Proje Yönetimi – MS Project – PMP – PMBOK

İnsanların farklı mizaçlara, değişik karakterlere sahip oldıklarını hep söyleriz ama davranışlarımızı sergilerken de adeta “hepimiz birimiz”havasını estiririz. Bunun böyle olmadığını farkedince de, durumu anlamak yerine karşımızdakini suçlama yolunu seçerek içten içe kendimizi”anlaşılmayan dahi”konumuna yükseltiriz.

Hepimiz dış dünya’dan bilgiyi aynı araçları kullanarak alırız ama, çoğu kez farklı sonuçlara ulaşırız. Görerek, duyarak, hissederek, koklayıp  ve tadarak.. Kısacası 5 duyu dediğimiz araçları kullanarak bilgilere ulaşırız .Bunlar bize daha ilkokul yıllarında öğretilir. (gerçi benim için ilki de o, sonuda o) İleri yaşlarda koku ve tad almanın bilgi hammaddesi olma özellikleri zayıfladığı için , bunlar hissetme ile birleştirilerek “kinestetik “diye bir kavram üretilmiştir.Böylece Görsel, İşitsel ve Kinestetik olarak üçe düşürülmüştür .Bunlar bizim bilgi erişim kanallarımızdır. Bu herkesçe bilinen şeyi anlatma gayretim işin pek fazla bilinmeyen tarafına geçiş yapma hazırlığıdır.

Bu bilinen araçlarla dış dünyadan aldığımız bilgiler beynimizde farklı filitrelerden süzüldükleri için, farklı kalıplara dökülürler ve bunun sonucu olarakta farklı davranış şekilleri gösteririz.”Nörolojik aşamalar” denilen bu sürecin anlatımına sizi teknik terimlere boğmamak için bu yazı içinde girmemeye çalışacağım.Bununla birlikte, yuvarlak ifadelerin etrafında dolaşıp durmamak için de benzetmeler den  istifade yoluna gideceğim.

Görüyoruz, duyuyoruz ve hissediyoruz. Her insan bunlardan birini öncelikli kanal olarak kullanıyor. Nasıl iki elimiz varken birini öncelikli ( 90% sağ ) kullandığımız gibi.. Ama bu, eller de olduğu gibi çoğunluk tek kanala yönelik değil. Bazı insanlar da birincil kanal, yani baskın kanal Görsel olurken, bir diğerinde İşitsel, başka birinde Dokunsal ( Kinestetik ) olabiliyor. Mesela Görsel’e 1 numara İşitsel’e 2 Dokunsal’a 3 diyelim ve bunları rakamlar la ifade etmek için yan yana getirelim 1 2 3 ( G İ K ) rakamı oluştu. İşte bazı uzmanların “evrensel yanılgı” dedikleri şey burada ortaya çıkıyor. Çünkü biz tüm insanların böyle oldukları zannına göre hareket ediyoruz. Bazı insanlar da 1 numara baskın kanalken diğer bazı insanlar da 2 numara başa geçiyor. Şimdi rakamsal sıralamayı birdaha oluşturalım: 2 1 3 . İşte yüzyirmiüç ile ikiyüzonüç rakamı arasındaki fark gibi Görsel ve İşitsel ağırlık kanallarına sahip insanlar da büyük davranış farklılıkları oluşuyor.
Diyelim 3 nolu kanal baskın kanalsa rakamsal sıralama 3 1 2 oldu. Bunlara ortadaki ve sondaki kanalların farklılıklarını da koyarsak 6 İnsan Tipi karşımıza çıkıyor:
Görsel-İşitsel-Kinestetik  /  İşitsel-Görsel-Kinestetik   /  Kinestetik-Görsel-İşitsel
Görsel-Kinestetik-İşitsel  /  İşitsel-Kinestetik-Görsel  /  Kinestetik-İşitsel-Görsel
Şimdi biz 6′yı bir kenara bırakıp ilk 3′ü hakkında bazı ipuçları verelim..

Mesela bunların bazı özellikleri nelerdir: (Burada şunu belirtelim,Görsel demek sadece görüyor demek değil, bilgiyi beynine resimlerle kodluyor ve böyle düşünüyor manasında ele alınmalıdır. Nörolojik aşamaların anlatımını ertelediğimiz için.bu konuların yanlış anlaşılmamasını dilerim.Aynen diğer kanallarda bu bağlamda düşünülmelidir.)

Eğer, biri 2 yaşında, diğeri 5 yaşında bir diğeride 7 yaşında üç çocuğunuz varsa, bunlara birer oyuncak aldığınızı düşünelim. Bunlardan bir tanesi oyuncağı itina ile kutusundan açıyor, oynuyor ve tekrar tertemiz yerine koyup onu saklıyorsa, bilgiyi görsel kodlayan bir çocuk yetişiyor demektir. Peki böyle olursa ne mi olur? Kısaca bir kaç özelliğini belirtip diğerlerine geçelim.Bu çocuk, yani görsel çocuk, okulda iyi bir talabe olur. Oturduğu yerde saatlerce oturur, çantası kitapları  gayet düzgündür. Oyun oynarken hep lider olur, büyüyünce girişimci, yüzleri iyi hatırlayan, kılık kıyafetine dikkat eden birisi olabilir.Vizyon sahibi proaktif vs. Peki diğer çocuğunuz oyuncağı eline alır almaz kutuyu açıp, pardon yırtıp sonrada oyuncağı parçalara ayırmaya başlıyorsa Dokunsal (Kinestetik) bir kişi yetişiyor demektirki. Şimdiden tedbirinizi alın.Şunun için diyorum, çünki birçok ülkede eğitim sistemleri bunların aleyhine olduğu için, okul-anna baba işbirliğiyle çocuğun alabileceği sıfatın Hiperaktif olacağını şimdiden bilmelisiniz.Yanılmıyorsam ünlü eğitimci Dawna Markowa bu çocukları “kurban”lar olarak sıfatlandırır. Hiperaktif diye uzmana gönderilenlerin de sadece 5% i hiperaktiftir, gerisi kurban…

Bu niye böyle olur? Bunun sebeplerini burada ele almaya kalkarsam bu bir yazı olmaktan çıkar, kitaba dönüşür. Kısaca şu kadarını söyliyeyim: Görsel bir öğretmen okulda, çıt çıkmasın ister,”konuşmayın! “kımıldamayın”!.O bir disiplin ve kural adamıdır. Dokunsal çocuk(veya  yetişkin)hep hareket halindedir.Bilgiyi yaparak öğrenir. Zaten oyuncağınıda bu özelliğinden dolayı apar-topar parçalara ayırmıştı. İlk azarlamada bu yüzden evde başlamıştı . İşin gerçeği “anlaşılmayan dahiler” işte bu çocuklar…
Bir diğer çocuğunuz, aldığınız oyuncağı karşısına alıp kendi kendine mırıldanıyorsa işitsel bir kişi geliyor.İyi bir hatip,Tv proğramcısı, politikacı birazda hayalperest, belki bir yazar olablir. Bestekar müzisyen lafla ve sözle bitecek her işle iştigal edebilirler.

İşitseller”Neden?” sorusunun cevabını ararlar (öğretmen)
Dokunsallar “Nasıl?”ı merak ederler (Sanatçı)
Görseller “Ne, Nerede ?”işiyle ilgilenirler (Müteşebbis)

Tüm mesele ”Taş Yerinde Ağırdır” Türk ata sözünü iyi kavrayabilmektedir…

Risk almayı bilir

Genel varsayımları kısıt olarak görmez

Başarıya odaklanır

Fikirleri zamanın ötesindedir

Boyunduruk altına girmeyi rededer

Hayallerindeki doğrular için acı çekmeyi göze alır

Farklı olarak bilinir

Zorluklara rağmen yolundan dönmez

Karizma sahibidir

Kaos ile baş etmeyi bilir

Yaptığı her işte öncüdür

Çevresndekileri olumlu etkiler

Hatalarından ders alır

Hitap gücü kuvvetlidir

İkna gücüne sahiptir

Çevresindekileri dinler, analiz eder ve nihai kararı kendi verir

Çözüm önermeden, şikayet edenlerden, nefret eder

Motive etmeyi bilir

İletişimi kuvvetlidir

Sosyal yanı güçlüdür

Ekibini dışarıya karşı savunur

Ekibi için öğretmendir

Toplantıdan hemen önce katılımcılara toplantı gündemini hatırlatın

Katılımcı sayısını olabildiğince az tutun

Gündem sırası belirleyin ve toplantıda bu gündemi takip edin

Toplantıda hedef odaklı olun ve sonuca ulaşmak için müzakere yürütün

Katılımcılara söz hakkı tanıyın ve fikirlere saygı duyun

Olabildiğince grafik ve resim kullanarak, toplantıyı renklendirin

 Gündemde olmayan fakat önemli olabilecek konuları not edin

Alınan kararları dokümante edin ve sorumluları belirleyin

 Toplantının sonunda genel bir özet yapın

Proje Sponsorunun Not Defterinden

X Projesinden Öğrendiğim Ders: Projeye atadığım yöneticinin iletişim becerisine dikkat etmeliyim.

X Projesine atanan Proje Yöneticisi iyi bir insan, bugüne kadar kendisine verilen işleri sorunsuz şekilde haletti. Bu, O’nun ilk Proje Yöneticilik deneyimi fakat gözlemlediğim kadarıyla Proje Takım Üyeleriyle yeteri düzeyde iletişim kuramıyor. Takım üyeleri, tedarikçiler ve müşteri arasında koordinasyon eksiklikleri yaşanıyor. Bu da aktivitelerin gecikmesine sebep oluyor.

Düzeltme Yöntemleri:

Kritik projelere iletişimi güçlü Proje Yöneticisi atamak.

Proje Yöneticilerinin, İletişim Becerilerini artırıcı önlemler almak. (Eğitimler Planlamak)

Yeni/Deneyimsiz Proje Yöneticilerine kapsamı dar ve kurum içi yapılan projelerin sorumluluğunu vermek.

Düzenli yapılacak, Risk Değerlendirme Toplantılarında İletişim risklerinizi belirlemek amacıyla aşağıdaki soruları puanlayarak, cevaplayınız.

• Proje hedefleri baştan net olarak belrilendi mi?
• Proje hedefleri ölçülebilir mi?
• Proje hedefleri proje takımına ve proje paydaşlarına açıkça anlatıldı mı?
• Proje takımı ve paydaşları hedefleri anladı ve hedefler üzerinde mutabakata vardı mı?
• Bütün proje tarafları tanımlandı mı?
• Proje paydaş analizi gerçekleştirildi mi?
• Proje ilerlemesi proje paydaşlarına düzenli olarak sunuldu mu?
• Proje için İletişim Yönetim Planı hazırlandı mı?

Bazı proje yöneticileri çok önemli projelerde görev almak ister, bazıları istemez, bazıları da hiç ilgilenmez. İlk gruptakiler kendilerini üst yönetime kendini göstermek ister, ikinci gruptakiler çok fazla merkezde olmaktan ve gözönünde olmaktan çekinirler, sonuncu grup için ise farketmez. Peki, bir projeyi çok önemli yapan nedir?

Açıkçası, her organizasyon projesine önem verirken, kurumuna sağlayacağı faydayı değerlendirir. Bu yüzden bazı projelerin önemi diğerlerine göre daha fazladır.

Fakat, bugüne kadar önemli projelerde görev almadığınızı düşünüyorsanız, sakın meraklanmayın. Önemli projelerde neden görev alamamanızın sebeplerini araştırın ve elinizdeki projeleri önemli hale getirin. Evet, bu mümkün ve sizin elinizde…

Her zaman üzerinde çalıştığınız projelerin kurumunuz için önemli olduğunu ifade edin. Proje kelimesinin bir gelişme, bir ilerleme yaratmak için yapıldığını asla unutmayın. Bu gelişmeyi etrafınıza tanıtmak sizin en önemli görevinizdir. Mutlaka yazılı olarak bir proje planı hazırlayın ve projeye dahil olacak kişilere planınızı açıklayın. Projenizden bahsederken, sürekli nihai hedefi ve kuruma sağlayacağı faydaları dile getirin ve proje taraflarının desteğini almak adına sürekli motivasyon aracını kullanın. Projenizi başarıya ulaştırmak için iletişime önem verin ve projenin reklamını yapmayı unutmayın.

Gelişen teknolojiyle günümüzde Web tabanlı Proje Yönetimi yazılımları bir hayli artmış durumdadır. Web tabanlı bir proje yönetimi yazılımı aşağıdaki avantajları sağlayacaktır.

• Proje takımı üyeleri arasında iletişimin hızlanması bir web tabanlı yazılımın sunduğu en önemli avantajdır. Böylece kişilerde dünyanın neresinde olursa olsun, projelerinin durumlarıyla ilgili bilgileri girebilir veya projelerini takip edebilirler.
• Risk ve sorunların merkezi bir sistemden takip edilmesi kolaylaşır.
• Proje takımı üyeleri bir merkezden geçmiş projelerle ilgili bilgi araştırmasını yapabilir. Ulaşabilecekleri veriler, yetkilere gore tanımlanabilir.
• Proje Yönetimi süreci otomasyona dökülerek, tüm sürecin izlenmesi sağlanır ve dokümanların da kayıt altında tutulması mümkün olur.
• Kısıtlı kaynaklar hem proje, hem program hem de portföy yönetimi çerçevesinde ele alınarak, değişen stratejilere gore kaynak ataması şekillendirilir.
• Proje kapsamında, zaman programında, maliyette ve risklerde oluşan değişiklikler kayıt altında tutulacak ve projenin aldığı yön takip edilebilecektir.
• Proje Yönetimi süreçleriyle kurumun diğer süreçlerinin entegrasyonu kolaylaşabilir. Örneğin; Takım üyelerinin maliyeti muhasebe biriminden gelen maaş bilgilerine bağlanabilir
• Her proje için Öğrenilen Dersler çıkarılacak ve kayıt altına alınacaktır.

Web tabanlı bir proje yönetimi yazılımının kurum içine entegre edilmesi, şirket çalışanlarının bu kültürü benimsemesinden, yazılımın kuruma özel hale getirilmesine kadar detaylı bir Proje Yönetimi çalışması gerektirir. Eğer doğru adımlar ile bu proje yönetilmez ise elinizde çok kapsamlı fakat etkin olarak kullanılamayan bir yazılım kalır. İnsanlar ihtiyaç duyduğu için değil de zorunluluktan dolayı yazılımın bir kaç fonksiyonunu kullanır. Bu durum, kurumunuzda sadece bürokrasinin artmasına sebep olur..