Proje Yonetimi – MS Project – PMP – PMBOK

Eğer mümkünse, müşteri durumunda olan kişinin de proje süreçlerine dahil olmasına izin verin. Bü yüzden özellikle plan içinde müşteriye düşen görev ve sorumlulukları açıkça belirleyin ve bu görevlerin artmasını sağlayın ve bundan çekinmeyin. Müşterinin kendine düşen sorumlukları yerine getirmesi, projenin ilerleyişiyle ilgili daha fazla bilgi edinmesine imkan sağlayacaktır. Böylece keyfi talep değişikliklerinin önüne geçilebilir. Ayrıca projeden ürüne geçişin de daha yumuşak ve sancısız olmasını sağlayacaktır.

Bir projenin yöneticiliğine atandınız, projeniz başladı ve bir takım gelişmler oldu. Bir kaç gün sonra üst yönetim projenin nasıl gittiğine dair bir durum raporu isterse, bu rapora hangi bilgileri koymak gerekir? Açıkçası bu raporun içeriğiyle ilgili şablon bir belge yok fakat bazı önerileri aşağıda görebilirsiniz. .

Yönetim Açısından Bakış

Eğer projeniz önemliyse, yöneticiler, projenin gelişimiyle ilgili detay bilgi beklerler. Mükemmel hazırlanmış bir durum raporu, üst düzey yöneticilerin projenin ilerleyişiyle ilgili doğru bilgilenmesini sağlayan ve projenin gidişatını anlatan bir rapor olmalıdır. Rapor, genel durumdan detaya doğru ilerlemelidir. Böylece ilk bakışta projenin genel durumu görülebilirken, arka sayfalarda daha detay verilere ulaşılır.

Varolan Durum

Projenin durumunu raporlayabilmek için üç adet bileşeni dikkatle incelemek gerekir:

• Genel Durum– Projenin genel ilerleme durumunu bilmek zorundasınız. Üst Yönetim, bir projenin zor durumda olup, olmadığını, planlanana oranla gerçekleşen arasındaki farkları genel olarak bilmek ister.
• Kilometretaşları– Projenizin belirli ara sonuçları (ara ürünleri) belirli tarihlerde üretilmiş olmalıdır. Üst Yönetim, hangi kilometretaşının tamamlandığını, hangilerine ne kadar yaklaşıldığını veya hangilerinde kayma yaşandığını görmek ister. Bu sayede projenin biraz daha detayda incelenmesi sağlanır.
• Problemler– Projeler ilerlerken baştan düşünülmeyen ve yönetimin kararıyla şekillenecek bazı konular, proje ekibinin karşısına çıkar. Proje yöneticisi, Durum Raporunda Üst Yönetim’in bu engeller hakkında doğru karar verebilmesi için problemleri net bir şekilde açıklamalıdır.

Durum Raporunun Oluşturulması

Yukarıdada ifade edildiği gibi Durum Raporları projenin genelini anlatarak başlamalı ilerleyen sayfalarda detayları anlatmalıdır.

Projenin Genel Durumu - “Yönetici olarak, bu genel durumdan memnunsam, raporun gerisini okumama gerek kalmayacaktır.”

Projenin Genel Durumunu Anlatan Ana Kilometretaşları - “Genel durumda sorun olduğunu gördüğüm için acaba hangi kilometretaşında sorun var? Sorunlu olan kilometretaşı kimin (hangi departmanın) sorumluluğunda? Kilometretaşının içinde bulunduğu proje aşaması nedir ve projenin genel durumunu etkileyecek mi?”

Problemler - “Özellikle problemli olan ana aşamalar ve kilmetretaşları için problemin kaynağı nedir? İyi bir proje yöneticisi, Üst Yönetimin karar bağlayacağı konuları önem sırasına göre yazması gerekir. Hangi problem, projeyi daha fazla etkileyecekse o ilk sırada yer almalı, önem sırası azaldıkça geriye doğru sıralanmaldır. İyi bir proje yöneticisi sadece problemi yazmakla kalmamalı, Üst Yönetim’in vereceği kararın neler olabileceğini, bu kararların avantaj ve dezavantajlarını da rapora eklemelidir..

Rapor Detayı

Proje Yönetimi yazılımlarını da yardımıyla bir proje durum raporu 30 dakikalık bir sürede yazılabilir fakat üst yöneticinin raporu okumak için 30 dakika ayıracağını düşünmeyiniz. Bu süre çok daha kısa olacaktır.

Detayları lafı uzatmadan nasıl vermek gerekir?

• İmleme İşaretleri (Bullets) kullanın. Düz yazı okumak sıkıcıdır.
• Gereksiz başlık ve kolon kullanmaktan kaçının. “Tarih: 7/4/2008“ ifadesi aslında sadece 7/4/2008‘i anlatmaktadır.
• Kısaltmaları kullanın. Kurum içinden genel olarak bilinen kısaltmaları kullanarak, raporu olabildiğince kısa tutun.

Genel Durumu Anlatan Temel Veriler

• Projenin Adı
• Projenin Kodu (Kurum içinde tanımlanmışsa)
• Genel Durumu Anlatan Gösterge (yeşil, sarı, kırmızı)
• Bugüne kadar ulaşılması gereken % oran (planlanan tamamlanış)
• Şu anda fiilen projenin % kaçında olduğunuz
• Planın kaç gün ilerisinde veya gerisinde olduğunuzu gösteren ifade
• Karşılaşılan engellerin ana başlıkları önem sırasına göre dizimi

Kilometretaşlarını Anlatan Temel Verileri

• Kilometretaşının adı
• Hedef Tarih
• Gerçekleşen Tarih
• Mevcut Duruma Gör
  e Tarih
• Tarih Farkı (Mevcut Tarihle Hedef Tarih arasındaki fark)

Kilometretaşlarının durumu da projenin genel durumu gibi yeşil, sarı ve kırmızı renklerle gösterilmeli ve olabildiğince kolay anlaşılabilir hale getirilmelidir.

Problemlemleri Anlatan Temel Veriler

The final portion of your status report is to list the major issues your project faces. Important data that we need on your issues:

• Problemin Kısa Tanımı ve Açıklaması.
• Problemin Ortaya Çıkış Tarihi ve Zamanı – üzerinden hayli zaman geçmesine rağmen çözülmeyen sorunlar, yeni sorunlar yaratabilir, bu yüzden sorunların ne zamandan beri gündemde durduğu takip edilmelidir.
• Önem ve Aciliyet Düzeyi– Yukarıda da ifade ettiğimiz gibi hem önem hem de aciliyet açısından üst yönetimin kararını bekleyen konuların sıralanması ve projenin bu problemelerden en az etkilenerek, ilerletilmesi gerekir..
• Problemin Sahibi – Problem kim veya hangi departmanla ilgili.
• Çözüm Önerileri– Proje Yöneticisi, kendisi veya ekibinin problemle ilgili önerilerini avantaj ve dezavantajları da ifade ederek, raporuna eklemelidir. Aksi takdirde, sanki sadece şikayet eden ama çözüm geliştiremeyen bir yönetici durumuna düşer. Bu üst yönetimin kesinlikle istemediği bir şeydir; Üst Yönetimin temel fonksiyonu stratejik kararlara imza atmak, projelere politik açıdan destek vermek ve ekibin tıkandığı noktalarda yolu açmak olarak özetlenebilir. Bu yüzden çıkan sorunlarla ilgili çzöüm önerilerini de proje yöneticisi başta olmak üzere proje yönetim takımından beklerler.

Organizasyonlar sadece kar amacıyla değil, kendilerine deneyim katacak konularda da projeler üreterek, uzun vadede bunları kazanca dönüştürmeyi hedeflerler. Başarılı veya başarısız biten her türlü proje aslında proje yöneticisine önemli deneyimler kazandırır.

PMI’ın kapanış sürecinde “yönetimsel kapanış” işleminin önemli gayeleri vardır. Kurum içinde projenin resmi kabulünü gerçekleştirmek ve ürünü fiilen kullanıma geçirmek amaçlardan biriyken, diğeri de proje kayıtlarının arşivlenmesini sağlayarak, kurum deneyiminin artmasına katkıda bulunmak, şeklinde ifade edilebilir.

Proje arşivlerinin içinde projeye dahil olan kişiler, planlardaki revizyon kayıtları, gerçekleşmelerle planların karşılaştırılması vb. olarak sayılabilir.

Öğrneilen dersler de proje arşivlerindendir PMI’a göre Öğrenilen Dersler, neyin doğru neyin yanlış gittiğini analiz etmek amacıyla hazırlanan kayıtlardır. Öğrenilen Dersler, proje aşamaları tamamlandıkça dökümante edilmelidir. Böylece organizasyonun öğrenme hızını geliştirir. Bu kayıtların Proje Ofisi gibi bir merkezde toplanıyor ve daha sonra tekrar proje yöneticilerinin kullanımına sunuluyor olması, çok daha koordineli bir çalışma yaratacağından öğrenime daha fazla katkı sağlayacaktır.


Öğrenilen Derslerin sonraki proje yöneticilerine fayda sağlayabilmesi için yazım biçimi de çok önemlidir. Makale şeklinde yazılan Öğrenilen Derslerin hem yazımı hem de okunması zordur. Bu yüzden aslında Öğrenilen Dersler, sonraki proje yöneticilerinin kolay kullanılabilmesi amacıyla “Kontrol Listesi – Checklist” haline dönüştürülmelidir. Öğrenilen Dersler artıkça Kontrol Listesi de genişleyecek ve gelecekte bir proje yöneticisi kendisinden önce ne tip hatalar yapılmışsa bu hatalara düşmemek için tüm detayları kontrol ederek, gerekli doğrulamaları gerçekleştirmiş olacaktır. Kontrol Listeleri, PMI’ın Proje Kalite Yönetimi bilgi alanı içinde detaylı ele alınmaktadır.