Proje Yonetimi – MS Project – PMP – PMBOK

Project Server programından Üst Yönetimin özellikle beklentisi, şirket içindeki projelerin bir arada görülebileceği bir ekran yapısına ulaşmaktır.

Proje Yöneticilerimiz, MS Project Prof.2007 üzerinden hazırladıkları proje planlarını yayınlamak için File menüsünden – Publish komutuna basmaları yeterlidir. Üst Yönetim, herhangi bir projeye müdahale etmeden, projelerin genel durumuyla ilgili bilgileri Project Server 2007 üzerinden görme imkanı bulacaklardır. 

Üst Yöneticimiz, kendi kişisel Windows hesabıyla Project Server ekranını açtığında sol kenardaki menülerden Project Center ifadesine tıkladığında PY’ler tarafından yayınlanan bütün projeler gözükecektir. Bu projeler farklı kategorilere göre sınıflandırılabilir. Örneğin; Ar-Ge, Satınalma, IT, Tedarikçi Geliştirme, Bakım, İyileştirme vb. Bunun yanı sıra üst yönetim projelerin genel bilgilerini (süre, başlangıç, bitiş) görebileceği gibi maliyet, adam*gün, planlanan ve gerçekleşen arasındaki sapma miktarları gibi deayları da incelemesi mümkündür.

MS PRoject Server

Bir proje planı hazırlamak için Microsoft Project 2007′de uzun bir zaman harcadınız. Artık son haline geldiğini düşündüğünüz proje planınızı projeye dahil olan herkesle paylaşmak ve uygulama sürecine geçmek istiyorsunuz. Fakat proje planını paylaşacağınız kişilerin bazılarının bilgisayarında MS Project’in farklı versiyonları var, bazılarında MS Project dahi yok, bazılarında bilgisayar bile yok. İşte böyle durumlarda ne yapmak gerekir acaba?

Senaryo 1: MS Project Prof. 2007 versiyonuna sahip olanlar…

Bu en basit senaryo. Zaten hazırladığınız planda MS Project 2007 versiyonu olduğu için proje planınızı e-maile ekleyip, gönderdiğinizde, yolladığınız kişiler de dosyayı kolayca açacaktır.

Senaryo 2: MS Project Server. 2007 versiyonuna aktifse…

Eğer şirketinizde MS Project Server 2007 kurulmuş ise hazırladığınız projeyi Web ortamına aktararak, proje taraflarının plana intranet/internet ortamında ulaşmasını sağlayabilirsiniz. Project Server üzerinden tanımlanan yetkiler çerçevesinde farklı proje tarafları onlar için tanımladığınz ekranlara ulaşacaklar ve projeye müdehale edebileceklerdir.

Senaryo 3: MS Project Prof. 2003 versiyonuna sahip olanlar varsa…

Eğer projenizi MS Project 2007 versiyonunda hazırladıysanız ve projenizdeki bazı kişilerin bilgisayarında Project 2000/2003 versiyonun yüklü olduğunu biliyorsanız, herkesle projeyi paylaşmadan önce mutlaka dosyanızı Save As komutuyla 2000/2003 versiyonuna çevirin ve bütün katılımcılarınıza bu dosyayı e-maile ekleyerek gönderin. Bilgisayarında MS Project 2007 versiyonu olanlar 2000/2003 versiyonunu sorunsuzca açabileceklerdir.

Senaryo 4: Bilgisayarında MS Project’i yüklü olmayanlar varsa…

Projenizde çalışan bazı kişiler aslında hiç planlama yapmayacaklar ve projede çok sınırlı sayıda aktivite gerçekleştirecekler. Belirli periyotlarla proje planını inceleseler ve kendi işlerinin tarihlerini okumayı bilseler yeterli olacak ise bu kaynaklar için MS Project Prof. 2007′nin satınalmaya gerek yoktur. Peki ne yapılabilir?

· Project Web Access. Eğer Project Server 2007 kullanıyorsanız, proje takımında yer alanlar kendilerine açılacak bir hesap ile Project Web Access’e intranet/internet üzerinden ulaşıp, kendilerine atanan aktiviteleri görmeleri mümkün olacaktır. Böylece projelerle ilgisi Proje Yöneticisine göre daha az olanlar için ek bir lisanslama masrafı yaşanmayacağı gibi takım üyeleri de yazılımı öğrenmek için çok büyük bir çaba içine girmek zorunda kalmayacaktır.

· Deneme Versiyonu. Eğer MS Project’in belirli bir dönem için kullanılması söz konusuysa (yine lisanslama ücretinden kaçınmak için) Deneme Versiyonu bilgisayarakurulabilir. 60 günlük deneme sürümü projenin takibi için yeterli bir zamansa önerebileceğim seçeneklerden bir tanesidir. Deneme versiyonunda tüm fonksiyonlar etkin olarak çalışacaktır. İndirmek için.

· Excel’e Veri Aktarma. Bu seçenek pek çok kişinin aklına gelen ilk seçenek olsa da ne yazık ki bu fonksiyon oldukça kötü çalışıyor. Proje planı Excel olarak kaydedildiğinde projedeki WBS yapısı Excel’e aktarılamıyor, bu yüzden hangi aktivitelerin aşama, hangilerinin detay faaliyet olduğunu ayırmak mümkün olmuyor.

· Proje Planın Fotoğraf Çekmek. MS Project Prof. çok az bilinen bir özelliği de proje planının .gif formatında kaydedilebilmesidir. Oldukça basit bir özellik olan bu seçenek pek çok kişinin proje paylaşımında çok işine yaramaktadır. MS Project 2007 versiyonunda Report menüsü içinde “Copy Picture”  fonksiyonunu incelemenizi tavsiye ederim.

Senaryo 5 – Bilgisayarı dahi olmayanlar veya bilgisayardan nefret edenler için… 

Herkesin bilgisayarı olacak diye bir şey yokO ve ya projede görev alıp da bilgisayarla arası iyi olmayanlar da olabilir. Bu durumda proje bilgileri farklı biçimlerde kağıt ortamına aktarılmalıdır.

· Görüntü Baskı Alma. MS Project’teki, Gantt, Detail Gantt, Task Usage, Resource Usage vb. görüntülerinin hepsi doğrudan görüntünün açık olduğu sayfadan baskısı alınabilmektedir. Bu konuyla ilgili detay bilgiyi buradan bulabirisiniz.

· Raporlar. MS Project 2007′nin Report menüsü üzerinden iki farklı Rapor yöntemi uygulamak mümkündür. Visual Reports (Görsel Raporlar şiddetle tavsiye ettiğim bir bölümdür) proje bilgilerinizi Excel’e aktararak, grafiksel raporlar üretmenizi sağlar. Temel Raporlar ise MS Project’in kendi Görüntü, Tablo ve Filtre fonksiyonlarını kullanrak üretilen rapor tipleridir. Bu raportların da baskısı alınarak, proje taraflarına projenin planları, ilerlemesi düzenli olarak aktarılabilir.

PMP® Sertifikasına başvurmak için aşağıdaki konularda başvuru sahibinin sağlaması gereken bazı şartlar vardır.

1. Eğitim düzeyiniz. Yüksek okul veya Üniversite mezunları sınava girebilir.

2. Geçmişteki Proje Yönetimi deneyiminiz: PMI®, 2 veya 4 senelik temel üniversite eğitimine dikkat ederek başvuran kişinin proje yönetimi tecrübe sahibi olmasını ister.

* Yüksekokul mezunları için 7.500 saatlik proje yönetimi tecrübe sahibi olması

* Üniversite menzunları için 4.500 saatlik proje yönetimi tecrübe sahibi olması

Proje Yönetimi deneyimi herhangi bir projede ve herhangi bir konuda görev alarak, kazanılabilir. Örneğin, proje zaman yönetim, maliyet yönetimi, risk yönetimi gibi konular olabilir. Bütün bu bilgilerin PMI® tarafından denetlenebileceğini unutmayınız.

3. Proje Yönetimi konusunda aldığınız eğitimler: Proje Yönetimi üzerine 35 saat eğitim almış olmak gerekmektedir. Bu eğitimleri aşağıdaki kurum veya kuruluşlardan almış olmanız PMI® için yeterlidir.

* Üniversiteden

* PMI’ın oanyladığı bir eğitim ve danışmanlık firmasından (Registered Education Provider-REP)

 4. PMI’ın tanmlamadığı ama Türkiye’den başvuranların dikkat edilmesi gereken bir diğer husus da sınavın İngilizce olmasından dolayı başvuru sahibinin iyi derecede İngilizce bilmesi gerekmektedir.

5. Son olarak PMI web sitesinde başvuru formunun neticesinde sınava giriş ücreti olarak da kredi kartınızdan $555 çekileceğini bildirmek isterim. Sınavı kazanamazsanız bir sene içinde toplam 3 kere sınava girme hakkınız bulunmaktadır ve daha sonraki sınav ücretleri $405 olarak değişmektedir.

 İstanbul Kurumsal Gelişim PMP Eğitim Takvimi

PMBOK 2008′e yeni eklenen başlıklardan bir tanesi de “Proje Taraflarının (Paydaşlarının) Belirlenmesi – Identify Stakeholder- olmuştur. PMI, bu başlığı İletişim Yönetimi Bilgi Alanında ve Proje Başlatma süreci içinde ele almıştır.

Projeden etkilenecek bütün kişiler ve organizasyonları belirlenmesi işlemi olarak bu başlığı basitçe ifade edebiliriz. Projenin başarısı için proje taraflarının  ilgi veya alakaları yazılı hale getirilmesi gerekir. Örneğin, bazı departmanlar müşteri durumunda iken, bazıları proje neticesinden etkilenecek, üst yönetim projenin sonunda verimlilik artışı isteyecek ve tedarikçi firmalar da alt projeleri üstleneceklerdir.

Proje Tarafları Belirlemek için en önemli gereksinim (Input) Proje Duyurusu ‘dur. Böylece Proje Yöneticisi, talep edilen projenin özelliğine bakarak, proje için hangi kişi veya organizasyonların projeye dahil olması gerektiğini belirler.

Proje Taraflarını belirlemek için (Tools) iki adımdan oluşan “Proje Tarafları Analizi” yapılması gerekir. Bu analiz ile projeye taraf durumunda olan kişi veya organizasyonların İlgi ve Etki Güçleri değerlendirmeye tabi tutulur.

Değerlendirme neticesinde (Output) elinizde Proje Taraflarının açıkça isimleri, rolleri, organizasyondaki pozisyonları, iletişim bilgileri ve Proje Taraflarını yönetmek için “Proje Taraf Analizi” göz önüne alınarak, Proje Yöneticisi’nin stratejisi yazılı hale getirilir.

Project Server’da projenin kaydedilmesi (SAVE) ile projenin yayınlanması (PUBLISH) arasında fark vardır. Bir proje planı üzerinde çaışılırken yapılan değişikliklerin kaybolmaması için tekrar tekrar kaydedilir. Proje nihai hale gelmediği için proje yayınlanmadan önce gözden geçirmek veya değişen talepler çerçevesinde projeyi değiştirmek amacıyla kayıt fonksiyonu önemlidir. Bu yüzden, proje nihai plana ulaştığı anda önce temel plan (BASELINE) olarak kaydedilir ve daha sonra proje taraflarına görevlerini bildirmek amacıyla proje yayınlanır.

Pek çok kişi MS Project’in print fonksiyonundan şikayet eder. Üst Yönetimden gelen rapor biçimini veya proje planlarını Proje Yöneticimiz bir türlü istendiği gibi kağıda basmayı beceremez. Aslında bir iki kurala dikkat ederek, kağıtlara alacağınız çıktıları daha etkin hale getriebilirsiniz.

1- Kolonlarla, takvimi ayıran orta çizgiye dikkat. O çizgi eğer aşağıdaki gibi “Finish” kolonunun ortasında ise Print işlemi neticesinde “Finish” kolonunun kağıda basılmadığını göreceksiniz. Bu yüzden  kesinlikle hangi kolonları görmek istiyorsanız, o çizgi kolonların en sağında kalmalıdır.

2- Takvimin zaman skalasına dikkat. Yine yukarıda gördüğünüz gibi takvim eğer ayları gösterecek biçimde ayarlanmışsa, baskı aldığınızda da kağıdınızda aylık zaman skalası gözükecektir. Eğer daha farklı baskı almak isterseniz (yukarıdaki yaklaş(büyüteç)/uzaklaş(küçülteç) butonlarına basmanız gerekir. Yaklaştıkça daha detaylı bir plan alacağınız için görüntü daha fazla sayfaya yayılacaktır.

3- Baskı Önizleme yaparak, alacağınız baskının nasıl olacağını önizleyebilirsiniz.

Yukarıdaki önizleme sayfasının en altında bir klavuz (Legend) görülmektedir. Gantt üzerindeki çubukların ne anlama geldiğini göstermektedir. Eğer Page Setup butona basıp, Legend on: None işaretlerseniz, daha fazla bilgiyi tek bir sayfaya yerleştirebilrsiniz.

4- Page Setup penceresinden Page sekmesine tıklayarak, baskıyı belirli oranda küçültebileceğiniz gibi bütün projeyi tek bir sayfaya sığdırmayı da deneyebilrisiniz. Tabiki bu durumda yazılarınız okuyamayacak kadar küçülebilir. Buna dikkat edin.

Proje Yöneticileri, planlama esnasında genellikle iki önemli hatayı yapmaktan kurtulamazlar. Birincisi; Projede görev alacak diğer departmanlarının bireylerinin zaman planlarına dikkat etmeden kendi projelerine dahil etmeleridir. Projeye dahil edilecek kaynakların iş yükleri, tecrübeleri, eğitim düzeyleri gibi faktörler göz önüne alınmadan yapılan proje planlarının geçerliliği tartışmaya açıktır. Özellikle kaynakların aktivitelere atanması ve sürelerin tahminlenmesinde, proje yöneticileri ilgili kaynaklardan bilgi almadan plan hazırlamakta ve bu durum, planların sapmasına sebep vermektedir.

Projenin başında projeye destek vermesi gereken kaynakların, proje sürecinde yeterli desteği ver(e)memesi, proje yöneticilerini zor durumda bırakacağından, pek çok proje yöneticisi diğer kaynakların yapacağı işleri kendi kendilerine öğrenirler ve uygulamaya geçerler. En azından üst yönetime birşeyler raporlayabilme kaygısıyla projeyi yürütmeye çalışırlar.

Yukarıdaki uygulamaların saysısının artması proje yöneticisi diye adlandırılan kişilerin joker eleman olmasına sebep verecek ve zamanla proje yönetiminin bir takım ruhu gerektirdiği gerçeğinden uzaklaşılacak, bireysel yapılan her iş proje olarak adlandırılmaya başlanacaktır.

Planlamada yaşanan bir diğer sorun ise “Planlamama” olarak adlandırılabilir. Geçmişte yapılan planlara sadık kalınmaması, planlarda sapmaların yaşanması, proje yöneticilerinde plan yapmaya karşı bir isteksizlik uyandırır.Nasıl olsa planlar bir işe yaramamaktadır, bu durumda bir de plan yapmak için zaman harcamamak gerekir.

Halbuki; planlamadaki amaç; Geçmişte yaşanan sapmalardan, risklerden, problemlerden ders alarak her defasında daha iyi planlar yaratabilmektir.

Unutulmamalıdır ki; “Planlama Planlanmalıdır.”

Planlama ile aşağıdaki sorulara cevap aranmalıdır:

• Yapılması gereken işler nelerdir? Bu soru hedefler ve işin kapsamına yönelik cevaplar oluşturmayı sağlar.
• Nasıl yapılacak? Bu soru ile projenin uygulanmasına yönelik stratejiler belirlenecektir.
• Kimler yapacak? Rollerin ve sorumlulukların belirlenmesi gerekir.
• Ne kadar sürede yapılacak? Zaman programını oluşturmayı sağlar.
• Ne kadara mal olacak? Bütçe oluşturmayı sağlar.

Ürün/Hizmet ne kadar iyi olmalı? Kalite standartlarını da belirleyebilmek için bu soruya cevap aranmalıdır

Hepimizin bildiği gibi Proje Yöneticisi projenin çıktılarından sorumludur. Proje Yöneticiliği pozisyonu temelde bu amaç için oluşturulmuştur. Bu çerçevede özellikle projenin planlanması, uygulaması, kontrolü ve kapanışı süreçlerinden PY sorumludur. Fakat bu durum PY’nin proje içindeki işleri yapması anlamına gelmez.

Proje Yönetmek tam zamanlı bir iş olduğunda proje yöneticisinden teknik analiz yapmasını , tasarım, üretim, test gibi işleri beklemek ve istemek projenin yönetim fonskioynuun sekteye uğramasına sebep olur. Eğer PY, teknik detaylara fazlasıyla gömülürse yukarıda saydığımız planlama, uygulama, kontrol süreçlerine zaman bulamaz ve projeyi yönetmekten çok , projeyi yapmaya odaklaır. Proje Yöneticiliği özellikle farklı talepleri olan proje taraflarının ihtiyaçlarını, belirli bir zaman ve bütçe içinde, mutabık kalınan bir kapsam dahilinde ortaya çıkarmak amacıyla vardır. Bu çerçevede PY özellikle koordinasyona odaklanmalı ve planlardaki herhangi bir değişikliğin projenin bir başka tarafını nasıl etkilediğini entegre (bir bütün) olarak düşünüp, yansımalarını çok hızlı biçimde etkilenecek kişilere, üst yönetime, sponsora, vs. haber vermelidir. Bu yüzden PY, proje için ayırdığı zamanının ağırlıklı bir bölümünü İLETİŞİMe odaklanarak geçirmelidir.

Proje içinde yaşanan iletişim sorunları pek çok projenin başarısızlık sebebidir bu yüzden, iletişim yönetimine özel bir önem vermek gerekir; Yanlış anlama, yanlış anlatma, bilgi vermeme, eksik bilgi verme, yanlış yorumlama vb. gibi sebeplerden pek çok projede gecikme veya kalite düşmesi yaşanır.

Araştırmalar, projelerdeki başarısızlığın arkasındaki %60′lık payın, iletişimin etkin yönetilmemesinden kaynaklandığını göstermektedir.

MS Project 2007′de Project Menusunden Project Information seçeneğini işaretleyin.

Yukarıdaki pencerede Statistics butonuna tıklayın, karşınıza aşağıdaki gibi bir pencerede çıkacaktır.

Bu sayfada;

Current Start ve Finish: Projenizin mevcut sapmalardan etkilenerek, yeni bitiş tarihini göstermektedir.

Baseline Start ve Finish: Nihai(Temel) Planı onaylattığınız andaki (yani planlanan) proje başlangıç ve bitiş tarihidir.

Actual Start ve Finish: Projenin fiilen başladığı tarihi göstermektedir. Projenin tüm falliyetleri bitmeden Actual Finish alanında NA ifadesi görülür.

 Start Variance: Current Start ile Baseline Start arasındaki fark – Projeye plana göre ne kadar geç başladığınızı gösterir.

Finish  Variance: Current Finish ile Baseline Finish arasındaki fark – Projeye plana göre ne kadar geç bitireceğinizi gösterir.

Süre, Maliyet ve Efor gibi bilgiler de benzer şekilde yorumlanabilir.

Sol alt köşede %Comp. projenin % kaçını tamaladığınızı ve hemen yanında da %W.Comp. planlanan eforun % kaçının harcandığını gösterir.

Millet olarak herşeyimiz kendimize özgüdür. Problemlere yaklaşım ve çözüm biçimimiz; Dolayısıyla, proje yönetme yaklaşımımız da yabancılara göre daha farklıdır. Örneğin biz planlamayla zaman kaybetmeyi sevmeyen bir milletiz, bu yüzden projeleri planlamadan doğrudan uygulama sürecine geçerek, başlatırız. Plan olmadığı için kontrol edecek de bir referans yoktur, böylece su akar yatapını bulur ve proje de münasip bir zamanda, münasip bir sonuçla biter, diye düşünürüz.

Konuyu fazla dağıtmak istemiyorum, esas ilginizi çekeceğini umduğum başlığı biraz açalım. Malumunuz milletimizin hurafelere olan inancı dini açıdan önemli gecelerde TV’lerde boy gösteriyor. Çocuğuna kısmet bulmak isteyenler yatırlara, vücudundaki bir arızayı gidermek isteyenler üfürükçülere, evindeki uyumsuzluğu gidermek isteyenler büyücülere, cincilere başvuruyorar.

Bundan yola çıkarak ben de yeni bir sektöre açılmaya karar verdim. Malum benim konum Proje Yönetimi … Yapacağım yeni iş ise özellikle geciken, maliyetini aşan, müşterinin sürekli şikayet ettiği projelerde kara büyü olup, olmadığını bulmak ve her türlü büyüyü projenin içinden çekip, çıkarmak. Bu işi danışmanlık olarak düşünebilirsiniz. Ama ben şimdi projenizin içine büyü, in, cin vb. girmemesi için şimdi bir kaç öneride bulunacağım.

Kurban Kesme: Her projenin başında mutlaka kurbanınızı kesin. Bu uygulama inşaat projelerinde aslında uygulanır. Arazi sahibi inşaata başlamadan önce işçilerin faydalanması ve inşaatın hayırlara vesile olması için kurban kestirir. İşte benim önerim bu uygulamayı genişletme yönünde; özellikle IT projelerinde kick-off toplantısını müteakip kimse dağılmadan kurbanımızı kesiyoruz. Akan kanı bütün proje taraflarının (stakeholder) alnına sürüyoruz ki yarın öbür gün kimsenin başı ağrımasın, kimsenin motivasyonu düşmesin, stres bizden uzak olsun. Mutlu mesut projemiz tamamına ersin. (Kurbanın nasıl kesileceğine ayrı bir yazıda değineceğim)

Projeci Babayı Ziyaret: Eğer kurbanınızı kestiyseniz, şimdi ekip olarak toplanıyor ve İstanbul Kadıköy/Ataşehir meydanda yattığı bilinen Projeci Baba’yı ziyaret ediyorsunuz. Projeci Baba’ya yolunuz düşünce bana da uğrayın. Ben de özel WC kağıtları var. Onları Projeci Baba’nın bulunduğu mekana rulo halinde bırakıyorsunuz. Topluca projenizin yine hayırlara vesile olmasını temenni eden dualarınızı yaptıktan sonra artık projeye başlamaya hazır sayılırsınız.

Yukarıdakileri bütün işlemleri bitirdikten sonra proje uygulaması esnasında örneğin Risk Yönetimi toplantısındasınız. Ne PMI’ın ne de başka bir kurumun önerdiği yöntemleri asla uygulamıyoruz. Peki napıyoruz? Tabi ki yüzlerce yıldır bizleri idare eden Kahve Falına odaklanıyoruz. Proje Yöneticisi şekersiz bol telveli bir kahve içiyor ve arkasından kahve fincanını okumayı bilen en az üç arkadaşımız (çünkü bir kişi yanılabilir) projenin karşılaşabileceği riskleri açık ve net olarak ortaya koyuyor. Proje Yöneticisi elinde kalem ve kağıtla söylenenleri bir bir not ediyor. Bu arada ekip olarak önleme yöntemleri düşünülebilir ama lütfen fazla kafa yormayalım.

Bunun haricinde başta Proje Yöneticisi olmak üzere bütün takım üyeleri üzerlerinden nazarlıklarını eksik etmiyorlar, her nerde olursa olsun kara kedilere dikkat ediyorlar, yolu kısaltmak için bile olsa asla merdiven altından geçmiyorlar.

Bütün bunlara rağmen yine de projede başarısızlık sözkonusu oluyorsa üfürüğü güçlü bir hocaya, papaza, hahama (farketmez ama PMP olursa daha iyi olur) başvuruyorlar ve inanın bundan sonra projeler, ne kapsamından, ne zamanından, ne de maliyetinden taviz vermeden ilerlemeye başlıyor. Kalitesi hakkında birşey diyemeyeceğim, artık onu da Allah’a emanet edebilirsiniz.

Lütfen yukarıda önerdiklerimi çekinmeden uygulayın. Sonuçları da bu yazımın yorumlar bölümüne lütfen ekleyin ki başkaları da sizin yaptıklarınızdan feyz alsın ve millet olarak daha başarılı projelere imza atalım.