Proje Yönetimi – MS Project – PMP – PMBOK

İstanbul Kurumsal Gelişim olarak Türkiye’de bir ilke daha imza attık ve “Enerji Sektöründe Proje Yönetimi” konulu ilk açık kursumuzu gerçekleştrdik. Enerji sektöründen farklı firmaların katılımcıları ile temelde aşağıdaki konular incelendi.

Genel Bakış

• Yenilenebilir Enerji
• Yenilenebilir Enerji Türleri
• Dünya ve Türkiye Enerji Piyasası
• Büyüme ve Enerji İhtiyacı
• Türkiye’de Yenilenebilir Enerji Potansiyeli
• Dünya’da ve Türkiye’de Yenilenebilir Enerji Politikaları

Rüzgar Enerjisi

• Rüzgar Enerjisi Sektörü
• Rüzgar ve Özellikleri
• Rüzgar Ölçümü
• Rüzgar Türbini ve Komponentleri
• Şebeke Bağlantısız ve Şebeke Bağlantılı Rüzgar Enerjisi Sistemleri
• Rüzgar Enerjisi Sistemi Komponentleri
• Rüzgar Elektrik Santrali
• Rüzgar Elektrik Santrali Proje Planlama ve Yönetimi
• Rüzgar Elektrik Santrali İşletme ve Bakım
• Denizüstü (Offshore) Rüzgar Elektrik Santrali
• Rüzgar Enerjisi Sistemlerinin Ekonomisi ve Finansmanı
• Rüzgar Enerjisi Hukuki Süreçler
• Rüzgar Enerjisi ve Çevre
• Binaya Entegre Rüzgar Enerjisi (BERE) Sistemleri

Güneş Enerjisi

• Güneş Enerjisi Sektörü
• Güneş Pili (PV)
• Şebeke Bağlantısız ve Şebeke Bağlantılı Güneş Pili Sistemleri ve Komponentleri
• Güneş Pili Elektrik Santrali Proje Planlama ve Yönetimi
• Güneş Pili Elektrik Santrali İşletme ve Bakım
• Diğer Güneş Enerjisi Teknolojileri; Konsantre Güneş Enerjisi (CSP) Sistemleri
• Güneş Enerjisi Sistemleri Ekonomisi ve Finansmanı
• Güneş Enerjisi Hukuki Süreçler
• Binaya Entegre Güneş Enerjisi (BEGE) Sistemleri

Geleceğe Bakış

• Enerji Verimliliği
• Yeşil Sertifikalar
• Karbon Kredileri
• Gelecekte Yenilenebilir Enerji
• Yeni Teknolojiler

msproject@yahoogroups.com üyesi olanlar bilir; Her 10 veya 15 günde bir Türk medyasında “Proje” kelimesi kullanılarak, yapılmış haberlerini yayınlıyorum. Buna uzun bir zamandır devam ediyorum ve benim de gördüğüm kadarıyla ülkemizde “Proje” kelimesi her geçen gün daha fazla hayatımıza giriyor.

Haberlerin önemli bir bölümüne girip, bakıyorum; Başlangıçları o kadar şaşalı, ihtişamlı oluyor ki bu proje o bölge insanı için çok iyi olacak diye düşündürtüyor. Bazı projelerin tanıtımları bizzat belediye başkanları, valiler veya bakanlar tarafından lüks otellerde gerçekleştirilirken, bazı projelerin başlangıcını kutlamak amacıyla mehteran takımı bile ortamda bulunuyor. Kutlama aslında sonda olması gerekir ama “biz baştan kutlayalım, bakarsın proje bitmez bari kutlamadan geri kalmayalım” diye düşünülüyor herhalde…

Tabi bazı projeler de öyle abartılıyor ki, haberi yayınlayan medya sanki Türkiye’ye çağ atlatacak bir proje haberi veriyor. Meşhur “Koy Sepete Projeleri”; Belediye Başkanı, bir fırına gider, fırına bir vitrin yerleştirilmiştir. Normal ekmeğini alan bir vatandaş gönlünden koparsa bir ekmeği de o vitrini koyar. İhtiyacı olan bir başka vatandaş da o vitrindeki ekmeği alır. İşte o vitrinin hayırlara vesile olması için bir açılış düzenlenir. Nihayetinde o vitrini yaptırmak, fırına yerleştirmek bir projedir. Belediye Başkanı gelir ve “Koy Sepete Projesi milletimize hayırlı olsun” diyerek, projeyi başlatır (veya tamamlar bunu ben de daha çözemedim)

Neyse, benim söyleyeceğim aslında başka bir şeydi… içimde kalan bir kaç şeyi bu şekilde dökmüş oldum…

Sonuçta hepimizin de bildiği gibi biz, bir işe çok iyi başlarız. “Başlamak, bitirmenin yarısıdır.”, “kervan yolda düzülür” gibi atasözleri” başlayalım, gerisi gelir nasılsa” yaklaşımımızı da destekler. Yazımın başlaığından da anlaşılacağı gibi, evet, projelere başlıyoruz ama acaba bu projeleri tamamlıyor muyuz? Başarı ne düzeyde acaba? 2009 yılı için aşağıdaki soruları merak ediyorum. Örneğin:

Ülkemizde 2009 için inşaat, bilgi işlem, savunma, sağlık, ar-ge projeleri için ayrılan parasal kaynağın sektör bazında toplamları nedir?

Bu projelerin % kaçı tamamlandı?

Hedeflerden sapmadan ilerleyen veya bitirilen projeler, bütünün % kaçı?

AB Projelerinin yönetiminde ülkemizde başarı oranı nedir?

Hangi sektör ve hangi firmalarda projeler daha kesin tahminlenebilirken, hangi sektörde sapmalar fazla yaşanıyor?

Projeler tamamlandıktan sonra ortaya çıkan ürünler etkin ve verimli kullanılıyor mu? Projeyi yapmaya değdi mi?

Sektör bazında projelerin geri-dönüş süreleri, iç verimlilik oranları, yatırımın geri dönüşü, projenin başlangıcındaki hedeflerle uyum sağlıyor mu? (Projenin başında bunların düşünüldüğü varsayımıyla… )

Başarısız projelere harcanan bedeller nedir?

Başarısızlık sebepleri nelerdir?

ve daha bir çok soru sıralanabilir.

Peki yukarıdaki sorulara fima olarak, cevap verebilir misiniz? Peki departman olarak cevap verebilir misiniz? Ya da birey olarak? Bu ve benzeri sorulardan yoksun projeler yapıyorsanız, geleceği asla yönlendiremeyeceksiniz. Çünkü başarı performansınızı bilmiyorsunuz, yine hatalı tahminlerde bulunucak, yine hüsrana uğrayan projeler yapacaksınız, yine günü kurtarıp, yarına “Allah kerim” deyip, devam edeceksiniz.

Amaaan neyse, amacım içinizi karartmak değildi. Boşverin siz beni; varsa bir projeniz önce kutlayarak, başlayın….

Maliyet tahminlemede her aktivite için gerekli maliyetlerin tahminlenmesinden sonra bu detaydaki maliyetlerin aşağıdan yukarıya doğru toplanması ve dönem dönem ihtiyaç duyulacak parasal kaynağın belirlenmesi Maliyet Bütçeleme olarak bilinir.

PMI’ın bu yaklaşımı, “Bütçe zaten belli, o bütçeyi aşamalara dağıtacağız” yaklaşımından farklıdır.

Bu çalışmanın neticesinde ortaya Proje Bütçesi çıkacaktır ve Bütçe, uygulama ve kontrol süreçlerinde performansımızı denetlemek için kullanılacaktır.

Neye İhtiyacımız Var? (Girdiler)

Aktivite maliyet tahminleri ve tahminleri neye dayanarak yaptığınıza dair varsayımlarıız, en önemli girdilerinizdir. Maliyetlerinizin tahmininde kapsamın dışında bir işe para ayırmadığınızı göstermek için WBS de elinizin altında bulunsun.

Ayrıca, parasal gereksiniz zaman periyoduna dökmek için projenin Gantt Diyagramı ve kaynakların takvim bilgileri de Maliyet Bütçeleme için gereklidir.

Son olarak, tedarikçilerle yapılmış sözleşmeler varsa bunlar da Maliyet Bütçeleme de kullanılacaktır.

Nasıl Yapılır? (Teknikler)

Detaydaki tüm faaliyetlerin maliyet tahminlerini Gantt diyagramından da faydalanarak ay-ay veya hafta-hafta (dönemlik olarak) aşağıdan yukarıya toplarsınız. Böylece projenin hangi dönemde ne kadar para ihtiyacı olduğu üst yönetime sunulabilir bir hale gelir.

Ne Çıkar? (Çıktılar)

Ortaya Projenin Temel Maliyeti çıkar. Bu aslında, toplamların üst yönetime sunulması ve onayının alınmasıyla mümkündür.

İş koyunu ve iş tavuğu, bir toplantıda bir araya gelmişler. Tavuk, koyuna restoran açma fikrinden bahsetmiş ve bu konuda ortak aradığını fakat hiç ortak bulamadığını söylemiş ve hemen koyuna ortaklık teklif etmiş. Koyun da fikri kabul etmeden önce tavuğa restorant’ta ne satabileceklerini sormuş. Tavuk, “Yumurtalı Kavurma” diye cevap vermiş. Tabi yine olumsuz cevap almış.

Ana Fikir: Bir işbirlikteliği yapıyorsanız, kendinizi Tavuk, karşınızdakini de Koyun zannetmeyin.

Öğrenilen dersleri çıkarmak, genellikle bir projenin kapanış işlemi olarak bilinir fakat projenin belirli aşamaları tamamlandığında da yapılması gereken önemli bir işlemdir, aslında.

Projenin kapanışı esnasında bir kapanış sunumu hazırlanır. Sunumun sonlarına doğru bir sayfa da öğrenilen derslere yer verilir. Çok fazla etliye sütlüye bulaşmayan bir sayfa olur bu… “Şöyle şöyle yapsaydık, daha iyi olurdu” gibi ifadeler vardır. Sunumun tamamlanmasıyla o öğrenilen dersler de kapatılır ve bu sunumda arşiv de yerini alır. Eğer bir daha kimse bu sunumu açmazsa o oğrenilen derslerden de fayda beklenemez.

Halbuki, blog veya wiki sayfaları bu konuda inanılmaz büyük faydalar sağlayabilir. Kurum veya proje çalışanlarınıza özel (isterseniz ücretsiz) bir blog sayfası açarsınız, sadece yönetici ve takım üyelerine giriş ve takip izni verirsiniz ve her türlü gelişmeyi bu blog veya wiki sayfası üzerinden takip edersiniz.

Blog sayfalarını rahatlıkla bulabilirsiniz ama ben wiki için www.wetpaint.com u tavsiye ederim. Kullanmaya başlarsanız, bloglara göre farkı anlayacaksınız.

Projenizin adını içeren bir blog sayfası: http://projem.blogspot.com üzerinde takım üyeleri yaptıkları işleri paylaşsınlar, projedeki ilerleme kayıtlarını resim veya video ile desteklesinler. Girdikleri bilgilere anahtar kelimeler eklesinler ki bilgi ve kayıtları aramak kolaylaşsın. Yazılan her türlü bilgi, hem konusuna hem gönderene hem de zamana göre kategorize edilsin. Proje ilerleme bilgileri sadece proje yöneticilerinin değil herkesin kontrolüne ve takibine açık olsun. Yazımın başında da belirttiğim gibi özellikle Öğrenilen Dersler diye bir kategori altında takım üyelerinin edindikleri deneyimler, problemleri çözme yöntemleri, müşteri veya tedarikçi davranış ve tutumları ve daha pek çok konu kayıt altına alınıp, sonraki proje yöneticilerinin kullanımına sunulabilir.

Günümüzde sosyal ağların oluşmasına sebep olan etken WEB 2.0 olarak adlandırılıyor. Aynı yazılım platformları ile Proje Yönetimi yapmak ise Project Management 2.0 olarak biliniyor. Bu teknolojileri en kısa zamanda kullanarak, kurum içinde çok önemli değişiklikler yapabilirsiniz. Project Management 2.0′ı hemen kullanmaya başlamanızı tavsiye ederim.

29 Eylül 2009 akşamı IBM’in Levent’deki binasında PMI Türkiye’nin bir etkinliği vardı. Bu etkinliği ben de msproject@yahoogroups.com üzerinden duyurmuştum. Akşam 18:30-21:00 arasında yapılan etkinlikte Işık Üniversitesinden Gamze Hanım ile Avea’dan Doğan Razon Bey’in sunumlarını dinledik.

100′e yakın katılımcınn olduğu orgaznizasyonun resimlerini temin edebilrsem, web sayfamda da paylaşacağım.

Konuşmaların başında PMI Türkiye Başkanı Gülay Özkan Hanım, önemli bir açıklamada bulundu. Kasım ayı’nda yönetim kurulu ve başkanlık seçimleri olduğunu söyledi. Yönetim kuruluna seçilmek için gerekli şartları paylaşacağından bahsetti. Ben, konuyla ilgili olanlar için Gülay Hanım’ın e-mail adresini vermek istiyorum. president@pmi-tr.org .

Şartları öğrenmek ve PMI-TR’de bilfiil görev almak, Proje Yönetimi’nin ülkemizde gelişmesi için güzel bir fırsat. Bu yüzden konuyla ilgili olabilecekleri PMI Türkiye’de görev almaya çağırıyorum.

Merak edenler için de söylemek istediğim bir şey var; PMI -TR’de REP statüsünde olan kişiler (yani eğitim ve danışmanlık işiyle uğraşanlar) ve bu statüdeki kuruluşlarda çalışanlar, yönetim kurulunda görev alamıyor. Bu da PMI-TR’nin bütün eğitim ve danışmanlık firmalarına aynı mesafede durmasını sağlıyor. Umarız, bundan sonraki yönetimler de aynı stratejiyi devam ettirirler. PMI-TR’nin bu hassasiyeti şu anki İstanbul Proje Yönetimi Derneği yönetimi için de geçerli. Son bir sendir, Sayın Nejat Murat Erkan Bey tarafından başkanlığı yapılan derneğin şeffaf ve tarafsız yönetim anlayışı en çok beni ve kurumumu sevindirmiştir.

Son olarak benim şahsi görüşüm; İstanbul Proje Yönetim Derneği ile PMI Türkiye’nin en kısa zamanda tek bir çatı altında birleşmesi ve bütün sektör temsilcilerini birleştiren bir yapıya kavuşmasıdır. Böyle bir yapılanmayı verdiğimiz eğitimlerde dile getirip, daha geniş kitlelere duyurmak için biz, İstanbul Kurumsal Gelişim olarak elimizden geleni yapmaktan mutluluk duyarız.