Proje Yönetimi – MS Project – PMP – PMBOK

Bu konuyu önceden yazmıştım ama şimdi görsel hale getirdim.

• Satın alma aktiviteleri.
  • Eğer bir ürünün satın alınması 90 gün sürecekse, satın alma aktivitesi yazıp, 90 gün süre vermek ve hatta bir de satın almadan sorumlu kişiyi atamak önemli bir yanlıştır. Çünkü MS Project o satın almadan sorumlu kişiyi 90 gün boyunca 8 saat çalışacak şekilde anlar. Sanki satın alma sorumlusu satın almıyor da tedarikçinin işini yapıyor gibi bir sonuç çıkar.
• Rutin işler
  • Proje Yöneticisi, projesini yönetmek adına harcadığı eforu göstermek için projenin başından sonuna kadar bir aktivite çizer. Bu aktiviteye de kendisini tam zamanlı atar. Böylece MS Project’in hesaplamaya çalıştığı Kritik Yol ortadan kalkar.
• Süreç Haritası Oluşturma Gayretleri
  • Bazı kullanıcılardan gelen talep, MS Project’i, MS Visio gibi kullanma gayreti olduğunu gösteriyor. Neden aktivitelerin bağlantıları geriye doğru yapılamıyor? gibi sorularla karşılaşıyorum. Bunun cevabı aslında basit: Visio, mantıksal diyagramlar kurar ve süreç haritalarını çizersiniz, MS Project’te ise Network diyagramı oluşturursunuz ve işin içine zaman girdiği için oklar geri dönemez.
• Özet Görevleri Bağlama
  • Hemen hemen tüm MS Project kullancılarında istisnasız gördüğüm hata Summary Task bağlantıları. ÖZET GÖREVLERE ÖNCÜL – ARDIL TANIMLAMAYIN.
• Eksik Öncül – Ardıl
  • PMI’ın son PMBOK’ta da en sonunda yer verdiği her aktivitenin en az 1 öncülü 1 ardılı olsun ifadesi MS Project kullananlar için çoğu zaman dikkat edilmiyor.
• Aktiviteye kaynak atamada sağ taraftaki Resouce Name kolonu sorumlu tanımlamak için değil, işi yapacak kişiyi tanımlamak için kullanılır.
• Resource Sheet’de Max Units. kolonununun kullanımı. “Bu kaynak bu projede %50 zaman ayıracak” diye düşünüp, Max Units değerini %50 yazmak da bir başka hata… O kaynak için %100 yazın, aktivitelere atarken %50 veya daha az performans ile atayın.
• Makinaları Material tipinde tanımlamak ve atamak, diğer bir hata
• Aktivitelerin Task Type ifadelerini Fixed Duration yapmak, aktiviteyi erken bitirme ihtimalinizi ortadan kaldırır.
• Aktivitelerin başlangıç veya bitiş tarihlerini elle girivermek. (Madem aktivitelerin tahilerini siz biliyorsunuz, o zaman MS Projcet’e ne gerek var? Önünüze bir takvim alın, üzerini işaretleyin)
• MS Porject’i olmayanlar için planı Excel olarak kaydetmek ve başkalarına bu şekilde göndermek. Tabi gönderdiğiniz kişi hiç bir şey anlamaz çünkü İş Kırılım Yapısı kaybolmuştur.

Diğer hataları da eğitimlerimizde konuşalım.

MS Project’i bir de bizden dinleyin.

Aşağıdaki linkten indireceğiniz dosyanın içinde 2010-2015 arasındaki, Yılbaşı, 23 Nisan, 1Mayıs, 19 Mayıs, 30 Ağustos, 29 Ekim, Şeker ve Kurban Bayramları tatil olarak belirlenmiştir.

Aşağıdaki dosyada Tools-Change Working Time komutuna giderek tatil bilgilerini görebilirsiniz.

Bu tatili projeleriniz için şablon dosya olarak kabul edip, bundan sonraki projelerinizin bitiş tarihlerini daha gerçekçi bulmanız mümkün olacaktır.

2010-2015 Takvim Bilgileri

MS Project üzerinden Kritik Yol Analizi ve buna bağlı olarak aktivitelerin Toplam ve Serbest Bolluklarını en kolay “Detail Gantt” görüntüsü ile görebilirsiniz. (Türkçe versiyonda: Ayrıntlı Gantt Grafiği)

Eğer kullandığınız tabloya Total Slack ve Free Slack (Tr: Toplam Bolluk ve Serbest Bolluk)  kolonlarını da eklerseniz, kritik olmayan aktivitelerin ne kadar kayabileceğine dair tüm bilgiye ulaşmış olursunuz.

İşte bir örnek

MS Project ile çok fazla aktiviteli bir proje planı hazırlandığında, bunların proje boyunca takip önemli bir sorun olmaktadır. Bu yüzden MS Project’in filtreleme özelliğinin çok etkin kullanılabilmesi gerekmektedir.

Filtreler, isteğinize göre belirli özellikteki aktiviteleri veya kaynakları sadece Proje Yöneticisinin bilgisine sunan araçlardır. Örneğin, 1000′lerce aktivitesi olan bir projenin sadece tamamlanmış işlerini veya gelecek hafta yapılacak işlerini veya sadece Ali’nin çalışacağı işlerin filtrelenmesini isteyebilirsiniz.

MS Project’te bazı filtreler standart olarak hazırlanmıştır. Neleri filtreleyebileceğinizi görmek için Filtreler seçim kutusunu tıklamanız gerekmektedir.

Resimde de görüldüğü gibi pek çok filtre bu liste içinde hazır bulunmaktadır.

Bu filtrelerin hazırlandığı bir ortam vardır. Bu sayede varolan filtreleri kendi isteğinize göre kişiselleştirebilir veya kendiniz de yepyeni bir filtre oluşturabilirsiniz.

Aşağıdaki menüyü takip edin.

Açılan sayfa aşağıdaki gibi olacaktır.

Completed Tasks filtresini seçip, Edit tuşuna basarsanız, bu filtrenin nasıl yapıldığını göreceksiniz.

Yukarıdan da görüldüğü gibi bir işin % Tamamlanma miktarı 100′e eşitse o iş bitmiştir ve bu filtre ile tamamlanan işler ekranda gösterilecektir.

Pekiala, yeni bir filtre yapalım mı?

Tabi sizlerin ne tip filtrelere ihtiyacınız olduğunu bilemem ama ben en azından bir örnekle filtrelemenin mantığını daha iyi anlatmak istiyorum.

Bizim örneğimizde istediğimiz bir kaynağın, belirli günler arasında başlayacak işlerini göstersin. Yani daha net ifade ile Ali’nin Kasım 2009′da başlayacak işlerini göstersin.

Yukarıdaki filtreyi deneyin. MS Project’in size toplam 3 soru soracağını görecek ve programı artık daha interaktif kullanmaya başlayacaksınız.

Project 2010 Beta versiyonu yayınlandı.

Öncelikle dikkati çeken menüler oluyor. Diğer Office 2007 ürünleri gibi araç çubukları tamamen değiştirilmiş.

Aşağıdaki görüntüde farkedilen diğer bir özellik ise iki aktivitede kaynak çakışması inkicator kolonunda kırmızı insan resmi olarak gözüküyor.

Kaynakların iş yüklerini düzenlemek için çok büyük bir kolaylık gelmiş. Aşağıdaki görüntüde aktiviteleri mouse’la hareket ettirerek, diğer kaynaklara aktarabileceğiniz gibi mevcut kaynağın boş günlerine de aktiviteyi kaydırabilirsiniz.

Timeline özelliği Project 2010′a yeni eklenmiş. Bütün projenin özet ilerlemesini, önemli aktiviteleri veya kilometretaşlarını proje planının üzerinde görmek mümkün.

Benim en sevdiğim özelliklerden biri ise Tümden Gelim yöntemi ile Tüme Varım Yöntemlerinin otomatik karşılaştırılması. “İnşallah Planları” ile Gerçekçi Planlar” artık daha net ortaya çıkabilecek. Hazırlanan, “Göstermelik Planların” ne kadar göstermelik olduğu bu sayede daha net ortaya çıkacak.