Proje Yonetimi – MS Project – PMP – PMBOK

Herhangi bir projenizi ele alarak bu sorulara cevap veriniz. Her verdiğiniz “Hayır” cevabı teknik açıdan daha fazla problemle karşılaşacğınız anlamına gelecektir.

• Proje paydaş analizi yapıldı mı?
• Paydaş analizine göre proje İhtiyaçlarının Toplanması gerçekleştirildi mi?
• Ürün kapsamı ile Proje kapsamı örütüşüyor mu?
• Proje Yönetimi metodu belirlendi mi?
• Proje paydaşları, Proje Yönetimi Metodunu biliyor mu?
• Proje teslimatlarının gözden geçirilmesi ve değerlendirilmesinin nasıl yapılacağı belli mi?
• Teslimatları değerlendirecek ve onaylayacak kişiler açıkça tanımlandı mı?
• Projenin ardından ürüne destek verecek ekip tanımlandı mı?
• Proje ile ilgili çıkan problemleri ve çözüm yöntemlerini kayıt altına alacak araçlar kullanılıyor mu?

Düzenli yapılacak, Risk Değerlendirme Toplantılarında Finansal risklerinizi belirlemek amacıyla aşağıdaki soruları puanlayarak, cevaplayınız. 

Artık puanlamayı size bırakıyorum. Aşağıdakilerden istediğiniz başlıkları alınız. Kurumunuzdaki önemine göre kendiniz puanlar türetin ve projelerinizi bu punlama sistemine göre değerlendirin.

• Projenin nakit akışı çıkarıldı mı?
• Projeye fon sağlanması gereken dönemler çıkarıldı mı?
• Fon kaynakları belirlendi mi?
• Maliyet tahminleri, aktivite detayında yapıldı mı?
• Projenin Fayda/Maliyet Analizi yapıldı mı?
• Maliyet artış dönemleri ve tahmini artış miktarları proje bütçesine eklendi mi?
• Bütçe aşımı durumunda Proje Organizasyonunda yetkinin kimde olduğu belirlendi mi?
• Proje devam ederken gerçekleşen maliyetlerinin, planlarla karşılaştırılması için gerekli takip ve kontrol sistemi kurludu mu?

Düzenli yapılacak, risk değerlendirme toplantılarında Kaynakları ne kadar etkin yönettiğinizi sorgulamak amacıyla aşağıdaki soruları puanlayarak, cevaplayınız.

• Proje için ihtiyaç duyulacak kilit kaynaklar belirlendi mi? (1…5)
• Proje takımı üyelerinde olması gereken kabiliyet / beceri / yetkinlik belirlendi mi? (1…5)
• Proje takım üyeleri kendilerine verilen rol ve sorumluluğu net olarak biliyor mu? (1…5)
• Projenin gerektirdiği eğitim gereksinimi karşılandı mı? (1…5)
• Projeyi tamamlamak için yeterli işgücü mevcut mu? (1…5)
• Kritik Kaynakların izin / mazaret ihtimali / ayrılma durumlarına karşı önlemler düşünüldü mü ? (1…5)
• Kaynakların iş yükü dağılımını gösterir kaynak histogramı mevcut mu? (1…5)

35 üzerinden kaç aldınız? (100’e oranlayıp lütfen Yorum bölümüne yazınız)

Düzenli yapılacak, risk değerlendirme toplantılarında Zamanı ne kadar etkin yönettiğinizi sorgulamak amacıyla aşağıdaki soruları puanlayarak, cevaplayınız.

• Aktivite detayını gösteren bir proje planı mevcut mu? (1…5)
• Tahminler aktivite detayında mı yapıldı? (1…5)
• Kritik Yol Analizi yapıldı mı? (1…5)
• Tamamlanan işler ile planlanan işler düzenli olarak karşılaştırılyor mu? (1…5)
• Mevcut sapma miktarlarına dikkat ederek, geleceğe yönelik önlemler alınıyor mu?  (1…5)

25 üzerinden kaç aldınız? (100’e oranlayıp lütfen Yorum bölümüne yazınız)

Projeyi etkileyebilecek Riskleri aşağıdaki gibi kategorlendirmek mümkündür.

• Teknik – Kalite Riskleri
• Finansal Riskler
• İş – Yatırım Riskleri
• İnsan Kaynakları Riskleri
• Tedarikçi Riskleri
• Çevresel Riskler

Kategorilendirme sayesinde her risk bir sınıfa ait olacak ve yapılan analizler neticesinde karşılaştırılabilir daha anlamlı verilere ulaşılacaktır.

Peki, analizler nasıl yapılmalıdır? Sorusuna da kısaca cevap arayalım.

Bu çalışmayı ilk defa yapacaksanız, doğru yapıp, yapmadığınız konusunda önemli şüphelere kapılırsınız, hiç dert etmeyin… Uygulamalarınız artıkça doğru yolu bulmak mümkün olacaktır.

Öncelikle yapılması gereken riskleri tanımlamak. Risk Tanımlamada dikkat etmeniz gereken soru şudur;

“Bir aktivite veya ardışık (arka arkaya yapılacak) aktiviteler grubunda gecikmeye, maliyet artışına, kalite düşüşüne veya kapsam azalmasına/artmasına sebep olabilecek olaylar nelerdir?”

“Bir tedarikçimin malı planladığımdan daha geç göndermesi” durumu veya “belirli bir döenemde yapılması gereken bir kaç aktivite için X departmanının yeterince insan kaynağı ayıramaması durumu” örnek olarak verilebilir.

Benzer riskleri tanımlayıp, kategorize ettikten sonra her kategori içindeki risklerin Tehdit Indeksini hesaplamak, mümkündür.

·     Etki Gücü: Yukarıda tanımladığınız risk durumu gerçekleşirse ilgili aktivitenizini özellikle süre veya parasal açıdan ne kadar etkiler? Bu sorunun cevabı sayısal olmalıdır. Örneğin: “3 gün, 2 hafta, 1ay, 300 TL, 200€ gibi”

·     Olasılık: Geçmişteki deneyimlerinizi veya varsa yazılı kayıtları inceleyerek, tanımladığınız riskin çıkma olasılığını % cinsinden tahmin etmeniz gerekmektedir. Örneğin “A tedarikçi firması geçtiğimiz 10 mal gönderiminin 2 tanesini geciktirmişti; bu durumda bir sonraki mal talebimizde malın gecikme olasılığı %20’dir” diyebiliriz.

Bundan sonrası oldukça basittir. Kategorize ettiğiniz her risk için Etki Gücü ve Olasılık değerlerini çarparak, risklerin ayrı ayrı Tehdit Indekslerini bulabilirsiniz. En yüksek değeri alan projenizi en çok tehdit edecek olan risktir. Büyükten küçüğe göre sıralayarak, hangi riske öncelikle tedbir almanız gerektiği ortaya çıkacaktır.

Son söz; Risk Değerlendirme Toplantıları, proje devam ettiği sürece en fazla 15 günde bir yapılıp, eski riskler çıkarılmalı, yenileri eklenmeli ve Tehdit Indeksleri tekrar değerlendirilmelidir.

Çalışan sayısının az olduğu, genel idarenin şirket sahibinde veya en fazla iki, üç ortağında olduğu küçük bir şirket düşünün. Küçük bir yapıda idare doğal olarak daha kolay, emir-komuta zinciri belirgin ve kararlar çok hızlı alınabiliyor, ayrıca kararların sonuçları da hemen fark edilebiliyor. Bu şirketimiz, kaliteli iş yaptığı için hızlı biçimde gelen taleplerin artığını varsayalım. Doğal olarak, daha fazla insanın istihdam edilmesi gerekmektedir. Çalışan insan sayısı artıkça doğal olarak departmanlar resmi olarak belirmeye başlar. O departmanların başına dışarıdan yöneticiler gelmeye başlar. Eskiden en fazla iki veya üç kişinin verdiği kararlar hemen uygulanabiliyorken, artık verilen kararların diğer departmanları nasıl etkilediği düşünülmeli, onların görüşleri de kararlar üzerinde etkili olmalıdır. Bu yüzden karar verme süreci yavaşlamış veya verilen kararların uygulanmasında sorunlar yaşanmaya başlanmıştır. Oluşan departmanların bilgi, iletişim, yetki, sorumluluk beklentisi gibi istekleri hızlı biçimde su yüzüne çıkar ve çatışma yaratan faktörler olarak, kurumun yönetilmesini zora sokar.

Yukarıdaki tablo özellikle kurum içinde süreçlerin oluşturulmadığı durumlarda ortaya çıkar. İşte kriz döneminde kurum içindeki süreçlerin yeniden tanımlanması, belirsiz yetki ve sorumlulukların net biçimde ortaya çıkarılması, bilgi – ürün akışının yeniden gözden geçirilerek modellenmesi, şirketin krizden sonraki büyüme sürecinin çok daha sağlıklı olmasını sağlar. Bütün bu çalışmalar Süreç İyileştirme Projesi olarak hayata geçirilebilir.

Bundan başka, kriz özellikle donanım altyapısının iyileştirilmesi için yeni fırsatlar sunar. Özellikle otomobil ve araçların yenilenmesi, eski teknolojili donanımın iyileştirilmesi veya yenilenmesi krizden faydalanmanın bir diğer yoludur. Bu çerçevede Donanım Altyapısı Geliştirme Projesi başlatılabilir.

İşlerin yoğun olduğu dönemde bir türlü hayata geçirmeye fırsat bulamadığınız Bilgi İşlem Projeleri hayata geçirilebilir. Özellikle bu dönemde yazılım paket fiyatlarında önemli avantajlar sağlayabileceğiniz gibi işlerin yoğun olmamasından dolayı da bu yeni yazılımlara geçiş kolay olacaktır. Yoğun iş dönemlerinde bu projelerin hayata geçmesinin en önemli risklerinden bir tanesi son kullanıcılardır çünkü hem mevcut iş süreçlerini yerine getirmeye hem de yeni bir yazılımı öğrenmeleri beklenir. Kriz döneminde bu yazılımların kullanılmasına yönelik daha fazla eğitim son kullanıcı riskini azaltacaktır. Bu proje sayesinde kriz sonrasında hem elde kalifiye eleman kalacak hem de süreçlerin daha hızlı ilerlemesini sağlayacak bir yazılım sistemi hayata geçmiş olacaktır.

Diğer yandan; Mevcut insan kaynağı farklı alanlarda eğitilerek, yetenek ve bilgi birikiminin artırılması sağlanabilir. Böylece birimler arasında iletişim gelişeceği gibi, becerilerdeki artış ve personel kalitesinin de artırılması mümkün olacaktır.

Görüldüğü gibi kriz döneminde şirketlerimizin yapabileceği pek çok proje ortaya çıkabilir. Temelde insana yapılan yatırım çalışanlar için de motivasyon ve şirkete bağlılık yaratacaktır. Uzun vadede hem çalışanlar, hem de kurumlar krizden fayda sağlamış olacaklardır.

Risk tanımlama projenin başından sonuna kadar rutin aralıklarla yapılması gereken bir çalışmadır PMI’a göre bu süreç, risk tanımlama, nitel ve nicel risk analizi yapmak, risklere yanıt planı oluşturmak ve riskleri projenin sonuna kadar izlemek gibi işlemleri içermektedir. PMBOK’ta oldukça detaylı tanımlanan bu süreci aşağıda gördüğünüz adımlarla bir hayli basite indirgedim.

Basit bir prosedür

1. Başlangıçta proje takımı, potansiyel risk başlıklarını belirler.
2. Kabaca her belirlelenen risk için önleme faaliyetleri ve düzeltme faaliyetleri belirlenir.
3. Proje takımı iki haftada bir risklerin durumunu değerlendirmek ve yeni risklerin varlığını sorgulamak için bir araya gelir.
4. Toplantıda risklerin tehdit gücü (mümkünse) sayısal olarak ortaya konur; bunun yanısıra riskin aciliyeti, sorumlusu, tetikleyicileri, projenin geneline olan etkisi gibi konular toplantının neticesinde ortaya çıkar.
5. Toplantı neticesinde risklerin projenin süresini ne kadar etkileyeceği veya ek ne kadar maliyet getireceğine dair sonuçlar da çıkmalıdır. Bu ek gereksinimlere göre riske karşılık hangi eylemlerin hayata geçirleceği de netleşir. (Risklere karşılık hangi eylemlerin yapılacağını belrilemeye “Risk Yanıtlama Planı” oluşturma denir.)
6. Risk Yanıtlama Planı içindeki önleme faaliyetleri, projenin önceden belrilenmiş aktivite listelerinin arasına eklenir. Zaman ve Maliyet planları tekrar revize edilir.
7. Kapatılan riskler gelecekte öğrenilen derslerin içine girmek üzere arşivlenir.