Proje Yonetimi – MS Project – PMP – PMBOK

Merhaba,

Bir kamu kuruluşunda proje yöneticisi olarak görev yapmaktayım ama sizin bu sitede yazdıklarınızın çoğunu yapmıyoruz. Proje yöneticiliği kavramının da kurumumuzda 1 senelik mazisi var.

Çalıştığım kurumu ve üzerinde çalıştığım projemi paylaşmak istemiyorum fakat projem çok uluslu yani farklı ülkelerden insanlar görev alıyor projede..

Proje gereği farklı ülkeleri ziyaret ediyoruz. Bu ziyaretlerim sırasında proje yönetiminin içinin ne kadar dolu olduğunu gördüm. İnsanların bu konuda önceden bilinçlendirildiğini farkettim. Biz de ise olay şöyle oldu: “Her birim senede n adet proje yapacak” dendi bize de proje yöneticiliği görevi verildi. Başta açıkçası motive edici bir etki yarattı fakat 2-3 hafta sonra o etki yerini belirsizliklere bıraktı. Neresinden, nasıl ilerleyeceğiz belli değildi.

Şimdi beni üzen noktaya gelmek istiyorum: Açıkçası o yurtdışındaki projeye dahil olan insanlardan çok daha donanımlı olmamıza rağmen, planlama, organize olma, bürokratik engeller ve 1 kişinin her işe bakması gibi sebeplerden dolayı projenin ilerleyişinde uzunca bir süre kontrolü kaybettim. Benim onları yönlendirmem gerekirken, onlar beni yönlendirmeye başladı. Yaptığım hataları görüyorum ama bunu bir tek benim görmem yetmiyor.

Sizden aslında ne yapmam gerektiğine dair öneri beklemiyorum zaten sitenizde gerekli bilgileri paylaşmışsınız. Ben sadece içinde bulunduğum durumu ve tespitlerimi paylaşmak istedim.

Rumuz: Tutkulu PY

Sevgili Proje Koçu,

Proje planlamanın önemli olduğunu biliyoruz, eksikliğini ben ve projelerde çalışan herkes mutlaka hissediyor fakat bu planlama işini bir türlü yapamıyoruz.

Benim şu anda üzerinde çalıştığım bir proje var. Bu proje şirketimin neredeyse tüm departmanlarını ilgilendiriyor. Planı hazırlayabilmem için o departmanlardan yetkili kişilerin desteğine ihtiyacım var. Bu çerçevede geçen hafta herkesin katılımının olacağı bir toplantı tertip ettim. Amacım yarım günlük bir oturum ile öncelikle projenin İş Kırılım Yapısını çıkarmayı hedeflemekti. Gelin, görün ki; o yarım gün her kafadan bir ses çıktı ve planın “p”’ sini yapamadan toplantı bitti. Her gelen “bu iş böyle olmaz”, “bu bize uymaz”, “nasılsa bu planlar daha çoook değişir”, “boşuna planla uğraşmayalım, nasılsa sapar”, “bu tip şeyler herşeyin düzenli olduğu şirketlerde olur” gibi sözlerle bütün motivasyonumu yok etti.

Bu sözlerin yanısıra, konu bir ara şirketin prosedürel süreçlerindeki aksaklıklara da kaydı ve başta şikayetler sonra suçlamalar derken, toplantı bitti.

Böyle bir durumda siz olsanız ne yapardımız?

Rumuz: Tutkulu PY

————————————

Sevgili Tutkulu PY,

Planlamaya İş Kırılım Yapısı ile başlayıp, kapsamı netleştirme niyetin çok doğru ve yerinde. İş Kırılım Yapısın, bütün proje paydaşlarının doğru iletişim kurabilmesi, projenin çıktılarını aynı şekilde anlayabilmeleri açısından çok çok önemli fakat “İş Kırılım Yapısını bütün paydaşlar biraraya gelerek, hazırlar” diye bir kural yok.

Madem ki, projen şirkette pek çok kişiyi etkilemektedir bu durumda, seninle birlikte planı yapmaktan ve takip etmekteden sorumlu olacak bir çekirdek ekip (Proje Yönetim Takımı) kurulmalıdır. Sen ve bu çekirdek ekip öncelikle İş Kırılım Yapısını kendi aranızda bir hazırlayın. Çekirdek ekip, çok büyük olmamalı (mümkünse 4-7 kişi yeterli). Az sayıdaki kişiyi yönetmeniz daha kolay olacaktır. İKY çıktıktan sonra paydaşların geneline bir sunumla İKY’nin ne olduğunu, amacını, neleri hedeflediğinizi bir sunumla anlatırsınız.

Daha sonra da planlama çalışmasının devamı yine bu çekirdek ekip tarafından geliştirilir. Bu çekirdek ekibe, yürütme, kontrol ve kapanış süreçlerinde de mutlaka ihtiyaç duyacaksın. Bu ekibin, projeye daha fazla zaman ayırmasını sağlamak için üst yönetimin desteği gerekebilir. Yani söylemek istediğim, özellikle büyük projelerde Proje Yöneticisi’nin yanısıra Proje Yönetimi Takımı da üst yönetim tarafından resmen atanır, yarı veya tam zamanlı Proje Yönetimi faaliyetlerine destek olur.

Son olarak, çekirdek ekibine birbiriyle iyi anlaşacağını düşündüğün, tecrübesine güvendiğin, sorun değil, çözüm üreten kişileri seçebilirsen, plan çok kısa zamanda ortaya çıkacak ve genel olarak da kabul görecektir.

Proje Koçu

Yönettiğiniz veya içinde bulunduğunuz başarısızlıkla biten son 2 projenizin adı neydi?

Şimdi lütfen, başarısızlık sebeplerini çok açıkça kimseden çekinme korkusu olmadan, bir kağıda açık, seçik yazın. Yazarken, aşağıdaki şekilde yazın lütfen.

• Proje sponsoru (Ahemt Mehmet), yeterince destek vermedi.
• Xxxx Dept’dan  (Ayşe Fatma) projedeki işlerini geciktirdi.
• Proje ekibine hedefleri anlatmak için ben zamanında toplantı yapmadım.
• Herkesnin üzerinde hemfikir olduğu bir plan yoktu.

İşte size bir sonraki projede nelere dikkat etmeniz gerektiğinin listesi…

“PMP Sınavı Hazırlık Eğitimi” organize eden sorumluların dikkatine…

• PMP sınavı hazırlık eğitimi için seçilenler, bu eğitimden önce herhangi bir Proje Yönetimi eğitime katılmış olmaları gerekir? (Toplam 35 saat PY konusunda eğitim almış olma şartını sağlıyor mu?)
• Eğitime gönderilecek katılımcı, 4.500 saat projelerde görev almış olma şartını sağlıyor mu?
• Katılımcı adayı PMP Sertifikasını kariyer gelişimi için bir hedef olarak görüyor mu?
• Katılımcılara eğitimin amacı ve içeriği gönderildi mi?
• Katılımcılara eğitmen ve eğitim veren kurum hakkında bilgi verildi mi?
• Eğitimin süresi,  başlangıç ve bitiş saati hakkında bilgi verildi mi?
• Katılımcının yöneticisine bu eğitimin içeriği – amacı – süresi konusunda bilgi verildi mi?
• Eğitim salonu belirlendi mi?
• Bu eğitimin bilgisayarsız yapılacağı konusunda bilgi verildi mi?
• Eğitim boyunca, katılımcıların İngilizce okudukları bir metni kolayca anlayabilceği varsayılacaktır. Bu konuda katılımcılara bilgi verildi mi?

“MS Project Server 2007 (Proje Yöneticileri  ve Takım Üyeleri için) Eğitimi” organize eden sorumluların dikkatine…

• Eğitime katılacaklar belirlendi mi?
• Katılımcılara eğitimin amacı ve içeriği gönderildi mi?
• Katılımcılara eğitmen ve eğitim veren kurum hakkında bilgi verildi mi?
• Eğitimin süresi başlangıç ve bitiş saati hakkında bilgi verildi mi?
• Katılımcının yöneticisine bu eğitimin içeriği – amacı – süresi konusunda bilgi verildi mi?
• Eğitim salonu belirlendi mi?
• Her katılımcı için 1 adet bilgisayar ayarlandı mı?
• Bilgisayarlarda MS Project Prof.2007 yüklü mü?
• Eğitmene, katılımcılar hakkında bilgi ulaştırıldı mı?
• Eğitmene, eğitim yeri – ilgili kişi – irtibat numarası gibi konularda bilgi verildi mi?
• Project Server 2007  kuruldu mu?
• Eğitmene, eğitim esnasında yardımcı olacak bir Bilgi İşlem görevlisi belirlendi mi?
• Eğitime katılacaklar için Project Server’da hesap açıldı mı?
• Eğitime katılacakların bilgisayarlarında Project Server bağlantısı test edildi mi?
• MS Project Prof. ile Project Server arasında bağlantı sorunsuz kurulabiliyor mu?
• Project Server  – Sharepoint entegrasyonu sorunsuz çalışıyor mu?
• Data Analysis Server etkin çalışıyor mu?
• Eğitim boyunca katılımcıların Microsoft Office programlarını rahatlıkla kullanabilecekler varsayılacaktır. Katılımcılar buna dikkat edilerek mi seçildi?

“MS Project Prof. 2007 Eğitimi” organize eden sorumluların dikkatine…

• Eğitime katılacaklar belirlendi mi?
• Katılımcılara eğitimin amacı ve içeriği gönderildi mi?
• Katılımcılara eğitmen ve eğitim veren kurum hakkında bilgi verildi mi?
• Eğitimin süresi, başlangıç ve bitiş saati hakkında bilgi verildi mi?
• Katılımcının yöneticisine bu eğitimin içeriği – amacı – süresi konusunda bilgi verildi mi?
• Eğitim salonu belirlendi mi?
• Her katılımcı için 1 adet bilgisayar ayarlandı mı?
• Bilgisayarlarda MS Project Prof.2007 yüklü mü?
• Eğitmene katılımcılar hakkında bilgi ulaştırıldı mı?
• Eğitmene eğitim yeri – ilgili kişi – irtibat numarası gibi konularda bilgi verildi mi?
• Eğitim boyunca katılımcıların Microsoft Office programlarını rahatlıkla kullanabilecekler varsayılacaktır. Katılımcılar buna dikkat edilerek mi seçildi?

“Proje Yönetimi Eğitimi” organize eden sorumluların dikkatine…

• Eğitime katılacaklar belirlendi mi?
• Katılımcılara eğitimin amacı ve içeriği gönderildi mi?
• Katılımcılara eğitmen ve eğitim veren kurum hakkında bilgi verildi mi?
• Eğitimin süresi, başlangıç ve bitiş saati hakkında bilgi verildi mi?
• Katılımcının yöneticisine bu eğitimin içeriği – amacı – süresi konusunda bilgi verildi mi?
• Eğitim salonu belirlendi mi?
• Bu eğitimin bilgisayarsız yapılacağı konusunda bilgi verildi mi?

Eğer eğitim firmanın kendi yerindeyse, katılımcılar, dinlenme aralarında işlerine dalarlar ve 15 dakikalık aralar uzar. – Bu yüzden aralar 10 dakika verilmelidir.

Katılımclıar, eğitim esnasında işlerini de idare etmek isterler ve cep telefonlarını açık bırakırlar. Eğitimin ortasında telefon çalar, dikkat dağılır, hatta katılımcı ince bir tonda konuşur, sesler birbirine karışır – Nazikçe müdahale edilmeli. Yakında jammer almak zorunda kalacağım.

Katılımcıların önemli bir bölümü, “duyduğumuzu aklımızda tutarız”, gibi bir yargıya sahiptir. Anlatılanları, yazma gereği hissetmez. – Eğitimin sonuna bir sınav koyarsınız dikkatler artar.

Katılımcı eğitime gelir ama hangi eğitime geldiğinden, eğitimin içeriğinden, süresinden bi’haberdir.– Yapacak fazla bir şey yok.

“Biz zaten bunları biliyoruz” profiline sahip katılımcılar vardır. – Konu anlatımları esnasında, sık sık derin deneyimlerine başvurmaya gayret ederim.

Özellikle kurum içi eğitimlerde, eğitimin tam ortasında çay, kahve vs ile içeriye giren görevli tüm dikkatlerin dağılmasına, anlattığınız şeyi unutmanıza ve gereksiz yere risk katsayısının artmasına sebep olur. Çünkü gelen o çay, kahve mutlaka dökülür. Eğitimin ortasında bir grup ayaklanır, acele acele peçete aranır, kitaplar ıslanmıştır, “fazla kitabınız var mı, Hocam” diye sorulur. – Yedek kitap taşımak gerekir.

Bir konuyu anlatırken, katılımcılar arasında eğitmenin anlayamadığı konuşmalar ve gülüşmeler olur, özellike tahtaya bir şeyler yazarken  – Farklı sebeplerden olabilir. Geçilmesi gereken adımlar: 1- Fermuarını kontrol et. 2- Söylediğin bir söz grup içinde bir anlam ifade etmekte, bunun için sesler yükselmiş olabilir. 3- Birisinin yanlışlıkla damarına bastım, bundan dolayı gülüşmeler arttı. – Gruptan gelen elektriğe göre gerekli önlem al.

Sevgili Proje Koçu,

Bir kaç aydır Proje Ofisini kurma sürecindeyiz. Üst yönetimin proje ofisinden beklentileri çok ve bu ofisi etkinleşitrme görevi de benim.

Çalışmalara ilk başladığımızda önemli işler gerçekleştirdik; Bir metot hazırlama çalışmasıyla başladık, rol ve sorumlulukları tanımladık, proje yöneticilerimize MS Project eğitimleri aldırdık ve hatta Project Server kurduk. Görüldüğü gibi herşey hazır fakat hiç birşey istediğimiz gibi yürümüyor.

Örneğin,

• Proje Yöneticileri’nin projeleriyle ilgili gelişmeleri Proje Ofisi ile paylaşmaları gerekirken yine eskisi gibi Genel Müdürümüzle görüşüyorlar.
• Proje ilerleme bilgilerinin Proje Ofisi’ne aktarılması gerekirken, Proje Ofisi’ne bilgi vermeden, Müşteri, şirketimizin Genel Müdürü ve Takım Üyeleri kendi aralarında eski yöntemlerle projeleri takip ediyorlar.
• MS Project’in yeterince verimli kullanılmıyor. Takım Üyeleri işlerine Project Server üzerinden hem bakmıyorlar, baksalar bile düzenli gerçekleşme verileri girmiyorlar.
• Metot içinde tanımladığımız formlar, dokümanlar yeterince etkin kullanılmıyor ve dokümantasyon da eksiklikler kalıyor. Bunların tamamlandığını inceleme görevi de bende… fakat Proje Yöneticileri’ne “bu formları, dokümanları doldurun” dediğim de insanlar, bana düşman gözüyle bakıyorlar.

İnanın, önceden yakın olduğum arkadaşlarım bile şimdi benden uzak duruyor, sanki onların projelerdeki başarısızlıklarını üst yönetime raporlayan kişiymişim gibi görülüyorum. Çok zor durumdayım, başka iş aramayı bile düşündüm. Sizce ne yapmalıyım?

Rumuz: Tutkulu PY

- – - – - – - -

Sevigili Tutkulu PY,

Proje Ofisini kurmak gerçekten zor bir süreçtir. Proje Ofisi’ni kurma görevinin bir kişinin üzerinde olması, işi daha da zorlaştırır. “Proje Ofisi’ni kurmak”, deyince pek çok kişi “evin bir odasına kütüphane kurmak” gibi bir şey anlar halbuki Proje Ofisi kurmak şirket içinde kültürel bir değişimdir. Bu yüzden, bu iş “hadi yarın Proje Ofisi kuruyoruz” demekle olmaz.

Şu anda yaşadıklarınız doğal bir süreç. Eğer Üst Yönetim bu konuda daha bilinçlenirse, Proje Ofisi’ne etkinleştirilmesi konusunda daha fazla destek olacaktır.

Proje Yöneticileri ise önce Proje Ofisi’nin faydalarını görmek isterler. Bu yüzden Proje Ofisi, proje yöneticilerinin işini kolaylaştırmalıdır. Planlama sürecinde, geçmişteki verilere ulaşmada, planları güncellemede, ortak kaynakların iş yüklerinin düzenlenmeside Proje Ofisi, Proje Yöneticilerine yardımcı olabilir.

Lütfen ümitsizliğie kapılmayın; her fırsatta Proje Ofisi’nin yardımcı, destek bir birim olduğunu dile getirin ve önce güven aşılayın; Zaman içinde (fakat çok kısa değil) Proje Ofisi’nin etkinliğinin arttığını göreceksiniz. Proje Ofisi kurma konusunda hem üst yönetim hem de siz sabırlı olmanız gerekir.

Proje Koçu

Pazarlamada, teknolojiyi daha yoğun kullanma isteği günümüzde, şirketlerin internete ve teknolojiye önem vermesinde önemli bir etken haline geldi.

Bu konuda profesyonel olan ve iyi iş yapanları bulmak pek kolay olmuyor. Konusunun uzmanı olan kişi ve kuruluşları, bu konudaki ihtiyaç sahiplerine duyurmakta fayda olduğunu düşünüyorum.

Eğer, E-Ticaret Projesi gibi bir projeye girmek üzereyseniz ve destek alabileceğiniz güvenilir ve profesyonel birilerini arıyorsanız, Turuncu Tasarım ihtiyaçlarınıza cevap verebilecek bir kuruluş.

Özellikle ihtiyaca göre E-Ticaret paketleri oluşturmuşlar ve sisteminizin hem kuruluş sürecinde, hem de sonrasında destek alma açısından rahatlıkla çalışabiileceğiniz bir şirket.  

Ayrıca, kurumunuzun diğer teknolojik ihtiyaçlarını da karşılayabilmekteler. Kurumsal Portal Paketler sayfasını da incelemenizi tavsiye ederim.