Proje Yönetimi – MS Project – PMP – PMBOK

Aşağıdaki gibi bir atama yapıldıysa, bu Ali’nin aşağıdaki tarihlerde tam zamanlı olarak (her gün 8 saatini) bu işe ayıracağını gösterir. Yani o tarihlerde başka bir işe atanması mümkün olmayacaktır.

Halbuki kaynaklarımız, çoğu zaman bu şekilde çalışmaz; Gün içinde 3-4 farklı işe baktıkları olur. Yani günde 2 saatini bir işe, bir başka 2 saatini başka bir işe vb. ayırarak, zamanlarını programlarlar. İşte böyle durumları planlamak için kaynakların birim değerlerini (Unit) değiştirmemiz gerekmektedir. Aşağıdaki örnekte Ali hergün 4 saatini (yarı zamanını) ayırarak 10 günlük bir işi gerçekleştirecektir.

MS PROJECT EĞİTİMİ – 2-3-4 Ocak 2009 ve 6-7-8 Şubat 2009

İrtibat: İstanbul Kurumsal Gelişim: 216- 456 60 50

Eğer bir aktiviteye aşağıdaki gibi bir kaynak ataması yaptıysanız ve Effort Driven seçeneği de işaretliyse;

şimdi; bu aktiviteye Veli’yi de herhangi bir süre (Work) belritmeksizin eklerseniz. MS Project o aktiviteyi otomatik olarak yarı yarıya kısaltır. aşağıdaki gibi… Daha fazla kaynak atarsanız, kısaltmaya devam edecektir ve Efor (Work) değerini de kaynaklara orantılı olarak dağıtacaktır.

Yukarıdaki örneğin aynısı baştan itibaren Effort Driven kapalıyken siz de yapın ve bu sefer aktivitenin kısalmadığını iki kaynağın da o aktivitede 80 saat atandığını göreceksiniz.

Özetle; Effor Driven yeni gelen kaynağın sayısı kadar, aktivitenin süresini orantılı olarak azalmasına sebep olur.

Her derde deva bir programdır Excel, Düz yazı yazmanıza da, karmaşık formüllerle hesaplar yapmaya da, veritabanlarıni yönetmeye de yarar. Tabiki proje yönetiminde Gantt Diyagramlarını oluşturmak da mümkündür. Aşağıya doğru aktiviteleri yazarsınız, kolonlar da zaman dilimleri olur. O kolonları, ilgili aktiviteler için renkli renkli boyadınız mı, işte güzel bir Gantt diyagramı. Eğer Gantt diyagramının tekbaşına bir proje planı olmadığını biliyorsanız (veya bu fikre katılıyorsanız) Excel’in de proje yönetimi için gerekli bir çok araçtan mahrum olduğunu tahmin edersiniz. İşte size Excel yerine MS Project kullanmak için 10 sebep:

• Projenin ve ana aşamaların toplam maliyet, adam*saat ve efor bilgilerini toplamak için Excel’de, Project‘e göre daha fazla zaman harcarsınız.
• Ana aşamaları, aktiviteleri ve kilometretaşlarını hazırlamak ve daha sonra gerçekleşmeleri takip etmek Excel’de zordur.
• Proje zaman çizelgesi Excel’de statiktir. Eğer süreleride bir değişiklik olursa bu durumu geri kalan sürece yansıtmak zaman alıcıdır.
• Aktivitelere kaynak ve maliyet atamak, MS Project’teki kadar kolay değildir.
• Excel’de kaynak veya zaman değişiklikleri veya ilerlemeleriyle ilgili otomatik güncelleme yoktur.
• Değişiklikleri takip edecek veya otomatik raporlayabilecek bir yapılanma Excel’de yoktur.
• Herhangi bir faaliyetteki gecikmenin bütün projeye olan etkisini görmek zordur.
• Kaynak ihtiyacının belirlenmesi Excel’de zordur, kesin sonuç bulmak için çok zaman harcamak gerekir.
• Farklı proje tarafları için geliştirilmiş özelliklere sahip raporlar Excel’de yoktur.
• Proje faaliyetleri dakika, saat, gün, hafta, ay, çeyrek yıl, yarım yıl ve yıl olarak farklı ölçeklerde takip edilebilir.

MS Project’te kaynakların belirli dönemlerde artacak maliyetlerini planın içine yansıtmak gerekebilir.

View menüsünden Resource Sheet görüntüsünü açtıktan sonra herhangi bir kaynağa iki kere tıklayarak, Task Information penceresine ulaşırsınız. Bu alanı aşağıdaki gibi doldurursanız, zamları tanımlamış olursunuz.

Tools – Change Working Time menüsünü işaretleyerek, aşağıdaki tatilleri giriniz.

Bana Gelen Bir E-Mail Şöyle Diyordu: Şirketimiz, Microsoft Project Server kullanmaya başlıyor. Departman yöneticimiz beni MS Project ile ilgili bir eğitime göndermeyi düşünüyor. Kendi kendime öğrendiğim ve uzun zamandır da kullandığım MS Project için bir eğitim sizce gerekli midir?

Cevabım Şu Şekilde oldu: MS Project’in eğitimini ürünü doğru kullanmak için almanızda fayda var. Pek çok sınıfta özellikle IT kökenli katılımcılar başlangıçta MS Project’in eğitimine geldikleri için bir sıkıntı duyarlar; Çünkü kullandıkları çok gelişmiş yazılımların yanı sıra MS Project oldukça basit bir program gibi gözükmektedir fakat eğitimin sonunda düşünceleri tamamen değişmiş olarak ayrılırlar.

MS Project’i kendi kendine öğrenen birisinin düştüğü hatalar aşağıda sırlanabilir.

1. Seçenekler (Options) özelliklerini tanımama ve projelerle ilgili yorumlarda eksiklikler.
2. Takvim kullanımında tanımlama hatası ki çoğu zaman proje süre bilgisinin yanlış çıkmasına sebep olmaktadır.
3. Aktivitelerin başlangıç ve bitiş tarihlerini doldurmak.
4. Yönetilmesi mümkün olmayacak detayda iş ayrışım yapısı kurgulama.
5. Kaynakların aktivitelere atanmasında MS Project’in hesaplarını doğru anlayamama ve doğal olarak kaynak ihtiyacını doğru belirleyememe.
6. Aktivitelere kaynakları tam zamanlı atama ve kaynakların gereksiz yara fazla yüklenmesine sebep olma.
7. Göstermelik proje planı hazırlama fakat takibi MS Project ile yap(a)mama.
8. Gerçekleşmeyen aktivitelerin yeniden planlanmaması
9. Planlama-Gerçekleşme ve Kontrol fonksiyonu yerine bir zaman sonra projede yapılan işlerin kaydnının tutulduğu bir yazılım olarak MS Project’i kullanma.

Yukarıdakikullanım biçimleri MS Project’in potansiyelinin çok azının kullanılmasına sebep olmaktadır. Microsoft Project diğer Office ürünleriyle eşdeğer tutulmamalıdır. Proje Yönetimi açısından geliştirilmiş metodlara (belirli bir sırada ve yöntemle) göre veri girilmesi gerekmekte ve bu sayede doğru sonuçlara ulaşmak mümkün olmaktadır. Bu yüzden eğitimlerde;

• Veri işleme sırası,
• Yazılımın arkasındaki proje yönetimi kavramı,
• MS Project’in kapasitesi,
• Zaman ve kaynak planlamada esas alınacak yöntemler,
• Projelerin planlanmasının yanısıra takibi ve kontrolünün nasıl gerçekleşeceğinin belirlenmesi.

gibi konularda bilgiler aktarılmaktadır.