Proje Yönetimi – MS Project – PMP – PMBOK

Düzenli yapılacak, Risk Değerlendirme Toplantılarında İletişim risklerinizi belirlemek amacıyla aşağıdaki soruları puanlayarak, cevaplayınız.

• Proje hedefleri baştan net olarak belrilendi mi?
• Proje hedefleri ölçülebilir mi?
• Proje hedefleri proje takımına ve proje paydaşlarına açıkça anlatıldı mı?
• Proje takımı ve paydaşları hedefleri anladı ve hedefler üzerinde mutabakata vardı mı?
• Bütün proje tarafları tanımlandı mı?
• Proje paydaş analizi gerçekleştirildi mi?
• Proje ilerlemesi proje paydaşlarına düzenli olarak sunuldu mu?
• Proje için İletişim Yönetim Planı hazırlandı mı?

Herhangi bir projenizi ele alarak bu sorulara cevap veriniz. Her verdiğiniz “Hayır” cevabı teknik açıdan daha fazla problemle karşılaşacğınız anlamına gelecektir.

• Proje paydaş analizi yapıldı mı?
• Paydaş analizine göre proje İhtiyaçlarının Toplanması gerçekleştirildi mi?
• Ürün kapsamı ile Proje kapsamı örütüşüyor mu?
• Proje Yönetimi metodu belirlendi mi?
• Proje paydaşları, Proje Yönetimi Metodunu biliyor mu?
• Proje teslimatlarının gözden geçirilmesi ve değerlendirilmesinin nasıl yapılacağı belli mi?
• Teslimatları değerlendirecek ve onaylayacak kişiler açıkça tanımlandı mı?
• Projenin ardından ürüne destek verecek ekip tanımlandı mı?
• Proje ile ilgili çıkan problemleri ve çözüm yöntemlerini kayıt altına alacak araçlar kullanılıyor mu?

Düzenli yapılacak, Risk Değerlendirme Toplantılarında Finansal risklerinizi belirlemek amacıyla aşağıdaki soruları puanlayarak, cevaplayınız. 

Artık puanlamayı size bırakıyorum. Aşağıdakilerden istediğiniz başlıkları alınız. Kurumunuzdaki önemine göre kendiniz puanlar türetin ve projelerinizi bu punlama sistemine göre değerlendirin.

• Projenin nakit akışı çıkarıldı mı?
• Projeye fon sağlanması gereken dönemler çıkarıldı mı?
• Fon kaynakları belirlendi mi?
• Maliyet tahminleri, aktivite detayında yapıldı mı?
• Projenin Fayda/Maliyet Analizi yapıldı mı?
• Maliyet artış dönemleri ve tahmini artış miktarları proje bütçesine eklendi mi?
• Bütçe aşımı durumunda Proje Organizasyonunda yetkinin kimde olduğu belirlendi mi?
• Proje devam ederken gerçekleşen maliyetlerinin, planlarla karşılaştırılması için gerekli takip ve kontrol sistemi kurludu mu?

Düzenli yapılacak, risk değerlendirme toplantılarında Kaynakları ne kadar etkin yönettiğinizi sorgulamak amacıyla aşağıdaki soruları puanlayarak, cevaplayınız.

• Proje için ihtiyaç duyulacak kilit kaynaklar belirlendi mi? (1…5)
• Proje takımı üyelerinde olması gereken kabiliyet / beceri / yetkinlik belirlendi mi? (1…5)
• Proje takım üyeleri kendilerine verilen rol ve sorumluluğu net olarak biliyor mu? (1…5)
• Projenin gerektirdiği eğitim gereksinimi karşılandı mı? (1…5)
• Projeyi tamamlamak için yeterli işgücü mevcut mu? (1…5)
• Kritik Kaynakların izin / mazaret ihtimali / ayrılma durumlarına karşı önlemler düşünüldü mü ? (1…5)
• Kaynakların iş yükü dağılımını gösterir kaynak histogramı mevcut mu? (1…5)

35 üzerinden kaç aldınız? (100’e oranlayıp lütfen Yorum bölümüne yazınız)

Düzenli yapılacak, risk değerlendirme toplantılarında Zamanı ne kadar etkin yönettiğinizi sorgulamak amacıyla aşağıdaki soruları puanlayarak, cevaplayınız.

• Aktivite detayını gösteren bir proje planı mevcut mu? (1…5)
• Tahminler aktivite detayında mı yapıldı? (1…5)
• Kritik Yol Analizi yapıldı mı? (1…5)
• Tamamlanan işler ile planlanan işler düzenli olarak karşılaştırılyor mu? (1…5)
• Mevcut sapma miktarlarına dikkat ederek, geleceğe yönelik önlemler alınıyor mu?  (1…5)

25 üzerinden kaç aldınız? (100’e oranlayıp lütfen Yorum bölümüne yazınız)

Projeyi etkileyebilecek Riskleri aşağıdaki gibi kategorlendirmek mümkündür.

• Teknik – Kalite Riskleri
• Finansal Riskler
• İş – Yatırım Riskleri
• İnsan Kaynakları Riskleri
• Tedarikçi Riskleri
• Çevresel Riskler

Kategorilendirme sayesinde her risk bir sınıfa ait olacak ve yapılan analizler neticesinde karşılaştırılabilir daha anlamlı verilere ulaşılacaktır.

Peki, analizler nasıl yapılmalıdır? Sorusuna da kısaca cevap arayalım.

Bu çalışmayı ilk defa yapacaksanız, doğru yapıp, yapmadığınız konusunda önemli şüphelere kapılırsınız, hiç dert etmeyin… Uygulamalarınız artıkça doğru yolu bulmak mümkün olacaktır.

Öncelikle yapılması gereken riskleri tanımlamak. Risk Tanımlamada dikkat etmeniz gereken soru şudur;

“Bir aktivite veya ardışık (arka arkaya yapılacak) aktiviteler grubunda gecikmeye, maliyet artışına, kalite düşüşüne veya kapsam azalmasına/artmasına sebep olabilecek olaylar nelerdir?”

“Bir tedarikçimin malı planladığımdan daha geç göndermesi” durumu veya “belirli bir döenemde yapılması gereken bir kaç aktivite için X departmanının yeterince insan kaynağı ayıramaması durumu” örnek olarak verilebilir.

Benzer riskleri tanımlayıp, kategorize ettikten sonra her kategori içindeki risklerin Tehdit Indeksini hesaplamak, mümkündür.

·     Etki Gücü: Yukarıda tanımladığınız risk durumu gerçekleşirse ilgili aktivitenizini özellikle süre veya parasal açıdan ne kadar etkiler? Bu sorunun cevabı sayısal olmalıdır. Örneğin: “3 gün, 2 hafta, 1ay, 300 TL, 200€ gibi”

·     Olasılık: Geçmişteki deneyimlerinizi veya varsa yazılı kayıtları inceleyerek, tanımladığınız riskin çıkma olasılığını % cinsinden tahmin etmeniz gerekmektedir. Örneğin “A tedarikçi firması geçtiğimiz 10 mal gönderiminin 2 tanesini geciktirmişti; bu durumda bir sonraki mal talebimizde malın gecikme olasılığı %20’dir” diyebiliriz.

Bundan sonrası oldukça basittir. Kategorize ettiğiniz her risk için Etki Gücü ve Olasılık değerlerini çarparak, risklerin ayrı ayrı Tehdit Indekslerini bulabilirsiniz. En yüksek değeri alan projenizi en çok tehdit edecek olan risktir. Büyükten küçüğe göre sıralayarak, hangi riske öncelikle tedbir almanız gerektiği ortaya çıkacaktır.

Son söz; Risk Değerlendirme Toplantıları, proje devam ettiği sürece en fazla 15 günde bir yapılıp, eski riskler çıkarılmalı, yenileri eklenmeli ve Tehdit Indeksleri tekrar değerlendirilmelidir.