Proje Yonetimi – MS Project – PMP – PMBOK

IPAD’imle hazırladığım ilk çalışmamdır. Yazım çok güzel değil ama bunu bir deneme olarak kabul edin, lütfen.

 

• Ahiler Kalkınma Ajansı http://www.ahi-ka.org.tr • Bursa Eskişehir Bilecik Kalkınma Ajansı http://www.bebka.org.tr • Çukurova Kalkınma Ajansı http://www.cka.org.tr • Dicle Kalkınma Ajansı http://www.dika.org.tr • Doğu Akdeniz Kalkınma Ajansı http://www.dogaka.org.tr • Doğu Anadolu Kalkınma Ajansı http://www.daka.org.tr • Doğu Marmara Kalkınma Ajansı http://www.marka.org.tr • Fırat Kalkınma Ajansı http://www.fka.org.tr • Güney Ege Kalkınma Ajansı http://www.geka.org.tr • Güney Marmara Kalkınma Ajansı http://www.gmka.org.tr • İpekyolu Kalkınma Ajansı http://www.ika.org.tr • İstanbul Kalkınma Ajansı http://www.iska.org.tr • İzmir Kalkınma Ajansı http://www.izka.org.tr • Karacadağ Kalkınma Ajansı http://www.karacadag.org.tr • Kuzey Ege Kalkınma Ajansı http://www.keka.org.tr • Kuzeydoğu Anadolu Kalkınma Ajansı http://www.kudaka.org.tr • Mevlana Kalkınma Ajansı http://www.mevka.org.tr • Orta Anadolu Kalkınma Ajansı http://www.oran.org.tr • Orta Karadeniz Kalkınma Ajansı http://www.oka.org.tr • Serhat Kalkınma Ajansı http://www.serka.org.tr • Trakya Kalkınma Ajansı http://www.trakyaka.org.tr

Daha önceki bir yazımda proje yapmak ile proje yönetmek arasındaki farkı anlatmaya çalışmıştım. Bugün ise proje yazmak ile proje yönetmek arasındaki farkı dile getirmek istiyorum.

Google’da “proje yazmak” diye arama yapınca bir proje teklifi nasıl yazılacağının anlatıldığı birçok bilgiye ulaşıyorsunuz. İngilizce’de benzer  bir kaynağa “write a project proposal” diye araştırma yaparak ulaşabilirsiniz. Yani aslında literatürde “proje yazmak” diye bir ifade yok, doğrusu “proje teklifi yazmak” olmalı ama neyse, konumuz bu değil.

Kamu kuruluşlarımızda “proje yazma” konusunda AB mevzuatına uygun eğitimler verildiğini gözlemliyorum fakat “proje yönetimi” konusunda yeterli bilgi artışı ne yazık ki aynı miktarda gerçekleşmiyor . Bu yüzden bu konu başlığını paylaşmak istedim.

Projeyi yazan kişi planı öyle güzel hazırlayabilir ki ilgili fonu almada hiç bir zorlukla karşılaşmaz fakat gelen fonu o proje içinde etkin bir şekilde yönetebilmesi gerekmektedir. İşte bu noktada proje yönetimi süreci başlar.

İlk soru şu: Proje yöneticisi, (projeyi yazan) projeyi yönetmek için gerekli yetkiye sahip midir? Bir kamu kuruluşunda çalışan bir memur, kendisinden daha üst mevkiide bulunan amirlerine veya aynı seviyedeki bir başka birim elemanına iş atayabilecek midir? Daha da zor olanı ya proje farklı kamu kuruluşlarının organizasyonunu içeriyorsa, o zaman bu görev atama nasıl yürüyecektir? Proje yazarken bunları çok kolay olacakmış gibi yazmak mümkün fakat mevcut devlet hiyerarşisi içinde proje yönetmek, yazmaktan çok daha zor hale gelmektedir.

İşin sahiplenilmesi bir diğer sorun: Fonksiyonel organizasyon yapısının doğası gereği proje işleri çalışanlar için tamamen ek iş yükü olarak gözükür. Çünkü o projede fiilen görev almanın kendilerine getireceği. hiç bir fayda yoktur veya gelecek faydadan yararlanamayacaklarını düşünürler. Eğer yine birden fazla kamu kuruluşu projeye dahil olursa o zaman projenin sahiplenilmesi daha da zorlaşır. Projeyi bir kurumun üzerine yıkma eğilimi gelişebilir.

Proje sponsoru kim? Yine birden fazla kamu kuruluşunun dahil olduğu projelerde projeyi sahiplenecek, politik destek sağlayacak kişi kimdir ve yetki seviyesi nedir? Proje sponsoru olan kişi, proje sponsorluğu konusunda ne düzeyde bilgiye sahiptir? Proje yöneticisine nasıl destek vermesi gerekir? gibi bilgilerin yeterince açık olmadığını veya Proje Yönetimi açısından da bu konuların taraflarca yeterince anlaşılamadığını gözlemliyorum.

Mesele sadece proje teklifini yazıp, parayı almak olmamalıdır. O projeyi başarıyla tamamlamak sonraki fonların gelmesi için güven oluşturacaktır. Bu yüzden, projelerin paydaşları arasında proje yönetimi açısından ortak bir bilinç oluşturmadan proje yönetmek, başarı şansını azaltır ve sonraki daha yüksek mebşağlı fonların da önünü kesebilir.

Proje adını yanlış koymak, proje yöneticisini içinden çıkılmaz sıkıntılara sokabilir. Örneğin:

- Müşteri memnuniyerini artırma PROJESİ

- Satışları %x artırma PROJESİ

- Stok devir hızını %x artırma PROJESİ

- Çalışan memnuniyetini artırma PROJESİ

- Ürün satışını %x artırma PROJESİ

- Şirket içi verimliliği artıma PROJESİ

İfadelere dikkat! Yukarıdaki beklentiler bir şirkette sürekli vardır; Önemli olan bu beklentilere ulaşmanın detaylı yollarını çıkarıp, bu yollara proje isimleri atamak gerekir.

Bu ve benzeri isimlerle başlatılan projelerde Proje Yöneticisi, genellikle nereden başlayacağını bilemez ve bu tarzda isimlendirilen projeler genellike sürüncemede kalır. Ne doğru düzgün planı çıkar, ne de proje süreci takip edilir.

Müşteri, projedeki bütün sorumlulukları tamamen proje ekibine devrederek ve yeterince proje yönetimi süreçlerine dahil olmayarak, projenin başarısını riske atabilir.

İşte bu yazımda, müşteri durumunda olan paydaşların da proje yönetimi sürecindeki görevlerini ve tutumlarını ele almak istedim.

Projenin en başı (başlangıç süreci); Müşteri, proje yöneticisinden bir şey ister fakat ne istediğini aslında kendisi de tam bilmez, veya anlatamaz. İşte bu süreç en sancılı olan ve projelerde de belirsizliklerin sayısının en fazla olduğu döneme karşılık gelir. Bu süreçte proje yöneticisinin ihtiyaçları ortaya çıkarabilmesi için hem çok soru sorması, hem de geçmişteki (kurumsal/bireysel) deneyimlerden yararlanması gerekir. İhtiyaçların netleşmesi, detaylı planın güvenilir olmasını sağlayacaktır.

Müşteri açısından baktığımızda da;

• Gereksinimler hakkında detay bilgi vermeme. Eğer, müşteri gereksinimlerini başlangıçta plana tam yansıt(a)madıysa, en tehlikeli sonuca hazır olun: KAPSAM KAYMASI
• Gözden geçirme çalışmalarına müşteriden son sözü söyleyeceklerin olabildiğince proje yürütme sürecinde katılımlarını sağlamak. Yetkisi yeteri düzeyde olmayan müşteri temsilcileri proje ekibiyle uzun süre çalışırlar, belirli noktaya projeyi getirirler. Tam o sırada yukarıdan daha yetkili birisi o saate kadar konuşulanların tam zıttı bir istekte bulunur.  Herşeyi sil baştan düşünmek gerekir.
• Genellikle işi en iyi bilen işi yapan kişinin kendisidir. Bu yüzden, ortaya çıkacak ürünü kullanacak olanın da fikirlerini almak gerekir. İşi yapan kişiler, genellikle yetki açısından düşük seviyede olduklarından çoğu zaman proje yöneticisi veya müşteriyi temsil eden yönetici bu detayı görmez ve son kullanıcı düşünmeden bir ürün ortaya çıkarırlar. Sonuçta ne yazık ki ortaya çıkan ürün ihtiyaçlara karşılık vermemektedir.
• Müşteriyi de proje planlamaya, takip süreçlerine dahil etmek çok önemlidir. Bir proje ekibinin planı tek başına yapması yerine müşterinin desteğini alarak, yapması, projenin daha fazla sahiplenilmesini sağlar, katılımı artırır.
• Projenin başarısı sadece projeyi yürüten ekibin başarısı olarak değil, müşterinin de başarısı olarak lanse edilmelidir. Yine ortaya çıkan ürünün müşteri tarafından sahiplenilmesi ve hatta etkin olarak kullanlımasını sağlar.

——————-o————————

Cumhuriyet Bayramınız Kutlu Olsun.

PMP Sınavına 31 Ağustos ile 3 Ekim arasında girenlerin sonuçlarının sistem tarafından yanlış değerlendirildiği duyuruldu. Hatanın tekrar gözden geçirilerek, mağdur olanların durumunun düzeltidiğine dair bu sabah bir mail gönderildi

İş hayatında bir takım etik kurallara göre hareket etmemiz gerektiğini hepimiz biliriz. Ben bu konuyla ilgili ilk dersimi (gerçek anlamda ders) Orta 1’de seçmeli Ticaret Dersinde almıştım. Hocasını çok sevdiğim için seçtiğim bu derste anlatılanların çoğu hala aklımdadır. O zamanlar “etik” kelimesinin geçtiğini pek hatırlamıyorum. Bu konunun anlatıldığı bölüm “İş Ahlakı” olarak geçerdi.

Yıllar sonra aynı konu, PMP Sınavına hazırlanırken yine karşıma çıkınca çok şaşırmıştım. Çünkü ben (Endüstri Müh.) lisans derslerimin arasında bile bu konuyla ilgili tek bir satır okuduğumu veya derste bu konuda bir tartışma yaşandığını hiç hatırlamıyorum.

Neyse… gelelim PMI’ın özellikle üzerinde durduğu etik kurallara… 

1. Rüşvet konusu: Bu konuda PMI, sınav sorularında aşırı derecede hassas davranıyor ve rüşveti tamamen yasaklıyor.
2. İnsan, çevre sağlığı: Eğer çalıştığınız projeler insan, hayvan, çevre gibi alanlara zarar verici olacak ise bu tarz projelerde bulunulmamalı hatta sonuçları konusunda herkes bilgilendirilmelidir.
3. Çalıştığınız kurumun telif hakları olan konularda veya gizli bilgileri hakkında işten ayrılsanız bile asla bilgi vermemelisiniz.
4.  İnsan hayatı için tehlikeli olan bir ürün piyasaya çıkmış olsa bile bu ürün geri toplatılmalıdır.
5. Farklı ülkelerde yapılan projelerde o ülkedeki uygulamaları, adetleri, görenekleri de gözlemleyerek ve uyum sağlayarak, projeyi idare etmeniz gerekir.
6. Bir projeden haksız yere kazanç sağlama imkanınız oluşmuşsa (dayınıza, eniştenize iş paslama hali) bu durumu gördüğünüz anda karar vericilerin arasından çekilmeniz gerekir.
7. İşini savsaklayan, gevşek tutan kişiyi proje sponsoruna rapor etmeniz gerekir.

 Sınavda bunun gibi konularda 15’den fazla soru çıkıyor. Bilginize… Umarım bütün üniversite bölümlerinin ders kitaplarına da böyle bir konu eklenir.

Yukarıdaki soruyu bir kaç gün önce gruplarda paylaşmıştım. Gelen cevapları bir araya getiriyorum; Proje Yönetisicisi olarak başvurmak isteyenlere yol göstereceğine inanıyorum.

——o——

“Öncelikle proje yönetimi konusunda yeteri kadar deneyimi olmasına bakarız. Ama daha da önemlisi, insan ilişkilerinde çok iyi olması, uzlaşmacı, diplomat, analitik düşünme, problem çözmeye yatkınlık, sabırlı, sinirlerine hakim olma özelliklerine de bakarız. Konuşma biçimini inceleriz; ses tonu, tınısı, frekansı bize pek çok bilgi verir. Ben merkezli / Takım çalışması merkezli olmasına bakarız. Son olarak da proje konusu hakkında deneyimine bakarız.

Temel hatlarıyla bunlardır bizim kriterlerimiz.

Kolay gelsin”

M. Haluk SARAN

Yönetim Müdürü

SARELSAN Ltd. Şti.

——o——

“Deneyim ve kişisel özellikler olarak iki başlıkta toplayabiliriz. Hangi sektörden geldiği, daha önce takım üyesi olarak çalıştığı ya da yönettiği projelerin türü, süresi ve cirosal büyüklüğü önemlidir. Firmamızın izlediği proje yönetim prensipleri ve kullanılan proje yönetim aracı hakkında bilgi sahibi olması önemlidir. Adayda mutlaka sertifikasyon(PMP, PRINCE2 vb.) aranmaz ancak kabul edilmesi durumunda sertifikasyonunu alması için teşvik edilir. Kişisel özellik ve yetenekler (iletişim yeteneği, analitik düşünme, problem çözme vb.) elbette büyük önem taşır ki mülakattaki sorular genellikle adaya bu özelliklerini ortaya koyabileceği fırsatı tanıyacak şekilde oluşturulur.

En az önemsenen kriter kişinin mezun olduğu bölümdür. Mutlaka “mühendislik bölümlerinden mezun olmalıdır” şeklinde bir şart koşulmaz.

Sevgiler, iyi çalışmalar.”

Aslı Aktulay

Pazarlama Projeler Müdürü

 Evyap A.Ş.

——o——

“İlk madde “Etkileyici” olması ….ikinci madde, deneyim. Çok çok deneyimli olması gerekmiyor. Ama deneyimli olsa da olmasa da her durumda etkileyici olması en önemli şey ..Etkileyici başlığı altındaki detaylar sıralanabilir…çalışkanlık,sempatiklik,,iletişim, uyum, ikna vs…bunlardan birkaçına sahip olur veya olmaz,,hepsine sahip olması beklenemez,,,ast olan etkilemesidir ve projeyi soruna kadar sağlıklı olarak yürütebilmesidir..”

Mükerrem Gökgün

Nexans Türkiye

——o——

“Proje yöneticisi öncelikle iletişimi güçlü ve ekip çalışmasına yatkın olmalı.Yaptığı işi sahiplenip başaracağına inanmalı ve bu inancı ekip ruhuna taşımalı(İyi bir lider) .
Başarı ,deadline ve sonuç odaklı olmalı.Aynı anda farklı işleri  yönetme becerisi olmalı, tecrübe önemli fakat kriter olarak tecrübe  yerine referans  daha iyi bir gösterge olabilir.
 (Uzun yıllar verimsiz çalışmış olabilir)
Yetkin,insancıl,ikna kabiliyeti yüksek ve uzlaşmacı olması önemli
Çok çok iyi bir cv bazen yanıltıcı olabilir, bu anlamda yukarıdaki özellikler cv’den öncelikli olmalı.

Saygılarımla,

İyi Çalışmalar
”

Nuray Sürmen

Müdür Yardımcısı – Assistant Manager 
Yatırım – İnvestment 
Aviva Sigorta A.Ş.

 ——o——

“Merhaba,

En onemli faktorlerden birisi de “Halo Effect” olmaması yani sadece teknik ozelliklerinden dolayı Prj Ynt olmamasıdır.

Bildigimiz gibi Prj Ynt’de aranacak en onemli ozellik iletisim kurabilmesidir.

Syg”

Cagatay

——o——

“Merhaba,

Bilisim ve Telekomunikasyon sektoru sirketlerinin ortak talepleri asagidaki gibi…

Teknik yetkinlikler:

PMP Sertifikasi

MS Project vb araclari kullanabiliyor olmak

Iyi derecede Ingilizce bilgisi

Kisisel yetkinlikler:

Farkli kulturlerle iletisim

Zor insanlarla basa cikma

Surec odaklilik

Self motivasyon

Butunlestirici liderlik”

Tugba AVCI

——o——

“Hem teknik ekip hem de müşteri ile rahat iletişim kurabilmesi için firmamızda Iletişim becerisi gelişmiş yazılımcılar proje yöneticisi yapılıyor.  Süreklilik sağlamak için de tüm çalışanlara her yıl iletişim, diksiyon, çatışma yönetimi vb.. eğitimler aldırılıyor.”

Pınar Şiro Dede

——o——

“sektörel ayrımlar olacaktır ancak proje yöneticisi iyi bir koordinasyon yetisine sahip olmalıdır. kaynakların en iyi idaresi için bunu elzem görüyorum.
ayrıca, farklı proje deneyimleride etkilidir. hep aynı tip işle uğraşmak belli bir süre sonra körlüğe yolaçabilir.”

Canan Avşar

——o——

“Hocam merhaba, dün PMP sertifikamı aldım. Emekleriniz ve yönlendirmeleriniz için çok teşekkürler! Hangi özellikleri ararım sorusuna gelince, kesinlikle iletişimi kuvvetli, insan ilişkileri iyi ve tuttuğunu koparan birini ararım. Selamlar”

Tuğba Topal – TTNET

——o——

“Bir Proje Yöneticisi pozisyonu için öncelikle daha önce yürüttüğü projeler, edindiği tecrübeler ve bunlardan çıkardığı dersler üzerine oldukça detaylı görüşme yapılmalıdır. Eğer, teslim edilmesi düşünülen projelerin yapısı, müşterisi ve sözleşme koşulları, adayın tecrübelerine uygun olabileceğini düşünülürse, mutlaka yetkinlikler bazında analiz yapılmalıdır. Özellikle, müşteri odakllılık, iş sonuçlarına odaklılık, liderlik ve takım kurma yetkinlik seviyesinin belirlenmesi gelecek performansı için önemli sinyaller verir. Eğer aday ile görüşme sonrası pozitif bir tablo ortaya çıkarsa mutlaka referans araştırmasını yapılmasını tavsiye ederim.”

Sedef Karagöz

——o——

” %30 teknik bilgi, %40 hızlı düşünme ve %40 çabuk karar verebilme yeteneği..”

Sunay Mutlu

——o——

“projenin müellifi eğer onun yöneticisi de olmuyorsa o proje için kılımı kıpırdatmam. Yani, projeyi yönetecek adam, o projenin müellifinden başkası olmamalıdır. Harc-ı alem, vaka-yı adiye, standart iş-oluş, vb. için bahsedilen bir proje için ise temel fizik ve matematik bilgisini beğendiğimi işe alırım. Başka bir kriter gözetmem.”

Tahsin Yılmaz

Küçük firmaların hızlı bir şekilde büyüdüğüne çok fazla tanık oldum. Bu büyüme sürecinde önemli sorunlar yaşanıyor ve ne yazık ki sorunların yaşandığı bir konu da tabi ki Proje Yönetimi…

Şirketteki büyüme, yeni bir iş almayla, yeni bir pazar açılmayla birden bire olabilir; Bunu önceden patronun kestirmesi de kolay değildir. İş hacminin genişlemesiyle birden ekip sayıları artar, ekiplerin başına yönetici olarak yeni insanlar gelir ve amatör ruhla yürütülen pek çok iş, daha profesyonel yönetilmek zorunda kalır.

Amatör ruhtan, kurumsallaşmaya doğru giden şirketlerde en çok dikkatimi çeken şu olmuştur; Bir çekirdek kadro vardır. Bu insanlar, şirketin sahibiyle iyi zamanda, kötü zamanda bir arada olmuşlar ve o şirketin kurulmasından bugünlere gelmesine kadar çok emek harcamışlardır. Fakat büyüme kaçınılmaz olunca artık yeni insanlar aralarına katılmıştır, yeni iş yapma şekilleri önerilmektedir. Patron da eskisi gibi her an o çekirdek kadroyla bir arada çalışan kişi değildir; Kurumsallaşma gereği daha stratejik kararlar vermesi gerektiği için o çekirdek kadroyla ara açılmaya başlamıştır.

“Proje Yönetimi” de pek çok şirkette “eski köye yeni adet” olarak anılır. Çekirdek ekip, işlerin hala eski yöntemlerle gitmesini ister. “Keşke herşey eskisi gibi olsa, küçüktük ama mutluyduk” ifadesi dillerinin altındadır ama söylemeleri mümkün değildir. Her örneklerinde “biz Ali Bey (patronu kastederek) ile 1 ayda şöyle şöyle işler becerdik, hey gidi günler… bu masada oturanların çoğu yoktu hatta bunlar o sırada şortla geziyordu ” der gibi örnekler çıkar ağızlarından…

Evet, vaktiyle herşey çok güzeldi ama rekabet, pazar şartları, müşteri sizin mutlu günlerinizle pek ilgilenmiyor. Bir şekilde değişmek kaçınılmaz. Zor belki ama çok hızlı biçimde bu gerekli. En iyisi bu süreci hızlıca kabullenip, gereğini yapmak. Yenilerin ve büyüme hedefi koyan üst yönetimin işini kolaylaştırmak adına eskilere çok daha fazla görev düşüyor çünkü bilgi, tecrübe eskilerde mevcut. Bu bilgi birikimi, yenilere aktarılmaz ise ve sadece eski günlerle övünerek, zaman harcanırsa rekabetten dolayı bir zaman sonra övünecek bir şirket de kalmayabilir. Bu yüzden, büyümek istiyorsak, kurumsallaşmalı, kurumsallaştıkça da Projeleri kurallarına göre Yönetmeliyiz.