Proje Yonetimi – MS Project – PMP – PMBOK

Project 2010 Beta versiyonu yayınlandı.

Öncelikle dikkati çeken menüler oluyor. Diğer Office 2007 ürünleri gibi araç çubukları tamamen değiştirilmiş.

Aşağıdaki görüntüde farkedilen diğer bir özellik ise iki aktivitede kaynak çakışması inkicator kolonunda kırmızı insan resmi olarak gözüküyor.

Kaynakların iş yüklerini düzenlemek için çok büyük bir kolaylık gelmiş. Aşağıdaki görüntüde aktiviteleri mouse’la hareket ettirerek, diğer kaynaklara aktarabileceğiniz gibi mevcut kaynağın boş günlerine de aktiviteyi kaydırabilirsiniz.

Timeline özelliği Project 2010′a yeni eklenmiş. Bütün projenin özet ilerlemesini, önemli aktiviteleri veya kilometretaşlarını proje planının üzerinde görmek mümkün.

Benim en sevdiğim özelliklerden biri ise Tümden Gelim yöntemi ile Tüme Varım Yöntemlerinin otomatik karşılaştırılması. “İnşallah Planları” ile Gerçekçi Planlar” artık daha net ortaya çıkabilecek. Hazırlanan, “Göstermelik Planların” ne kadar göstermelik olduğu bu sayede daha net ortaya çıkacak.

17 Eylül 2009 günü Microsoft tarafından yapılan bir duyuru ile MS Project 2010 ile ilgili ilk bilgilendirme yapıldı.

Videodan izlediğim kadarıyla “SÜPER” özellikler eklenmiş.

Kesinlikle izlemenizi tavsiye ederim.

http://www.microsoft.com/project/2010/en/us/default.aspx

PMBOK’a göre bir “Kilometretaşı Raporu”, üst yönetime özet bilgi vermek için sunulur. Böylece üst yönetime, projenin ara hedefleri de sunulmuş olur.

MS Project’te proje planı hazırlarken, projenizin ikinci satırına (1. satırda projenin adı yazıyor) “Proje Başlangıcı” diye bir aktivite yazmanızı ve bunun da süresini “0″ (sıfır) yapmanızı tavsiye ediyorum. Benzer şekilde planın en son aktivitesi de “Proje Teslimi”, “Proje Kapanışı” gibi ifadelerden birini yazarak, bunu da kilometretaşı olarak, gösterin.

Bunun yanısıra, proje içindeki ana aşamalrın da özellikle son aktivitelerini kilometretaşı olarak, göstermenizde fayda var. Böylece, projenin hangi aşaması hangi tarihte bitecek, bir diğer ifadeyle, projenin ara hedeflerine hangi tarihlerde ulaşılabilecek, bilgisini görmek koalylaşacaktır.

Projenin gerçekleşme verilerini toplarken de eğer aktivite sürelerinde herhangi bir sapma var ise, gelen değişikliklerin hangi ara hedefleri, ne kadar etkilediğini de kolaylıkla görebilirsiniz.

Bunun için MS Project’in filtreler bölümünde “Milestone” veya raporlar bölümündeki “Milestone Report” araçlarını kullanmanızı işinizi kolaylaştıracaktır.

MS Project’te çok merak edilen aslında oldukça basit bir konuya temas etmek istiyorum. Başlıktan da anlaşılacağı gibi Duration kolonunda gözüken “?” – soru işareti- ne anlama gelmektedir?

“?” – soru işareti-, o aktivitenin tahmini olduğunu gösteren bir işarettir.

Eğer o aktiviteye iki kere tıklarsanız, karşınıza Task Information penceresi gelecek ve sağ üst köşede “estimated” checkbox’ının işaretli olduğunu göreceksiniz. Checkbox kapanınca “?” de gidecektir.

Peki, ne anlama geliyor? Anlamı şu; “?” varsa, işe atanan kaynağa, ”bu işin 4 günde yapılacağını tahmin ediyorum” diyorsunuz yoksa “bu işi 4 günde yap” diyorsunuz. Bu kadar basit aslında…

Projesinde “?” işaretlerini topluca kaldırmak isteyenler olabilir. Bununla her satır için tek tek uğraşan kişilerle tanıştım, halbuki şöyle bir kolaylık var (Siz de denemiş olabilirsiniz, tek olmadığınızı bilin…:) ). Eğer adı “estimated” olan bir kolonu tablonuza eklerseniz, bütün satırların “Yes” olduğunu göreceksiniz. İlk baştakini “No“‘ya çevirip, geri kalanı da aşağıya doğru kopyalarsanız, bütün “?“‘den kurtulursunuz.

Yeni yazdığınız aktivitelere de “?” gelmesini istemiyorsanız, o zaman Tools – Options – Schedule sekmesinden en  alttaki “New tasks have estimated durations” seçeneğini kapatın.

% Gerçekleşme

Aktiviteye iki kere tıklayarak General Sekmesinden işin % kaçı bittiyse giriniz.

Actual Work – Remaining Work

 Yukarıda Gantt, alttaki görüntü Task Form iken, sağ tuş ile Resource Work seçeneğini işaretleyin ve fiili çalışma miktarını girin.

Gün Gün Gerçekleşme Verisi Girme

 Task Usage görüntüsündeyken takvim üzerinde sağ tuşa tıklayın ve Actual Work alanını ekleyerek, kaynakların günlük çalışma miktarlarını işleyin.

Actual Start ve Actual Duration

 Gantt Diyagramına aşağıdaki kolonları ekleyerek de gerçekleşme verilerini girebilirsiniz.

Update Project

 Belirli bir zamana göre projeyi güncellemek istiyorsanız aşağıdaki resimleri takip edin.

1 Temmuz 2009 itibariyle çok önemli bir konuyu gündeme taşımak istiyorum. Konumuz ZAM.

 Tabiki konuya Proje Yönetimi, hatta Microsft Project açısından bakacağız. Projemizde kaynaklarımızın maliyetlerinin artmasını nasıl programa gireceğimizi kısaca ifade edeceğim.  Konuyu patronunuza aynen şöyle anlatın.

“Bakın Sayın Patronum! Microsoft Project’te kaynaklarımızı tanımladığımız görüntüye geçip. View-Resource Sheet (Türkçe kullananlar için: Görünüm – Kaynak Sayfası) zam vermeye karar verdiğiniz kaynağa iki kere tıklıyorsuuz. Mesela ben zam alacağım, kendime iki kere tıklıyorum.

Sonrası çok kolay, açılan Resource Information (Kaynak Bilgi) penceresinde Cost (Maliyet) sekmesine de tıklıyorum. (Resimde görüldüğü üzere…) Hangi tarihlerden itibaren bana zam tanımlayacaksanız, önce zammın başlayacağı tarihi, arkasından zamlı fiyatı giriyoruz. Mümkünse fazla mesai de giriyoruz (bunu çok diretmiyorum, yani mümkünse…)

Sonra da OK butonuna basıyoruz, artık MS Project, işlerinin hangi tarihlere denk geldiğini görüyor ve yeni dönemdeki maliyet bedelini referans alarak, proje maliyeti hesaplıyor. Gördüğünüz gibi çok kolay.

Öğrendiniz değil mi? Pardon duyamadım. Şimdi o zammı geri mi alayım?!!! ” 

MS Project’te ve daha pek çok yazılımda bir aktivitenin tamamlanma oranı ile o aktivitede kullanılan eforun harcanma miktarı arasındaki fark ayrı ayrı gösterilmektedir.Sayılarla ifade edecek olursak, Örneğin 10 günlük bir projenin ilk 5 gününde 75 adam*saat, son 5 gününde ise 25 adam*saat kullanacak şekilde plan yapmış olabilirsiniz.

Bu durumda işin süresel olarak %50’sini tamamladığınızda bütün eforun %75’ini harcamış olacaksınız. Geri kalan %50’lik zamanda ise tüm eforun sadece %25ine ihtiyaç duyacaksınız.

MS Project’te %Complete bilgisi ile %Work Complete bilgisi arasındaki fark budur. Yukarıdaki anlatımın MS Project’te görünümü de aşağıdaki gibi olacaktır.

Varsayın ki bir projede satın alma işlemi gerçekleştirdiniz ve Excel’de hazırlanmış bir sipariş formunuz bilgisayarınızda kayıtlı veya bazı aktivitelerin neticesinde ortaya teknik resimler çıktı ve bu resimler Autocad formatında yine bilgisayarınızda bir yerlerde kayıtlı.

İşte bu proje içindeki farklı formatlardaki dosyaları, proje aktivitelerinizle eşleştrimek isteyebilirsiniz. Böylece hangi faaliyette hangi dokümanın doldurulduğunu veya oluştuğunu daha kolay takip etme imkanı bulursunuz.

Bunun için aşağıdaki adımları takip etmeniz yeterlidir.

Öncelikle hangi aktiviteye doküman ekleyecekseniz, o aktiviteye iki kere tıklayarak, TASK INFORMATION penceresini açınız. NOTES sekmesine geçip, aşağıda görüldüğü gbi INSERT OBJECT butonuna tıklayınız.

Karşınıza aşağıdaki pencere gelecektir. Sol kenardaki “Create From File” sekmesini seçin.

BROWSE tuşuna basarak, ekleyeceğiniz dosyanın bilgisayardaki yerini bulun.

Yukarıdaki pencereden istediğiniz dosyayı seçin ve INSERT butonuna basın.

TASK INFORMATION penceresine tekrar ulaştığınızda ilgili dosyanın NOTES alanına eklendiğini göreceksiniz.

Önümüzdeki yılın ilk yarısında MS Project 2010’nun çıkarılacağı duyuruldu.

We’re announcing that Microsoft will begin releasing new versions of Office-related products this year. Exchange 2010 will be the first product in this lineup, entering beta for customers to download today. Exchange 2010 will become available in the second half of 2009. Office 2010 — including Office Web applications, SharePoint Server 2010, Visio 2010 and Project 2010 — will enter a technical preview in the third quarter of 2009 and will release to manufacturing in the first half of 2010.

Proje planları hazırlanırken aktiviteler arasında sıralama yapılarak, projenin Ağ Diyagramı (Network Diagram) hazırlanır.

Eğer iki aktivite birbirine ardışık olarak bağlıysa bu Finish-to-Start ilişki ile tanımlanır. Bu sayede öncül aktivite bitmeden, ardıl aktivite başlamayacak şekilde sıralnmış olur.

Eğer iki ardışık aktivite arasında belirli bir süre beklenmesi gerekiyorsa, bu iki aktivite arasına Öteleme Zamanı (LAG Time) girmek gerekecektir. Eğer öncül aktivite bitmeden, ardıl aktiviteyi başlatmayı planlıyorsanız bu durumda Geri Çekme Zamanı (LEAD Time) kullanmanız gerekmektedir.

LAG ve LEAD Time belirli bir süre olarak verilebileceği gibi öncülün süresinin yüzdesi de referans alınabilir.

Örnekler aşağıdadır:

LAG – SABİT SÜRE

LAG - YÜZDESEL SÜRE  

 LEAD – SABİT SÜRE

 LEAD – YÜZDESEL SÜRE