Proje Yönetimi – MS Project – PMP – PMBOK

Aşağıdakilerden hangisi üst yönetimin projenize olan ilgisini en iyi anlatır?

1. Hiç ilgileri kalmadı
2. Ortalamanın altında ilgi var
3. Ortalama ilgi var
4. Ortalamanın üstünde ilgi var
5. Yüksek ilgi ve katılım var

Projenin hedeflenen bütçesine göre şimdiki durum nedir?

1. Bütçenin çok üstünde
2. Bütçenin bir miktar üstünde
3. Bütçesinde ilerliyor
4. Bütçenin bir miktar altında
5. Bütçenin çok altında

Projenin hedeflenen süresine göre şimdiki durumu nedir?

1. Zaman planının çok gerisinde
2. Zaman planının bir miktar gerisinde
3. Zamanında ilerliyor
4. Zaman planının bir miktar ilerisinde
5. Zaman planının çok ilerisinde

Projenizin kurumunuza kazandıracağı karlılıkla ilgili olarak aşağıdakilerden hangisi daha doğrudur?

1. Proje, şirket karlılığını uzun yıllar sonra etkileyecek
2. Proje, şirket karlılığını 1-2 yıl içinde etkileyecek
3. Proje, şirket karlılığını 6 ay- 1 yıl içinde etkileyecek
4. Proje, şirket karlılığını 3 ay – 6 ay içinde etkileyecek
5. Proje, şirket karlılığını 3 aydan önce etkileyecek

Projenizin, kurumsal stratejik hedeflere uyumluluğu ile ilgili olarak aşağıdakilerden hangisi daha doğrudur?

1. Stratejik hedeflerle hiç bir ilgisi yok
2. Stratejik hedeflere az hizmet ediyor
3. Nötr
4. Stratejik hedeflere fazla hizmet ediyor
5. Çok açıkça kurumun stratejik hedeflerine yönelik bir proje

Verdiğiniz puanları toplayın.

Toplam: 18’den büyükse proje çok sağlıklı.

Toplam: 13-18 arasında ise yaşıyor ama egzersize ihtiyaç var.

Toplam: 13’den küçükse suni teneffüse başlayın, proje elden gidiyor.

1– Projeniz için Yönetim ve Paydaşlarınızı projeye dahil edin.

2- Hedefleri ve Kapsamı belirleyin ve açıkça izah edin.

3- Kesinlikle yazılı bir planınız olsun.

4- Planı proje ekibine anlatın ve destek isteyin.

5- Beraber çalışması gerekenleri organize edin.

6- İletişimi yönetin.

7- Tedarikçilerinizi yönetin.

8- Riskleri belirleyin ve belirli dönemlerde ekiple gözden geçirin.

9- Kontrolün nasıl yapılacağını belirleyin ve ekip üyelerini bilgilendirin.

10- Projeyi kapatma işlemlerini mutlaka tamamlayın.

Dün itibariyle, Projeyoneticileri.Ning.Com sosyal grup üyelerine aşağıdaki mesajı yolladım. Eğer desteklemek isterseniz, sizi de bu gruba üye olmaya beklerim.

Şu anda 14 adet MS Project formatında Proje Planını grup içinde paylaşmaktayım, bu projeler sizin de desteğinizle artacaktır.

Bunun yanısıra grup üyelerimizin finansal desteğini de alarak, bazı yabancı sitelerdeki know-how’ı da bu grup içinde paylaşma fikrini aşağıda da dile getirdim, desteklerinizi beklerim.

—————————————————-o—————————————

“Değerli Projeyoneticileri.Ning.Com Üyesi,

Şu anda 151 kişilik sosyal bir grup haline geldik.

Herkes paylaşımda bulunmasa da bu sitenin düzenli takipçileri olduğunu ben istatistiklerden gözlemliyorum.

2009 yılının Şubat ayında ilk kez duyurmuştum, bu siteyi ve amacım, herkesin üye olabileceği, her türlü etkinlik ve konuyu paylaşabileceği bir site kurmaktı. Referans olarak www.projectmanagers.net sitesini almıştım. Bizde de bu kadar yoğun paylaşımların olacağı günlerin yakın olduğunu düşünüyorum.

Fakat şöyle bir riskle karşı karşıyayız. Şu anda sistemini kullandığımız NING.com, Temmuz ayından itibaren ücretli hale gelecek. Aşağıdaki linkten detayları görebilirsiniz.

http://about.ning.com/announcement/?xg_source=announcement_bar

Ve bizim boyutumuzda bir grup için yıllık yaklaşık 200$ ücret talep ediliyor. Bu siteden herhangi bir kar beklentim yok fakat ekstra bana da bir masraf yaratmasını istemiyorum. Bu yüzden Haziran’dan itibaren geçerli olacak, çok cüzi bir üyelik aidatı sistemi getirmek zorunda kalacağım gibi gözüküyor.

Benim aklımdaki rakam kişi başı yıllık 25 TL. Bu durumda bile eğer 151 üyemiz de ödeme yapsa 3.775 TL para yapar ki fazlasıyla yeter. Artan parayı da sizin de önerilerinizle yabancı sitelerin bazılarına üye olup, oradaki know-how bu grupta paylaşmak şeklinde kullanabiliriz.

Bu konudaki görüş ve önerilerinizi doğrudan bana da yazabilirsiniz veya tartışmalara forum da ekleyeblirsiniz.
gokremtekir@projeyonetimi.com”

Bu gereksinim belirleme sorularının amacı;

• MS Project Professional / Project Server lisanslarında sayılara karar vermek
• Gerekli eğitim içeriğine karar vermek
• Katılımcı sayılarına karar vermek

ve şirketinizde fayda/maliyet avantajı sağlamaktır. Aşağıdaki sorulara cevap vererek, sonuçları bize gönderdiğiniz takdirde, size özel eğitim ve lisanslama ihtiyaçlarını söyleyebiliriz.

Deneyimlerimize göre bir çok şirket MS Project’ten tam olarak neler beklemesi gerektiğini bilmeden, lisanslama ve eğitim sürecine girdiği için parasal açıdan önemli maliyetlere katlanmak zorunda kalıyor. Bu maliyetlere karşılık elde edilen faydanın yükseltilmesi amacıyla İKG olarak, yardımcı olmak isteriz.

Sorular

Adınız:

Soyadınız:

Firma Adı:

Tel No:

E-mail:

MS Project, aktivitelerin süre, başlangıç, bitiş tarihlerini göstersin. (Evet / Hayır)

MS Project, projede çalışan insan kaynağımızın  detaylı bilgilierini göstersin. (Evet / Hayır)

MS Project, tedarikçilerimizin detaylı bilgilerini göstersin. (Evet / Hayır)

MS Project, aktivitelerin maliyetlerini göstersin. (Evet / Hayır)

MS Project, gerekli olan insan kaynağı ihtiyacını göstersin. (Evet / Hayır)

MS Project, gerekli olan malzeme ihtiyacını göstersin. (Evet / Hayır)

MS Project, tedarikçilerin işlerini göstersin. (Evet / Hayır)

MS Project, tedarikçilere yapacağımız ödeme planını göstersin. (Evet / Hayır)

MS Project planı yaparken, işlerimizi kendi çalışanlarımıza atıyoruz. (Evet / Hayır)

MS Project planı yaparken, işlerimizi tedarikçilerimize atıyoruz. (Evet / Hayır)

MS Project planlarını e-mail ile paylaşmak istiyoruz ve bu bizim için yeterli. (Evet / Hayır)

MS Project planlarını web platformundan paylaşmak istiyoruz. (Evet / Hayır)

Gerçekleşme verilerini telefon, e-mail yolu ile alıyor ve güncelliyoruz ve bu bizim için yeterli. (Evet / Hayır)

Gerçekleşme verilerini web platformundan toplamak istiyoruz. (Evet / Hayır)

Proje bilgilerimizi web platformu üzerinden üst yönetime açmak istiyoruz. (Evet / Hayır)

Proje bilgilerimizi web platformu üzerinden müşterimize açmak istiyoruz. (Evet / Hayır)

Proje bilgilerini güvenli biçimde internet ortamına açmak istiyoruz. (Evet / Hayır)

Ortak kaynak kullanımı açısından sorunlar yaşıyoruz ve bunu ortak bir web platformu üzerinden takip etmek istiyoruz. (Evet / Hayır)

Projelerinizi ortak takip eden Proje Ofisininz mevcut mu? (Evet / Hayır)

Proje Ofisinizde kaç kişi görevli?

Proje yöneticilerinizin sayısı kaç kişi?

Projelerde kullanılan ortak kaynak sayısı kaç kişi?

Bir sene içinde MS Project kullanarak, yönetmeyi hedeflediğiniz proje sayısı kaç adet?

Eklemek istediğiniz notlar:

Projeye ait rollerin, sorumlulukların, gerekli becerilerin ve raporlama ilişkilerinin belirlenmesi ve belgelenmesi ve personel yönetimi planının geliştirilmesi sürecidir.

Bu süreçle, proje yöneticisi, başarı için gerekli olan insan kaynağı becerilerini, miktarını ve istediği kişilerin proje için ne kadar zaman ayırması gerektiğine dair planı oluşturacaktır.

Bunların yanı sıra, ekip üyelerini motive etmek için ne gibi yöntemler kullanması gerektiğine karar verecek, takım üyelerine ekip ruhu aşılaması için neler yapması gerektiğini düşünecektir.

Neye İhtiyacımız Var?

Aktivite Kaynak  İhtiyacı, ve şirketin organizasyon yapısı, bu süreç için önemli girdilerdendir.

Aktivite Kaynak İhtiyacı;  Proje Zaman Yönetimi bilgi alanı içinde ele alınır ve her aktivite için gerekli olan kaynak ihtiyacını belirleme sürecidir.

Şirketin organizasyon yapısı ise projeye kaynak bulmada proje yöneticisinin işini kolaylaştırabilir de, zorlaştırabilir de… Eğer şirket dengeli veya güçlü matris organizasyon yapısını kullanıyor ise bu durum proje yöneticisinin de başarıya ulaşma ihtimalini artıracaktır.

Nasıl Yapılır?

İnsan Kaynağı ihtiyacını belirlemek için aşağıdaki yöntemler kullanılabilir.

Projeye özel bir organizasyon yapısı: Proje ekibi, kurumun mevcut organizasyon yapısnın dışında bir hiyerarşi ile yönetilmesi gerekebilir.

Matris tabanlı şemalar: En çok kullanılan yöntem, sorumluluk atama matrisidir. Bu matris ile projenin hangi aşamalarından kimlerin/hangi departmanların ne derece sorumlu olduğu belirlenir.

Metin halinde görev tanımlarının yazılması: Projede çalışanların, görev ve sorumluluklarında hiç bir açık kalmayacak şekilde yazılı hale getirmek amacıyla kullanılır. Diğer yöntemlere göre daha resmi tanımların çıkmasını sağlar.

Bireyler arası sosyal ilişki ağları: Hepimiz insanız, doğal olarak, sevdiğimiz, güvendiğimiz kişilerle çalışmak isteriz. Birey olarak sevmediğimiz, haz almadığımız kişilerle aynı ortamda bulunmak bile istemeyiz. Bu yüzden, beşer-i ilişkiler proje için gerekli kaynakları düşünürken, proje yöneticisini ister istemez yönlendirir.

Ortaya Ne Çıkar?

Roller ve Sorumluluklar: Projeyi tamamlamak için proje yöneticisinin ihtyiaç duyduğu kaynakların rolleri ve sorumluluklaı belirginleşir.

Proje için organizasyon şemasına karar verilir ve bu bilgi proje ekip üyelerine duyurulur.

Personel yönetim planı: Bu plan ile proje yöneticisi, ihtiyaç duyacağı kaynakların hangi departmanlardan, hangi dönemlerde gelmesi gerektiğini netleştirir. Ayrıca ekip üyelerinin projeden ne zaman çıkarılacağı da bu plana eklenir.

Ayırca, ekibin eğitim ihtiyaçları, takdir ve ödül politikası, yasalara uyum (sigortalama, sözleşme) ve insan kaynakları için alınması gereken emniyet  ve tedbirler de İnsan Kaynakları Planı içinde yer alır.

İstanbul Kurumsal Gelişim olarak Türkiye’de bir ilke daha imza attık ve “Enerji Sektöründe Proje Yönetimi” konulu ilk açık kursumuzu gerçekleştrdik. Enerji sektöründen farklı firmaların katılımcıları ile temelde aşağıdaki konular incelendi.

Genel Bakış

• Yenilenebilir Enerji
• Yenilenebilir Enerji Türleri
• Dünya ve Türkiye Enerji Piyasası
• Büyüme ve Enerji İhtiyacı
• Türkiye’de Yenilenebilir Enerji Potansiyeli
• Dünya’da ve Türkiye’de Yenilenebilir Enerji Politikaları

Rüzgar Enerjisi

• Rüzgar Enerjisi Sektörü
• Rüzgar ve Özellikleri
• Rüzgar Ölçümü
• Rüzgar Türbini ve Komponentleri
• Şebeke Bağlantısız ve Şebeke Bağlantılı Rüzgar Enerjisi Sistemleri
• Rüzgar Enerjisi Sistemi Komponentleri
• Rüzgar Elektrik Santrali
• Rüzgar Elektrik Santrali Proje Planlama ve Yönetimi
• Rüzgar Elektrik Santrali İşletme ve Bakım
• Denizüstü (Offshore) Rüzgar Elektrik Santrali
• Rüzgar Enerjisi Sistemlerinin Ekonomisi ve Finansmanı
• Rüzgar Enerjisi Hukuki Süreçler
• Rüzgar Enerjisi ve Çevre
• Binaya Entegre Rüzgar Enerjisi (BERE) Sistemleri

Güneş Enerjisi

• Güneş Enerjisi Sektörü
• Güneş Pili (PV)
• Şebeke Bağlantısız ve Şebeke Bağlantılı Güneş Pili Sistemleri ve Komponentleri
• Güneş Pili Elektrik Santrali Proje Planlama ve Yönetimi
• Güneş Pili Elektrik Santrali İşletme ve Bakım
• Diğer Güneş Enerjisi Teknolojileri; Konsantre Güneş Enerjisi (CSP) Sistemleri
• Güneş Enerjisi Sistemleri Ekonomisi ve Finansmanı
• Güneş Enerjisi Hukuki Süreçler
• Binaya Entegre Güneş Enerjisi (BEGE) Sistemleri

Geleceğe Bakış

• Enerji Verimliliği
• Yeşil Sertifikalar
• Karbon Kredileri
• Gelecekte Yenilenebilir Enerji
• Yeni Teknolojiler

msproject@yahoogroups.com üyesi olanlar bilir; Her 10 veya 15 günde bir Türk medyasında “Proje” kelimesi kullanılarak, yapılmış haberlerini yayınlıyorum. Buna uzun bir zamandır devam ediyorum ve benim de gördüğüm kadarıyla ülkemizde “Proje” kelimesi her geçen gün daha fazla hayatımıza giriyor.

Haberlerin önemli bir bölümüne girip, bakıyorum; Başlangıçları o kadar şaşalı, ihtişamlı oluyor ki bu proje o bölge insanı için çok iyi olacak diye düşündürtüyor. Bazı projelerin tanıtımları bizzat belediye başkanları, valiler veya bakanlar tarafından lüks otellerde gerçekleştirilirken, bazı projelerin başlangıcını kutlamak amacıyla mehteran takımı bile ortamda bulunuyor. Kutlama aslında sonda olması gerekir ama “biz baştan kutlayalım, bakarsın proje bitmez bari kutlamadan geri kalmayalım” diye düşünülüyor herhalde…

Tabi bazı projeler de öyle abartılıyor ki, haberi yayınlayan medya sanki Türkiye’ye çağ atlatacak bir proje haberi veriyor. Meşhur “Koy Sepete Projeleri”; Belediye Başkanı, bir fırına gider, fırına bir vitrin yerleştirilmiştir. Normal ekmeğini alan bir vatandaş gönlünden koparsa bir ekmeği de o vitrini koyar. İhtiyacı olan bir başka vatandaş da o vitrindeki ekmeği alır. İşte o vitrinin hayırlara vesile olması için bir açılış düzenlenir. Nihayetinde o vitrini yaptırmak, fırına yerleştirmek bir projedir. Belediye Başkanı gelir ve “Koy Sepete Projesi milletimize hayırlı olsun” diyerek, projeyi başlatır (veya tamamlar bunu ben de daha çözemedim)

Neyse, benim söyleyeceğim aslında başka bir şeydi… içimde kalan bir kaç şeyi bu şekilde dökmüş oldum…

Sonuçta hepimizin de bildiği gibi biz, bir işe çok iyi başlarız. “Başlamak, bitirmenin yarısıdır.”, “kervan yolda düzülür” gibi atasözleri” başlayalım, gerisi gelir nasılsa” yaklaşımımızı da destekler. Yazımın başlaığından da anlaşılacağı gibi, evet, projelere başlıyoruz ama acaba bu projeleri tamamlıyor muyuz? Başarı ne düzeyde acaba? 2009 yılı için aşağıdaki soruları merak ediyorum. Örneğin:

Ülkemizde 2009 için inşaat, bilgi işlem, savunma, sağlık, ar-ge projeleri için ayrılan parasal kaynağın sektör bazında toplamları nedir?

Bu projelerin % kaçı tamamlandı?

Hedeflerden sapmadan ilerleyen veya bitirilen projeler, bütünün % kaçı?

AB Projelerinin yönetiminde ülkemizde başarı oranı nedir?

Hangi sektör ve hangi firmalarda projeler daha kesin tahminlenebilirken, hangi sektörde sapmalar fazla yaşanıyor?

Projeler tamamlandıktan sonra ortaya çıkan ürünler etkin ve verimli kullanılıyor mu? Projeyi yapmaya değdi mi?

Sektör bazında projelerin geri-dönüş süreleri, iç verimlilik oranları, yatırımın geri dönüşü, projenin başlangıcındaki hedeflerle uyum sağlıyor mu? (Projenin başında bunların düşünüldüğü varsayımıyla… )

Başarısız projelere harcanan bedeller nedir?

Başarısızlık sebepleri nelerdir?

ve daha bir çok soru sıralanabilir.

Peki yukarıdaki sorulara fima olarak, cevap verebilir misiniz? Peki departman olarak cevap verebilir misiniz? Ya da birey olarak? Bu ve benzeri sorulardan yoksun projeler yapıyorsanız, geleceği asla yönlendiremeyeceksiniz. Çünkü başarı performansınızı bilmiyorsunuz, yine hatalı tahminlerde bulunucak, yine hüsrana uğrayan projeler yapacaksınız, yine günü kurtarıp, yarına “Allah kerim” deyip, devam edeceksiniz.

Amaaan neyse, amacım içinizi karartmak değildi. Boşverin siz beni; varsa bir projeniz önce kutlayarak, başlayın….

Maliyet tahminlemede her aktivite için gerekli maliyetlerin tahminlenmesinden sonra bu detaydaki maliyetlerin aşağıdan yukarıya doğru toplanması ve dönem dönem ihtiyaç duyulacak parasal kaynağın belirlenmesi Maliyet Bütçeleme olarak bilinir.

PMI’ın bu yaklaşımı, “Bütçe zaten belli, o bütçeyi aşamalara dağıtacağız” yaklaşımından farklıdır.

Bu çalışmanın neticesinde ortaya Proje Bütçesi çıkacaktır ve Bütçe, uygulama ve kontrol süreçlerinde performansımızı denetlemek için kullanılacaktır.

Neye İhtiyacımız Var? (Girdiler)

Aktivite maliyet tahminleri ve tahminleri neye dayanarak yaptığınıza dair varsayımlarıız, en önemli girdilerinizdir. Maliyetlerinizin tahmininde kapsamın dışında bir işe para ayırmadığınızı göstermek için WBS de elinizin altında bulunsun.

Ayrıca, parasal gereksiniz zaman periyoduna dökmek için projenin Gantt Diyagramı ve kaynakların takvim bilgileri de Maliyet Bütçeleme için gereklidir.

Son olarak, tedarikçilerle yapılmış sözleşmeler varsa bunlar da Maliyet Bütçeleme de kullanılacaktır.

Nasıl Yapılır? (Teknikler)

Detaydaki tüm faaliyetlerin maliyet tahminlerini Gantt diyagramından da faydalanarak ay-ay veya hafta-hafta (dönemlik olarak) aşağıdan yukarıya toplarsınız. Böylece projenin hangi dönemde ne kadar para ihtiyacı olduğu üst yönetime sunulabilir bir hale gelir.

Ne Çıkar? (Çıktılar)

Ortaya Projenin Temel Maliyeti çıkar. Bu aslında, toplamların üst yönetime sunulması ve onayının alınmasıyla mümkündür.

İş koyunu ve iş tavuğu, bir toplantıda bir araya gelmişler. Tavuk, koyuna restoran açma fikrinden bahsetmiş ve bu konuda ortak aradığını fakat hiç ortak bulamadığını söylemiş ve hemen koyuna ortaklık teklif etmiş. Koyun da fikri kabul etmeden önce tavuğa restorant’ta ne satabileceklerini sormuş. Tavuk, “Yumurtalı Kavurma” diye cevap vermiş. Tabi yine olumsuz cevap almış.

Ana Fikir: Bir işbirlikteliği yapıyorsanız, kendinizi Tavuk, karşınızdakini de Koyun zannetmeyin.