Proje Yonetimi – MS Project – PMP – PMBOK

Küçük firmaların hızlı bir şekilde büyüdüğüne çok fazla tanık oldum. Bu büyüme sürecinde önemli sorunlar yaşanıyor ve ne yazık ki sorunların yaşandığı bir konu da tabi ki Proje Yönetimi…

Şirketteki büyüme, yeni bir iş almayla, yeni bir pazar açılmayla birden bire olabilir; Bunu önceden patronun kestirmesi de kolay değildir. İş hacminin genişlemesiyle birden ekip sayıları artar, ekiplerin başına yönetici olarak yeni insanlar gelir ve amatör ruhla yürütülen pek çok iş, daha profesyonel yönetilmek zorunda kalır.

Amatör ruhtan, kurumsallaşmaya doğru giden şirketlerde en çok dikkatimi çeken şu olmuştur; Bir çekirdek kadro vardır. Bu insanlar, şirketin sahibiyle iyi zamanda, kötü zamanda bir arada olmuşlar ve o şirketin kurulmasından bugünlere gelmesine kadar çok emek harcamışlardır. Fakat büyüme kaçınılmaz olunca artık yeni insanlar aralarına katılmıştır, yeni iş yapma şekilleri önerilmektedir. Patron da eskisi gibi her an o çekirdek kadroyla bir arada çalışan kişi değildir; Kurumsallaşma gereği daha stratejik kararlar vermesi gerektiği için o çekirdek kadroyla ara açılmaya başlamıştır.

“Proje Yönetimi” de pek çok şirkette “eski köye yeni adet” olarak anılır. Çekirdek ekip, işlerin hala eski yöntemlerle gitmesini ister. “Keşke herşey eskisi gibi olsa, küçüktük ama mutluyduk” ifadesi dillerinin altındadır ama söylemeleri mümkün değildir. Her örneklerinde “biz Ali Bey (patronu kastederek) ile 1 ayda şöyle şöyle işler becerdik, hey gidi günler… bu masada oturanların çoğu yoktu hatta bunlar o sırada şortla geziyordu ” der gibi örnekler çıkar ağızlarından…

Evet, vaktiyle herşey çok güzeldi ama rekabet, pazar şartları, müşteri sizin mutlu günlerinizle pek ilgilenmiyor. Bir şekilde değişmek kaçınılmaz. Zor belki ama çok hızlı biçimde bu gerekli. En iyisi bu süreci hızlıca kabullenip, gereğini yapmak. Yenilerin ve büyüme hedefi koyan üst yönetimin işini kolaylaştırmak adına eskilere çok daha fazla görev düşüyor çünkü bilgi, tecrübe eskilerde mevcut. Bu bilgi birikimi, yenilere aktarılmaz ise ve sadece eski günlerle övünerek, zaman harcanırsa rekabetten dolayı bir zaman sonra övünecek bir şirket de kalmayabilir. Bu yüzden, büyümek istiyorsak, kurumsallaşmalı, kurumsallaştıkça da Projeleri kurallarına göre Yönetmeliyiz.

Bir projede görev aldınız ve proje kapanışı gerçekleşti.

Eğer proje yöneticisi olarak görev yaptıysanız, projedeki yaptıklarınızla, çalıştığınız süreyle (adam*saat) ve başardıklarınızla ilgili olarak proje sponsorundan resmi bir belge talep edin.

Eğer takım üyesi olarak görev yaptıysanız, yine yaptığınız çalışmaları, projeye kattığınız değeri ve harcadığınız eforu ifade edecek, proje yöneticisinden veya sponsorundan resmi bir belge talep edin.

Daha sonra gerekli olabilir.

2004 yılında Türkiye’de ilk kez İstanbul Kurumsal Gelişim tarafından başlatılan Proje Yönetimi Sertifika Programı 2011’in Ocak Ayı içinde Mecidiyeköy’de açılacak olan programla açık kurs olarak 100. Tekrarını gerçekleştirecektir.

Kurum içinde yaptığımız sertifika programları da düşünülürse bugüne kadar 3400 – 3500 kişi, 60 saatlik programlarımıza katılmış bulunmaktadır.

2011’in başından itibaren Proje Yönetimi Sertifika Programlarımıza Ankara’da da başlıyoruz. Yaklaşık 5-6 aydır Ankara’da 2 ve 3 günlük eğitimler yaparak, yürüttüğümüz çalışmaları daha da genişletme kararı almış bulunmaktayız.

Bizlere güvenerek eğitimlerimize gelen ve daha sonra referans olan tüm katılımcılarımıza, verdikleri destekten dolayı kendim ve tüm çalışma arkadaşlarım adına teşekkür ederim.

Programlarımızla ilgili detay bilgi: http://www.projeyonetimi.com/tc.asp?icid=149&itype=i

Google’da arattığınızda 10’larca sayfa çıkıyor. Leyhte ve aleyhte 100’lerce yazı mevcut. Ben yine işin Proje Yönetimi tarafından bakayım.

Madem proje kamuoyuna duyurulmuştur ve ben de bir paydaşım, bu durumda ben aşağıdakileri öğrenmek istiyorum.

Projenin Arkaplanı:

Projenin Müşterisi:

Proje Yürütme Kurulu Üyeleri:

Değişiklik Onay Komitesi Üyeleri:

Proje Sponsoru:

Proje Yöneticisi:

Projenin Amaçları:

Hedef Kitle:

Projenin Kapsamı:

Hedef Başlangıç ve Bitiş Tarihleri:

Bütçesi:

Kısıtları:

Varsayımları:

Başarı Kriterleri:

Riskleri:

Proje Aşamaları, Kilometre Taşları:

Kalite Kriterleri:

Tedarikçi Firmalar ve Sorumlulukları:

Görev alacak Kurumlar ve Sorumluluk Alanları:

Değişiklik ve Konfigürasyon Yönetim Planı:

İletişim Planı:

Yukarıdakilerin hepsi olmak zorunda değil. Aslına bakarsanız,  EXCEL’de çizilmiş  Gantt Diyagramı’na da razıyım.

• Başkasının söylediği herşeye hemen inanmayın. Kendiniz araştırın ve mümkünse işin başında durun.
• Güçlü bir sponsoru olmayan ve başarıya ulaşması zor olduğu düşünülen projelerden uzak durun.
• Projedeki varsayımların daha sonra karşınıza risk olarak çıkacağını unutmayın.
• Projenin en başında, ortaya çıkacak ürünün detay özelliklerini düşünmekle zaman kaybetmeyin.
• İhtiyaçları karşılamayacak çözümler, tanımlamaya kalkmayın.
• Müşterilerin beklentirini yönetmeniz gerektiğini unutmayın.
• Takım üyelerine işlerinin sonunda teşekkür etmeyi unutmayın.
• Hiç bir zaman mızmızlanmayın. Bir lider asla mızmızlanmaz ve bir mızmız asla lider olamaz.
• Güvenilirliğinizi sarsmayın.
• Güvenilirliğin, dürüstlük, kendini adama, sözünde durma ve icra kudreti ile ortaya çıktığını unutmayın.
• Projelerin başarısızlığında insanların birince etken olduğunu unutmayın.
• Ekibi eğitmenin ve güçlendirmenin genel bir yönetim fonksiyonu olduğunu unutmayın.
• Başkalarının sizin tutum ve davranışlarınızı etkilemesine izin vermeyin. Zorluklarla karşılaştığınızda mantıklı davranmayı unutmayın.
• Proje işlerinizde çalışırken eğlenmeyi unutmayın.
• Proje Yönetiminin biraz sanat biraz bilim olduğunu unutmayın.

Güzel bir araştıma: İncelenmesini Tvasiye Ederim.

Kaynak: Tıklayın

Aşağıdakilerden hangisi üst yönetimin projenize olan ilgisini en iyi anlatır?

1. Hiç ilgileri kalmadı
2. Ortalamanın altında ilgi var
3. Ortalama ilgi var
4. Ortalamanın üstünde ilgi var
5. Yüksek ilgi ve katılım var

Projenin hedeflenen bütçesine göre şimdiki durum nedir?

1. Bütçenin çok üstünde
2. Bütçenin bir miktar üstünde
3. Bütçesinde ilerliyor
4. Bütçenin bir miktar altında
5. Bütçenin çok altında

Projenin hedeflenen süresine göre şimdiki durumu nedir?

1. Zaman planının çok gerisinde
2. Zaman planının bir miktar gerisinde
3. Zamanında ilerliyor
4. Zaman planının bir miktar ilerisinde
5. Zaman planının çok ilerisinde

Projenizin kurumunuza kazandıracağı karlılıkla ilgili olarak aşağıdakilerden hangisi daha doğrudur?

1. Proje, şirket karlılığını uzun yıllar sonra etkileyecek
2. Proje, şirket karlılığını 1-2 yıl içinde etkileyecek
3. Proje, şirket karlılığını 6 ay- 1 yıl içinde etkileyecek
4. Proje, şirket karlılığını 3 ay – 6 ay içinde etkileyecek
5. Proje, şirket karlılığını 3 aydan önce etkileyecek

Projenizin, kurumsal stratejik hedeflere uyumluluğu ile ilgili olarak aşağıdakilerden hangisi daha doğrudur?

1. Stratejik hedeflerle hiç bir ilgisi yok
2. Stratejik hedeflere az hizmet ediyor
3. Nötr
4. Stratejik hedeflere fazla hizmet ediyor
5. Çok açıkça kurumun stratejik hedeflerine yönelik bir proje

Verdiğiniz puanları toplayın.

Toplam: 18’den büyükse proje çok sağlıklı.

Toplam: 13-18 arasında ise yaşıyor ama egzersize ihtiyaç var.

Toplam: 13’den küçükse suni teneffüse başlayın, proje elden gidiyor.

1– Projeniz için Yönetim ve Paydaşlarınızı projeye dahil edin.

2- Hedefleri ve Kapsamı belirleyin ve açıkça izah edin.

3- Kesinlikle yazılı bir planınız olsun.

4- Planı proje ekibine anlatın ve destek isteyin.

5- Beraber çalışması gerekenleri organize edin.

6- İletişimi yönetin.

7- Tedarikçilerinizi yönetin.

8- Riskleri belirleyin ve belirli dönemlerde ekiple gözden geçirin.

9- Kontrolün nasıl yapılacağını belirleyin ve ekip üyelerini bilgilendirin.

10- Projeyi kapatma işlemlerini mutlaka tamamlayın.