkin olarak sağlandığından emin olmak

·     Projeler arasındaki öncüllük, ardıllık durumlarını oluşturmak ve Proje Yöneticilerini haberdar etmek.

·     Projeleri ortak olarak etkileyebilecek riskleri takip etmek ve Proje Yöneticileri önlem alma, çözüm yöntemleri geliştirme gibi konularda bilgilendirmek

·     Programın ilerleyişiyle ilgili raporlar üretmek ve Üst Yönetimden projeler detayında karar noktalarında destek almak

Kapsam Yönetimi Bilgi Alanında ve Planlama Sürecinde yer alan yeni bir başlık Gereksinimlerin Toplanması (Collect Requirements) olarak PMBOK 2008′de yerini almıştır. 2004 versiyonunda bu bölümün yerine Kapsam Planlama başlığı olduğunu hatırlatalım. En önemli ve bence en iyi değişiklik açıkçası burası olmuştur. Çünkü pek çok kişi Kapsam Planlama çok soyut bir kavramdı ve anlaşılması zordu.

Gereksinimlerin Toplanması tanım olarak, proje hedeflerine ulaşmak için proje taraflarının ihtiyaçlarını belirleme ve dokümante etme süreci olarak geçmektedir. Projenin başarısı hem projeden hem de üründen beklentilerin doğru anlaşılması ve bunların etkin bir şekilde yönetimiyle ilişkilidir.

Neye İhtiyacınız Var? (Girdiler)

Gereksinimleri belrilerken en önemli girdi Proje Duyurusu‘dur. Başlamasına üst yönetim tarafından karar verilen projenin daha detayda gereksinimlerini belirlemek, projenin kapsamını netleştirmek adına önemlidir. Gereksinimleri belirlerken projeye taraf (Bkz: Proje Taraflarının Belirlenmesi) olacak kişilerin ihtiyaçlarının netleşmesi sağlanacaktır.

Nasıl Yapılır? (Teknikler)

- Mulakat: Taraflarla yapılacak bire bir görüşmeler.

- Odak Grup: Grup kurularak ve mulakata göre daha fazla tartışmanın yaşandığı bir yönlendiricinin başkanlığında idare edilen toplantılar.

- Pratik Çalıştaylar: Farklı beklentileri olan proje taraflarından aynı anda beklentileri toplama yöntemi. Böylece beklentilerin farklılaştığı noktaları belirleme ve bir ortak payda bulma süreci

- Yaratıcılık Teknikleri: Beyin Fırtınası, Delphi Tekniği, Zeka Haritası vb…

- Grup Karar Verme Teknikleri: Fikir Birliği, Oy Çokluğu, Çoğunluğun Benimsemesi ve Diktatörlük

- Anket ve Araştırma: Yazılı araştırma formları proje taraflarına sunulur ve gelen sonuçlardan gereksinimler netleştirilir.

- Gözlem: Proje Taraflarının ihtiyaçları gözlemlenerek, belirlenmeye çalışılır.

- Prototip: Gereksinimler proje tarafları üzerinde örnek bir uygulamayla denenir. Geneln geri bildirimler projeye başlamadan önce önemli ipuçları verecektir.

Ne Çıkar? (Çıktılar)

Gereksinim Dokümanı – Proje taraflarının ihtiyaçlarını anlatan bir belge ortaya çıkmalıdır.

“TOPLANTI, TOPLANTI, YİNE TOPLANTI… TOPLANTILARDAN ZAMAN BULUP DA İŞ YAPMAYA VAKİT YOK”Kimbilir işyerinizde kaç kez bu tip yakınmalar duymuşsunuzdur. Belki de bizzat kendiniz
toplantıların yoğunluğundan yakınıyorsunuzdur. Kötü yönetilen, kötü planlanan, iyi
hazırlanılmamış toplantılar, insan kaynağının önemli bir zaman dilimini yok etmektedir.

 Bu konuda bir kaç ipucu toplantıların daha verimli geçmesini sağlayabilir;

Toplantı Duyurusu : Toplantıların başarılı sona erebilmesi için katılımcılara önceden
toplantıların gündemi ile ilgili bilgi verilmesi oldukça önemlidir. Katılımcıların hazırlanması
gereken konularda açıkca toplantı duyurusunda belirtilmelidir. Katılımcıların hazırlanması
için gerekli zaman dilimi mutlaka gözönüne alınmalıdır.

Katılımcılara, toplantının yapılacağı yer, tarih ve saat bilgileri de eksiksiz olarak
iletilmelidir.

Toplantı Zamanları : Katılımcıların motivasyonunu etkileyecek önemli faktörlerden bir
tanesi de toplantı zamanlarıdır. Mesai çıkışına yakın veya bir tatil arifesinde planlanan
toplantıların verimsiz geçme ihtimali yüksektir.

Toplantı Ortamının Hazır Olması : Toplantıdan önce, toplantı esnasında lazım olacak
arac-gerecin kontrolü ve tedariği de önemlidir. Hazırlığı yapılmamış bir toplantı salonu,
toplantının bölünmesine veya geç başlamasına sebep olabilir.

Zamanında Başlama : Toplantılara mutlaka zamanında başlayın. Geç kalanlara bir
açıklama yaparak, toplantının bölünmesine izin vermeyin. Bu konudaki ciddiyet,
katılımcıların da toplantıya tam zamanında gelme konusunda hassasiyet göstermelerine
sebep olur.

Toplantı Liderini Belirleyin : Bir toplantı bir kişinin liderliğinde yürütülmeli ve bunu da
bütün katılımcılar önceden bilmelidirler. Genelde önerilen; toplantıyı talep eden kişinin
toplantı liderliğini üstlenmesidir. Toplantı Liderinin amacı, konuşmaların gündem maddesi
üzerinde yoğunlaştımaya çalışmaktır.

Toplantı Amaçlarına Yönelik Tartışmalar : 650 yönetici üzerinde yapılan bir
araştırmada, toplantı esnasında karşılasılan en büyük problemin “konudan sapma” olduğu
belirlenmiştir. Toplantı liderinin ve katılımcıların toplantı gündemine sadık kalması ve
problemin özüne yönelik tartışmaların yapılması önemlidir. Pek cok yönetici, toplantılarda
genelde problemlerin etrafında döndüklerini, hiç bir zaman öze inemediklerinden yakınır.

Toplantının Bölünmemesi : Toplantı esnasında yapılan çay, kahve, kurupasta
ikramlarını kaldırın. Katılımcıların dikkatini dağıtan bu uygulamalar, 1 saatten fazla
sürecek toplantılarda periyodik aralar verilerek, toplantı salonunun dışında
gerçeklestirilmelidir. (Böylece önemli evraklar da çay, kahve dökülmelerine karşı
korunmuş olur.)

Katılımcıların Ortak Hedeflerde Buluşması : Toplantının başarısı, katılımcılar arasında
fikirlerin ve bilgilerin açıkca dolaşmasına bağlıdır. Katılımcılar, kişisel çatışmalarından
veya ast-üst bürokrasisisnden kaçınmalı, problemlere odaklanmalıdırlar. Bu ortamda
toplantı liderinin etkinliği önemlidir.

Toplantının Ulaştığı Başarının Özetlenmesi : Toplantının hedeflerine ulaşıldığında, kilit
noktalar ve önemli görev/sorumluluk/yetki atamaları tamamlandığında, bütün bu verilerin
özetlenmesi ve bir toplantı raporunun hazırlanması gerekebilir. Bu aynı zamanda
toplantının başarısını simgeler.

Toplantının Sonlandırılması : Toplantı lideri olarak, katılımcıların da güvenini kazanmak
adına toplantıyı önceden duyurulan saatte bitirmeye özen gösterin. Unutmayin ki,
katılımcılarda iş programlarının, bu toplantının bitim saatine göre ayarlamış olabilirler.
Eğer tartışma konuları henüz bitmemiş ise toplantıya o sırada devam etmek yerine ortak
olarak belirlenecek başka bir tarih ve saatte buluşmak daha faydalı olacaktır.

Toplantı liderinin sorumluluğu buna benzer toplantı yönetmeliklerine uyulmasını
sağlamaktadır. Bu yönetmelikler toplantı salonlarına asılarak, katılımcıların uyması
gereken basit kurallar hatırlatılmış olacaktır. Toplantıların verimliliğinin, kurumun temel
hedeflerine ulaşmadaki başarısını direk etkileyeceği unutmamak gerekir.

Bir proje planı hazırlamak için Microsoft Project 2007′de uzun bir zaman harcadınız. Artık son haline geldiğini düşündüğünüz proje planınızı projeye dahil olan herkesle paylaşmak ve uygulama sürecine geçmek istiyorsunuz. Fakat proje planını paylaşacağınız kişilerin bazılarının bilgisayarında MS Project’in farklı versiyonları var, bazılarında MS Project dahi yok, bazılarında bilgisayar bile yok. İşte böyle durumlarda ne yapmak gerekir acaba?

Senaryo 1: MS Project Prof. 2007 versiyonuna sahip olanlar…

Bu en basit senaryo. Zaten hazırladığınız planda MS Project 2007 versiyonu olduğu için proje planınızı e-maile ekleyip, gönderdiğinizde, yolladığınız kişiler de dosyayı kolayca açacaktır.

Senaryo 2: MS Project Server. 2007 versiyonuna aktifse…

Eğer şirketinizde MS Project Server 2007 kurulmuş ise hazırladığınız projeyi Web ortamına aktararak, proje taraflarının plana intranet/internet ortamında ulaşmasını sağlayabilirsiniz. Project Server üzerinden tanımlanan yetkiler çerçevesinde farklı proje tarafları onlar için tanımladığınz ekranlara ulaşacaklar ve projeye müdehale edebileceklerdir.

Senaryo 3: MS Project Prof. 2003 versiyonuna sahip olanlar varsa…

Eğer projenizi MS Project 2007 versiyonunda hazırladıysanız ve projenizdeki bazı kişilerin bilgisayarında Project 2000/2003 versiyonun yüklü olduğunu biliyorsanız, herkesle projeyi paylaşmadan önce mutlaka dosyanızı Save As komutuyla 2000/2003 versiyonuna çevirin ve bütün katılımcılarınıza bu dosyayı e-maile ekleyerek gönderin. Bilgisayarında MS Project 2007 versiyonu olanlar 2000/2003 versiyonunu sorunsuzca açabileceklerdir.

Senaryo 4: Bilgisayarında MS Project’i yüklü olmayanlar varsa…

Projenizde çalışan bazı kişiler aslında hiç planlama yapmayacaklar ve projede çok sınırlı sayıda aktivite gerçekleştirecekler. Belirli periyotlarla proje planını inceleseler ve kendi işlerinin tarihlerini okumayı bilseler yeterli olacak ise bu kaynaklar için MS Project Prof. 2007′nin satınalmaya gerek yoktur. Peki ne yapılabilir?

· Project Web Access. Eğer Project Server 2007 kullanıyorsanız, proje takımında yer alanlar kendilerine açılacak bir hesap ile Project Web Access’e intranet/internet üzerinden ulaşıp, kendilerine atanan aktiviteleri görmeleri mümkün olacaktır. Böylece projelerle ilgisi Proje Yöneticisine göre daha az olanlar için ek bir lisanslama masrafı yaşanmayacağı gibi takım üyeleri de yazılımı öğrenmek için çok büyük bir çaba içine girmek zorunda kalmayacaktır.

· Deneme Versiyonu. Eğer MS Project’in belirli bir dönem için kullanılması söz konusuysa (yine lisanslama ücretinden kaçınmak için) Deneme Versiyonu bilgisayarakurulabilir. 60 günlük deneme sürümü projenin takibi için yeterli bir zamansa önerebileceğim seçeneklerden bir tanesidir. Deneme versiyonunda tüm fonksiyonlar etkin olarak çalışacaktır. İndirmek için.

· Excel’e Veri Aktarma. Bu seçenek pek çok kişinin aklına gelen ilk seçenek olsa da ne yazık ki bu fonksiyon oldukça kötü çalışıyor. Proje planı Excel olarak kaydedildiğinde projedeki WBS yapısı Excel’e aktarılamıyor, bu yüzden hangi aktivitelerin aşama, hangilerinin detay faaliyet olduğunu ayırmak mümkün olmuyor.

· Proje Planın Fotoğraf Çekmek. MS Project Prof. çok az bilinen bir özelliği de proje planının .gif formatında kaydedilebilmesidir. Oldukça basit bir özellik olan bu seçenek pek çok kişinin proje paylaşımında çok işine yaramaktadır. MS Project 2007 versiyonunda Report menüsü içinde “Copy Picture”  fonksiyonunu incelemenizi tavsiye ederim.

Senaryo 5 – Bilgisayarı dahi olmayanlar veya bilgisayardan nefret edenler için… 

Herkesin bilgisayarı olacak diye bir şey yokO ve ya projede görev alıp da bilgisayarla arası iyi olmayanlar da olabilir. Bu durumda proje bilgileri farklı biçimlerde kağıt ortamına aktarılmalıdır.

· Görüntü Baskı Alma. MS Project’teki, Gantt, Detail Gantt, Task Usage, Resource Usage vb. görüntülerinin hepsi doğrudan görüntünün açık olduğu sayfadan baskısı alınabilmektedir. Bu konuyla ilgili detay bilgiyi buradan bulabirisiniz.

· Raporlar. MS Project 2007′nin Report menüsü üzerinden iki farklı Rapor yöntemi uygulamak mümkündür. Visual Reports (Görsel Raporlar şiddetle tavsiye ettiğim bir bölümdür) proje bilgilerinizi Excel’e aktararak, grafiksel raporlar üretmenizi sağlar. Temel Raporlar ise MS Project’in kendi Görüntü, Tablo ve Filtre fonksiyonlarını kullanrak üretilen rapor tipleridir. Bu raportların da baskısı alınarak, proje taraflarına projenin planları, ilerlemesi düzenli olarak aktarılabilir.

PMBOK 2008′e yeni eklenen başlıklardan bir tanesi de “Proje Taraflarının (Paydaşlarının) Belirlenmesi – Identify Stakeholder- olmuştur. PMI, bu başlığı İletişim Yönetimi Bilgi Alanında ve Proje Başlatma süreci içinde ele almıştır.

Projeden etkilenecek bütün kişiler ve organizasyonları belirlenmesi işlemi olarak bu başlığı basitçe ifade edebiliriz. Projenin başarısı için proje taraflarının  ilgi veya alakaları yazılı hale getirilmesi gerekir. Örneğin, bazı departmanlar müşteri durumunda iken, bazıları proje neticesinden etkilenecek, üst yönetim projenin sonunda verimlilik artışı isteyecek ve tedarikçi firmalar da alt projeleri üstleneceklerdir.

Proje Tarafları Belirlemek için en önemli gereksinim (Input) Proje Duyurusu ‘dur. Böylece Proje Yöneticisi, talep edilen projenin özelliğine bakarak, proje için hangi kişi veya organizasyonların projeye dahil olması gerektiğini belirler.

Proje Taraflarını belirlemek için (Tools) iki adımdan oluşan “Proje Tarafları Analizi” yapılması gerekir. Bu analiz ile projeye taraf durumunda olan kişi veya organizasyonların İlgi ve Etki Güçleri değerlendirmeye tabi tutulur.

Değerlendirme neticesinde (Output) elinizde Proje Taraflarının açıkça isimleri, rolleri, organizasyondaki pozisyonları, iletişim bilgileri ve Proje Taraflarını yönetmek için “Proje Taraf Analizi” göz önüne alınarak, Proje Yöneticisi’nin stratejisi yazılı hale getirilir.