Proje Yonetimi – MS Project – PMP – PMBOK

Adalet Kriteri
Bir paylaşımın adil olup, olmadığının sorgulanması veya durumu bir hakeme götürmek
“İşi biz getireceğiz, sadece %10 mu teklif ediyorsunuz? Bu şartlar altında çalışamayız”
“Hakkımız olan payı istiyoruz kardeşim….”

Sahte Kimlik
Gerçekte olmadığı bir kimliğe bürünerek, karşı tarafı etkileme yöntemi
“Ben Oxford’da okurken, haftasonlarımızı hep New York’ta geçirirdik. Güzel yerlerdi.”

Kompliman
Karşı tarafı pohpohlamak, yağ çekmek, olduğundan daha yüksek gösterip, bir şeyi elde etmek
“Aman efendim, üzerinize o kadar yakıştı ki bence hiç çıkarmayın. Sanki sizin için dikilmiş, kollar, omuz … tam üzerinize oturdu”

Seçime Zorlama
Karşı tarafın yanaşmayacağı iki seçenekten birisini zorla seçtirme. İki durumda tercih edilemeyecek kadar kötü fakat kötünün iyisini seçmeye zorlama
“Ekonomik kriz nedeniyle, ya maaşlarınızı yarı yarıya indireceğiz ya da %50’nizi işten çıkaraağız. Hangisini tercih edersiniz?”

Karmaşık Para
Satış yapan kişinin karmaşık fiyat analizleri yaparak, alınıcının aklını karıştırması yöntemi.

“Parayı peşin ödemeyin, ben size %5 faizle bir ödeme planı çıkarayım. 3 ayda bir olacak şekilde ara ödemeler planlayalım. Vadeli ödeyerek, siz de zorlanmamış olursunuz.

Parçalara Ayırma
Müzakerede anlaşılan bir konunun daha detaylara inerek, detayların netlik kazanmasını sağlama

“Bu bilgisayarı aldığınızda, Windows XP, optik mouse, klavye, 17” monitör, kamera ve printer da sizin olacak”

İyi Polis/Kötü Polis
Özellikle şirkete eleman alımlarında kullanılır. Mülakatı yapan iki kişiden birisi agresif (saldırgan) diğeri yumuşak huylu rol üstlenir ve mülakata gelen kişiyi saldırgan olan zorlarken, yumuşak huylu olan şirketin güzel yüzünü gösterir. Böylece mülakata gelen kişi kurum hakkında olumlu/olumsuz karmaşık duygular hissederek, mülakkattan ayrılır.

Zaman Sınırı Belirleme

Bir aksiyonun bir tarihe bağlanmasını sağlamak.

“Projemizin zamanında bitebilmesi için o mal mutlaka yarın elimde olmalı.”

Geciktirme Yöntemi

Herhangi bir konuda baskı hissedilmesi halinde müzakereyi ötelemek.

“Konuyla ilgili detay bilgim yok, ilgili kişiyle görüşüp, sizi bilgilendireceğim”

Böl ve Fethet

Karşı tarafın grup üyelerini tartıştırarak, kendi isteğini kabul ettirme. Bu yöntemde karşı taraftaki takım üyeleri arasında bir anlaşmazlık olduğunu bulmak ve anlaşmazlık konusunu alevlendirerek, ekibi bölmek esastır. Bölünen ekip sinerjisini kaybeder savunma gücünü büyük oranda kaybeder.

Kıyamet Günü

Karşı tarafın değerlendirdiği seçeneklerin ne kadar kötü olduğuna ikna edip, kendi yöntemini iyi gösterme.

“A ve B Projelerini yapmak şirketimiz için yıkım olur. Kriz esnasında kesinlikle C Projesine önem vermeliyiz”

Çift Taraflı Ajan

Karşı tarafın içine bir ajan yerleştirme/bulma ve talepleri karar vericilere onaylatmak için ajanın desteğini alma. (Etik açıdan doğru olmamakla birlikte burada amacımız bu yöntemleri sizlerle paylaşıyor olmak) Bu yöntemin yasal sonuçları olabilir.

Olumsuz Yanıt

Gelen talebi geri çevirme.

“Üzgünüm, bu talebinizi gerçekleştirmemiz mümkün değil.”

Boş Söz

Karşı tarafı o sırada ikna etmek ve kabulleniyormuş gibi görünmek için tutamayacağı sözler verip, konuların havada kalmasını sağlamak.

“Tabi efendim, siz ürünümüzü satınaldıktan sonra elemanlarımız size 7 gün 24 saat hizmet vermeye devam edecek.”

Artan Talep

Bir talebi karşı tarafa kabul ettirdikten sonra daha büyük talepte bulunmak.

“Öğle yemeklerini iyileştirme teklifimizi geri çevirmediğiniz için teşekkür ederiz, bir de şu zam konusunu bir konuşsak, nasıl olur?”

Böl-Sat

Önce müşterinin ihityacı olan esas kalem üzerine odaklanılır daha sonra da o ihtiyacı tamamlayan ekstralar tanıtılarak, satılmaya çalışılır.

“Bilgisayara karar verdiğinize göre bunun yanında size bir de printer gerekecektir”

“Çocukları okuldan alır mısın… Hazır çıkmışken marketten de yoğurt ve ekmek alınacak”

Önce Sen

Karşıdakine güvenilmemesi durumu halinde kullanılır.

“Önce sen parayı hesabıma yatır, ben malı sonra gönderirim.”

Açık Kartlar

Karşıdakinin önceden bilmediği bir bilgiyi doğru ve tam olarak aktarmak.

“Bakın, ben size işin doğrusunu anlatayım…”

Müzakereci Değiştirme

Önceki müzakereci ile karşı taraf arasında bir çatışma olması halinde müzakereci değiştirilip, müzakere sürecini yeniden başlatma.

“Dün toplantıya katılan Ahmet Bey’in bugün işi çıktı, O’nun yerine ben katılıyorum…”

Standardı Değiştirme

İnsanların zihinlerindeki standart tanımı değiştirerek, önerdiğiniz şeyin çok güzel olduğuna ikna etme yöntemi

“Dizüstü bilgisayar alacağınıza, gözlerinizi yormamak için, ben size masaüstü geniş ekranlı, rahat çalışabilecğiniz daha hızlı ve geniş hafızalı bir bilgisayar tavsiye ederim.”

Doğruyu Onaylama

Karşı tarafın tamamladığını iddia ettiği olayları onaylama.

Bir olay karşısında şaşkınlığa düşerek, doğruluğu onaylatma ihtiyacı

“Bakalım, ödevlerini doğru yapmış mısın?”

“Bütün parayı şu külüstür arabaya yatırdığına inanamıyorum!”

Gündem Kontrolü

Toplantılar esnasında konuşulan konuların baştan planlananlarla gözden geçirilmesi. Katılımcılardan gelecek talep ile yeni gündem maddelerinin eklenmesine veya eklenmememsine karar verme.

Birikimi Ortaya Koyma

Bir müzakere esnasında titri işaret etmek.

“Siz kimsiniz, beyefendi… Ben bu konuda doktora yaptım, senelerimi verdim ben bu işe…”

Müzakerede karşılaşacağımız veya kullanabileceğimiz bazı taktikler vardır. Bu taktikleri gündelik hayatımızın her anında aslında yaşamaktayız. Yine de başlıkları bilmemiz iletişim esnasında daha bilinçli olmamızı sağlayabilir.

Müzayede

Bir şeyin birden fazla kişi tarafından talep edilmesi durumunda kişileri biraraya getirip, karşılaştırma yöntemi

Satıcı olarak ihaleye giren firmaların en düşük teklif verenin işi alması gibi…

Kötü Şöhret Kazanmak

Kişinin isteğinin yerine gelmesi durumunda diğer kişilerin bu durumdan memnun olmaması hali.

“A Firması ile ortaklık kurarsak, şu anda ortağımız olan B Firması bu durumdan pek hoşlanmayabilir”

Daha İyi Teklif

Birisi bir şey teklif ettiğinde, başka birisinden daha iyi teklif aldığınızı söyleyin.

“Çok pahalı, sizden daha düşük teklif verenler de var”

Bundan Daha İyisi

Gelen bir fiyat indirimi teklifi karşısında “bundan daha iyisini yapabilrsiniz“ deyin.

Meğilli Seçim Sunma

Karşıya seçim sunma fakat seçimlerden hangisini tercih ettiğinizi ifade (ima) etme.

 “Sinemaya gitmeye ne dersin? İstersen tiyatroya veya  konser de olabilir.”

Büyük Balık

Konuşma ve davranışlarla ulaşılamaz olarak gözükmek. Telefonlara doğrudan çıkmayıp, dolaylı ve arayan için zahmetli bir süreçten sonra çıkmak. Küçümser davranışlar sergilemek, karşıdaki küçük dağlar benim eserimdir, imajı oluşturmak.

Blöf

Doğru olmayan bir konuda karşıdakini etkilemek ve sitediğini elde etme gayreti.

“Evet bu evi beğendim ama benzer bir ev için daha düşük fiyat veren vardı”

İlişkiyi Koparmak

Müzakereden çekilme

“Bu toplantı bizim için bitmiştir”

“TOPLANTI, TOPLANTI, YİNE TOPLANTI… TOPLANTILARDAN ZAMAN BULUP DA İŞ YAPMAYA VAKİT YOK”Kimbilir işyerinizde kaç kez bu tip yakınmalar duymuşsunuzdur. Belki de bizzat kendiniz
toplantıların yoğunluğundan yakınıyorsunuzdur. Kötü yönetilen, kötü planlanan, iyi
hazırlanılmamış toplantılar, insan kaynağının önemli bir zaman dilimini yok etmektedir.

 Bu konuda bir kaç ipucu toplantıların daha verimli geçmesini sağlayabilir;

Toplantı Duyurusu : Toplantıların başarılı sona erebilmesi için katılımcılara önceden
toplantıların gündemi ile ilgili bilgi verilmesi oldukça önemlidir. Katılımcıların hazırlanması
gereken konularda açıkca toplantı duyurusunda belirtilmelidir. Katılımcıların hazırlanması
için gerekli zaman dilimi mutlaka gözönüne alınmalıdır.

Katılımcılara, toplantının yapılacağı yer, tarih ve saat bilgileri de eksiksiz olarak
iletilmelidir.

Toplantı Zamanları : Katılımcıların motivasyonunu etkileyecek önemli faktörlerden bir
tanesi de toplantı zamanlarıdır. Mesai çıkışına yakın veya bir tatil arifesinde planlanan
toplantıların verimsiz geçme ihtimali yüksektir.

Toplantı Ortamının Hazır Olması : Toplantıdan önce, toplantı esnasında lazım olacak
arac-gerecin kontrolü ve tedariği de önemlidir. Hazırlığı yapılmamış bir toplantı salonu,
toplantının bölünmesine veya geç başlamasına sebep olabilir.

Zamanında Başlama : Toplantılara mutlaka zamanında başlayın. Geç kalanlara bir
açıklama yaparak, toplantının bölünmesine izin vermeyin. Bu konudaki ciddiyet,
katılımcıların da toplantıya tam zamanında gelme konusunda hassasiyet göstermelerine
sebep olur.

Toplantı Liderini Belirleyin : Bir toplantı bir kişinin liderliğinde yürütülmeli ve bunu da
bütün katılımcılar önceden bilmelidirler. Genelde önerilen; toplantıyı talep eden kişinin
toplantı liderliğini üstlenmesidir. Toplantı Liderinin amacı, konuşmaların gündem maddesi
üzerinde yoğunlaştımaya çalışmaktır.

Toplantı Amaçlarına Yönelik Tartışmalar : 650 yönetici üzerinde yapılan bir
araştırmada, toplantı esnasında karşılasılan en büyük problemin “konudan sapma” olduğu
belirlenmiştir. Toplantı liderinin ve katılımcıların toplantı gündemine sadık kalması ve
problemin özüne yönelik tartışmaların yapılması önemlidir. Pek cok yönetici, toplantılarda
genelde problemlerin etrafında döndüklerini, hiç bir zaman öze inemediklerinden yakınır.

Toplantının Bölünmemesi : Toplantı esnasında yapılan çay, kahve, kurupasta
ikramlarını kaldırın. Katılımcıların dikkatini dağıtan bu uygulamalar, 1 saatten fazla
sürecek toplantılarda periyodik aralar verilerek, toplantı salonunun dışında
gerçeklestirilmelidir. (Böylece önemli evraklar da çay, kahve dökülmelerine karşı
korunmuş olur.)

Katılımcıların Ortak Hedeflerde Buluşması : Toplantının başarısı, katılımcılar arasında
fikirlerin ve bilgilerin açıkca dolaşmasına bağlıdır. Katılımcılar, kişisel çatışmalarından
veya ast-üst bürokrasisisnden kaçınmalı, problemlere odaklanmalıdırlar. Bu ortamda
toplantı liderinin etkinliği önemlidir.

Toplantının Ulaştığı Başarının Özetlenmesi : Toplantının hedeflerine ulaşıldığında, kilit
noktalar ve önemli görev/sorumluluk/yetki atamaları tamamlandığında, bütün bu verilerin
özetlenmesi ve bir toplantı raporunun hazırlanması gerekebilir. Bu aynı zamanda
toplantının başarısını simgeler.

Toplantının Sonlandırılması : Toplantı lideri olarak, katılımcıların da güvenini kazanmak
adına toplantıyı önceden duyurulan saatte bitirmeye özen gösterin. Unutmayin ki,
katılımcılarda iş programlarının, bu toplantının bitim saatine göre ayarlamış olabilirler.
Eğer tartışma konuları henüz bitmemiş ise toplantıya o sırada devam etmek yerine ortak
olarak belirlenecek başka bir tarih ve saatte buluşmak daha faydalı olacaktır.

Toplantı liderinin sorumluluğu buna benzer toplantı yönetmeliklerine uyulmasını
sağlamaktadır. Bu yönetmelikler toplantı salonlarına asılarak, katılımcıların uyması
gereken basit kurallar hatırlatılmış olacaktır. Toplantıların verimliliğinin, kurumun temel
hedeflerine ulaşmadaki başarısını direk etkileyeceği unutmamak gerekir.

Bireyler arasında yaşanan çatışma iki farklı sinirlenme sonucu yaratır; Kontrollü Sinirlenme, Kontrolsüz Sinirlenme.

Kontrollü sinirlenme çatışanları arkadaş ortamının içinde tutsa da problem çözülmedikçe taraflar tatmin olma duygusu hissetmezler. Eğer çatışan taraflar dinlemeye açıksa problemin çözülme ihtimali yüksektir. Ortamda sinirler yükselse bile üzerinde durulan konu problemin kendisidir. Tarafların iletişim kanalları açık, her türlü olumlu veya olumsuz fikir bireysel egodan uzak bir biçimde değerlendirilmektedir.

Kontrolsüz Sinirlenme, duygulara hakim olamamktan kaynaklanır; Çatışanlar birbirlerine argo sözler sarfedebilir. Taraflar birbirlerini dinlemeyi veya ortak bir noktaya gelmeyi kabullenmiyorlardır Kontrolsüz sinirlenme durumunda çatışma bireyselliğe dönüşmüş, esas çözüm bekleyen problem unutulmuştur. Çatışan taraflar, fikirlein kurum için faydasını incelemeden karşı tarafa her ortamda zarar vermeyi hedeflemektedir.

Bu yüzden çatışma eğer işle ilgliyse faydalıdır, fakat bireyselliğe dönerse başta kurum olmak üzere çatışan kişilere ve dolaylı olarak çalışanlara zararı dokunur. Örneğin bir şirkette iki departman yöneticisinin bireysel çatışması, sadece kendilerine değil, şirkete ve departman çalışanlarına zarar verecektir.

Çatışmayı çözmek için;

1- Problemi tanımlayın. Anlayın ve anlatın.

2- Probleme etkisi olan tarafları açıkça dinleyin.

3- Çözüm için alternatifleri belirleyin. Destek isteyeceğiniz kaynakları belirleyin.

4- Tarafların söylemlerinin bireyselliğe dönüşmemesi için azami çaba gösterin.

5- Çözüm için eylem planı tanımlayın ve mutabakat sağlayın.

6- Problemi plana göre adım adım çözmeye başlayın. Çözüm neticesinde taraflardan onay alın.

Beyin fırtınasını ilk defa uygulamaya koyan ve kullanımı için gerekli koşulları belirleyen Alex Osborn’dur. Beyin fırtınası hiçbir tür yargılamanın olmadığı ortamlarda gerçekleştirilir; yaratıcı ve orijinal fikirlerin doğmasına yardımcı olur.

Beyin fırtınası, bir gruba ait öğrencilerin, açık fikirli olarak, bir konu olay veya problem durumu hakkında düşünmelerini ve mantıklı olup olmadığı endişesine kapılmadan olabildiğince çok sayıda fikir üretmelerini istemek olarak tanımlanabilir.

Katılımcıların hayal güçlerini kullanmalarını sağlayan ve yaratıcılıkların yüreklendirici bir sorun çözme yöntemidir. Bireylerin yaratıcı düşüncelerini devreye sokarak çok sayıda fikri, bir grup insandan, kısa sürede elde etme tekniği olarak tanımlanabilir.

• Beyin fırtınası esnasında öğrencilerin ileri sürdükleri fikirler asla eleştirilmemelidir.
• Beyin fırtınası esnasında öğrencilerde sınırsız düşünme özendirilmelidir.
• Beyin fırtınası esnasında öğrencilerin fikirlerinde genellikle nitelik yerine nicelik aranmalıdır.
• Öğrencilerin beyin fırtınasını gerçekleştirmelerindeki amaçları, gelişme ve geliştirme olmalıdır.

Detay Bilgi

Proje Yöneticileri etkin iletişime önem vermek zorundadır. Proje ile ilgili bilginin dağıtılmasının yanısıra gelen bilgilerin de doğru anlaşılmış olması, projenin ilerleyişi açısından önnemlidir. Özellikle gelen bilgi yazılı değil de sözlü ise Proje Yöneticisi duymaya değil, dinlemeğe odaklanmalıdır.

Karşınızdakini dinlemek için

• Konuşmacı ne söylüyor?
• Ne demek istiyor?
• Şu anda söylediği ile bir önceki söyledikleri nasıl ilişkilendirilir?
• Konuşmacının verdiği bilgiyi ben nasıl kullanabilirim?
• Konuşma, dikkat etmem gereken bir duygu içeriyor mu?
• Bana anlatılanlar, tüm hikayenin tamamı mı yoksa bir kesit mi?
• Söylenenler yazılı olarak destekleniyor mu?
• Benim önceden bildiklerimle anlatılanlar arasında tutarlılık var mı?
• Benim anladığım ile anlatılmak istenen aynı mı?
• Konuşmacı anlatması gerekenlerin tamamını anlattı mı?
• Yanlış anlaşılma ihtimali olan konular ortak bir dille (teknik resim, çizim) tekrar ele alınacak mı?

Ben acemi bir blogcuyum. Hem yazma anlamında hem okuma anlamında… Ama bloglara erişimi çevreme daha iyi anlatmak amacıyla aşağıya bir kaç öneri yazıyorum. Bu sayede blogseverlerin daha da artmasını umuyorum.

Rastgele Farklı İnsanların Dünyasıyla Tanışın.

Herhangi bir blog sayfasından “Sonraki Blog” menusune basarsanız, hiç tanımadığınız, dünyanın farklı yerlerindeki insanların paylaştığı bilgilere ulaşırsınız.

Eğer bir blog’u beğendiyseniz ve bu blogdaki yazıların güncellenmesinden düzenli olarak haberdar olmak istiyorsanız www.google.com/reader sitesine girmenizi tavsiye ederim.

Buraya takip etmek istediğiniz Blog’un URL adresini girdiğinizde ilgili bloglardaki her türlü değişikliği buradan görme imkanı bulacaksınız.

Benzer bir yöntem ilgili Blog sitesinin sağ üst köşesinde yer alan RSS simgesiyle de gerçekleştirilebilir.

Çatışma iyi bir şeydir. Eğer çatışılan konu işle ilgiliyse…

Fakat çatışma bireyselliğe dönüştüyse işte o zaman çatışan kişiler, sadece kendilerine değil iş ortamına da kendileri farketmeden zarar verirler. Sıcakkanlı bir millet olmamızdan dolayı genellikle işle ilgili çatışmalar, bireyselliğe kısa zamanda döner…

Çatışmanın bireysel hale dönüşmesini önlemek için aşağıdaki konulara dikkat etmek faydalı olabilir.

• Çatışmanın çıkmasını olabildiğince baştan önlemek için bireysel ilişkilere dikkat edin.
• İnsana değil, probleme saldırın.
• Yapılacak işlere odaklanın.
• Etkin iletişim için çevrenizdekileri cesaretlendirin.
• Problemin kaynağını bulun.
• Çatışma halinde olan taraflara savunmaları için gerekli ortamı yaratın.
• Tarafları etraflıca dinleyerek, çatışmanın çözümü için adım atın.
• Sevilen ve yardımsever olun.
• Çatışmanın kangrene dönüşmesini engelleyin.
• Eğer mümkünse ortak paydada birleştirin veya birleşin.
• Aktif dinlemeyi unutmadan etkin iletiişime önem verin.