Proje Yönetimi – MS Project – PMP – PMBOK

Eğer eğitim firmanın kendi yerindeyse, katılımcılar, dinlenme aralarında işlerine dalarlar ve 15 dakikalık aralar uzar. – Bu yüzden aralar 10 dakika verilmelidir.

Katılımclıar, eğitim esnasında işlerini de idare etmek isterler ve cep telefonlarını açık bırakırlar. Eğitimin ortasında telefon çalar, dikkat dağılır, hatta katılımcı ince bir tonda konuşur, sesler birbirine karışır – Nazikçe müdahale edilmeli. Yakında jammer almak zorunda kalacağım.

Katılımcıların önemli bir bölümü, “duyduğumuzu aklımızda tutarız”, gibi bir yargıya sahiptir. Anlatılanları, yazma gereği hissetmez. – Eğitimin sonuna bir sınav koyarsınız dikkatler artar.

Katılımcı eğitime gelir ama hangi eğitime geldiğinden, eğitimin içeriğinden, süresinden bi’haberdir.– Yapacak fazla bir şey yok.

“Biz zaten bunları biliyoruz” profiline sahip katılımcılar vardır. – Konu anlatımları esnasında, sık sık derin deneyimlerine başvurmaya gayret ederim.

Özellikle kurum içi eğitimlerde, eğitimin tam ortasında çay, kahve vs ile içeriye giren görevli tüm dikkatlerin dağılmasına, anlattığınız şeyi unutmanıza ve gereksiz yere risk katsayısının artmasına sebep olur. Çünkü gelen o çay, kahve mutlaka dökülür. Eğitimin ortasında bir grup ayaklanır, acele acele peçete aranır, kitaplar ıslanmıştır, “fazla kitabınız var mı, Hocam” diye sorulur. – Yedek kitap taşımak gerekir.

Bir konuyu anlatırken, katılımcılar arasında eğitmenin anlayamadığı konuşmalar ve gülüşmeler olur, özellike tahtaya bir şeyler yazarken  – Farklı sebeplerden olabilir. Geçilmesi gereken adımlar: 1- Fermuarını kontrol et. 2- Söylediğin bir söz grup içinde bir anlam ifade etmekte, bunun için sesler yükselmiş olabilir. 3- Birisinin yanlışlıkla damarına bastım, bundan dolayı gülüşmeler arttı. – Gruptan gelen elektriğe göre gerekli önlem al.

• Satın alma aktiviteleri.
  • Eğer bir ürünün satın alınması 90 gün sürecekse, satın alma aktivitesi yazıp, 90 gün süre vermek ve hatta bir de satın almadan sorumlu kişiyi atamak önemli bir yanlıştır. Çünkü MS Project o satın almadan sorumlu kişiyi 90 gün boyunca 8 saat çalışacak şekilde anlar. Sanki satın alma sorumlusu satın almıyor da tedarikçinin işini yapıyor gibi bir sonuç çıkar.
• Rutin işler
  • Proje Yöneticisi, projesini yönetmek adına harcadığı eforu göstermek için projenin başından sonuna kadar bir aktivite çizer. Bu aktiviteye de kendisini tam zamanlı atar. Böylece MS Project’in hesaplamaya çalıştığı Kritik Yol ortadan kalkar.
• Süreç Haritası Oluşturma Gayretleri
  • Bazı kullanıcılardan gelen talep, MS Project’i, MS Visio gibi kullanma gayreti olduğunu gösteriyor. Neden aktivitelerin bağlantıları geriye doğru yapılamıyor? gibi sorularla karşılaşıyorum. Bunun cevabı aslında basit: Visio, mantıksal diyagramlar kurar ve süreç haritalarını çizersiniz, MS Project’te ise Network diyagramı oluşturursunuz ve işin içine zaman girdiği için oklar geri dönemez.
• Özet Görevleri Bağlama
  • Hemen hemen tüm MS Project kullancılarında istisnasız gördüğüm hata Summary Task bağlantıları. ÖZET GÖREVLERE ÖNCÜL – ARDIL TANIMLAMAYIN.
• Eksik Öncül – Ardıl
  • PMI’ın son PMBOK’ta da en sonunda yer verdiği her aktivitenin en az 1 öncülü 1 ardılı olsun ifadesi MS Project kullananlar için çoğu zaman dikkat edilmiyor.
• Aktiviteye kaynak atamada sağ taraftaki Resouce Name kolonu sorumlu tanımlamak için değil, işi yapacak kişiyi tanımlamak için kullanılır.
• Resource Sheet’de Max Units. kolonununun kullanımı. “Bu kaynak bu projede %50 zaman ayıracak” diye düşünüp, Max Units değerini %50 yazmak da bir başka hata… O kaynak için %100 yazın, aktivitelere atarken %50 veya daha az performans ile atayın.
• Makinaları Material tipinde tanımlamak ve atamak, diğer bir hata
• Aktivitelerin Task Type ifadelerini Fixed Duration yapmak, aktiviteyi erken bitirme ihtimalinizi ortadan kaldırır.
• Aktivitelerin başlangıç veya bitiş tarihlerini elle girivermek. (Madem aktivitelerin tahilerini siz biliyorsunuz, o zaman MS Projcet’e ne gerek var? Önünüze bir takvim alın, üzerini işaretleyin)
• MS Porject’i olmayanlar için planı Excel olarak kaydetmek ve başkalarına bu şekilde göndermek. Tabi gönderdiğiniz kişi hiç bir şey anlamaz çünkü İş Kırılım Yapısı kaybolmuştur.

Diğer hataları da eğitimlerimizde konuşalım.

MS Project’i bir de bizden dinleyin.