Proje Yönetimi – MS Project – PMP – PMBOK

İnsanların farklı mizaçlara, değişik karakterlere sahip oldıklarını hep söyleriz ama davranışlarımızı sergilerken de adeta “hepimiz birimiz”havasını estiririz. Bunun böyle olmadığını farkedince de, durumu anlamak yerine karşımızdakini suçlama yolunu seçerek içten içe kendimizi”anlaşılmayan dahi”konumuna yükseltiriz.

Hepimiz dış dünya’dan bilgiyi aynı araçları kullanarak alırız ama, çoğu kez farklı sonuçlara ulaşırız. Görerek, duyarak, hissederek, koklayıp  ve tadarak.. Kısacası 5 duyu dediğimiz araçları kullanarak bilgilere ulaşırız .Bunlar bize daha ilkokul yıllarında öğretilir. (gerçi benim için ilki de o, sonuda o) İleri yaşlarda koku ve tad almanın bilgi hammaddesi olma özellikleri zayıfladığı için , bunlar hissetme ile birleştirilerek “kinestetik “diye bir kavram üretilmiştir.Böylece Görsel, İşitsel ve Kinestetik olarak üçe düşürülmüştür .Bunlar bizim bilgi erişim kanallarımızdır. Bu herkesçe bilinen şeyi anlatma gayretim işin pek fazla bilinmeyen tarafına geçiş yapma hazırlığıdır.

Bu bilinen araçlarla dış dünyadan aldığımız bilgiler beynimizde farklı filitrelerden süzüldükleri için, farklı kalıplara dökülürler ve bunun sonucu olarakta farklı davranış şekilleri gösteririz.”Nörolojik aşamalar” denilen bu sürecin anlatımına sizi teknik terimlere boğmamak için bu yazı içinde girmemeye çalışacağım.Bununla birlikte, yuvarlak ifadelerin etrafında dolaşıp durmamak için de benzetmeler den  istifade yoluna gideceğim.

Görüyoruz, duyuyoruz ve hissediyoruz. Her insan bunlardan birini öncelikli kanal olarak kullanıyor. Nasıl iki elimiz varken birini öncelikli ( 90% sağ ) kullandığımız gibi.. Ama bu, eller de olduğu gibi çoğunluk tek kanala yönelik değil. Bazı insanlar da birincil kanal, yani baskın kanal Görsel olurken, bir diğerinde İşitsel, başka birinde Dokunsal ( Kinestetik ) olabiliyor. Mesela Görsel’e 1 numara İşitsel’e 2 Dokunsal’a 3 diyelim ve bunları rakamlar la ifade etmek için yan yana getirelim 1 2 3 ( G İ K ) rakamı oluştu. İşte bazı uzmanların “evrensel yanılgı” dedikleri şey burada ortaya çıkıyor. Çünkü biz tüm insanların böyle oldukları zannına göre hareket ediyoruz. Bazı insanlar da 1 numara baskın kanalken diğer bazı insanlar da 2 numara başa geçiyor. Şimdi rakamsal sıralamayı birdaha oluşturalım: 2 1 3 . İşte yüzyirmiüç ile ikiyüzonüç rakamı arasındaki fark gibi Görsel ve İşitsel ağırlık kanallarına sahip insanlar da büyük davranış farklılıkları oluşuyor.
Diyelim 3 nolu kanal baskın kanalsa rakamsal sıralama 3 1 2 oldu. Bunlara ortadaki ve sondaki kanalların farklılıklarını da koyarsak 6 İnsan Tipi karşımıza çıkıyor:
Görsel-İşitsel-Kinestetik  /  İşitsel-Görsel-Kinestetik   /  Kinestetik-Görsel-İşitsel
Görsel-Kinestetik-İşitsel  /  İşitsel-Kinestetik-Görsel  /  Kinestetik-İşitsel-Görsel
Şimdi biz 6′yı bir kenara bırakıp ilk 3′ü hakkında bazı ipuçları verelim..

Mesela bunların bazı özellikleri nelerdir: (Burada şunu belirtelim,Görsel demek sadece görüyor demek değil, bilgiyi beynine resimlerle kodluyor ve böyle düşünüyor manasında ele alınmalıdır. Nörolojik aşamaların anlatımını ertelediğimiz için.bu konuların yanlış anlaşılmamasını dilerim.Aynen diğer kanallarda bu bağlamda düşünülmelidir.)

Eğer, biri 2 yaşında, diğeri 5 yaşında bir diğeride 7 yaşında üç çocuğunuz varsa, bunlara birer oyuncak aldığınızı düşünelim. Bunlardan bir tanesi oyuncağı itina ile kutusundan açıyor, oynuyor ve tekrar tertemiz yerine koyup onu saklıyorsa, bilgiyi görsel kodlayan bir çocuk yetişiyor demektir. Peki böyle olursa ne mi olur? Kısaca bir kaç özelliğini belirtip diğerlerine geçelim.Bu çocuk, yani görsel çocuk, okulda iyi bir talabe olur. Oturduğu yerde saatlerce oturur, çantası kitapları  gayet düzgündür. Oyun oynarken hep lider olur, büyüyünce girişimci, yüzleri iyi hatırlayan, kılık kıyafetine dikkat eden birisi olabilir.Vizyon sahibi proaktif vs. Peki diğer çocuğunuz oyuncağı eline alır almaz kutuyu açıp, pardon yırtıp sonrada oyuncağı parçalara ayırmaya başlıyorsa Dokunsal (Kinestetik) bir kişi yetişiyor demektirki. Şimdiden tedbirinizi alın.Şunun için diyorum, çünki birçok ülkede eğitim sistemleri bunların aleyhine olduğu için, okul-anna baba işbirliğiyle çocuğun alabileceği sıfatın Hiperaktif olacağını şimdiden bilmelisiniz.Yanılmıyorsam ünlü eğitimci Dawna Markowa bu çocukları “kurban”lar olarak sıfatlandırır. Hiperaktif diye uzmana gönderilenlerin de sadece 5% i hiperaktiftir, gerisi kurban…

Bu niye böyle olur? Bunun sebeplerini burada ele almaya kalkarsam bu bir yazı olmaktan çıkar, kitaba dönüşür. Kısaca şu kadarını söyliyeyim: Görsel bir öğretmen okulda, çıt çıkmasın ister,”konuşmayın! “kımıldamayın”!.O bir disiplin ve kural adamıdır. Dokunsal çocuk(veya  yetişkin)hep hareket halindedir.Bilgiyi yaparak öğrenir. Zaten oyuncağınıda bu özelliğinden dolayı apar-topar parçalara ayırmıştı. İlk azarlamada bu yüzden evde başlamıştı . İşin gerçeği “anlaşılmayan dahiler” işte bu çocuklar…
Bir diğer çocuğunuz, aldığınız oyuncağı karşısına alıp kendi kendine mırıldanıyorsa işitsel bir kişi geliyor.İyi bir hatip,Tv proğramcısı, politikacı birazda hayalperest, belki bir yazar olablir. Bestekar müzisyen lafla ve sözle bitecek her işle iştigal edebilirler.

İşitseller”Neden?” sorusunun cevabını ararlar (öğretmen)
Dokunsallar “Nasıl?”ı merak ederler (Sanatçı)
Görseller “Ne, Nerede ?”işiyle ilgilenirler (Müteşebbis)

Tüm mesele ”Taş Yerinde Ağırdır” Türk ata sözünü iyi kavrayabilmektedir…

Risk almayı bilir

Genel varsayımları kısıt olarak görmez

Başarıya odaklanır

Fikirleri zamanın ötesindedir

Boyunduruk altına girmeyi rededer

Hayallerindeki doğrular için acı çekmeyi göze alır

Farklı olarak bilinir

Zorluklara rağmen yolundan dönmez

Karizma sahibidir

Kaos ile baş etmeyi bilir

Yaptığı her işte öncüdür

Çevresndekileri olumlu etkiler

Hatalarından ders alır

Hitap gücü kuvvetlidir

İkna gücüne sahiptir

Çevresindekileri dinler, analiz eder ve nihai kararı kendi verir

Çözüm önermeden, şikayet edenlerden, nefret eder

Motive etmeyi bilir

İletişimi kuvvetlidir

Sosyal yanı güçlüdür

Ekibini dışarıya karşı savunur

Ekibi için öğretmendir

Bir projeye Proje Yöneticisi olarak atandınız, diğer yandan önceden tanıdığınız ama hiç haz etmediğiniz birisi de proje takım üyesi olarak projenize atanmış. Biliyorsunuz ki bu kişi daha işin başında olumsuz tavırlarıyla hem sizin hem de diğerlerinin canını sıkacak. Her konuya olumsuz yaklaşıp, olumlu bir öneri de sunamayacak, bölücü/yıkıcı bir takım üyesi olarak projenizde sorun olacak.

Bu bölücü/yıkıcı takım üyesini yönetmek için ne ypamanız gerekir?

Sizleri ne kadar tatmin eder bilemiyorum ama ne yazık ki bu durumlar için 2+2=4 şeklinde bir formül yok. Zaten insan davranışları matematiksel olarak modellenemediği için bu işin uzmanları (psikologlar, sosyologlar) biz mühendislerin anlayamayacağı veya kabul edemeyeceği kadar yuvarlak sözlerle çözümler sunarlar. İşte aşağıda öneriler…

• Empati kurun: Bölücü/Yıkıcı takım üyesinin neden olumsuz davrandığını anlamaya çalışın.
• Köprü kurmaya çalışın: Etkin iletişim kurarak, kendisinin olumsuz karşıladığı kararlar hakkında onu ikna etmeye çalışın.
• Bölücü/Yıkcı Takım Üyesinin amacını aydınlatmaya çalışın ki herkes O’nun kötü amacını ve gerçek yüzünü görsün ve diğer takım üyeleri bu kişiden etkilenmesin.
• Daha yüksek motivasyon araçlarını kullanarak, Bölücü/Yıkıcı Takım Üyesini susturun. Konuşmaması ve ortalığı karıştırmaması için rüşvet verme yöntemini kullanın.
• Kendisiyle birebir iletişim kurun ve ekibi demotive etmemesi için özel ricada bulunun.
• Proje Yöneticisi olarak mutlaka bu kişiyi aktif olarak dinleyin. Her ne kadar bu kişiyi Bölücü/Yıkıcı Takım Üyesi diye adlandırmış olsak da farklı bakış açıları da projenin başarısı için gereklidir.
• Cezalandırmak ile tehdit edin ve Bölücü/Yıkıcı fikirlerini duymak istemediğinizi, söyleyin.

Delegasyon, proje hedeflerine ulaşmak için öncelikle aktivitelerin tanımlnması ve işlerin en iyi kişilere atanmasıyla başlar. Fakat sonuçların düzenli olarak takip edilmesi, Proje Yöneticisinin görevidir. 

Etkili delegasyon için aşağıdaki adımları kullanılmalıdır.

1. Projenin hedefini, kapsamını, önemini ve bitiş tarihini herkesin katılımıyla tanımlayın.

2. Her işin tamamlanması için sorumluyu, gerekli kaynakları, destek elemanlarını, kontrolörleri belirleyin. Aksi takdirde, ekipklerin birbirlerinden istedikleri yardım talepleri yeterli desteği görmeyebilir.

3. Bir işin tamamlanmasıyla hangi sonuca ulaşılması gerektiğine dair standartları belirleyin. Sorumlular, ilgili faaliyeti bitirdiklerinde çıkacak sonucun hangi faaliyette ve kimin tarafından kullanılacağını bilsin.

4. Proje taraflarını, riskleri veya sorunları zamanında haber vermeleri için motive edin. Eğer kişiler riskleri ve problemleri paylaştıklarında, cezalandırılacaklarını düşünürlerse, zamanında bilgi vermezler ve küçük bir problem erken müdahele edilmediği için daha büyük sorunlara yol açar.

5. Proje Yöneticilerini delege etmesi konusunda motive edin. Özellikle ekip sayısının arttığı projelerde Proje Yöneticisi, koordinasyonu, iletişimi, plan, uygulama  ve kontrol sürecini takip eden bir kişi olmalıdır. PY, proje için ayırdığı zamamnın %60-%90′ını iletişime zaman ayırarak, geçirmelidir.

Evet, bir proje planı hazırladınız ve planın gelecekteki durumunu inceliyorsunuz. Bir kaynağınız iki ay sonraki 4-5 aktiviteyi aynı anda yapmak üzere görevlendirilmiş. İleride yaşanacak bu darboğazı farkettiğinizde ne yaparsınız?

Değişik çözüm yöntemlerini önermeden önce bu fazla yüklenme durumunun nasıl oluştuğunu inceleyelim. Belirli bir zaman diliminde herhangi bir kaynağımızın kapasitesinin üzerinde iş atamış olmamızla birlikte kaynakta fazla yükleme problemi oluşur. Örneğin haftada 40 saatlik iş yüklediğimiz bir kaynağımıza daha fazla iş yüklemeye devam edersek, kaynağımız fazla yüklenmiş olarak ifade edilir.

Ne yapılabilir?

1. Ek Kaynak Ekleyin: Fazla iş yüklenen kaynağın yanına bir kaynak daha ekleyin Böylece sorunlu kaynağın iş yükünü azaltıp, fazla yüklenme problemini çözün.
2. Aktivitenin Süresini Uzatın:  Fazla yüklenen iş yükünden dolayı kişiye atanan aktivitelerin bitiş tarihlerini uzatın.
3. İki Aktiviteyi Birbirine Bağlayın: Fazla yüklemeye sebep olan faaliyetleri ard arda başlayacak şekilde planlayın.
4. Günlük-Haftalık Çalışma Saatlerini Artırın: Kaynağın günde 8 saat, haftada 40 saatlik çalışma süresini artırın.
5. Teknolojiden Yararlanın: Eğer zamanınız varsa kaynağın aynı iş sonuçlarına hedeflediğiniz sürede ulaşması için teknolojik gelişmelere destek olun.
6. Dış Yaptırım: Aynı nda bitmesini istediğim işlerin bir bölümünü dışarıdan birsine devredebiliriz. Bu seçenek maliyetleri daha fazla artırma riski yaratır.
7. Kapsamı Daraltın: Son çare olarak düşünülebilecek bir seçenek.Eğer ekstra dahil edebileceğiniz kimse yoksa, dışarıdan destek konusunda  bütçe kısıtı varsa bu durumda projenin kapsamı daraltılabilir. Ortaya çıkacak ürünün veya hizmetin fonksiyonlarının azaltılması sonucuyla karşılaşılır.
8. Hibirşey Yapmayın: İş yükü açısından ileride darboğaz olacağını görmenize rağmen hiçbir şey yapmamak da bir seçenektir. Darboğaz yaşayacak olan kişi işleri kalitesiz yapıp, teslim eder sonra o kalitesiz işleri düzeltmesi proje yöneticisine düşer.