Proje Yönetimi – MS Project – PMP – PMBOK

PMBOK’ın süre tahminlemede önerdiği tekniklerden biridir.

Proje Yöneticisi bir işin süresini tahmin ederken, eğer kendi deneyimlerine güvenmiyorsa veya süre tahminiyle ilgili fikir danışması gerektiğini düşünüyorsa, bu teknik oldukça etkilidir.

Bu tekniğe göre, işi öncelikle detaylı olarak tanımlaması gerekiyor. Daha sonra işle ilgili bilgi sahibi olan, işin yapısını anlayabilecek kişileri seçmek ve onlara bu işin ne kadar süreceğini üç farklı açıdan sormak gerekmektedir.

Bu üç farklı durum; iyimser (herşey yolunda giderse), yaklaşık (normal şartlar altında), kötümser (herşey ters giderse) olarak tanımlanır.

Yukarıdakı esaslara göre, tahminde bulunacak kişilerin kimsenin yorumlarından
etkilenmemiş olması, yani tamamen bağımsız olmaları gerekmektedir.

Ali KAPTAN, yukarıdaki esaslara göre 5 kişilik bir tahminleyici grubu belirledi ve
kendilerinden, açıkca tanımlanmış aktivite için farklı durumları gözönüne alarak, 3 tane değer vermelerini istedi.

Tahminleyicilerden gelen veriler şu şekilde oldu:

Gelen verilerden İyimser, Yaklaşık ve Kötümser değerlerin ortalaması alınmıştır.

Üç Nokta tahmini sayesinde tahminleyicilerin kişisel görüşlerinden kaynaklanan subjektif davranışlar da yok edilmektedir. Doğal olarak, bu teknikte olabildiğince çok veri toplanmasında fayda vardır.

Bu ortalama değerleri kullanarak da bir aralık tahminleme çalışması yapılabilir.

X, Ortalamaların Ortalaması olmak üzere;
X= (ORTa + 4*ORTb + ORTc) / 6
X= (3 + 4x 5 + 9) / 6
X= 32 / 6 = 5,3 gun

S, Standart Sapma olmak üzere;

S= (ORTc – ORTb) / 6
S= (9 – 3) / 6
S= 6 / 6 = 1

Sonuç olarak; bu aktivite 5,3+1 veya 5,3-1 gün arasında gerçekleşme olasılığı yüksektir.

4,3 ile 6,3 gün arasında gerçekleşmesini bekleyeceğimiz gibi, işin 5,3 günde bitmesini isteyebilir fakat 6,3 günde bitse de bu durumu yadırgamamamız gerektiğini biliriz.

Yukarıdaki örnek oldukça basit olarak hazırlanmış olmakla birlikte, istatistik kitaplarında oldukca yoğun işlemlerle karşılaşılır.

Tabiki bir projede yüzlerce aktivite olduğunu düşündüğümüzde bu çalışmanın oldukca fazla zaman kaybettireceği açıktır. Fakat bu yöntemin tüm aktivitelere uygulanması yerine, riskli gözüken aktivitelerde veya önemli proje aşamaları için uygulanmasında büyük yararlar sağlanabilir.

Yapılacak daha yoğun istatistiksel çalışmalar sonucunda projelerin üç farklı durum için tamamlanma süreleri, aktivitelerin kritik yola girme olasılıkları gibi bilgilerin ortaya
çıkarılabileceği gibi, PY için de alternatif planlar yaratılmış olacak ve proje sürecindeki gelişmeler dikkate alınarak, hangi önleyici veya düzeltici faaliyetlerin devreye girmesi gerektiğine karar verilecektir.

Yukarıda tanımlanan yöntem yalnızca bir araç olup, kesin doğru verilere ulaşmanızı
sağlamayabilir. Fakat projelerde genelde dikkate alınmayan farklı durumların ele
alınmasında yardımcı olacaktır.

Bu teknik, Microsoft Project 2007 yazılımı tarafından da desteklenmektedir ve projeniz için iyimser, yaklaşık ve kötümser senaryolar geliştirmenize yardımcı olur.

Projenin aktiviteleri ortaya çıkarıldıktan, gerekli sıralama işlemi yapıldıktan ve aktiviteler için ihtiyaç duyulacak kaynak ve süre tahmini yapıldıktan sonra tüm faaliyetler, biz Zaman Diyagramı (Gantt Chart) üzerinde gösterilir. Böylece Proje Yöneticisinden, takım üyelerine kadar, üst yönetimden, müşteriye kadar tüm proje taraflarının proje planını daha net okuyabilecekleri bir hale dönüştürmüş oluruz.

Neye İhtiyacımız Var?

Zaman diyagramını oluşturabilmek için elinizin altında durması gerekenlerin listesi şunlardır.

Aktivite listesi

Ağ Diyagramı

Aktivite Kaynak İhtiyacı

Kaynakların Takvimleri

Aktivite Süre Tahminleri

Proje Tanımlama Dokümanı

Nasıl Yapılır?

Aslında oldukça basit; Aktivitelerin sıralamasına bakarak, verdiğiniz süre tahminlerini tek te bir takvimin üzerine çizdiğinizde işte size bir Gantt Chart.

Evet, aslında yukarıdaki ifadem çok fazla gözünüzü korkutmamak için yazılmış bir ifade.

PMI’a göre bu bölüm içinde detaylı analizler yatıyor ki bunlardan en önemlisi Kritik Yol Analizi fakat bu konuyu başka bir yazıya bırakmayı düşünüyorum.

Ne Çıkar?

Bunun da cevabını yukarıda vermiş olduk. Bir Zaman Diyagramı (Çubuk Diyagram – Gantt Chart) 

Artık, takvim üzerinde hangi aktivite ne zaman başlayıp, bitecek bellidir. Sorumlular da böylece ilgili proje içinde hangi tarihlerde görev alacaklarını biliyorlardır ve şahsi zaman planlarını da buna göre tekrar düzenlemeleri veya güncellemeleri gerekmektedir.

Proje planında aktivite listesi çıkarıldıktan ve kaynaklar tahminlendikten sonra aktivitelerin süreleri tahminlenmelidir.

PMBOK, Aktivite Tahminlemeyi şöyle tanımlar; “Her aktiviteye tamamlamak için  atanan kaynağa göre gerekli olan yaklaşık sürenin tahminlenme sürecidir”

Neye İhtiyacımız Var?

Aktivite Tanımlama neticesinden ortaya çıkan Aktivite Listesi bu süreç için bir girdi niteliğindedir. Diğer bir yandan aktivitelerin kendilerine özel durumları (bazı aktiviteler vardır, mesai dışında yapılması gerekir, bazıları özel insan veya makina kaynağı gerektirir, vb.) bilgisi de gerekli olacaktır.

Aktiviteleri yapabilecek kaynakların bilgisi de elimizin altında olmalıdır. Bu bilgi Aktivite Kaynaklarını Tahminleme çalışmasından gelecektir.

Nasıl Yapılır?

PMBOK’a göre Aktivite Süre Tahminleme için aşağıdaki yöntemler önerilebilir.

Uzmanlara sorma seçeneği, günlük hayatta zaten hepimizin uyguladığı bir teknik. Özellikle işi yapacak olan kişiye işin süresi sorulur. Mesele, gelecek bilginin güvenilirliği. Yani 5 günlük bir işi yapacak kişi “15 günde yaparım” derse bunu nasıl kontrol edeceksiniz?

Yukarıdan aşağıya tahminleme; geçmişteki deneyimlere dayanarak, geçmiş projelerin aşamalarının sürelerinin yeni projede de benzer şekilde olacağını varsayar ve ona göre bir tahminleme yaparsınız. Bir çeşit kıyaslama yöntemi de diyebiliriz.

Parametrik Tahminleme diye anılan bir teknik daha var. İsminin çok şatafatlı olmasına karşılık aslında bu bildiğimiz oran – orantı yöntemi… 1 m kare duvarı bir usta 30 dakikada örerse, 500 m kare duvarı kaç dakika da örer? Şeklinde bir soru cümlesi ile açıklayabilirim.

Üç Nokta Tahmini ise olabildikçe çok kişiye sorun ve tek bir durumu değil, iyimser, yaklaşık ve kötümser durumları sorgulayın diyen en önemli teknik. Daha sonra da istatistikten yararlanıp, teki bir ortalama değer ve hatta standart sapma bulmanızı sağlayan bir teknik. Bu yöntemi bir başka yazımda uzun uzadıya anlatacağım.

Ortaya Ne Çıkar?

Yukarıdaki çalışmaların neticesinde tabi ki her bir aktivitenin süreleri ortaya çıkacaktır. Artık her bir aktivitenin o işe atanan kaynak tanımları ve atanan kaynağa göre süre tahminleri tanımlanmıştır.

Artık bu bilgiler, Zaman Diyagramı (Gantt Chart) oluşturmak için yeterlidir.

Aktivite Tanımlama çalışmasıyla ortaya aktivite listesi çıkmıştı. PMBOK’taki süreçlerden bir tanesi de Aktivite Kaynaklarını Tahminleme olarak geçer.

Bu işlemde ilgili her bir aktivitenin başarıyla tamamlanabilmesi için gerekli olan insan, makina, malzeme kaynaklarının tahmin edilmesi işlemi gerçekleştirilir.

Bir projenin en başında birey olarak özellikle insan kaynağı belirlenemeyebilir. Bu yüzden özellikle insan kaynakları açısından hangi aktivitede hangi beceride insanlar gerektiği düşünülerek, plan yapılır, daha sonra ilgili departman yöneticilerinden kaynak tahsisiyle birlikte bireyler netleşecektir.

Neye İhtiyaç Duyarız?

Aktivite listesi ve potansiyel kaynakların yoğunlukları (başka projelerde görevli olup, olmadıkları) bu süreç için en önemli girdilerdir.

Bunun yanısıra şirket içinde önceden tanımlı olan rol ve sorumluluklar hangi aktiviteyi kimin yapacağı yönünde işimizi kolaylaştırır. Örneğin, satın alma faaliyetleri, doğal olarak, Satın Alma Departmanı tarafından yapılacaktır.

Aktivite Kaynaklarını Tahminleme Nasıl Yapılır?

İlgili Departmanların Yöneticilerinin veya çekirdek ekibimizde bulunan departman temsilcilerinin desteğiyle hangi faaliyetin kimler tarafından yapılacağı tahmin edilmelidir.

Sektöre ait basılı dokümanlar bazı faaliyetler için ne kadar kaynak gerektiğine dair bilgileri içerebilir. Örneğin bir makinanın üretim kapasitesi, üretici firma tarafından standart olarak yayınlanmıştır.

Akitiviteleri daha detaylandırarak, yapılan tahminler daha gerçekçi olacaktır. Bu çerçevede detay seviyesini açmak bir teknik olarak, düşünülmelidir.

Son olarak, Proje Yönetimi yazılımları da geçmişteki projelere dair veriler tutacağından gelecekteki projelerin kaynak tahimnlemesinde yardımcı olacaktır.

Ortaya Ne Çıkar?

Aktivitelerin Kaynak İhtiyacı: Yukarıdaki yöntemleri kullanarak, her bir aktivitenin ihtiyacı olan kaynak gereksinimi ortaya çıkacaktır.

 Kaynak Ayrışım Yapısı: Proje içinde kullanacağımız kaynaklara dair bir kategorize etme işlemi ile ihtiyacımız olan kaynakları sınıflandırmak mümkündür. Böylece bu projede, iş gücü, makina, malzeme, tedarikçi şeklinde kategoriler oluşturup, kaynakları bu kategoriler altında toplamak mümkündür.

Aktivite Sıralama – 1 yazımda bir proje içinde aktivitelerin sıralanmasının ne kadar önemli olduğunu belirtmiştik.

Bu yazımda ise aktivitelerin sıralanması için ihtiyacımız olanları, sıra oluşturma yöntemlerini ve neticede ortaya ne çıkacağını anlatmaya çalışacağım.

Neye İhtiyaç Duyarız?

PMBOK 2008 referans alarak Aktivite Sıralama konusunu incelediğimizde öncelikle tabi ki Aktivite Listesine ihtiyaç duyulur. Bu aktivitelerin Özelliklerine de dikkat etmek gerekmektedir çünkü işlerin doğası gereği hangi sırada yapılacağına da karar vermek daha kolay olur.

Ayrıca, projedeki kilometretaşları da bazı aşamaların ilk veya son aktivitesi olacağından dolayı sıralama çalışmasına başlamadan önce gerekli olan bilgiler arasındadır.

Aktivite Sıralama Nasıl Yapılır?

Projedeki tüm aktiviteler ve kilometretaşlarının hangi sırada yapılacağını belirlemek için aktiviteleri post-it’lere yazmak ve yapılış sırasına göre beyaz bir tahtaya yapıştırıp, aralarına da başlatma sırasına göre (FS, SS, FF) oklarla bağlantılar çizmek, işinizi bir hayli kolaylaştıracaktır.

Aktiviteler ve kilometretaşları arasına konulan okların üzerine artı(+)veya eksi (-)bir rakam yazarak da aktiviteler arasında Lag – Lead Time ifadelerini tanımlamış olursunuz.

PMBOK 2008, aktivite sıralamada, her aktivitenin en az 1 adet öncülü ve ardılı olması gerektiği konusunda uyarıda bulunmaktadır.

Ortaya Ne Çıkar?

Yukarıdaki işlemler tamamlandığı takdirde, Projenin Ağ Diyagramı (Network) ortaya çıkacaktır.

Proje Yönetiminde adı geçen Ağ Diyagramları, kesinlikle Süreç Yönetimindeki İş Akış’ları (Work-Flow) ile karıştırılmamalıdır. Ağ Diyagramları, projenin gerçekçi ve ulaşılabilir süresini bulabilmek amacıyla kullanılacağından, İş Akışlarından farklı bir gösterime sahip olurlar.

İş Akışları, süreçlerin akışındaki mantığı anlatmayı hedefler, Ağ Diyagramları ise aktivitelerin birbirlerini zaman ekseninde hangi sırada takip edeceğini gösterir.

PMBOK’taki süreçleri anlattığım yazı dizisine bugün de bir ekleme yapmak istiyorum. Bu konuyla ilgili bir önceki yazımda ele aldığım Aktivite Tanımlama işleminden hemen sonra yapılması gereken önemli bir planlama adımı da Aktivite Sıralama’dır.

Aktivite Sıralama bir projenin gerçekçi ve ulaşılabilir zaman programı oluşturulabilmesi için çok fazla önem verilmesi gereken bir çalışmadır. Bu yüzden projedeki aktivite sayısı kaç olursa olsun, her aktivitenin sıralama çalışmasında ayrı ayrı ele alınması gerekmektedir.

Aktivite Sıralamada bilinmesi gereken iki tane terim vardır: Öncül ve Ardıl. Bunun yanısıra öncül ve ardıl aktivitelere uygulanmak üzere bağlantı tipleri de şu şekilde karşımıza çıkar:

Tamamlanınca – Başlasın (Finish-to-Start)

Başlayınca – Başlasın (Start-to-Start)

Tamamlanınca – Tamamlansın (Finish-to-Finish)

Bilinmesi gereken diğer iki terim ise Öteleme ve Geri Çekme Zamanı olarak karşımıza çıkacaktır.

Öteleme Zamanı: Bir aktivitenin tamamlanmasından sonra belirli bir sürenin geçmesi gerekiyorsa plana eklenmelidir.

Geri Çekme Zamanı: Bir aktivite bitmeden belirli bir süre önce ardıl aktivite başlayabiliyorsa bu durum plana eklenmelidir.

Bir sonraki yazımda Aktivite Sıralama için Neler Gerekli, Nasıl Yapılır, Ortaya Ne Çıkar sorularına cevap arayacağız.