Proje Yonetimi – MS Project – PMP – PMBOK

Dün itibariyle, Projeyoneticileri.Ning.Com sosyal grup üyelerine aşağıdaki mesajı yolladım. Eğer desteklemek isterseniz, sizi de bu gruba üye olmaya beklerim.

Şu anda 14 adet MS Project formatında Proje Planını grup içinde paylaşmaktayım, bu projeler sizin de desteğinizle artacaktır.

Bunun yanısıra grup üyelerimizin finansal desteğini de alarak, bazı yabancı sitelerdeki know-how’ı da bu grup içinde paylaşma fikrini aşağıda da dile getirdim, desteklerinizi beklerim.

—————————————————-o—————————————

“Değerli Projeyoneticileri.Ning.Com Üyesi,

Şu anda 151 kişilik sosyal bir grup haline geldik.

Herkes paylaşımda bulunmasa da bu sitenin düzenli takipçileri olduğunu ben istatistiklerden gözlemliyorum.

2009 yılının Şubat ayında ilk kez duyurmuştum, bu siteyi ve amacım, herkesin üye olabileceği, her türlü etkinlik ve konuyu paylaşabileceği bir site kurmaktı. Referans olarak www.projectmanagers.net sitesini almıştım. Bizde de bu kadar yoğun paylaşımların olacağı günlerin yakın olduğunu düşünüyorum.

Fakat şöyle bir riskle karşı karşıyayız. Şu anda sistemini kullandığımız NING.com, Temmuz ayından itibaren ücretli hale gelecek. Aşağıdaki linkten detayları görebilirsiniz.

http://about.ning.com/announcement/?xg_source=announcement_bar

Ve bizim boyutumuzda bir grup için yıllık yaklaşık 200$ ücret talep ediliyor. Bu siteden herhangi bir kar beklentim yok fakat ekstra bana da bir masraf yaratmasını istemiyorum. Bu yüzden Haziran’dan itibaren geçerli olacak, çok cüzi bir üyelik aidatı sistemi getirmek zorunda kalacağım gibi gözüküyor.

Benim aklımdaki rakam kişi başı yıllık 25 TL. Bu durumda bile eğer 151 üyemiz de ödeme yapsa 3.775 TL para yapar ki fazlasıyla yeter. Artan parayı da sizin de önerilerinizle yabancı sitelerin bazılarına üye olup, oradaki know-how bu grupta paylaşmak şeklinde kullanabiliriz.

Bu konudaki görüş ve önerilerinizi doğrudan bana da yazabilirsiniz veya tartışmalara forum da ekleyeblirsiniz.
gokremtekir@projeyonetimi.com”

Bu gereksinim belirleme sorularının amacı;

• MS Project Professional / Project Server lisanslarında sayılara karar vermek
• Gerekli eğitim içeriğine karar vermek
• Katılımcı sayılarına karar vermek

ve şirketinizde fayda/maliyet avantajı sağlamaktır. Aşağıdaki sorulara cevap vererek, sonuçları bize gönderdiğiniz takdirde, size özel eğitim ve lisanslama ihtiyaçlarını söyleyebiliriz.

Deneyimlerimize göre bir çok şirket MS Project’ten tam olarak neler beklemesi gerektiğini bilmeden, lisanslama ve eğitim sürecine girdiği için parasal açıdan önemli maliyetlere katlanmak zorunda kalıyor. Bu maliyetlere karşılık elde edilen faydanın yükseltilmesi amacıyla İKG olarak, yardımcı olmak isteriz.

Sorular

Adınız:

Soyadınız:

Firma Adı:

Tel No:

E-mail:

MS Project, aktivitelerin süre, başlangıç, bitiş tarihlerini göstersin. (Evet / Hayır)

MS Project, projede çalışan insan kaynağımızın  detaylı bilgilierini göstersin. (Evet / Hayır)

MS Project, tedarikçilerimizin detaylı bilgilerini göstersin. (Evet / Hayır)

MS Project, aktivitelerin maliyetlerini göstersin. (Evet / Hayır)

MS Project, gerekli olan insan kaynağı ihtiyacını göstersin. (Evet / Hayır)

MS Project, gerekli olan malzeme ihtiyacını göstersin. (Evet / Hayır)

MS Project, tedarikçilerin işlerini göstersin. (Evet / Hayır)

MS Project, tedarikçilere yapacağımız ödeme planını göstersin. (Evet / Hayır)

MS Project planı yaparken, işlerimizi kendi çalışanlarımıza atıyoruz. (Evet / Hayır)

MS Project planı yaparken, işlerimizi tedarikçilerimize atıyoruz. (Evet / Hayır)

MS Project planlarını e-mail ile paylaşmak istiyoruz ve bu bizim için yeterli. (Evet / Hayır)

MS Project planlarını web platformundan paylaşmak istiyoruz. (Evet / Hayır)

Gerçekleşme verilerini telefon, e-mail yolu ile alıyor ve güncelliyoruz ve bu bizim için yeterli. (Evet / Hayır)

Gerçekleşme verilerini web platformundan toplamak istiyoruz. (Evet / Hayır)

Proje bilgilerimizi web platformu üzerinden üst yönetime açmak istiyoruz. (Evet / Hayır)

Proje bilgilerimizi web platformu üzerinden müşterimize açmak istiyoruz. (Evet / Hayır)

Proje bilgilerini güvenli biçimde internet ortamına açmak istiyoruz. (Evet / Hayır)

Ortak kaynak kullanımı açısından sorunlar yaşıyoruz ve bunu ortak bir web platformu üzerinden takip etmek istiyoruz. (Evet / Hayır)

Projelerinizi ortak takip eden Proje Ofisininz mevcut mu? (Evet / Hayır)

Proje Ofisinizde kaç kişi görevli?

Proje yöneticilerinizin sayısı kaç kişi?

Projelerde kullanılan ortak kaynak sayısı kaç kişi?

Bir sene içinde MS Project kullanarak, yönetmeyi hedeflediğiniz proje sayısı kaç adet?

Eklemek istediğiniz notlar:

İstanbul Kurumsal Gelişim olarak Türkiye’de bir ilke daha imza attık ve “Enerji Sektöründe Proje Yönetimi” konulu ilk açık kursumuzu gerçekleştrdik. Enerji sektöründen farklı firmaların katılımcıları ile temelde aşağıdaki konular incelendi.

Genel Bakış

• Yenilenebilir Enerji
• Yenilenebilir Enerji Türleri
• Dünya ve Türkiye Enerji Piyasası
• Büyüme ve Enerji İhtiyacı
• Türkiye’de Yenilenebilir Enerji Potansiyeli
• Dünya’da ve Türkiye’de Yenilenebilir Enerji Politikaları

Rüzgar Enerjisi

• Rüzgar Enerjisi Sektörü
• Rüzgar ve Özellikleri
• Rüzgar Ölçümü
• Rüzgar Türbini ve Komponentleri
• Şebeke Bağlantısız ve Şebeke Bağlantılı Rüzgar Enerjisi Sistemleri
• Rüzgar Enerjisi Sistemi Komponentleri
• Rüzgar Elektrik Santrali
• Rüzgar Elektrik Santrali Proje Planlama ve Yönetimi
• Rüzgar Elektrik Santrali İşletme ve Bakım
• Denizüstü (Offshore) Rüzgar Elektrik Santrali
• Rüzgar Enerjisi Sistemlerinin Ekonomisi ve Finansmanı
• Rüzgar Enerjisi Hukuki Süreçler
• Rüzgar Enerjisi ve Çevre
• Binaya Entegre Rüzgar Enerjisi (BERE) Sistemleri

Güneş Enerjisi

• Güneş Enerjisi Sektörü
• Güneş Pili (PV)
• Şebeke Bağlantısız ve Şebeke Bağlantılı Güneş Pili Sistemleri ve Komponentleri
• Güneş Pili Elektrik Santrali Proje Planlama ve Yönetimi
• Güneş Pili Elektrik Santrali İşletme ve Bakım
• Diğer Güneş Enerjisi Teknolojileri; Konsantre Güneş Enerjisi (CSP) Sistemleri
• Güneş Enerjisi Sistemleri Ekonomisi ve Finansmanı
• Güneş Enerjisi Hukuki Süreçler
• Binaya Entegre Güneş Enerjisi (BEGE) Sistemleri

Geleceğe Bakış

• Enerji Verimliliği
• Yeşil Sertifikalar
• Karbon Kredileri
• Gelecekte Yenilenebilir Enerji
• Yeni Teknolojiler

msproject@yahoogroups.com üyesi olanlar bilir; Her 10 veya 15 günde bir Türk medyasında “Proje” kelimesi kullanılarak, yapılmış haberlerini yayınlıyorum. Buna uzun bir zamandır devam ediyorum ve benim de gördüğüm kadarıyla ülkemizde “Proje” kelimesi her geçen gün daha fazla hayatımıza giriyor.

Haberlerin önemli bir bölümüne girip, bakıyorum; Başlangıçları o kadar şaşalı, ihtişamlı oluyor ki bu proje o bölge insanı için çok iyi olacak diye düşündürtüyor. Bazı projelerin tanıtımları bizzat belediye başkanları, valiler veya bakanlar tarafından lüks otellerde gerçekleştirilirken, bazı projelerin başlangıcını kutlamak amacıyla mehteran takımı bile ortamda bulunuyor. Kutlama aslında sonda olması gerekir ama “biz baştan kutlayalım, bakarsın proje bitmez bari kutlamadan geri kalmayalım” diye düşünülüyor herhalde…

Tabi bazı projeler de öyle abartılıyor ki, haberi yayınlayan medya sanki Türkiye’ye çağ atlatacak bir proje haberi veriyor. Meşhur “Koy Sepete Projeleri”; Belediye Başkanı, bir fırına gider, fırına bir vitrin yerleştirilmiştir. Normal ekmeğini alan bir vatandaş gönlünden koparsa bir ekmeği de o vitrini koyar. İhtiyacı olan bir başka vatandaş da o vitrindeki ekmeği alır. İşte o vitrinin hayırlara vesile olması için bir açılış düzenlenir. Nihayetinde o vitrini yaptırmak, fırına yerleştirmek bir projedir. Belediye Başkanı gelir ve “Koy Sepete Projesi milletimize hayırlı olsun” diyerek, projeyi başlatır (veya tamamlar bunu ben de daha çözemedim)

Neyse, benim söyleyeceğim aslında başka bir şeydi… içimde kalan bir kaç şeyi bu şekilde dökmüş oldum…

Sonuçta hepimizin de bildiği gibi biz, bir işe çok iyi başlarız. “Başlamak, bitirmenin yarısıdır.”, “kervan yolda düzülür” gibi atasözleri” başlayalım, gerisi gelir nasılsa” yaklaşımımızı da destekler. Yazımın başlaığından da anlaşılacağı gibi, evet, projelere başlıyoruz ama acaba bu projeleri tamamlıyor muyuz? Başarı ne düzeyde acaba? 2009 yılı için aşağıdaki soruları merak ediyorum. Örneğin:

Ülkemizde 2009 için inşaat, bilgi işlem, savunma, sağlık, ar-ge projeleri için ayrılan parasal kaynağın sektör bazında toplamları nedir?

Bu projelerin % kaçı tamamlandı?

Hedeflerden sapmadan ilerleyen veya bitirilen projeler, bütünün % kaçı?

AB Projelerinin yönetiminde ülkemizde başarı oranı nedir?

Hangi sektör ve hangi firmalarda projeler daha kesin tahminlenebilirken, hangi sektörde sapmalar fazla yaşanıyor?

Projeler tamamlandıktan sonra ortaya çıkan ürünler etkin ve verimli kullanılıyor mu? Projeyi yapmaya değdi mi?

Sektör bazında projelerin geri-dönüş süreleri, iç verimlilik oranları, yatırımın geri dönüşü, projenin başlangıcındaki hedeflerle uyum sağlıyor mu? (Projenin başında bunların düşünüldüğü varsayımıyla… )

Başarısız projelere harcanan bedeller nedir?

Başarısızlık sebepleri nelerdir?

ve daha bir çok soru sıralanabilir.

Peki yukarıdaki sorulara fima olarak, cevap verebilir misiniz? Peki departman olarak cevap verebilir misiniz? Ya da birey olarak? Bu ve benzeri sorulardan yoksun projeler yapıyorsanız, geleceği asla yönlendiremeyeceksiniz. Çünkü başarı performansınızı bilmiyorsunuz, yine hatalı tahminlerde bulunucak, yine hüsrana uğrayan projeler yapacaksınız, yine günü kurtarıp, yarına “Allah kerim” deyip, devam edeceksiniz.

Amaaan neyse, amacım içinizi karartmak değildi. Boşverin siz beni; varsa bir projeniz önce kutlayarak, başlayın….

Maliyet tahminlemede her aktivite için gerekli maliyetlerin tahminlenmesinden sonra bu detaydaki maliyetlerin aşağıdan yukarıya doğru toplanması ve dönem dönem ihtiyaç duyulacak parasal kaynağın belirlenmesi Maliyet Bütçeleme olarak bilinir.

PMI’ın bu yaklaşımı, “Bütçe zaten belli, o bütçeyi aşamalara dağıtacağız” yaklaşımından farklıdır.

Bu çalışmanın neticesinde ortaya Proje Bütçesi çıkacaktır ve Bütçe, uygulama ve kontrol süreçlerinde performansımızı denetlemek için kullanılacaktır.

Neye İhtiyacımız Var? (Girdiler)

Aktivite maliyet tahminleri ve tahminleri neye dayanarak yaptığınıza dair varsayımlarıız, en önemli girdilerinizdir. Maliyetlerinizin tahmininde kapsamın dışında bir işe para ayırmadığınızı göstermek için WBS de elinizin altında bulunsun.

Ayrıca, parasal gereksiniz zaman periyoduna dökmek için projenin Gantt Diyagramı ve kaynakların takvim bilgileri de Maliyet Bütçeleme için gereklidir.

Son olarak, tedarikçilerle yapılmış sözleşmeler varsa bunlar da Maliyet Bütçeleme de kullanılacaktır.

Nasıl Yapılır? (Teknikler)

Detaydaki tüm faaliyetlerin maliyet tahminlerini Gantt diyagramından da faydalanarak ay-ay veya hafta-hafta (dönemlik olarak) aşağıdan yukarıya toplarsınız. Böylece projenin hangi dönemde ne kadar para ihtiyacı olduğu üst yönetime sunulabilir bir hale gelir.

Ne Çıkar? (Çıktılar)

Ortaya Projenin Temel Maliyeti çıkar. Bu aslında, toplamların üst yönetime sunulması ve onayının alınmasıyla mümkündür.

İş koyunu ve iş tavuğu, bir toplantıda bir araya gelmişler. Tavuk, koyuna restoran açma fikrinden bahsetmiş ve bu konuda ortak aradığını fakat hiç ortak bulamadığını söylemiş ve hemen koyuna ortaklık teklif etmiş. Koyun da fikri kabul etmeden önce tavuğa restorant’ta ne satabileceklerini sormuş. Tavuk, “Yumurtalı Kavurma” diye cevap vermiş. Tabi yine olumsuz cevap almış.

Ana Fikir: Bir işbirlikteliği yapıyorsanız, kendinizi Tavuk, karşınızdakini de Koyun zannetmeyin.

Öğrenilen dersleri çıkarmak, genellikle bir projenin kapanış işlemi olarak bilinir fakat projenin belirli aşamaları tamamlandığında da yapılması gereken önemli bir işlemdir, aslında.

Projenin kapanışı esnasında bir kapanış sunumu hazırlanır. Sunumun sonlarına doğru bir sayfa da öğrenilen derslere yer verilir. Çok fazla etliye sütlüye bulaşmayan bir sayfa olur bu… “Şöyle şöyle yapsaydık, daha iyi olurdu” gibi ifadeler vardır. Sunumun tamamlanmasıyla o öğrenilen dersler de kapatılır ve bu sunumda arşiv de yerini alır. Eğer bir daha kimse bu sunumu açmazsa o oğrenilen derslerden de fayda beklenemez.

Halbuki, blog veya wiki sayfaları bu konuda inanılmaz büyük faydalar sağlayabilir. Kurum veya proje çalışanlarınıza özel (isterseniz ücretsiz) bir blog sayfası açarsınız, sadece yönetici ve takım üyelerine giriş ve takip izni verirsiniz ve her türlü gelişmeyi bu blog veya wiki sayfası üzerinden takip edersiniz.

Blog sayfalarını rahatlıkla bulabilirsiniz ama ben wiki için www.wetpaint.com u tavsiye ederim. Kullanmaya başlarsanız, bloglara göre farkı anlayacaksınız.

Projenizin adını içeren bir blog sayfası: http://projem.blogspot.com üzerinde takım üyeleri yaptıkları işleri paylaşsınlar, projedeki ilerleme kayıtlarını resim veya video ile desteklesinler. Girdikleri bilgilere anahtar kelimeler eklesinler ki bilgi ve kayıtları aramak kolaylaşsın. Yazılan her türlü bilgi, hem konusuna hem gönderene hem de zamana göre kategorize edilsin. Proje ilerleme bilgileri sadece proje yöneticilerinin değil herkesin kontrolüne ve takibine açık olsun. Yazımın başında da belirttiğim gibi özellikle Öğrenilen Dersler diye bir kategori altında takım üyelerinin edindikleri deneyimler, problemleri çözme yöntemleri, müşteri veya tedarikçi davranış ve tutumları ve daha pek çok konu kayıt altına alınıp, sonraki proje yöneticilerinin kullanımına sunulabilir.

Günümüzde sosyal ağların oluşmasına sebep olan etken WEB 2.0 olarak adlandırılıyor. Aynı yazılım platformları ile Proje Yönetimi yapmak ise Project Management 2.0 olarak biliniyor. Bu teknolojileri en kısa zamanda kullanarak, kurum içinde çok önemli değişiklikler yapabilirsiniz. Project Management 2.0′ı hemen kullanmaya başlamanızı tavsiye ederim.

29 Eylül 2009 akşamı IBM’in Levent’deki binasında PMI Türkiye’nin bir etkinliği vardı. Bu etkinliği ben de msproject@yahoogroups.com üzerinden duyurmuştum. Akşam 18:30-21:00 arasında yapılan etkinlikte Işık Üniversitesinden Gamze Hanım ile Avea’dan Doğan Razon Bey’in sunumlarını dinledik.

100′e yakın katılımcınn olduğu orgaznizasyonun resimlerini temin edebilrsem, web sayfamda da paylaşacağım.

Konuşmaların başında PMI Türkiye Başkanı Gülay Özkan Hanım, önemli bir açıklamada bulundu. Kasım ayı’nda yönetim kurulu ve başkanlık seçimleri olduğunu söyledi. Yönetim kuruluna seçilmek için gerekli şartları paylaşacağından bahsetti. Ben, konuyla ilgili olanlar için Gülay Hanım’ın e-mail adresini vermek istiyorum. president@pmi-tr.org .

Şartları öğrenmek ve PMI-TR’de bilfiil görev almak, Proje Yönetimi’nin ülkemizde gelişmesi için güzel bir fırsat. Bu yüzden konuyla ilgili olabilecekleri PMI Türkiye’de görev almaya çağırıyorum.

Merak edenler için de söylemek istediğim bir şey var; PMI -TR’de REP statüsünde olan kişiler (yani eğitim ve danışmanlık işiyle uğraşanlar) ve bu statüdeki kuruluşlarda çalışanlar, yönetim kurulunda görev alamıyor. Bu da PMI-TR’nin bütün eğitim ve danışmanlık firmalarına aynı mesafede durmasını sağlıyor. Umarız, bundan sonraki yönetimler de aynı stratejiyi devam ettirirler. PMI-TR’nin bu hassasiyeti şu anki İstanbul Proje Yönetimi Derneği yönetimi için de geçerli. Son bir sendir, Sayın Nejat Murat Erkan Bey tarafından başkanlığı yapılan derneğin şeffaf ve tarafsız yönetim anlayışı en çok beni ve kurumumu sevindirmiştir.

Son olarak benim şahsi görüşüm; İstanbul Proje Yönetim Derneği ile PMI Türkiye’nin en kısa zamanda tek bir çatı altında birleşmesi ve bütün sektör temsilcilerini birleştiren bir yapıya kavuşmasıdır. Böyle bir yapılanmayı verdiğimiz eğitimlerde dile getirip, daha geniş kitlelere duyurmak için biz, İstanbul Kurumsal Gelişim olarak elimizden geleni yapmaktan mutluluk duyarız.

Bundan 1,5 veya 2  sene önce yazdığım ama blog sayfama koymadığım bu yazımı bugün bilgisayarımın köşe, bucağını temizlerken buldum ve burada yer alması gerektiğini düşündüm. Esas uzun başlık aşağıdaki gibidir. Bu yazıyı PETKİM Holding AŞ’de fabrikaların bakım proje planlarını yaparken, yazmış ve o dönemde bir,  iki dergide yayınlanmıştı.

Fabrikaların “Planlı Bakım Projeleri”’nde Microsoft Project’in Kullanımı ile Sağlanacak Faydalar

Fabrikalar için planlı bakımlar çok dikkatle yönetilmesi gereken ve çok dinamik bir çalışma ortamının olduğu önemli projelerdir.  Bu projeleri önemli hale getiren etken, bakımın süresidir. Planlı bakım esnasında, bakımın yapılacağı fabrika üretime tamamen durdurulur ve eskiyen veya aşınan parçaların kontrolü ve değiştirilmesi, gerekli yerlerin temizliğinin yapılması eksilen yağ vb. gibi malzemelerin tamamlanması, planlı bakım projelerinde gerçekleştirilen aktivitelerin arasındadır.

Planlı bakım esnasında fabrika (belirli bir kısmı veya tamamı) duruşa geçtiğinden üretim gerçekleşmeyecek ve bir üretim kaybı yaşanacaktır. Bundan dolayı planlı bakımın en hızlı biçimde tamamlanması fabrikanın toplam üretim miktarının artması anlamına gelecektir.

Bir planlı bakım sürecini daha detaylandırmak gerekirse;

Kapsam Tanımlama ilk adım olarak düşünülmelidir. Planlı bakım projesini yönetecek olan proje yöneticisi, hangi makine ve parçalarda öncelikli bakımın yapılacağını/parça değişeceğini kapsamın öncelikli maddeleri olarak belirlemelidir. Makine ve parçalarla ilgili teknik bilgileri içeren kullanma kılavuzları bakımların hangi periyotlarla yapılması gerektiğine dair bilgiler içerir.

Bunun yanı sıra ikincil öneme sahip bakımı yapılacaklar da kapsam da yerini alır. Böylece proje esnasında aciliyeti yüksek olan makineden, düşüğe doğru bir sıralama Kapsam Tanımında netleşmiş olur.

Planlama Süreci: Bu adımdan itibaren Microsoft Project ile detaylı planlar hazırlanabilir.

Fabrika bakım süresinin olabildiğince kısa tutulması istendiğinden kaynakların önemli bir miktarı 24 saatlik takvime göre çalışırlar. Hatırı sayılır bir kısmı 16 saatlik takvimden çalışır. Küçük bir bölümü (destek birimler) ise 8 saatlik plana uygun çalışır. Bu yüzden öncelikle MS Project’te bu işleyişi içerecek takvimler tanımlanmalıdır.

Daha sonra fabrikanın duruş anı bir kilometre taşı olarak düşünülebilir fakat bakıma fiilen başlamak için gereken süreler de plana girmelidir. Örneğin, bir fırının durdurulmasından sonra soğuması, hatlardaki sıvı, buhar veya kimyasalların boşaltılması, bakım öncesi temizlik işleri gibi faaliyetler ön hazırlık aşaması olarak, düşünülmeli ve planda da bu şekilde yer almalıdır.

Plan bundan sonra daha detay aktivitelerin ve WBS yapısının oluşturulmasıyla devam edecektir. Özellikle Kapsam Tanımlamada önemi ve aciliyeti yüksek olan makine ve parçaların demontajları, atölyelerde bakımlarının yapılması, değişikliklerin gerçekleştirilmesi, tekrar monte edilmesi, testlerinin yapılması ve devreye alma gibi süreçler, ekipmanlar bazında tek tek detaylı olarak belirlenecek faaliyetlerdir. Faaliyetlerin detaylandırılması önemli avantajları vardır. Bu sayede işlerin sorumluları netleşecek, malzeme ve eleman gereksinimi daha kolay tahmin edilecektir.

Bir sonraki adımda Microsoft Project ile fabrikadaki mevcut kaynakları bakım projesine atama işlemi yapılacaktır. İlgili planlı bakım için değişmesi gereken parçaların neler olduğu önceki deneyimlerden veya kılavuzlardan bakılarak atanmalıdır. Böylece aktivitelere insan kaynağının yanı sıra malzeme kaynağı da atanmış olur ve planlı bakım maliyetinin daha doğru çıkarılması sağlanır. Kaynak atamalarının neticesinde planlı bakımın eldeki mevcut kaynaklarla ne kadar sürede ve kaça bitirilebileceğine dair sonuçlar ortaya çıkar. Eğer, ortaya çıkan süre, fabrikanın planlı bakım için ayırdığı süreden fazla ise proje yöneticisi dış kaynak, fazla mesai gibi seçenekleri de plana dahil etmek zorunda kalacaktır ve proje yönetimi açısından süre, maliyet, kapsam üçgeni arasında bir dengeleme yapması gerekecektir.

Planı hazırlanan bir bakım projesinde MS Project’ten şu bilgilere ulaşılabilir.

• Planlı bakım süresi, başlangıç ve bitiş tarihleri
• Planlı bakımın toplam maliyet ve toplam adam(makine)*saat değerleri
• Aktiviteler arasındaki öncüllük ve ardıllık ilişkisi
• Kaynaklara atanan iş yükleri ve toplam yaratacakları maliyetler
• Kaynakların bugün/yarın/bu hafta/bu ay vb. yapmaları gereken işler listesi
• Periyodik (Günlük/Haftalık/Aylık) nakit akışı
• Herhangi bir aktiviteye atanan kaynakların detaylı maliyetleri veya efor bilgileri
• Herhangi bir kaynağa atanan işlerin detaylı zaman programı, maliyet ve efor bilgileri
• Projenin Kritik Yolu
• Mevcut insan kaynağı miktarı ile gerekli olan insan kaynağı miktarı ve aradaki fark
• Planlı Bakım esnasında gerekecek malzeme miktarları ve bunların tahmini maliyetleri
• Mekan / Ekipman / Sorumlu Birim gibi projeye özel yapılacak ek tanımlamalarla aktivitelerin gruplanması veya filtrelenmesi

Bu bölüme kadar “Planlı Bakım Projesi”’nin Microsoft Project programında planlanmasıyla elde edilebilecek bilgilerin neler olduğu incelendi. Bundan sonra da projenin fiilen yürütülmesi ve kontrolü ile ilgili Microsoft Project’ten elde edilecek veriler incelenecektir.

Uygulama – Kontrol Süreçleri: Planlı Bakım Projesi’nin tüm detayları çıkarıldıktan sonra projenin nihai (referans) planı Microsoft Project üzerinde kaydedilir. Bundan sonra “fiilen duruş” ile planlı bakım aktiviteleri gerçekleştirilmeye başlanır.

Planlı Bakım Projelerinde genellikle kaynaklar 3 vardiya (24 saat) esasına göre çalıştıklarından Microsoft Project’e de veri girişlerinin paralel hızda olması gerekmektedir. Bu durumda fabrikanın farklı sahalarında fiilen yapılan işler Proje Yönetim Ekibine doğru ve eş zamanlı olarak akmalı, Proje Yönetim Ekibi de Planlı Bakımın hangi aşamasında olduğunu Microsoft Project üzerinden takip edebilmelidir.

Planlı Bakım Projelerinde, ne kadar çok ekipman gözden geçirilirse fabrikanın üretim esnasında o kadar az sorunla karşılaşacağı kesindir. Bu yüzden projenin ilk andan itibaren bir yazılım ile takibi çok önem kazanmaktadır. Eğer herhangi bir iş gecikirse, bu işin bütün projeyi ne kadar öteleyeceği daha projenin başından itibaren kontrol altında tutulmalıdır ve ona göre proje kapsamının değişeceği fabrikayı işleten ekibe (müşteriye) bildirilebilir. Bununla birlikte gerekli olan insan, malzeme, makine kaynaklarının referans plana göre kayan işlerinin ve yeni zaman planlarının güncellenerek, kendilerine hızlı bir şekilde bildirilmesi sağlanacaktır. Buna benzer aşağıdaki başlıklar yine Microsoft Project kullanıldığı takdirde elde edilebilecek bir takım önemli bilgilerdir. 

• Planlı Bakım için Süre, Başlama Bitiş, Maliyet, Efor bilgilerinin plan ile gerçekleşmeler arasındaki farkların incelenmesi
• Planlı bakıma dahil olan farklı birimlerin iş yüklemelerindeki değişiklerin bildirilmesi
• Gerçekleşme verileri geldikçe, proje kapsamının sürekli olarak gözden geçirilmesi ile bir sonraki planlı bakıma bırakılacak makine ve ekipmanların neler olacağına karar verilmesi
• Gecikmelerden dolayı projenin uzama riskine karşılık ek ne kadar dış kaynağa veya fazla mesaiye ihtiyaç duyulacağı
• Tahmin edilen gerekli malzeme miktarı/maliyeti ile fiilen harcanan malzemenin karşılaştırılması ve gelecekteki bakım projeleri için referans oluşturmasının sağlanması
• Saha / Ekipman / Makine bazlı toplam maliyet veya efor bilgilerine eş zamanlı ulaşım

Genellikle Planlı Bakım Projelerinde karşılaşılan sorunlar ise şu şekilde gözlemlenmektedir.

• Planlı bakım projesinin tanımlı bir sorumlusunun (Proje Yöneticisinin) olmaması
• Ekiplerin, diğer ekiplerden bağımsız yapacakları işleri çıkarmış olması
• Ekipler arasında uyumsuzluk. Senkronizasyon eksiklikleri
• Gerçekçi planlı bakım maliyetlerini tahmin edememek
• Gerekli ekipmanların planlama eksikliğinden dolayı tahmin edilememesi ve malzeme siparişlerinde gecikme. Bu bakım süresinin uzaması veya parça değişmemesinden dolayı üretime yüksek riskle başlamaya sebep olacaktır.
• Ekiplerin bireysel işlerinin tek bir plan altında toplanmamasından dolayı projenin genel olarak başarısını ölçümleyememek
• Sınırlı sayıda iş makinesi, uzman formen/mühendis gibi kaynakların verimli kullanılamaması
• Saatlik çalışan dış kaynağın (tedarikçi, taşeron, danışman) verimsiz kullanılması. Ekipler arasındaki uyumsuzluktan dolayı dış kaynaklara ödenen maliyetlerin yükselmesi söz konusu olabilir.

Bütün bunların yanı sıra Planlı Bakım Projelerinde de tek bir elden planın yapılmaması ve koordine edilmemesinden dolayı ekipler arasında iletişim problemleri, insanları sorumlulukları üzerinden atma eğilimleri, çalışanlarda stresin yükselmesi, motivasyonun düşmesi gibi sonuçlar ortaya çıkacaktır.

Planlı Bakım Projelerini diğer projelerden zor kılan en önemli etkenlerden birisi de planlı bakıma dahil olan kaynak sayısıdır. Büyük bir fabrikada bu sayı yüzlerle ifade edilebilir. Örneğin, 15 gün boyunca 24 saat çalışılan bir ortamda 300 kişiyi idare edebilmek için koordinasyona dolayısıyla planlamaya büyük önem verilmelidir.

Son olarak, yazılım dünyasında Bakım üzerine uzmanlaşan pek çok programın olduğunu da mutlaka ifade etmek gerekir. Bunlar hem planlı bakımları hem de arızi duruşları planlamada, istatistiki veri tutmada çok etkili yazılımlardır. Bu noktada Microsoft Project’in kesinlikle bir Bakım Yönetimi yazılımı olmadığını da önemle belirtmek gerekir. Eğer herhangi bir Bakım Yönetim yazılımı firmanızda yok ise Microsoft Project, Planlı Bakım projelerini yönetmekte Proje Yöneticilerine yukarıda bahsedilen faydalar sağlayacak bir Proje Yönetimi yazılımıdır.