Proje Yönetimi – MS Project – PMP – PMBOK

Bir projenin kapsamının daralması, kalitesinin düşmesi anlamına gelir mi? Bu soruyu duyan pek çok kişi bir tereddüt yaşıyor. Bu soruya evet veya hayır demek kolay değil. Ben konuya “algı meselesi” olarak bakıyorum.

PMBOK’ta çok beğendiğim bir örnek vardır. Bir yazılım satın aldığınızı düşünün; Satan kuruluş, bu yazılımın çok fazla fonksiyonu olduğunu söylemiş olsun. Yani bir yazılım alarak, şirketinizdeki pek çok meseleyi tek bir merkezden halledeceksiniz. Bir taşla bir sürü kuş vuracaksınız. Firmaya inandınız ve yazılım satın aldınız, diyelim. Yazılıma baktığınızda gerçekten bir çok fonksiyonu var fakat çalıştırdığınızda yanlış sonuçlar veriyor, hatalı işlemler yapıyor veya çok geç yapıyor, kimi zaman hiç yapmıyor.

Böyle bir ürünü mü tercih edersiniz, yoksa daha dar fonksiyonlu ama en azından istediğiniz gibi hatasız çalışan bir ürünü mü?

Bence kapsam ile kalite arasındaki farkı en iyi anlatan örnek budur.

Çıkan sonuç: kapsamı geniş tutup, zamanında yetiştirmek adına kalitesiz, bir şey yapmaktansa, daha dar kapsamlı fakat kalite kriterlerinden ödün verilmemiş bir proje çok daha başarılı görülecektir.

Bazen Proje Yöneticisi zamanı baskısı yüzünden kaliteden feragat etmeyi tercih ediyor. Halbuki, müşteri ile açıkça konuşmalı, beklentilerin bir bölümünü bir sonraki faza aktarmanın daha doğru olacağına, kalitenin vazgeçilmez bir başarı göstergesi olduğuna ikna etmelidir.

Burada iletişim çok büyük önem taşıyor çünkü eğer Proje Yöneticisi, müşteriye haber vermeden kapsamı daraltırsa, müşteri gözündeki algı, ürünün kalitesinden feragat edildiği yönünde olacaktır. Müşteri gözündeki kapsam ve kalite algısını oluşturmak ve yönlendirmek, Proje Yöneticisinin görevleri arasındadır.

Detaylı bir proje planı hazrılamanın avantajları;

1- Süre Tahminleme Kolaylaşır: Aşamaların detaylarına indikça aktivitelerin süre tahminlerini geliştirmek daha kolay olacaktır ve daha gerçekçi bir aşama hatta proje süresine ulaşmak mümkün olacaktır.

2- Maliyet Tahminleme Kolaylaşır: Detay aktivitelerde harcanacak işgücü daha iyi tahmin edilebileceği gibi, makina saati veya malzeme ihtiyacı da daha kolay görüleiblecek ve maliyetler daha kesin tahminlenebilecektir.

3- Delegasyon Kolaylaşır: Büyük bir iş paketini bir departmana atadıktan sonra o işin kimse tarafından üstlenilmediğine şahit olmuşsunuzdur. İşte, bunu ortadan kaldırmak için aktiviteleri detaylandırın ve doğrudan sorumlusunu dokümante edin.

4- Risk ve Problemler Daha Kolay Görülür: Hangi aşamada ve hangi aktivitelerde ne tip sorunların yaşanabileceği daha kolay tahmin edilir. Böylece önleme yöntemleri projenin içine daha kolay eklenir.

5- Proje Takibi Daha Kolaylaşır: Eğer detaylı bir plan yoksa projeler %10, %20, %30… diye hızlı bir şekilde ilerler, ta ki %90′a gelene kadar. Ondan sonra %91, %92, %%93… diye ilerlemeye başlar ve bir türlü %100 olmaz.

Bugünkü yazımda PMI’ın en fazla önem verdiği konuya odaklanmak istiyorum. Bütün PMBOK versiyonlarında WBS’in her zaman ayrı bir yeri vardı ve hatta PMP sınavına hazırlananlara “eğer şıklarda WBS’i görüyorsanız o şıkkı işaretleyin, ” denirdi.

Bu kadar önem verilen WBS (Work Breakdown Structure – İş Ayrışım Yapısı) PMBOK’ta Kapsam Yönetimi Bilgi Alanında ve Planlama sürecinde yer almaktadır.  Tanım olarak da; Projeyi daha kolay yönetmek amacıyla projeyi teslimat odaklı düşünerek, bölümlendirme (ayrıştırma) işlemi olarak bilinir.

•         Projenin bütün kapsamı oluşturulur ve özetlenir.

•         İş ayrışım yapısı oluşturma sürecinde projenin teslimatları (deliverables) oluşturulur.

•         WBS’te olmayan iş, proje kapsamı dışında sayılır.

•         Projenin kapsamının netleşmesini sağlar.

WBS;

•         Tarihler içeren bir “Proje takvimi” veya “Proje planı” değildir.

•         İşler arasındaki bağımlılıkları (dependency) asla göstermez.

 Neye İhtiyacımız Var? (Girdiler)

Proje Tanımlama Dökümanı ve Gereksinim Dökümanı projenin ana aşamalarının belirlenmesi için elde tutulmalıdır. Böylece ayrıştırma işleminde hem projenin yönetimsel politikası hem de ortaya çıkacak ürünün yapısına bağlı olarak o projede ne detayda bir ayrışım gerçekleştirileceğine karar verilir.

Nasıl Yapılır? (Teknikler)

Tek yöntem ayrıştırma çalışmasıdır. Ayrıştırma çalışması ise yukarıdan aşağıya düşünülerek, proje öncelikle hangi aşamalardan geçeceğine karar verirlir. Daha sonra her bir aşama daha küçük iş paketlerine bölümlendirilir. PMI’a göre iş paketleri bir aktivite yerine geçmez, İş Paketleri, aktivite gruplarıdır. Aktivitelerin tanımlanması ise ileriki yazılarımda yer vereceğim bir konu olacaktır.

Önemli olan nokta; ayrıştırmada iş paketlerinin belirli, elle tututlur, gözle görülür ara çıktılara ulaşmasıdır. Böylece projenin ara hedeflerini konulmuş olur ve aşamaların başarıyla tamamlanıp, tamamlanmadığı kolayca ve objektif olarak değerlendirme imkanı doğar.

Ne Çıkar? (Çıktılar)

Proje aşamalandırılmış ve her aşamanın neticesinde hangi ara ürüne (rapor, ara mamül, onay, laboratuvar sonucu vs.) ulaşılacağı net olarak belirlenmiştir. Proje tarafları hangi aşamanın hangi sonuca ulaştığında başarılı olarak değerlendirileceğini biliyorlardır.

WBS oluşturma esnasında Proje Tanımlama Dokümanı (Kapsam Tanımlama) tekrar revize edilebilir. Bu revize işlemiyle birlikte Proje Kapsamı artık netleşmiş olur (Scope Baseline) ve bundan sonraki tüm detaylı planlama çalışmaları, proje taraflarının mutabık kaldıkları bu Proje Kapsamı referans alınarak, yapılacaktır.

Projenin veya ürünün detaylı tanımını geliştirme sürecine Kapsam Belirleme denmektedir. Bu çalışma PMBOK’ın Kapsam Yönetimi Bilgi Alanında ve Planlama Sürcinde yer almaktadır.

Proje başarısı için kısıt ve varsayımların belirlendiği projenin ana aşamalarının ve kilometretaşlarının yer aldığı bir döküman üzerinde proje tarafları mutabakat sağlamalıdır. Kapsam Belirleme proje planlama sürecinde ksııt veya varsayımların değişmesiyle tekrar gözden geçirilmek ve revize edilmek durumunuda kalabilir.

Neye İhtiyacımız Var? (Girdiler)

Proje Duyurusu ve Gereksinim Dökümanı, Kapsam Belirlemek için gerekli olan ön koşul dokümanlardır. Projenin hem kabul edilmiş olması hem de proje taraflarıyla müzakereler yapılarak, genel olarak ihtyiaçların toplanmış olması gerekmektedir.

Nasıl Yapılır? (Teknikler)

Ürün Analizi yapılarak proje taraflarını ihtiyaç duydukları ürünün fonksiyonlarını belirleme işlemi gerçekleştirilebilir ayrıca teknik bilgi birikimi fazla olan uzman kişilerin yardımıyla alternatif ürün seçenekleri oluşturulur.

Ne Çıkar? (Çıktılar)

Daha teknik gözle bakan kişilerin katılımıyla projenin amacı, proje teslimatları, kabul kriterleri, çerçevesi, kısıtları, varsayımları ortaya çıkarılmış olur. Bu ifadelerin yazılı olduğu belge Proje Tanımlama Dokümanı olarak bilinir. .

Kapsam Yönetimi Bilgi Alanında ve Planlama Sürecinde yer alan yeni bir başlık Gereksinimlerin Toplanması (Collect Requirements) olarak PMBOK 2008′de yerini almıştır. 2004 versiyonunda bu bölümün yerine Kapsam Planlama başlığı olduğunu hatırlatalım. En önemli ve bence en iyi değişiklik açıkçası burası olmuştur. Çünkü pek çok kişi Kapsam Planlama çok soyut bir kavramdı ve anlaşılması zordu.

Gereksinimlerin Toplanması tanım olarak, proje hedeflerine ulaşmak için proje taraflarının ihtiyaçlarını belirleme ve dokümante etme süreci olarak geçmektedir. Projenin başarısı hem projeden hem de üründen beklentilerin doğru anlaşılması ve bunların etkin bir şekilde yönetimiyle ilişkilidir.

Neye İhtiyacınız Var? (Girdiler)

Gereksinimleri belrilerken en önemli girdi Proje Duyurusu‘dur. Başlamasına üst yönetim tarafından karar verilen projenin daha detayda gereksinimlerini belirlemek, projenin kapsamını netleştirmek adına önemlidir. Gereksinimleri belirlerken projeye taraf (Bkz: Proje Taraflarının Belirlenmesi) olacak kişilerin ihtiyaçlarının netleşmesi sağlanacaktır.

Nasıl Yapılır? (Teknikler)

- Mulakat: Taraflarla yapılacak bire bir görüşmeler.

- Odak Grup: Grup kurularak ve mulakata göre daha fazla tartışmanın yaşandığı bir yönlendiricinin başkanlığında idare edilen toplantılar.

- Pratik Çalıştaylar: Farklı beklentileri olan proje taraflarından aynı anda beklentileri toplama yöntemi. Böylece beklentilerin farklılaştığı noktaları belirleme ve bir ortak payda bulma süreci

- Yaratıcılık Teknikleri: Beyin Fırtınası, Delphi Tekniği, Zeka Haritası vb…

- Grup Karar Verme Teknikleri: Fikir Birliği, Oy Çokluğu, Çoğunluğun Benimsemesi ve Diktatörlük

- Anket ve Araştırma: Yazılı araştırma formları proje taraflarına sunulur ve gelen sonuçlardan gereksinimler netleştirilir.

- Gözlem: Proje Taraflarının ihtiyaçları gözlemlenerek, belirlenmeye çalışılır.

- Prototip: Gereksinimler proje tarafları üzerinde örnek bir uygulamayla denenir. Geneln geri bildirimler projeye başlamadan önce önemli ipuçları verecektir.

Ne Çıkar? (Çıktılar)

Gereksinim Dokümanı – Proje taraflarının ihtiyaçlarını anlatan bir belge ortaya çıkmalıdır.

• Projeyi stratejik açıdan değerlendirmek: Projenin stratejik hedeflere ulaşmadaki payını düşünmeli ve projeleri bu gözle değerlendirerek, proje ekiplerine bir önem sırası belirtmelidir.
• Projenin ihtiyacı olan stratejik kararları vermeli: Bu tarz kararlar Proje Yöneticisi’ne desteği sunmak adına önemlidir. Bu kararların gecikmesi projenin gecikmesine sebep olur. Bu kararların netleşmemesi ise projeler için belirsizlik ve risk olarak tanımlanır.
• Proje planını onaylamalı: Proje yöneticilerinden gelen planların incelenmesi ve onay verilmesi, proje yöneticisinin ihtiyaç duyduğu kaynağı alması açısından yetki verilmesi anlamına da gelmektedir.
• Proje uygulaması esnasında değişiklik isteklerinin kabul veya reddetmek.
• Projenin tamamaen durdurulması kararını vermek.
• Projenin ertelenmesi kararını vermek.
• Proje Yöneticisini stratejik hedefler çerçevesinde yönlendirmek.
• Düzenli olarak proje ilerleyişini ve çıkan problemleri gözden geçirmek ve projeyi istenilen hedeflere kanalize etmek.
• Proje bütçesini takip etmek.
• Proje risklerini takip etmek.
• Kurum içi veya dışı politik proje yöneticisinin ihtiyaç duyacağı politik desteği sağlamak.

Proje Yöneticisinde olması gereken özellikler arasında aşağıda göreceğiniz ifadeler artık klişe haline gelmiştir. Bunlar;

• Liderlik
• Motive Etme
• İletişim Becerileri
• İkna Gücü
• Problem Odaklı olma, vs.

Bu yazıda yukarıdaki başlıklar bir insan da varsa Proje Yöneticiliğini ne kadar becerebilir diye basitçe sorgulamak istiyorum.

Henüz 30′una gelmemiş, buna karşılık pek çok projede yöneticilik görevi üstlenen bir arkadaşımızın söylediğini öncelikle paylaşayım; “Departman yöneticilerinden ihtiyacım olan kaynağı istediğimde, benden hangi özellikteki kaynağı hangi dönemde kaç saatliğine istediğimi soruyorlar. Böyle bir soru karşısında genellikle şaşkınlığa düşüyor ve onları tatmin edici cevap veremediğim için projem için gerekli desteği alamıyorum.”

Proje Yöneticisi her ne kadar en üstteki beşeri özelliklere sahip olsa da eğer elinde detaylı bir planı yoksa projesi için gerekli desteği alması oldukça zordur. Peki bu detaylı planın alt başlıkları nelerdir?

1 – Zaman Yönetimi çıktısı Gantt Diyagramı
2- Maliyet Yönetimi çıktısı Nakit Akışı
3- Kalite Yönetimi çıktısı Kalite Temel Planı
4- İnsan Kaynakları Yönetimi çıktısı İnsan Kaynağı Histogramı
5- İletişim Yönetimi çıktısı İletişim Temel Planı
6- Risk Yönetimi çıktısı Risk Takip Planı
7- Satınalma Yönetimi çıktısı Satınalma Temel Planı

Bu başlıkları içeren detaylı plan bütün proje taraflarını tatmin etmek ve projeye destek almak için çok daha ikna edici olur ve projenin savunulmasını kolaylaştırır.