Proje Yonetimi – MS Project – PMP – PMBOK

• Kendi paranızmış gibi davranın. Eğer finansal kararlar vermeniz gerekiyorsa sanki kendi paranızı harcıyormuş gibi düşünüp, en iyi kararı vermeye gayret edin.
• Topluluğun düşüncelerine dikkat. Projeniz çalışanların önemli bir bölümünü etkiliyor olabilir. Bu etkinin nasıl olacağını düşünmek ve gelecek tepkileri en aza indirmek için projenin belirli aşamlarında genel bilgilendirme ve ikna çok önem kazanmaktadır.
• Bugünün yeni ürünü, yarının çopü ise. Yeni ürün projelerinde dikkat edilmesi gereken bir diğer konu da o ürünlerin kullanımı bittiğinde nasıl ürünün ortadan kaldırılacağı. Çevreye dost ürünlerin geliştirilmesi proje yöneticileri için de önemli bir sorumluluktur.
• Tedarikçilerle yakın ilişkiler kurun. Projenin başarısı için sadece kendi ekip üyelerinizi kontrol ve takip etmeniz yetmeyecektir. Tedarikçi de projeye işi alırken söz verdiği gayreti göstermelidir. Bu yüzden proje yöneticisi tedarikçilerin de proje planlarını istemeli ve o taraftaki ilerlemeleri kendi planına yansıtmalıdır.
• Her zaman dürüst olmak. İhmal, atlama veya unutmalarla ilgili, proje içindeki karmaşadan dolayı, teknik olumsuzluklarla ilgili vs. için asla yalan söylemeyin.
• İstesenizde vazgeçilmez olamazsınız. Projeler, ekip çalışmasına dayanan işler bütünüdür. Bireylerin, tecrübelerini takıma aktarmaları projelerin başarısını artıracağı gibi toplam kazanımı da artıracaktır.  Vazgeçilmez olmak adına bilgi saklamak kısa vadede fayda sağlayabilir fakat bir şikret için hiç kimse vazgeçilmez değildir. Bireyler gelir, gider; Aslolan kurumsal kültür ve bilgi birikimidir.

On Time, On Budget, on Scope

Bundan sonra hekese iyi temennilerde bulunurken bu kısaltmayı kullanacağım.

Projelerinizin OTOBOS olmasını en içten dileklerimle temenni ederim.

İçinde bulunduğumuz dönemde Proje Yönetimi artık oldukça önemli hale geldi. Gelecek çok daha proje bazlı çalışmayı zorunlu kılacak. Aslında daha “proje bazlı” kelimesinden kastım “daha planlı”.

Yani okuldan mezun olduktan sonra hangi sektörde çalışacağınız hiç önemli değil, her durumda projelere öncelikle dahil olmanız, sonra da projeleri yönetmeniz istenecek. (10 senedir, bu süreci yaşayarak gören birisiyim). O günlere gelmeden ve zaman geçirmeden Proje Yönetimi’ne şimdiden önem vermenizi kesinlikle tavsiye ederim.

Okullarda bütün öğretmenler gelir, kendi dersinin ne kadar iş hayatında gerekli olduğundan bahsederler; Benim söylediklerimi lütfen o klişe sözlerle karıştırmayın.

“Proje Yönetimi dersimiz yok ki nasıl öğreneceğiz bu konuyu” diye merak ettiğinizi tahmin ediyorum. Benim sizlere araştıtmanızı tavsiye edeceğim başlıklar şunlardır.

* PMI’yı tanıyın. Kütüphanenizde PMNetwork Dergisi geliyorsa takip edin.

* PMBOK denen kitabı mezun olmadan önce mutlaka incelemiş/okumuş olun.

* PY Bilgi Alanlarının neler olduğunu öğrenmiş olun. İçeriğini bilin.

* Proje Yönetimi üzerine geliştirilen metodların neler olduğunu öğrenin. (PRINCE2, Agile, Ten Steps…)

* Proje Yönetimi yazılımları hakkında bilgi edinin. Hangi yazılımın hangi sektörde kullanıldığı konusunda bilgi edinin.

* Stajlarınızda özellikle proje yönetimine önem veren kuruluşları tercih edin.

* Bitirme ödevinizi bir proje yönetimi yazılımı kullanarak, bir projenin planlanması üzerine alın.

Yukarıdaki konularda okul yıllarından araştırmalarınız ve çalışmalarınız olduğunu CV’nize eklediğinizde kesinlikle fark yaratmış olacaksınız. Gençliğin (Deneyimsizliğin) dezavantajını Proje Yönetimi konularına önem vererek, ortadan kaldırmanız çok daha çabuk olacaktır.

Son zamanlarda üniversiteli kardeşlerimden gelen tavsiye talepleri çerçevesinde bu yazıyı yazma ihtiyacı duydum. Eminim,  derslerden arta kalan zamanlarda sosyal faaliyetlerde bulunmanız da ileride sizler için çok faydalı olacaktır (Bu arada sosyal faaliyetden lütfen sadece “KING oynamak” anlaşılmasın ) fakat kendinizi iş hayatına hazırlamak için bir şeyler yapmak istiyorsanız, Proje Yönetimi konusu kesinlikle ileride iş bulma, iş hayatında takdir görme ve daha başarılı projelere imza atmanız için güzel bir fırsattır.

İşletme Mühendisliği Kulübü çevre dostu ve yenilikçilik odaklı projeleri çağırıyor

İTÜ İşletme Mühendisliği Kulübü, 11–14 Mart 2009 tarihleri arasında İTÜ Maçka Yerleşkesi’nde artık bir klasik haline gelen Yönetim Bilimleri Kongresi’nin onuncusunu düzenleyecektir. Kongre kapsamında tüm lisans ve yüksek lisans öğrencilerinin katılabileceği bir proje yarışması yapılacaktır.Yarışmaya Yeşil İnovasyon (çevre dostu yenileşim) konulu projeler kabul edilecektir. Yarışmanın sloganı “Yeşillenen Değişim, Yenileşim” olarak belirlenmiştir.

Detaylı Bilgi için: http://www.ybk.org.tr/

Bazı yöneticiler, işlerini delege etmek istemez. Bazı yöneticiler;

-”Takım üyelerim tecrübesiz.”
-”İşi anlatana kadar kendim yaparım..”
-”Yapılacak bir hata projemin maliyetini çok yükselteceği için işleri benim yapmam gerekir.”
-”Bazı işleri ancak benim pozisyonumdakiler yapabilir..”
-”Öyle işler yapıyorum ki işleri başkasına delege etmem mümkün değil.“
-”Takım elemanlarım belirli konuların uzmanı fakat bütünü görüp de benim gibi karar verebilecek yetilere sahip değiller.“
şeklinde ifadeler kullanırlar.

Bununla birlikte bazı yöneticilerin boş durmadıklarını üst yönetime gösterme kaygısı, delegasyonda önemli zaafiyetler yaratır. Yerini astlardan birisinin alması endişesi veya astlardan birisinin işi yöneticisinden daha iyi yapması durumu, yöneticinin korkulu rüyası olabilir.

Halbuki, yöneticilik, işi fiilen yapmaktan ziyade hem insanların hem de işlerin idare edilmesi, doğru yönlendirilmesi olarak görülmelidir. Delegasyon neticesinde işleri üstlenenler, kendilerini daha fazla takımın bir üyesi olarak görecek ve kendilerinden bir şeyler katarak, işe değer katmaya başlayacaklardır.

Yukarıdaki ifadelerin proje yönetimi açısından değerlendirmek istersek proje takım üyelerini projenin bütün aşamalarından haberdar etmek ve ilerlemeyle ilgili onların da görüş ve önerilerini alarak projeyi yönetmenin, büyük kazanımlar sağlayacağına inanıyorum ve bu konuyu bir örnekle pekiştirmek istiyorum.

Eğitimlerimize katılan bir inşaat mühendisi beyefendinin, Ege bölgesinde inşaat firması vardı. Yaklaşık 1 sene önce, şantiyelerindeki aktiviteleri MS Project ile planlamak hatta müşteriye de MS Project ile rapor üretme isteğiyle eğitimize katılmıştı. Eğitimden 5-6 ay sonra beni Kuşadası’nda devam eden bir şantiyesine davet etti.

Şantiyedeki manzara açıkçası çok hoşuma gitmişti. Projenin zaman yönetimini bir yöneticiye, maliyet yönetimini bir başka yöneticiye devretmişti. Usta ve işçilerden gelen günlük iş yapma bilgilerini zaman yöneticisi, depodan gelen hammadde çekişleri ile ilgili bilgileri maliyet yöneticisi iki ayrı MS Project dosyası üzerinden takip ediyorlardı. Her akşam o günkü ilerlemeler bizim yöneticimizin önüne geliyor ve projenin takibi gün gün yapılıyordu.

Buna ek olarak; haftasonları 1-2 saatlik bir toplantı ile projenin bütün genel görünümü projeksiyonla bir duvara yansıtılıyor ve tüm işçilerin bulunduğu bir toplantıda yöneticimiz tarafından projenin gelişmeleri haftada bir kez olmak üzere herkese anlatılıyordu. Aynı toplantıda, bir sonraki haftanın yapılacak işleri de dile getiriliyor ve projenin toplamda % kaçı tamamlandı, hangi süreçlerin hızlandırılması gerekir gibi konular ortak olarak tartışılıyordu.

Sözün özü;
1- İşleri delege edin, fakat kontrolü asla bırakmayın.
2- Takım elemanlarını planlamaya ve kontrol süreçlerine dahil edin.
3- Bütün proje yönetimi yazılımları sadece bir araçtır. Eğer proje yönetimini sindiremesseniz, dünyanın en iyi yazılımı bile projelerinizi yönetmenize yardımcı olamaz. (diğer bir değişle: Keramet yazılımda değildir.)

Türk insanının dinamizmi, mesai kavramı olmayan çalışma şevki, cesareti, pratik zekası ile gurur duyuyorum. Bu ülkelerdeki insan kaynağını kendi insanımızla mukayese ettiğim her zaman bu farklılık bana heyecan ve mutluluk vermiştir.

Bu nedenle değilmidir ki 2001 yılından bu yana 60 dan fazla ülkede binlerce şantiyede iş gerçekleştirebildik. Son okuduğum bir habere göre yurt dışında 2008 yılında, kriz öncesi aktif şantiyelerimizin sayısı 5000 civarında imiş.

Ama ne yazık ki, Müteahhit Firmalarımız inşaatların fiziksel gerçekleşmesinde sağladıkları bu başarıyı, hiçbir sisteme uymadıklarından, finansal başarı olarak gerçekleştirememişlerdir. Benim 2008 deki bu global kriz sonrası tahminim bu 5000 şantiyenin en az 3000 – 3500 tanesinin olumsuz sonuçlarla (zararla) kapanacağıdır.

Kriz olmasa da bu kötü finansal sonuç ile karşılaşacaktık. Bu kriz yalnızca kötü sonuç ile karşılaşmamızı hızlandırmıştır. Kişilerin, kredi kartından çekilen avans ile diğer kredi kartı borcunu kapamaları gibi, inşaat firmalarımızda yeni işlerin avansları ve ilk nakit girdileri ile eski problemli işlerini kapatmaya çalışmışlardır. Çok hızlı bir büyüme içine girmişler, bazı firmalar, 15-20 milyon USD lik işlerde taşeron olarak başlamışlarken, çok kısa sürelerde 300-500 milyon USD lik iş kapasitesine ulaşmışlardır. Dünyanın her tarafındaki yatırımlara fazla hesap yapmadan , olsa olsa hesapları ile Türk insanının pratikliği ve cesareti ile sahip çıkmışlardır.

Evet, ne yazık ki İnşaat Firması olmanın gerektirdiği Profesyonelliğe, sisteme sahip olmamanın bedelini çok ağır bir biçimde ödeyeceğiz. Bu bedeli Müteahhit firmalardan çok daha ağır olarak, o firmalarda çalışan taşeronlarımız, işçilerimiz, teknik personelimiz ödeyecektir. Maalesef, eski dönemlerde de, bu her zaman böyle olmuştur. Müteahhit firmalarımızın hesapsızlığının, sistemsizliğinin, plansız ve programsız çalışmalarının ve profesyonelliğe uygun olmayan organizasyon yapılanmalarının kötü sonuçları hep taşeronlara ve çalışanlara çıkarılmıştır.

“Türk insanının dinamizmi, mesai kavramı olmayan çalışma şevki, cesareti, pratik zekası ile gurur duyuyorum.” Demiştim. Ama Müteahhit Firmalarımızın büyük bir çoğunluğunun profesyonellikten çok uzak yapılanmaları ve iş’e sistemsiz, hesapsız ve programsız yaklaşımları bana hep hüzün vermiştir.

Türk Müteahhitlik sektörünü Dünyada 3. konuma getiren, ana yüklenici firmaların profesyonelliği değildir; Türk insanının dinamizmi, çalışkanlığı, pratik zekası ve özellikle Taşeron firmalarımızın kendi işlerini iyi bilmeleri ve yürütmedeki becerilerindendir.

Neden Bu Durumdayız?

** Doğru Teklif vermeyi bilmeyiz. Çünkü Firma hafızası diyebileceğimiz bir veri tabanımız yoktur. Her teklif bizim için “Amerikanın yeniden keşfi” gibidir. Teklif’in, projesiz yapılara “olsa olsa” metodu ile m2 bazında yaklaşımlar ile veya “Excel” dosyalarında şekillendirilmiş bazı kolonlardaki hücrelerin çarpımı ve toplamı sonucu ulaşıldığını zannederiz.

** “Master Plan” hazırlama, yani işin ilk hareket planını oluşturma, bunu yazılı bir doküman haline getirme alışkanlığımız yoktur. İşin ilerleyen safhalarında kendimizi bu ilk harekat planına göre ölçme ve değerlendirme bilincimiz yoktur.

** İş’i tarifleyen Sözleşmeler olsa bile okumayı sevmediğimizden, onu ciddiye almaz bir göz gezdirmekle yetiniriz. 2490 ve 2886 sayılı İhale kanunlarımızdan kalma, bize özel alışkanlıklar ile “sorun olursa çözeriz” diye düşünürüz. Şartname ve sözleşmeleri bir bağlayıcı değil, pratik zekamız ile üstünlük sağlayacağımız, delebileceğimiz anlamsız kurallar dizesi olarak algılarız.

** Planlama – İş Programı yapma alışkanlığımız “SIFIR” noktalarındadır. Şantiyelerimizde Planlama görevlileri olabilir, ama İş Programı nedir? Kim yapar? Nasıl takip edilir? Nasıl Güncellenir? Ne iş’e yarar? Bunlar bilinmez ve bu işlem yalnızca sözleşmelerde varsa, sözleşme gereği verilen bir “Çubuk Diyagramı” olarak algılanır.

** Büt

1. Bizim işler biraz farklı. Çok dinamik, bu yüzden planlamak ve bunları tutturmak pek mümkün olmuyor. Proje Yönetimi, işleri rutin olan firmalar için daha iyi, bizim işlere uymuyor.
2. MS Project, çok kötü bir program. Ne zaman ne yapacağı belli olmuyor. (MS Project’i doğru kullanmayı bilmiyorum)
3. Kaynak ihtiyacım ile varolan kaynaklar arasında çok büyük fark var. İhtiyacım olan kaynaklar bana verilmiyor. (Kaynak planlaması nasıl yapılır, bilmiyorum)
4. Bizde kritik yol çok değişken. (Kritik Yolun ne olduğunu bilmiyorum)
5. Müşterinin değişiklik istekleri normal çalışma rutinimizi bozuyor. (Kapsam Yönetimi nasıl yapılır, bilmiyorum)
6. Finansal gereksinimlerle, üst yönetimden gelen parasal kaynak uyuşmuyor. (Bütçenin doğru belirlenemesi sorunu yaşıyoruz)
7. Kapsam gittikçe genişledi ama üst yönetimi yine aynı bütçe ve aynı sürede projeyi istiyor.(Projenin kalitesi gözardı ediliyor.)
8. Günümün çoğunu üst yönetime gereksiz raporlar oluşturmakla geçiriyorum. (Proje ekibimin hangi gün ne iş yaptığını takip edemiyorum)
9. Departman yöneticilerinden gerekli desteği alamadığım için proje faaliyetleri gecikiyor.(İstediğim vasıftaki kaynağı projeme alamıyorum)
10. Herhangi bir konuda yardıma ihtiyacım yok.

Proje:

Tamamlanması konusunda kimsenin kesin bir fikir yürütemeyeceği, bu nedenle olsa gerek gerginliği hiç eksik olmayan çalışma. bittiğinde hala proje adıyla anılmaya devam etmesi, ‘bitmedi ki’nin işareti sayılabilir.

Proje Yönetimi:

Projeyi bes ogesini ayri ayri kontrol altinda tutarak onceden ongorulmus kabul edilebilirlik oraniyla tamamlamak icin gereken prosedurun tumudur. projeyi bir at arabasina benzetirsek 5 ayri dizgini olan bu at arabasini yolda tutmak ve varacagi yere ulastirmak proje yonetimidir. hicbir proje 100% mukemmel sonuclanmayacaktir, ancak bir insaat projesini ornek alirsak binanin onceden hesaplanmis maliyetle, zamaninda (veya zamanindan once), teknik riskler atlatilmis olarak, tum fonksiyonlari (insai, elektrik ve mekanik) isler vaziyette,ve isveren tarafindan is kabul akti imzalanacak kalitede bitirilmesi bir basaridir. tum dunyada hala bir meslek mi, uzmanlik alani mi oldugu tartisilmaktadir. kimileri x meslek disiplinini ve egitimini almis kisiler proje yonetim bilgisini donanarak proje yonetim yetisi kazanabilir ve proje yoneticisi olabilir savini desteklerken, kimileri hayir proje yonetim metodolojisi bir meslek olarak ogrenilmesi gereken ve daha sonra is sahasi ne olursa olsun (insaat,otomotiv,yazilim,savunma sanayii vs) ona uygulanabilen bir meslektir tezinde diretir.

Gantt Çizelgesi:

Proje yönetimi mesleginin olmazsa olmaz edevatlarindandir. kritik yolu hesapladigi icin onlem alip bazi tasklari hizlandirmazsaniz projenizin neresinden patlayacagini size alenen gosterir. zira kalem vardir yari yariya cabuklastirsaniz milestone’a zerre etkisi olmaz, kalem vardir 2 gun gecikse binlerce ya da milyonlarca dolar zarar edersiniz. bir de ekurisi vardir bunun pert cizelgesi diye ama o pek kullanisli degildir.

PERT:

- turkiye deki rejoice sampuaninin amerika da ismi.
- otomobil cesedi.

Microsoft Project:

Bilgisayarla alakaları, yalnızca maillerini kontrol etmek, word ve excel dosyalarını açmakla sınırlı olan daha yaşlı başlı mühendisler (ki bunlar proje müdürüdür genelde) bilgisayar kullanabilen tüm genç inşaat mühendislerinin default olarak bildiklerini sandıkları, daha da kötüsü bilmesede biraz kurcalayınca çözeceklerini sandığı bir karışık program

pm: sen ms project ya da primevera kullandın mı daha önce

ra: hayır abi kullanmadım. bilmiyorum ben proje mühendi….

pm: tamam oğlum çok zor değil zaten, biraz kurcalayınca sökersin.. al şu iş için bir hazırlayıver bakayım.

ra: abi bu işi bir bilenin yapması gerekir ama. şimdi bu biraz karışık bik bik..

pm: yok yok değil, sen bir hazırla ben bakayım. zaten karışık bişey istemiyorum

ra: abi vakit alır, kurcalamayla yapabilirmiyiz bil…

pm: sen hele bi bak

sonra kendinizi gecenin bir yarısında “haa şu tuşa basınca ne oluyormuş.. anaa kaydı lan.. hay allah. tüh ki tam tüh… ühü ühü” derken bulursunuz.

Kaynak: www.eksisozluk.com

Henry Laurence Gantt, (1861 – 23 November 1919) Amerika’lı makina mühendisidir. 1910 yılında geliştirdiği Gantt Diyagramları, Proje Yönetiminin vazgeçilmez aracıdır.