Proje Yonetimi – MS Project – PMP – PMBOK

Bazı proje yöneticileri çok önemli projelerde görev almak ister, bazıları istemez, bazıları da hiç ilgilenmez. İlk gruptakiler kendilerini üst yönetime kendini göstermek ister, ikinci gruptakiler çok fazla merkezde olmaktan ve gözönünde olmaktan çekinirler, sonuncu grup için ise farketmez. Peki, bir projeyi çok önemli yapan nedir?

Açıkçası, her organizasyon projesine önem verirken, kurumuna sağlayacağı faydayı değerlendirir. Bu yüzden bazı projelerin önemi diğerlerine göre daha fazladır.

Fakat, bugüne kadar önemli projelerde görev almadığınızı düşünüyorsanız, sakın meraklanmayın. Önemli projelerde neden görev alamamanızın sebeplerini araştırın ve elinizdeki projeleri önemli hale getirin. Evet, bu mümkün ve sizin elinizde…

Her zaman üzerinde çalıştığınız projelerin kurumunuz için önemli olduğunu ifade edin. Proje kelimesinin bir gelişme, bir ilerleme yaratmak için yapıldığını asla unutmayın. Bu gelişmeyi etrafınıza tanıtmak sizin en önemli görevinizdir. Mutlaka yazılı olarak bir proje planı hazırlayın ve projeye dahil olacak kişilere planınızı açıklayın. Projenizden bahsederken, sürekli nihai hedefi ve kuruma sağlayacağı faydaları dile getirin ve proje taraflarının desteğini almak adına sürekli motivasyon aracını kullanın. Projenizi başarıya ulaştırmak için iletişime önem verin ve projenin reklamını yapmayı unutmayın.

 Projelerin başarısı sürekli tartışmaya açılmaktadır. Başarı tanımı kişiden kişiye ve projeden projeye değişen bir ifadedir.

Kimi projelerde zaman en önemli kirter iken, kimisinde maliyet, kimisinde de kapsam veya kalite, başarı kriteri olarak ön plana çıkar.

Yukarıdaki dört etken acaba proje başarısını anlatmakta yeterli midir? Dört kritere uyarak ortaya çıkan bir ürünün müşteri memnuniyetini sağlamaktan uzak kalması sözkonusu mu? Buna karşılık geciken ve maliyet artan bir projenin müşteri tarafından çok beğenilmesi ve başarılı görülmesi mümkün müdür?

Bu soruların cevabı Başarı denen tanımı üçe bölerek, arayabilirz.;

Ürün Başarısı

Proje Başarısı

Proje Yönetimi Başarısı

Eğer her biri projelerde ayrı ayrı tanımlanabilirse ve üzerinde düşünülebilirse Proje Taraflarının Başarı tanımları da daha net ortaya çıkarılabilir.

Ürün Başarısı: Proje neticesinde ortaya çıkacak bir ürünün müşteri tarafından kabul edilebilir özelliklere sahip olması ürün başarsını tanımlamamızı sağlar.

Her projenin başlangıcı hedeflenen ürünü iyi tanımlamak ile başlar. Eğer ürünün kullanılacağı yer, talep edecek kişiler, ürünün satış bedeli, ürünün kullanım ömrü, bakım maliyetleri gibi konularda yeterli araştırma yapılmamış ise proje neticesinde ortaya çıkacak ürün beklenen performansı sergilemeyecektir. Ürünü iyi bir şekilde anlatmak, tanımlamak, ihtiyaçlarını ortaya çıkarmak projeye müşteri sıfatıyla katılan kişilerin sorumluluğundadır. Buradaki eksik bilgilendirme, yanlış yönlendirme, yukardaki çalışmalar için yeterli zamanı ayırmama ürünü başarısızlığa iter.

Bu noktada; Proje Yöneticisini veya Projeyi başarısız olarak görmek hatadır.

Proje Başarısı: Projenin başarısından Proje Yöneticisi sorumludur. PMI’a göre proje yönetiminde 8 tane bilgi alanı vardır ve bu bilgi alanları bir Proje Yöneticisinin mutlaka yönetmesi gereken disiplinlerdir.

Müşteriden gelen talebe göre Proje Yöneticisi proje planını oluştrur ve planladığı faaliyetleri gerçekleştirdikçe proje ilerler.

Proje içinde oluşabilecek değişiklikler proje planına hızla yansıtılır ve gelen değişiklik duurmlarına göre etkilenen diğer süreçler planda revize edilir. Örneğin ürüne yeni bir fonksiyon ekleme talebi geldiğinde bu kapsam değişikliği anlamına gelir, bundan dolayı, süre veya maliyetteki değişiklik proje planına yansıtılır.

Kapsamda bir değişiklik olsa dahi, müşteri ile el sıkışarak, ilerlendiği sürece proje maliyetini, süresini ve kalite kriterlerini sağladığı ölçüde projenin başarısından bahsedebiliriz ve ölçümleyebiliriz.

Proje Yönetimi Başarısı: PMI’ın bilgi alanlarından bir tanesi Proje Yönetiminin başarısını ölçümlemek üzere önemli ifadeler içerir. Bu bilgi alanı Kalite Yönetimi’dir.

Öncelikle bir projede kaliteden bütün tarafların sorumlu olduğunu söylemek gerekir.

Proje Yönetiminin başarısını ölçümlemek için kuruma özel bir PY metoduna ihtiyaç vardır. Böylece Proje Yöneticileri, projelerini yönetirken hangi adımlardan geçmeleri gerektiğini bilecekler ve tüm projeler için önceden belirlenmiş olan noktalarda onay mekanizmasını çalıştırmış olacaklardır.

Proje metoda uygun ilerlediğinde Proje Yönetimi başarısından bahsedebiliriz. Proje veya ürün başarısız olsa dahi, başarısızlık sebeplerini dokümante etmek, bunlardan bir takım dersler çıkarmak, sonraki proje yöneticilerine değerli bilgiler bırakmak, Proje Yönetimi’nin başarısıdır.

Projelerin başarısının arkasındaki en önemli sebepler:

1. Projenin üst yönetimden destek görmesi – Etkili bir sponsor
2. Takım üyelerinin ortak paydada buluşması
3. Proje takımının becerileri, kabiliyetleri
4. Proje boyunca fonlamanın planlar çerçevesinde gerçekleşmesi
5. Etkin planlama ve kontrol teknikleri
6. Takım çalışmasına önem verme
7. Proje hedeflerinin açıkça ortaya konması
8. Proje yönetimi süreçlerinin etkin kullanılması
9. İyi iletişim

Başarısızlık ise yukarıdakilerin zıttı davranışları göstermekle mümkün fakat proje bütçelerinin zaman içinde kesintiye uğraması herhalde en çok akrşılaşılan durumdur . Bu yüzden sürenin veya kapsamın revize edilmesi gerekmektedir. Ya süre uzaması gündeme gelmelidir, ya da daha dar kapsamlı bir sonuç ortaya çıkacağı anlaşılmalıdır. Gerekli revizyonlar yapılmaz ise bu durumda riskler artacak ve müşteriye kalitesiz bir ürün sunulmuş olacaktır.

Proje başlangıç toplantısından (kick-off meeting) hemen sonra kameralarımızı sırayla proje taraflarımıza çeviriyoruz. Bakalım Proje Yöneticisi ile ilgili neler diyecekler?

Genel Müdür: Proje Yöneticisinin hazırlıklarından çok tatmin olmadım. Projenin ne kadar kar edeceğini bir raporda istemiştim ama getirdiği rapor sanki alelacele hazırlanmış. Fizibilite için veriler çok gerçekçi gelmedi bana. Ayrıca hazırladığı sunum da çok amatörceydi…

İnsan Kaynakları Müdürü: Organizasyon tam bir felaketti. Proje Yöneticisi o kadar kişiyi küçücük bir salonda toplamıştı, sıkış tepiştik. Ayrıca, ikram diye getirilen kurabiyeler de çok kötüydü. Çay, kahve, su organizasyonu da oldukça sorunluydu. İlgili yerlere haber verilmemiş

Bilgi İşlem Müdürü: Ben projenin hedefini açıkçası tam anlamadım. İstekler doğru dürüst tanımlanmamıştı. Bizim departmandan ne kadar eleman ihtiyacı olacağına dair bir kestirim olmadığı gibi projenin kurum açısından da önemi tam net ortaya konamadı.

Finans Müdürü: Proje Yöneticisi, para ihtiyacını çok yüksek göstermiş. O parayla ne projeler yapılır. Planı yaparken bize de hiç sormuyorlar. Kafalarına göre maliyetleri yazıp, şişiriyorlar.

Satınalma Müdürü: Satınalınması gereken şeylerin neler olduğu belli değildi. Ne zaman sipariş verilmesi gerektiğine dair planda hiçbir bilgi yoktu.  Yarın öbür gün yumurta kapıya dayanınca bize satınlma için acil acil diye yalvarırlar.

1. O güne ait projemde fiilen çalışması gerekenlerle irtibat kurmak ve gidişatı öğrenmek
2. Müşterilerimle görüşülmesi gereken konuları çıkartmak ve müşterilerle görüşmeleri organize etmek
3. Yaklaşan riskleri gözden geçirmek ve sorumluluarı haberdar etmek. Yeni riskleri analiz edip, risk planlarını güncellenmek
4. Tamamlanan işlerin bütün proje üzerindeki etkisini incelemek ve değişklikleri ilgili kişilere haber vermek
5. Proje Sponsoruyla görüşülmesi gereken konuları çıkarıp, projenin genel durumu hakkında bilgi vermek

• Kendi paranızmış gibi davranın. Eğer finansal kararlar vermeniz gerekiyorsa sanki kendi paranızı harcıyormuş gibi düşünüp, en iyi kararı vermeye gayret edin.
• Topluluğun düşüncelerine dikkat. Projeniz çalışanların önemli bir bölümünü etkiliyor olabilir. Bu etkinin nasıl olacağını düşünmek ve gelecek tepkileri en aza indirmek için projenin belirli aşamlarında genel bilgilendirme ve ikna çok önem kazanmaktadır.
• Bugünün yeni ürünü, yarının çopü ise. Yeni ürün projelerinde dikkat edilmesi gereken bir diğer konu da o ürünlerin kullanımı bittiğinde nasıl ürünün ortadan kaldırılacağı. Çevreye dost ürünlerin geliştirilmesi proje yöneticileri için de önemli bir sorumluluktur.
• Tedarikçilerle yakın ilişkiler kurun. Projenin başarısı için sadece kendi ekip üyelerinizi kontrol ve takip etmeniz yetmeyecektir. Tedarikçi de projeye işi alırken söz verdiği gayreti göstermelidir. Bu yüzden proje yöneticisi tedarikçilerin de proje planlarını istemeli ve o taraftaki ilerlemeleri kendi planına yansıtmalıdır.
• Her zaman dürüst olmak. İhmal, atlama veya unutmalarla ilgili, proje içindeki karmaşadan dolayı, teknik olumsuzluklarla ilgili vs. için asla yalan söylemeyin.
• İstesenizde vazgeçilmez olamazsınız. Projeler, ekip çalışmasına dayanan işler bütünüdür. Bireylerin, tecrübelerini takıma aktarmaları projelerin başarısını artıracağı gibi toplam kazanımı da artıracaktır.  Vazgeçilmez olmak adına bilgi saklamak kısa vadede fayda sağlayabilir fakat bir şikret için hiç kimse vazgeçilmez değildir. Bireyler gelir, gider; Aslolan kurumsal kültür ve bilgi birikimidir.

On Time, On Budget, on Scope

Bundan sonra hekese iyi temennilerde bulunurken bu kısaltmayı kullanacağım.

Projelerinizin OTOBOS olmasını en içten dileklerimle temenni ederim.

İçinde bulunduğumuz dönemde Proje Yönetimi artık oldukça önemli hale geldi. Gelecek çok daha proje bazlı çalışmayı zorunlu kılacak. Aslında daha “proje bazlı” kelimesinden kastım “daha planlı”.

Yani okuldan mezun olduktan sonra hangi sektörde çalışacağınız hiç önemli değil, her durumda projelere öncelikle dahil olmanız, sonra da projeleri yönetmeniz istenecek. (10 senedir, bu süreci yaşayarak gören birisiyim). O günlere gelmeden ve zaman geçirmeden Proje Yönetimi’ne şimdiden önem vermenizi kesinlikle tavsiye ederim.

Okullarda bütün öğretmenler gelir, kendi dersinin ne kadar iş hayatında gerekli olduğundan bahsederler; Benim söylediklerimi lütfen o klişe sözlerle karıştırmayın.

“Proje Yönetimi dersimiz yok ki nasıl öğreneceğiz bu konuyu” diye merak ettiğinizi tahmin ediyorum. Benim sizlere araştıtmanızı tavsiye edeceğim başlıklar şunlardır.

* PMI’yı tanıyın. Kütüphanenizde PMNetwork Dergisi geliyorsa takip edin.

* PMBOK denen kitabı mezun olmadan önce mutlaka incelemiş/okumuş olun.

* PY Bilgi Alanlarının neler olduğunu öğrenmiş olun. İçeriğini bilin.

* Proje Yönetimi üzerine geliştirilen metodların neler olduğunu öğrenin. (PRINCE2, Agile, Ten Steps…)

* Proje Yönetimi yazılımları hakkında bilgi edinin. Hangi yazılımın hangi sektörde kullanıldığı konusunda bilgi edinin.

* Stajlarınızda özellikle proje yönetimine önem veren kuruluşları tercih edin.

* Bitirme ödevinizi bir proje yönetimi yazılımı kullanarak, bir projenin planlanması üzerine alın.

Yukarıdaki konularda okul yıllarından araştırmalarınız ve çalışmalarınız olduğunu CV’nize eklediğinizde kesinlikle fark yaratmış olacaksınız. Gençliğin (Deneyimsizliğin) dezavantajını Proje Yönetimi konularına önem vererek, ortadan kaldırmanız çok daha çabuk olacaktır.

Son zamanlarda üniversiteli kardeşlerimden gelen tavsiye talepleri çerçevesinde bu yazıyı yazma ihtiyacı duydum. Eminim,  derslerden arta kalan zamanlarda sosyal faaliyetlerde bulunmanız da ileride sizler için çok faydalı olacaktır (Bu arada sosyal faaliyetden lütfen sadece “KING oynamak” anlaşılmasın ) fakat kendinizi iş hayatına hazırlamak için bir şeyler yapmak istiyorsanız, Proje Yönetimi konusu kesinlikle ileride iş bulma, iş hayatında takdir görme ve daha başarılı projelere imza atmanız için güzel bir fırsattır.

İşletme Mühendisliği Kulübü çevre dostu ve yenilikçilik odaklı projeleri çağırıyor

İTÜ İşletme Mühendisliği Kulübü, 11–14 Mart 2009 tarihleri arasında İTÜ Maçka Yerleşkesi’nde artık bir klasik haline gelen Yönetim Bilimleri Kongresi’nin onuncusunu düzenleyecektir. Kongre kapsamında tüm lisans ve yüksek lisans öğrencilerinin katılabileceği bir proje yarışması yapılacaktır.Yarışmaya Yeşil İnovasyon (çevre dostu yenileşim) konulu projeler kabul edilecektir. Yarışmanın sloganı “Yeşillenen Değişim, Yenileşim” olarak belirlenmiştir.

Detaylı Bilgi için: http://www.ybk.org.tr/