Proje Yönetimi – MS Project – PMP – PMBOK

Bir projenin kapsamının daralması, kalitesinin düşmesi anlamına gelir mi? Bu soruyu duyan pek çok kişi bir tereddüt yaşıyor. Bu soruya evet veya hayır demek kolay değil. Ben konuya “algı meselesi” olarak bakıyorum.

PMBOK’ta çok beğendiğim bir örnek vardır. Bir yazılım satın aldığınızı düşünün; Satan kuruluş, bu yazılımın çok fazla fonksiyonu olduğunu söylemiş olsun. Yani bir yazılım alarak, şirketinizdeki pek çok meseleyi tek bir merkezden halledeceksiniz. Bir taşla bir sürü kuş vuracaksınız. Firmaya inandınız ve yazılım satın aldınız, diyelim. Yazılıma baktığınızda gerçekten bir çok fonksiyonu var fakat çalıştırdığınızda yanlış sonuçlar veriyor, hatalı işlemler yapıyor veya çok geç yapıyor, kimi zaman hiç yapmıyor.

Böyle bir ürünü mü tercih edersiniz, yoksa daha dar fonksiyonlu ama en azından istediğiniz gibi hatasız çalışan bir ürünü mü?

Bence kapsam ile kalite arasındaki farkı en iyi anlatan örnek budur.

Çıkan sonuç: kapsamı geniş tutup, zamanında yetiştirmek adına kalitesiz, bir şey yapmaktansa, daha dar kapsamlı fakat kalite kriterlerinden ödün verilmemiş bir proje çok daha başarılı görülecektir.

Bazen Proje Yöneticisi zamanı baskısı yüzünden kaliteden feragat etmeyi tercih ediyor. Halbuki, müşteri ile açıkça konuşmalı, beklentilerin bir bölümünü bir sonraki faza aktarmanın daha doğru olacağına, kalitenin vazgeçilmez bir başarı göstergesi olduğuna ikna etmelidir.

Burada iletişim çok büyük önem taşıyor çünkü eğer Proje Yöneticisi, müşteriye haber vermeden kapsamı daraltırsa, müşteri gözündeki algı, ürünün kalitesinden feragat edildiği yönünde olacaktır. Müşteri gözündeki kapsam ve kalite algısını oluşturmak ve yönlendirmek, Proje Yöneticisinin görevleri arasındadır.

Projenin veya ürünün ihtiyaç duyduğu kalite kritelerinin belirlenmsi ve dokümante edilmesi Kalite Planlama olrak bilinir. Proje Yöneticisi, projesinin kaliteli yönetilmesi için ve müşterinin ihtiyacı olan ürünün istenen kaliteye ulaşabilmesi için kalite planlamasına çok önem vermelidir.

 PMI da, bu yüzden Kalite Yönetimine ayrı bir önem verir; “Kalite Yönetiminden kim sorumludur” şeklinde bir PMP’lik sorusunun cevabı “Herkes” olarak işaretlenmelidir.

 Neye İhtiyacımız Var?

Gereksinim Listesi, Kapsam Tanımı, WBS , bilgileri, projenin kapsamını anlatacağı için Kalite Planlama için gereklidir. 

 Ayrıca, proje paydaşlarını da bilmemiz gerekir ki beklentilere göre kalite planları değişikliğe uğrayabilir.

Kalite için ayırabileceğiniz bütçeyi ve yanısıra kalite kriterlerinin hangi aktivitelerde uygulanacağını bilmek için zaman planı girdilerimiz arasınadır.

 Nasıl Yapılır?

Bu konuda bir çok teknik sıralanmıştır.

 Fayda/Maliyet Analizi: Kalitede sınır yoktur. Sınır kalite için harcayabileceğiniz bedeldir. Bu yüzden maliyet ile fayda arasındaki ilişkiye bakarak, kalite seviyesi belirlenir.

 Bazı istatistiksel yöntemler. Örneğin; kontrol grafikleri, istatistiksel örnekleme gibi.

 Bunun haricinde, kıyaslama, deney tasarımı, akış diyagramı oluşturma gibi teknikler de kalite planlama da kullanılır.

 Ortaya Ne Çıkar?

Bu sürecin çıktısı çok önemlidir. Proje Yönetim Takımı, kalite planı hazırlayarak, proje içindeki işlerin, teslimatların olmasını istedikleri özellikleri ortaya çıkarmış olacaklardır.

 Daha açıkçası, işlerin yapılış şekilleri veya ara hedeflerde ortaya çıkacak sonuçların özellikleri. Örneğin bir araştırma ve veri toplama aşamasının nasıl yapılacak ve çıktısı ne olacak bilgisi aşağıdaki gibi planlanabilir.

• En az 1.000 kişi ile mülakat yapılacak.
• Mülakatları psikolog uzmanlar gerçekleştirecek.
• Araştırmada şu sorulara yer verilecek.
• Araştırma sonuçları şu formatta, şu yetkiliye raporlanacak.

Sürekli Gelişim, iyi yapılan Kalite Yönetim sürecinin bir çıktısıdır.  Bu sürecin en iyi anlatıldığı gösterim Deming Döngüsü olarak bilinir. 

Deming Döngüsü temelde 4 tane sürecin ardışık biçimde yürütülmesiyle gerçekleşmektedir.

Planla bu döngünün ilk aşamasıdır. Temel hedefler ve amaçlar bu adımda belirlenir ve gerekli kaynaklar düşünülür. Bu aşamada problemin alt kırılımına inip, problemin çözümüne yönelik işler ortaya çıkarılır. Problemin nasıl çözüleceği ve başarıya hangi kriterlerle ulaşılacağı karar verilmiş olmalıdır.

Yap, planlamanının uygulama aşamasıdır. Yapılan işler düzenli olarak raporlanır ve kontrol için kayıt edilir.

Kontrol et, Deming döngüsünün kotrol etme sürecidir. Söylediklerimizi yaptık mı? Proje hedeflerine ulaştık mı? Planların gerçekleşmelerle karşılaştırılması yapılır.

Uygulama, Kontrol sonuçlarına göre yeni durum uygulamaya alınacak mı yoksa eski yöntem mi kullanılacak?  Süreci daha da iyileştirmek için yeni bir döngü hayata geçirilecek midir? Yeni sonucu uygulayacak ve kontrol edecek kim olduğuna karar verme ve yeni sistemi müşteriye teslim etme gerçekleştirilir.

Deming döngüsü bütün sektörlerde uygulanabilir özelliktedir. Anlaşılması kolay ve hızlı uygulanabilir olmasından dolayı çok geniş kabul görmüştür.

Deming döngüsünden faydalanarak, Project Management Institute, bütün projeler için uygulanabilir süreç grupları hazırlamıştır. Bu süreç grupları Deming döngüsüne doğal olarak büyük benzerlik gösterir fakat daha detaylı olarak hazırlanmıştır.

Bugünkü yazım, düşük kalite üzerine olacak fakat kalitesiz üründen ziyade kalitesiz proje yönetimini ele almak istiyorum.

Kalite aslında göreceli bir kavram. Üstlenilen riskin büyüklüğü ve sonuçlarının etkisine gore kalite kriterleri de yükselmekte. Hatta “kalitede sınır var mıdınr?” Şeklinde bir soruya “Hayır” cevabı rahatlıkla verilebilir.

Peki, proje süreçlerinin planlandığı gibi yürümemesi ne tip sorunlara yol açar? İşleri daha hızlı bitirmek adına yeterli kontrollerden geçirmezsek veya test sürecini kısaltırsak, bu bizi daha sonra nasıl etkilyecektir? İşte bu sorulara cevabın neticesinde kalitesiz iş çıkarmanın maliyetini bulacaksınız. Çoğu zaman aynı işi tekrar ele almak suretiyle, ek efor, düzeltmeler yapabilmek adına eksta insan kaynağı, veya malzeme maliyeti, en kötüsü de özellikle dış müşteriye karşı prestij kaybı olarak yansıyacaktır.

PMI, bu konuda güzel bir örnek veriyor. Özetle; Proje ürünün sınıfını  (grade) yükseltmeniz daha fazla müşteriye ulaşmanızı sağlayabilir, hatta ürünün fiyatının artmasını da sağlar. Fakat o ürün kalitesiz ise başınız çok ağrır. Bunun yerine daha az fonksiyonlu fakat çalışan bir ürün çok daha kolay satılabilir ve kurum olarak güveninizin de sarsılmamasını sağlar.

Düşük kalitenin arkasındaki söylemlere baktığımızda şu ifadelerle karşılaşıyoruz.

1. Bana test etme süresi verilmediği için ben de test etmeye zaman bulamadım.
2. Elimde üç kişi var, siz bende 10 kişinin yapacağı işi istiyorsunuz.
3. Bana kurumun şablonlarını kullanmamı söylediler. Şablon hatalıysa ben ne yapabilirim?
4. Bana kimse işimi nasıl yapacağıma dair bir yol göstermedi ki ben de bildiğim gibi yaptım.

Bu şartlar altında çalışan kişi veya kişiler ister istemez kaliteden ödün vermek zorunda kalıyorlar.

Kaliteyi hayatımızın her alanına yerleştirirken, projeleri de kaliteden mahrum bırakmayalım.