Proje Yonetimi – MS Project – PMP – PMBOK

Proje yöneticisi olarak üst yönetimle bir toplantıya gireceksiniz. Hangi konularda hazırlıklı olmak gerekir?

* Toplantının amacı nedir?
* Toplantının çıktısı ne olacaktır? Anlaşma, orta yolu bulma, bilgilendirme
* O gün itibariyle planlanana karşı gerçekleşenler? Detay bilgiler hazır tutulmalı fakat gerektiği taktirde sunulmalı.
* Proje ekibinin gösterdiği gayretin sunumu: Ekibin gayretlerinin üst yönetim tarafından açıkça görülmesini sağlayın ki ekip içindeki motivasyon düşmesin.
* Mevcut durumda yaşanan problemler: teknik, parasal, tedarikçi, politik vb.
* Üst yönetimden bundan sonraki süreçte istenen desteğin açık ve net tanımı
* Karşılaşılma ihtimali olan risklerin tanımı, önleme ve düzeltme önerileriniz.
* Proje takım üyelerinin durumu. Değiştirilmesini istediğiniz takım üyesi var mı?
* Sponsorun beklentilerinin sorgulanması
* Müşteri beklentilerinde bir deşiklik oluşmuş ise sponsor ile paylaşılması ve proje yöneticisi olarak önerileriniz.

Yapılacaklar

* Toplantıya girmeden önce zaman, bütçe ve efor ilerlemeleri hakkında detaylı raporları mutlaka çıkarmış olun.
* Yapacağınız toplantı öncesinde ekip üyelerinin üst yönetimden aktarmak istedikleri konular hakkında bilgi almış olun.
* Yakın zamanda yapılmış ve yapılacak işler hakkında detaylı bilgiyi almış olun ki toplantı esnasında gündeme geldiğinde en doğru cevabı verebilin.

• Proje Kapsamını Müşteriye Doğru Anlatmak: Proje Yöneticisi, müşterisine müzakereler sonucu ulaştığı kapsamı açık ve net olarak, anlatmak zorundadır. Kapsamda belirsizlikler olsa dahi bu belirsizliklerin de neler olduğu konusunda iki tarafta hemfikir olmalıdır. Kapsamda değişiklikler oldukça veya kapsamdaki belirsizlikler ortadan kalktıkça müşteri gelişmelerden haberdar edilmeli ve kapsamı kontrol altında tutabilmek için Proje Yöneticisi azami gayreti göstermelidir.
• Riskleri Dikkatli Takip Etmek: Proje Yöneticisi, kendisinin ve ekibinin geçmiş deneyimlerini proje planına yansıtabilmelidir. Geçmişte yaşanan olumsuzlukları yok etmek için Risk Yönetimi’ne önem vermelidir. Projesi için yapacağı düzenli Risk Değerlendirme Toplantıları ile risklere nitel veya nicel tehdit değerleri verip, önlem alınması gereken durumları sorgulamalıdır.
• Etkili İletişime Önem Vermek: Müşteriniz, sizin onun işiyle ne kadar uğraştığınızı merak eder. Bir hayli zaman harcayıp, uğraşsanız bile eğer müşteriyi bu konuda bilgilendirmesseniz, onun işini arka plana attığınızı düşünecektir. Bu yüzden olumlu ve olumsuz gelişmeleri, uğraşlarınızı, yapabildiklerinizi ve yapamdıklarınızı eğer düzenli olarak bildirirseniz, başarı için toleranslarınız artar.
• Proje İlerlemesini Raporlamak: Müşteri istediği bir anda kendi projesinin ne durumda olduğunu görmek ister. Bunun için de şeffaf bir Proje Yönetimi’nin olmasını ister. Projenin gelişmesini görmek için herhangi bir kimseye sormadan bir kaç tıkla ve çok kısa bir zaman içinde gelişme raporuna kolayca ulaşma talebi olur. Şeffaf bir Proje Yönetimi yapısını sağlamak için gerekli alt yapı çalışmalarına başlayın. Bu sayede müşteri size olan güveni de artacaktır.

Özet

Müşteri için doğru şeyleri yapmak, müşterinin her istediğini yapmak anlamına gelmez. Müşterinizi Proje Yönetimi’nin nimetlerinden faydalandırabilirseniz, başarı kendi kendine gelecektir.

Toplantıdan hemen önce katılımcılara toplantı gündemini hatırlatın

Katılımcı sayısını olabildiğince az tutun

Gündem sırası belirleyin ve toplantıda bu gündemi takip edin

Toplantıda hedef odaklı olun ve sonuca ulaşmak için müzakere yürütün

Katılımcılara söz hakkı tanıyın ve fikirlere saygı duyun

Olabildiğince grafik ve resim kullanarak, toplantıyı renklendirin

 Gündemde olmayan fakat önemli olabilecek konuları not edin

Alınan kararları dokümante edin ve sorumluları belirleyin

 Toplantının sonunda genel bir özet yapın

1. Organize etme bencerisine sahip olmalısın.
2. İletişime çok fazla önem vermelisin.
3. Müşterilerine karşı her zaman dürüst olmalısın.
4. Sonuca ulaşmak için geçilmesi gereken adımları net ortaya koymalısın.
5. Müşteriyle çalışmayı bilmelisin.
6. Projenin arkasındaki senaryoyu çok iyi bilmeli ve anlamalısın.
7. Uygulama esnasında çıkabiliecek teknik sorunları önceden görüp, sorumlu birimleri önceden uyarmalı ve desteklerini istemelisin.
8. Her türlü olumsuzluğu dokümante etmekten çekinmememlisin. Bu olumsuzluklardan gelecekte hem kendin hem de diğer proje yöneticilerinin yararlanmasını sağlamalısın.
9. Projenle ilgili adil olmayan ifadelere karşı projenin sağlayacağı faydaları savunmaya hazır olmalısın.
10. Her zaman beklenmeyeni beklemelisin.

Ben, Google Project’in çıkmasını beklerken (hatta Google’ın fikirler bölümüne bu konuda mesaj bile bırakmışken) Microsoft’un aşağıdaki sitesi bir hayli dikkatimi çekti. http://workspace.office.live.com

Şablonlar içinden çalışma ortamı seçmek mümkün.

Proje Çalışma Ortamı seçildiğinde projeler içinde olması gereken powerpoint, word, excel, not, katılımcılar, yapılacaklar listesi gibi şablon dosyalar mevcuttur.

Proje Zamanlaması ile aktivitelerinizi belirleyip, zaman programı oluşturabilmek mümkündür.

Proje içine yeni dosya eklemek mümkün.

Sovyetler Birliği’nde iş yerlerinde kullanılan yandaki resimde “Boş Konuşmayın. Dedikodu vatan ihanettir” şeklinde bir ifade yazıyormuş. Biraz ağır bir söylem bence ve sanırım bu afişi hazırlatanlar büyük ihtimalle dedikodunun hedefi olmuştu ki vatana ihaneti dedikodu yapmakla eşleştirmişler.

Yine de bu konu üzerine iş hayatında herkesin iyi-kötü mutlaka bir anısı vardır.

En meşhur anılardan bir tanesi televizyonlarımızda da reklam olarak seyretmiştik. Hani 2 genç, erkekler tuvaletinde, yaşlı kurt (yöneticilerini) hakkında ileri-geri konuşurlarken, birden sifon sesi duyulur. Hakkında atıp, tuttukları yönetici birden karşılarına çıkıverir ve bu iki genç yerin dibine girer. (Benzer bir olay üniversite yıllarımda benim de başıma gelmişti,. İş hayatına girmeden önce çok önemli bir deneyim kazanmıştım ama yaşlı kurt hocam da beni çok zorlamıştı.) 

Peki birisi hakkında e-mail yazarak, dedikodu yaptınız mı? İşte bu en tehlikelisi… Söz uçar ama yazıyı reddetme şansınızda yoktur. Bu tarz dedikodu da yakayı ele verenlerin genellikle yaptığı hata gelen maili dedikodu yapacağı kişiye gönderirken Forward yerine ya Reply ya da Reply All butonuna basarlar. Send tuşuna basınca da başlarından kaynar sular dökülür. Hatta bir keresinde internete kablolarla bağlıyken (wireless yokken) bir bankacı bayan göndermemesi gereken bir mesajı gönderince, mesajı durdurmak için su hortumunu kıvırır gibi data kablosunu kıvırmış mesaj gitmesin diye…  

Bir başka hikaye de şudur; Pazarlamadan sorumlu iki kişi, müşteri firmanın yerinde bir toplantı düzenlerler. Toplantı çok başarılı geçer ve pazarlama sorumlusu iki arkadaş müşteriyi ikna ederek, ürünlerinin satışıyla ilgili el sıkışırlar. Toplantı salonundan ayrıldıktan sonra asansöre binen iki arkadaşımız daha asansörde başarılarını kutlamaya başlarlar. Yaptıkları el-kol hareketleri, söyledikleri sözler, asansörün içindeki güvenlik kamerası tarafından da seyredilmektedir. Ofislerine döndüklerinde müşteri şikayetinin kendilerinden önce geldiğini öğrenirler ve başarı, etik kurallara uyulmadığı için başarısızlığa dönüşür. 

Öğrenilen Ders

WC’de dedikodu yapma.

Yazdığın e-mailde argo kullanmadığından emin ol.

Yollayacağın e-mailin doğru kişilere adresli olduğundan emin ol.

Müşteri firmanın sahasındayken etik kurallara daha fazla riayet et.

Kıvrık hortumdan  su geçmez ama e-mail geçer.

Yeni Sorun

Müzakere sürecinin ortasında içinde bulunulan durumu düşünmek ve durumu değerlendirmek amacıyla kullanılabilir. Müzakere tansiyonunu düşürmek de amaçlanabilir.

“Pardon, müdürüm arıyor, kendisiyle konuyu kısaca görüşüp, hemen geliyorum”

Oyuncu Takviyesi

Bir müzakerede işin daha uzmanı olan kişiyi ortama dahil ederek, müzakerenin devamını sağlamak.

“Yazılımın teknik yanıyla ilgili Bilgi İşlem birimimizden bir arkadaşımız da az sonra aramızda olacak”

Kemirmek

Karşı taraf için basit olduğunu bildiğimiz bir isteği de bütün isteklerin arasına sıkıştırmak.

“Kapsam ve süre konusunda hem fikiriz, siz de bize %1 simgesel bir indirim daha yapın da karşılıklı projeyi onaylayalım.”

Yetkim Yok

Müzakerecinin bir takım yetkileri olmadığı ifade ederek, karar anını ertelemesi

“Projeyle ilgili bu isteğini kabul etmem mümkün değil.Patronumuzla konuşup, size tekrar döneceğim.”

Müzakere Edilemez

Karşıdan gelen talebi doğrudan geri çevirme ve müzakere konusu bile edilemeyeceğini vurgulama.

- Şu tablonun fiyatı kaça acaba

- O bana eşimin hediyesi, süs amacıyla astım, satılık değildir, efendim.

Bunaltmak

Karşı tarafa çok fazla iş veya bilgi yüklemesi yaparak, bunaltmak ve karşı tarafı geri çekilmeye zorlamak.

“X ürünüyle ilgili müşterilerimizin bilgilerini istemiştiniz.Ben de size tüm müşteri portföyümüzün bilgilerini yolladım. İçinden merak ettiklerinizi bulup, çıkarırsınız.”

Fazlandırma

İlgili konuyu zamana bölerek, idare etmeyi önerme

“Önce projenin basit tarafını 1 ay içinde halledelim. Sonraki aşamaları da alacağımız sonuçlara göre yine zamana bölerek, gerçekleştiririz.

Uzmana Başvuru

Eğer iki tarafın da çıkarlarını önemli ölçüde etkileyecek bir karar vermek gerekiyorsa bir anlaşmazlık veya bir konuyu onaylama/teyid amacıyla uzmana başvurma tercih edilebilir.

“Ben bu arabayı alacağım ama önce bizim tanıdık bir usta var; O’na bir gösterelim.”

Artan İletişim

Bütün ekip üyelerini ayrı ayrı ziyaret ederek, bir konu üzerinde ikna etmeye çalışma. Grup biraraya geldiğinde mutabakatın kolay sağlanması için ön hazırlık süreci.

Bazen büyük toplantılar öncesinde çatışacağı belli olan tarafları bir masaya oturtmadan önce belirli konularda hemfikir olunması için de yapılan ön ziyaret ve müzakere tekniği.

İçten Pazarlık

Aslında o sırada kabul etmeyeceği birşeyi kabul ediyormuş gibi davranma ve daha sonra vazgeçtiğini belirtme.

“Evet, toplantı esnasında öyle dedim ama şimdi şartlar değişti…”

Avukat Rolü

Müzakere ortamında avukat gibi davranarak, her türlü ifadeyi detaylı sorgulama yöntemi.

“Ama toplantımıza başlarken her türlü hizmeti vereceğinizi söylüyordunuz, şimdi şartlar öne sürmeye başladınız.”

Bilgi Sızdırma Yöntemi

Toplantıya katılan karşı tarafa doğru veya yanlış bilgiye sahip olması için bir takım kayıtların okunabilecek veya kopyalanabilecek şekilde bırakılması.

Karşı tarafa toplantı arasında doğru veya yanlış bilgiyi informal biçimde aktarma

İlişkilendirme

Durumun gelişimini şartlara bağlama yöntemi.

“Eğer, bana şimdi %25 indirim yaparsanız, nakit alabilirim fakat yapmazsanız 1 hafta sonra kredi kartımla gelmem gerekecek.”

Alçak Top

Alıcının düşük fiyat söylemesi ve yukarıya doğru çıkması durumu.

“Oğlum sabaha karşı 3’te evde olmak için izin istedi, ben gece 10’da evde olacaksın dedim. Gece yarısında anlaştık”