Proje Yönetimi – MS Project – PMP – PMBOK

Danışman olarak görev aldığım, bir proje planı geliştirme çalışmasında aktivitelerin süreleri tahminlenmesi adımına gelmiştik.

WBS oluşturması, aktivite tanımlaması ve hatta aktiviteler arasındaki sıralamaları oluşturma süreçlerini oldukça hızlı ilerlenmiş, 230 aktiviteli bir proje planını iki gün içinde netliğe kavuşturmuştuk. İki gün boyunca projede görev alacak birimlerin temsilcleri (5 kişilik bir ekip) planın detaylı oluşturulması için sabırla planlama sürecine katkıda bulunmuşlardı.

Fakat süre tahminleme çalışmasına geldiğimizde daha 7. aktivitede her kafadan farklı sesler çıkmaya başlamıştı, zaman ilerliyor fakat aktivitelerin ne kadar sürede yapılacağına dair net bir tahmin geliştirilemiyordu. Verilen süre tahminleri üzerinde özellikle işi fiilen yapacaklar itiraz ediyor, riskleri de düşünerek, o aktivitelerin sürelerinin uzaması gerektiğini savunuyorlardı. Yöneticiler ise projenin süresinin uzun çıkacağından çekinerek, en kısa süreyi tahmin olarak yazmaktan yanaydı.

Yukarıdaki senaryoda herkes kendi açısından haklı gözükmekte fakat buna rağmen proje yönetimi açısından böyle bir ortam da bile ortak akıl geliştirmek mümkün. Özellikle bir işin süresi ile ilgili geçmişte deneyimler mevcutsa, bu deneyimlerden yararlanarak, yeni projelerin aktivitelerinin süreleri daha kolay ve güvenilir tahmin edilebilir.

Proje yönetiminde Üç Nokta Tahmini olarak bilinen yaklaşım geçmişteki deneyimlerin en  kısa (iyimser), yaklaşık ve en uzun(kötümser) değerlerini alarak, bunlardan tek bir ortalama değer oluşturmayı hedefler.

Formülasyon açısından da oldukça kolaydır. Bir işin ortalama süresi (x)

X = (İyimser + 4*Yaklaşık + Kötümser)/6 şeklindedir. Böylece süre tahmininin içine iyimser, kötümser deneyimler de eklenmiş olur.

MS Project’te bu verileri girmek için öncelikle Araç Çubuklarının arasına PERT Analysis araç çubuğunu eklemek gerkmektedir.

 PERT Analysis araç çubuğu aşağıdaki gibidir.

Yukarıdaki araç çubuğunun en sağında yer alan PERT Enty Sheet butonuna tıklanır. Karşınıza yeni bir tablo açılacaktır.

Yazılı olan aktivite için iyimser, yaklaşık ve kötümser süre değerlerini ilgili kolonlara girmek gerekir.

Yukarıdaki verilerin ilgili formülle hesaplanması için PERT Analysis araç çubuğunun içinde  (Calculate PERT) butonuna bir kez basılır ve aşağıdaki uyarı ile karşılaşılır. 

Bu uyarıya da Yes denildikten sonra aktivitenin süre kolonu verilen üç değere göre hesaplandığı görülür.

İşte yukarıdaki adımları gerçekleştirerek, bütün proje taraflarını memnun edecek bir yöntemle aktivite süre tahminlerini gerçekleştirdik. Böyle bir uygulamaya kimse itiraz etmedi.

MS Project ile bir proje hazırladınız. Tanımladığınız görevler ve atadığınız kaynaklar MS Project’in Standart takvimine bağlı olarak zaman programına yerleşti. Fakat aktivitelerden bir kaç tanesi aslında Standart takviminizin dışında yapılması gerekiyor. (Örneğin saat 18:00′dan sonra sabaha kadar)

Böyle bir durumda o aktivitenin Standart yerine Gece Vardiyası takvimine bağlanmasını isteyebilirsiniz.

Bu durumda ilgili aktiviteye iki kere tıklamanız ve açılan Task Information penceresinde Advanced sekmesine geçmeniz gerekmektedir. Calender seçeneğinden takvim değişikliği yaparsanız, o aktivite artık diğer takvimlerin zaman aralığına göre Gantt Diyagramı üzerinde gözükmeye başlayacaktır.

Aktivite sayısının fazla olduğu projelerde herhangi bir aktivitenin Özet Proje Aktivitesi üzerinde hangi döneme denk geldiğini görmek zordur.

Yukarıdaki proje planınında C aktivitesinin Proje Özet Aktivitesi üzerindeki izdüşümünü görmek için aşağıdaki işlemi yapmamız gerekmektedir.

C Aktivitesine iki kere tıklarsanız, Task Information penceresi açılacaktır.

General sekmesindeki “Roll up Gantt Bar to Summary” seçeneğini işaretlediğinizde o aktivitenin Özet görev üzerine yansımasını göreceksiniz.

Bir proje planı hazırlamak için Microsoft Project 2007′de uzun bir zaman harcadınız. Artık son haline geldiğini düşündüğünüz proje planınızı projeye dahil olan herkesle paylaşmak ve uygulama sürecine geçmek istiyorsunuz. Fakat proje planını paylaşacağınız kişilerin bazılarının bilgisayarında MS Project’in farklı versiyonları var, bazılarında MS Project dahi yok, bazılarında bilgisayar bile yok. İşte böyle durumlarda ne yapmak gerekir acaba?

Senaryo 1: MS Project Prof. 2007 versiyonuna sahip olanlar…

Bu en basit senaryo. Zaten hazırladığınız planda MS Project 2007 versiyonu olduğu için proje planınızı e-maile ekleyip, gönderdiğinizde, yolladığınız kişiler de dosyayı kolayca açacaktır.

Senaryo 2: MS Project Server. 2007 versiyonuna aktifse…

Eğer şirketinizde MS Project Server 2007 kurulmuş ise hazırladığınız projeyi Web ortamına aktararak, proje taraflarının plana intranet/internet ortamında ulaşmasını sağlayabilirsiniz. Project Server üzerinden tanımlanan yetkiler çerçevesinde farklı proje tarafları onlar için tanımladığınz ekranlara ulaşacaklar ve projeye müdehale edebileceklerdir.

Senaryo 3: MS Project Prof. 2003 versiyonuna sahip olanlar varsa…

Eğer projenizi MS Project 2007 versiyonunda hazırladıysanız ve projenizdeki bazı kişilerin bilgisayarında Project 2000/2003 versiyonun yüklü olduğunu biliyorsanız, herkesle projeyi paylaşmadan önce mutlaka dosyanızı Save As komutuyla 2000/2003 versiyonuna çevirin ve bütün katılımcılarınıza bu dosyayı e-maile ekleyerek gönderin. Bilgisayarında MS Project 2007 versiyonu olanlar 2000/2003 versiyonunu sorunsuzca açabileceklerdir.

Senaryo 4: Bilgisayarında MS Project’i yüklü olmayanlar varsa…

Projenizde çalışan bazı kişiler aslında hiç planlama yapmayacaklar ve projede çok sınırlı sayıda aktivite gerçekleştirecekler. Belirli periyotlarla proje planını inceleseler ve kendi işlerinin tarihlerini okumayı bilseler yeterli olacak ise bu kaynaklar için MS Project Prof. 2007′nin satınalmaya gerek yoktur. Peki ne yapılabilir?

· Project Web Access. Eğer Project Server 2007 kullanıyorsanız, proje takımında yer alanlar kendilerine açılacak bir hesap ile Project Web Access’e intranet/internet üzerinden ulaşıp, kendilerine atanan aktiviteleri görmeleri mümkün olacaktır. Böylece projelerle ilgisi Proje Yöneticisine göre daha az olanlar için ek bir lisanslama masrafı yaşanmayacağı gibi takım üyeleri de yazılımı öğrenmek için çok büyük bir çaba içine girmek zorunda kalmayacaktır.

· Deneme Versiyonu. Eğer MS Project’in belirli bir dönem için kullanılması söz konusuysa (yine lisanslama ücretinden kaçınmak için) Deneme Versiyonu bilgisayarakurulabilir. 60 günlük deneme sürümü projenin takibi için yeterli bir zamansa önerebileceğim seçeneklerden bir tanesidir. Deneme versiyonunda tüm fonksiyonlar etkin olarak çalışacaktır. İndirmek için.

· Excel’e Veri Aktarma. Bu seçenek pek çok kişinin aklına gelen ilk seçenek olsa da ne yazık ki bu fonksiyon oldukça kötü çalışıyor. Proje planı Excel olarak kaydedildiğinde projedeki WBS yapısı Excel’e aktarılamıyor, bu yüzden hangi aktivitelerin aşama, hangilerinin detay faaliyet olduğunu ayırmak mümkün olmuyor.

· Proje Planın Fotoğraf Çekmek. MS Project Prof. çok az bilinen bir özelliği de proje planının .gif formatında kaydedilebilmesidir. Oldukça basit bir özellik olan bu seçenek pek çok kişinin proje paylaşımında çok işine yaramaktadır. MS Project 2007 versiyonunda Report menüsü içinde “Copy Picture”  fonksiyonunu incelemenizi tavsiye ederim.

Senaryo 5 – Bilgisayarı dahi olmayanlar veya bilgisayardan nefret edenler için… 

Herkesin bilgisayarı olacak diye bir şey yokO ve ya projede görev alıp da bilgisayarla arası iyi olmayanlar da olabilir. Bu durumda proje bilgileri farklı biçimlerde kağıt ortamına aktarılmalıdır.

· Görüntü Baskı Alma. MS Project’teki, Gantt, Detail Gantt, Task Usage, Resource Usage vb. görüntülerinin hepsi doğrudan görüntünün açık olduğu sayfadan baskısı alınabilmektedir. Bu konuyla ilgili detay bilgiyi buradan bulabirisiniz.

· Raporlar. MS Project 2007′nin Report menüsü üzerinden iki farklı Rapor yöntemi uygulamak mümkündür. Visual Reports (Görsel Raporlar şiddetle tavsiye ettiğim bir bölümdür) proje bilgilerinizi Excel’e aktararak, grafiksel raporlar üretmenizi sağlar. Temel Raporlar ise MS Project’in kendi Görüntü, Tablo ve Filtre fonksiyonlarını kullanrak üretilen rapor tipleridir. Bu raportların da baskısı alınarak, proje taraflarına projenin planları, ilerlemesi düzenli olarak aktarılabilir.

Pek çok kişi MS Project’in print fonksiyonundan şikayet eder. Üst Yönetimden gelen rapor biçimini veya proje planlarını Proje Yöneticimiz bir türlü istendiği gibi kağıda basmayı beceremez. Aslında bir iki kurala dikkat ederek, kağıtlara alacağınız çıktıları daha etkin hale getriebilirsiniz.

1- Kolonlarla, takvimi ayıran orta çizgiye dikkat. O çizgi eğer aşağıdaki gibi “Finish” kolonunun ortasında ise Print işlemi neticesinde “Finish” kolonunun kağıda basılmadığını göreceksiniz. Bu yüzden  kesinlikle hangi kolonları görmek istiyorsanız, o çizgi kolonların en sağında kalmalıdır.

2- Takvimin zaman skalasına dikkat. Yine yukarıda gördüğünüz gibi takvim eğer ayları gösterecek biçimde ayarlanmışsa, baskı aldığınızda da kağıdınızda aylık zaman skalası gözükecektir. Eğer daha farklı baskı almak isterseniz (yukarıdaki yaklaş(büyüteç)/uzaklaş(küçülteç) butonlarına basmanız gerekir. Yaklaştıkça daha detaylı bir plan alacağınız için görüntü daha fazla sayfaya yayılacaktır.

3- Baskı Önizleme yaparak, alacağınız baskının nasıl olacağını önizleyebilirsiniz.

Yukarıdaki önizleme sayfasının en altında bir klavuz (Legend) görülmektedir. Gantt üzerindeki çubukların ne anlama geldiğini göstermektedir. Eğer Page Setup butona basıp, Legend on: None işaretlerseniz, daha fazla bilgiyi tek bir sayfaya yerleştirebilrsiniz.

4- Page Setup penceresinden Page sekmesine tıklayarak, baskıyı belirli oranda küçültebileceğiniz gibi bütün projeyi tek bir sayfaya sığdırmayı da deneyebilrisiniz. Tabiki bu durumda yazılarınız okuyamayacak kadar küçülebilir. Buna dikkat edin.

MS Project 2007′de Project Menusunden Project Information seçeneğini işaretleyin.

Yukarıdaki pencerede Statistics butonuna tıklayın, karşınıza aşağıdaki gibi bir pencerede çıkacaktır.

Bu sayfada;

Current Start ve Finish: Projenizin mevcut sapmalardan etkilenerek, yeni bitiş tarihini göstermektedir.

Baseline Start ve Finish: Nihai(Temel) Planı onaylattığınız andaki (yani planlanan) proje başlangıç ve bitiş tarihidir.

Actual Start ve Finish: Projenin fiilen başladığı tarihi göstermektedir. Projenin tüm falliyetleri bitmeden Actual Finish alanında NA ifadesi görülür.

 Start Variance: Current Start ile Baseline Start arasındaki fark – Projeye plana göre ne kadar geç başladığınızı gösterir.

Finish  Variance: Current Finish ile Baseline Finish arasındaki fark – Projeye plana göre ne kadar geç bitireceğinizi gösterir.

Süre, Maliyet ve Efor gibi bilgiler de benzer şekilde yorumlanabilir.

Sol alt köşede %Comp. projenin % kaçını tamaladığınızı ve hemen yanında da %W.Comp. planlanan eforun % kaçının harcandığını gösterir.

MS Project’te aktivite sürelerini farklı şekilde tanımlamak mümkündür.

Eğer kullandığınız MS Project İngilizce ise Duration kolonuna yazacağınız aşağıdaki kısaltmalar aktivite sürelerini belirlemenizi sağlar.

• m – dakika
• h- saat
• d- gün
• w- hafta
• mo- ay

Eğer aktivitelerin süre bilgilerini aynı değere çekmek istiyorsanız, aşağıdaki adımları gerçekleştiriniz.

 Bir macro çalıştırın.

Format_Duration macrosunu çalıştırın. Aşağıdaki herhangi bir formatı seçerek, bütün aktivitelerinizin aynı değere dönüşmesini sağlayabilirsiniz.

Proje Yöneticileri ihtiyaç duydukları kaynakları diğer departmanlardan temin etmek zorundadır. Proje Yöneticileri, diğer departmanların yöneticilerinden (Fonksiyon Yöneticileri) kaynak istediklerinde bir soruyla karşılaşırlar; “Departmanımdan kimi, hangi dönemde, kaç saatliğine istiyorsun?”

Eğer Proje Yöneticisi, bu soruya tatmin edici biçimde cevap veremezse, Fonksiyon Yöneticisinin de planlı bir kaynak desteğinde bulunması beklenemez.

İşte bu soruya tatmin edici cevap vermek için MS Project programında yararlanmak mümkündür.

Aktiviteleri belirledikten ve kaynak atamalarını gerçekleştirdikten sonra;
1- View menüsünden
2- More Views
3- Resource Usage görüntüsüne tıklayın
4- Zoom out butonu ile takvim üzerinde Aylık dönemleri görecek şekilde uzaklaşın.

Eğer Sarı Takvim üzerinde mouse’un sağ tuşuna basarsanız açılan menüden Cost’u seçerek, hangi ay, hangi kaynağınıza ne kadar ödeme yapacağınızı da görebilirsiniz.

MS Project 2007 versiyonunda Report menüsünden Visual Reports seçeneği ile ulaşabileceğiniz rapor şablonları aşağıdaki gibidir.

Proje Ekibinin Planlanan Gerçekleşen ve Mevcut iş yüklerini gösteren rapor örenği

Task Type: Fixed Unit (Sabit Kaynak Sayısı – Bu işi Ali tek başına yapar, eforu arttırırsanız, süre artar; süreyi artarsanız, efor artar)

Task Type: Fixed Work (Bu işin bitmesi için Ali toplam 80 adam*saat çalışması gerekir. – Daha hızlı çalışırsa (Unit artarsa), Süre Azalır, daha yavaş açlışırsa (Unit azalırsa) süre artar.

Task Type: Fixed Duration (Bu iş kesinlikle 10 gün sürer – Ali işin başında tam zamanlı beklerse (unit=1) daha fazla efor harcar, yarı zamanlı beklerse (Unit=0,5) daha az efor harcar.