Proje Yönetimi – MS Project – PMP – PMBOK

Sevgili Proje Koçu,

Bundan 3 ay önce üst yönetim tarafından şirketim için önemli bir projeye, proje yöneticisi olarak atandım. Gerekli hazırlıkları yaptıktan sonra atandığım projenin 1 sene süreceği ve 10 kişi ile çalışmam gerektiğini hesapladım ve üst yönetime bu konuda bilgi verdim.

Üst yönetimimden tam destek aldım. 10 kişilik bir ekip oluşturuldu ve projemiz için 1 sene süre kabul edildi. Ekip üyeleri başta çok heyecanlı ve istekliydi. Yönetimin de tam desteğini almış görünüyorduk.

Bir ay sonra ekip üyelerimden bir tanesini yeni başlayan bir başka projeye atandığını söyleyen bir e-mail aldım. Artık 9 kişi kalmıştık. Çok fazla problem etmedim, eksilen 1 kişinin işlerini üstlenebilirdik.

Aradan bir ay daha geçti, geçmedi bir takım arkadaşım işten ayrıldı. İkinci ayın sonunda 8 kişi kalmıştık.

Aradan bir ay daha geçti ki takım üyelerimizden bir tanesinden 3 aydır hiç verim alamadığımı farkettim. Bu da 7 kişi kaldığımız anlamına geliyordu. Şimdi ben, proje yöneticisi olarak koordinasyon görevinden çok, proje işlerini yapmakla uğraşıyorum.

Size sorum şu; planları değiştirmeli miyim? Yani 1 senelik süre hedefini 10 kişinin sürekli çalışacağını varsayarak, belirlemiştim. Şimdi 7 kişiyiz ve yavaş yavaş zaman programının gerisine düşme riskimiz ortaya çıkmaya başladı. Bu durumda olan birisine ne önerirsiniz?

Rumuz: Tutkulu PY

————————————-

 Sevgili Tutkulu PY,

Proje planını sadece Zaman Diyagramı olarak düşünme. Bu pek çok kişinin yaptığı bir hatadır. Proje planı, zaman, maliyet, kapsam, insan kaynakları, iletişim vb. ile bir bütün olarak düşünülmelidir.

Yani, bu faktörlerden bir tanesi değişse, bir diğer faktörün değişeceği açıktır. Özellikle İnsan Kaynakları sayısı, doğal olarak, zamanı, maliyeti ve hatta kaliteyi etkileyebilir. Bu gözle değerlendir, lütfen. Eksilen 3 kişiden boşalan aktivitelerin neler olduğunu ortaya çıkar. Kalan 7 kişi ile bu aktivitelerin kimler tarafından yapılacağını belirle ve sürelerini yeniden tahminle. Eğer kaynak darboğaz sorunu ile karşılaşırsan, kaynak dengeleme işlemini yapmayı unutma. Kritik yola da dikkat et, diyeceğim ama boşver kafanı çok karıştırma…

İşte, bu işlemlerin sonunda proje süresini yeniden ortaya çıkar ve son halini üst yönetime götür ve uzama söz konusu ise sebeplerini açık ve net olarak, ortaya koy. Onay aldıktan sonra yeni planı proje ekip üyeleriyle paylaş ve yoluna devam et.

Yolun açık olsun.

Proje Koçu

Bir projenin ortasında proje yöneticisinin değiştiğini varsayalım ve yeni proje yöneticisi olarak da siz atandınız. Projeye atanmanızın farklı sebepleri olabilir. Örneğin:

• Önceki proje yöneticisi, ekibi ve projeyi etkin yönetememiş, olabilir
• Önceki proje yöneticisi, müşterinin güvenini kaybetmiş, olabilir.
• Önceki proje yöneticisinin projeyi yönlendirecek yeterli tecrübesinin olmadığı görülmüş, olabilir

Sorun ne olursa olsun, projeyi devralmak ve ileri götrmek için bazı adımlardan geçmek gerekiyor. Bir projeyi yarısından itibaren devraldığınızda şu adımları uygulamaya gayret gösterin.

1. Proje planı: Önceki proje yöneticisinden veya takım üyelerinden proje planını isteyin. Projenin amaç ve kapsamı hakkında detaylı bilgi almaya çalışın.
2. Yapılan işler: Bu zamana kadar yapılan işleri ve ulaşılan kilometretaşlarının neler olduğunu öğrenin.
3. Proje takımı ile iletişim: Proje takımı başarısız bir proje süreci yaşadıysa kaybolan motivasyonu tekrar yükseltmeniz gerekecektir. Bu yüzden kendinizi en kısa zamanda ekibe tanıtın ve çalışma yönteminizi aktarın.
4. Proje ofisinden detaylı bilgi alın: Etkin çalışan bir proje ofisi var ise bu ofisten projenin durumu, müşterinin beklentileri konusunda en güncel durumu öğrenmeye çalışın.
5. Planlar güncel değil veya eksikse: Bir tarih belirleyip, bu tarihten sonrası için yepyeni bir plan hazırlayın ve bunu ekip üyeleriyle paylaşın. Bu motivasyonu yükseltecek ve sorumlukları netleştirecektir. Asla geçmişte yaşananları, planlamaya da çalışmayın.
6. Müşteriyle tanışın: Yeni proje yöneticisi olarak, müşteriyle tanışıp, ihtiyaçlarını tekrar değerlendirin. Beklentileri netleştirip, önceki proje yöneticisi ile uzlaşılamayan konular varsa bunları ortaya çıkarın.
7. Toplantıları bir düzene oturtun: Kendi üst yönetiminizle, müşteri ile ve ekibinizle yapacağınız toplantıları bir düzene oturtun. İletişime önem verin ve bunu tüm paydaşlara hissettirin. Bu pek çok problemi ortaan kaldıracaktır.

Sevgili Proje Koçu,

Benim proje sponsorum tam bir problem. Hiç bir durum raporunu, değişiklik taleplerini okumuyor ve yeterince ilgilenmiyor. Yürütme komitesi toplantılarında problemleri açık açık söylememe izin vermiyor ve işin kötü yanı problemlerimi düzeltmek için kendisi de çok fazla zaman ayırmıyor.

Sponsorumla projeyle ilgili bir toplantı istesem, bana çok kısa zaman ayırıyor. Ayırdığı zamanda da araya telefonlar giriyor, cep telefonuyla oynuyor. Buna karşılık işlerin kötü gitmesiyle birlikte müşteriden gelen br şikayet olması durumunda hemen beni suçluyor ve projeyi iyi yönetemediğimden, beceriksizliğimden bahsedip, moralimi bozuyor.

Bana ne önerirsiniz? Sizce ayrılmalı mıyım?

Rumuz: Tutkulu PY

Sevgili Tutkulu PY,

Sakın ayrılma, her zaman bir umut vardır, bunu unutma.

Öncelikle, senin sponsorun, kendisinin proje başarısındaki etkisinden ve rolünden haberdar değil. Biz bunlara: “Proje Yöentiminden bir haber Sponsor” diyoruz.

Yukarıda da belirttiğim gibi bir sponsor projenin başarısında çok etkilidir. Eğer Proje Yöneticisi ile Proje Sponsoru, Proje Yöentimi adına ortak dili konuşmuyor ise, ortak bir metodoloji ile projeyi takip edemiyorlarsa senin yaşadığın problemler ortaya çıkar. Proje Sponsorunun, projedeki rolü aktivite bazlı değil, stratejik açıdan düşünülmelidir.

Proje sponsorunu teknik detaylarla boğma. O’nun istediği olabildiğince genel bilgiler olacaktır. Bununla birlikte eğer Proje Sponsorun ile senin projeye bakışın açısında farklılıklar görüyorsan, O’nu sen eğiteceksin. Proje yönetimi adına kullandığın en temel araçları kendisine tanıt ve bu kayıtlar üzerinden projenin takip edilemsini sağla.

• Kapsam Bildirimi- Kendisine projenin hedefleri, ana aşamaları, teslimatları, kısıt ve varsayımları göster.
• Proje Planı- Ana şalamaları zaman programı üzerinde göster. Detaylara girip de sponsorunu boğma.
• Kilometretaşları – Kendisine projenin önemli noktalarını anlat. Hangi tarihlerde kendisine ihtiyaç duyacağınızı açıkla. Proje başarısı için kendisinin bu kilometretaşlarını takip etmesi gerektiğini söyle.
• Güncelleme – Kendisinin ne sıklıkta proje ile ilgli güncelleme istediğini sor.
• Değişiklik Yönetimi- Projede herhangi bir nedenle bir değişiklik, problem olacağını proje planı üzerinden örneklerlele anlat. Bir aktivitede oluşabilecek bir gecikmenin pek çok faktörü etkileyebileceğini söyle
• Risk Yönetimi- Kendisinin düzeltmesi gereken risklerden bahset ve bunlar için destek iste. Proje Yöneticisi olarak kendi sorumluluğundaki riskleri kendin halletmeye çalış.

Yukarıdaki anlatımların 15-30 dakikayı geçmesin fakat mutlaka bu söylediklerini yazılı hale getir ve kendisiyle paylaş. Okumayabilir, ama sen bunları kayıt altına almak zorundasın.

İmza: Proje Koçu

Umut etmek, proje yönetiminde çok önemlidir çünkü umut, verdiğimiz sözlerimizi tutmamız ve proje paydaşlarını olumlu etkilememiz konusunda bize yardımcı olur. “Umut, projeyi başarıya götürecektir”, demiyorum. fakat değişmez gibi gözüken şeylerin değiştirilmesinde bize cesaret verecek ve haylini kurduğumuz sonuca gitmede motive edecektir.

Umut ettikçe olumsuzlukları yenmek için içinizde bir ateş vardır, umut yoksa ateş söner. Umut, korkuları yokeder ve insana devam etmesi için enerji verir. İyi proje yöneticisi güzel günlerin önünde olduğuna inanmalı ve etrafına da bu bilinci aşılamalıdır.

Umut, projeye olan sadakati artırır. Umut da, umutsuzluk da bulaşıcıdır. Umudunuzu hiç yitirmeyin.

http://www.fosbuk.com/gokremtekir

Proje Sponsorunun Not Defterinden

X Projesinden Öğrendiğim Ders: Projeye atadığım yöneticinin iletişim becerisine dikkat etmeliyim.

X Projesine atanan Proje Yöneticisi iyi bir insan, bugüne kadar kendisine verilen işleri sorunsuz şekilde haletti. Bu, O’nun ilk Proje Yöneticilik deneyimi fakat gözlemlediğim kadarıyla Proje Takım Üyeleriyle yeteri düzeyde iletişim kuramıyor. Takım üyeleri, tedarikçiler ve müşteri arasında koordinasyon eksiklikleri yaşanıyor. Bu da aktivitelerin gecikmesine sebep oluyor.

Düzeltme Yöntemleri:

Kritik projelere iletişimi güçlü Proje Yöneticisi atamak.

Proje Yöneticilerinin, İletişim Becerilerini artırıcı önlemler almak. (Eğitimler Planlamak)

Yeni/Deneyimsiz Proje Yöneticilerine kapsamı dar ve kurum içi yapılan projelerin sorumluluğunu vermek.