Proje Yonetimi – MS Project – PMP – PMBOK

İş koyunu ve iş tavuğu, bir toplantıda bir araya gelmişler. Tavuk, koyuna restoran açma fikrinden bahsetmiş ve bu konuda ortak aradığını fakat hiç ortak bulamadığını söylemiş ve hemen koyuna ortaklık teklif etmiş. Koyun da fikri kabul etmeden önce tavuğa restorant’ta ne satabileceklerini sormuş. Tavuk, “Yumurtalı Kavurma” diye cevap vermiş. Tabi yine olumsuz cevap almış.

Ana Fikir: Bir işbirlikteliği yapıyorsanız, kendinizi Tavuk, karşınızdakini de Koyun zannetmeyin.

Proje Sponsorunun Not Defterinden

X Projesinden Öğrendiğim Ders: Projeye atadığım yöneticinin iletişim becerisine dikkat etmeliyim.

X Projesine atanan Proje Yöneticisi iyi bir insan, bugüne kadar kendisine verilen işleri sorunsuz şekilde haletti. Bu, O’nun ilk Proje Yöneticilik deneyimi fakat gözlemlediğim kadarıyla Proje Takım Üyeleriyle yeteri düzeyde iletişim kuramıyor. Takım üyeleri, tedarikçiler ve müşteri arasında koordinasyon eksiklikleri yaşanıyor. Bu da aktivitelerin gecikmesine sebep oluyor.

Düzeltme Yöntemleri:

Kritik projelere iletişimi güçlü Proje Yöneticisi atamak.

Proje Yöneticilerinin, İletişim Becerilerini artırıcı önlemler almak. (Eğitimler Planlamak)

Yeni/Deneyimsiz Proje Yöneticilerine kapsamı dar ve kurum içi yapılan projelerin sorumluluğunu vermek.

PMI’ın Planlama Sürecinde ve Maliyet Yönetimi Bilgi Alanı içinde anlattığı maliyet tahminlememnin amacı; Proje aktivitelerinin ihtiyaç duyduğu parasal miktarı bulmak ve projenin hem toplam hem de belirli zaman dönemleri için gerekli olan parasal kaynak ihtiyacının üst yönetime sunulmasıdır.

Bu çalışmanın da yinelenen (iterative) olduğunu unutmamak gerekir. Projenin başında kabaca yapılan maliyet tahmini iş planları detaylandıkça daha da netleşecek ve sapma ihtimali azalacaktır.

Neye İhtiyacımız Var?

Maliyet tahminleme için projenizin hangi aşamalardan geçeceğini mutlaka bilmelisiniz. Bu yüzden projenizin kapsamı netleşmiş ve WBS‘i ortaya çıkmış olmalıdır.

Bunun yanı sıra projenizin detay aktivitelerini de bir zaman diyagramı üzerinde görmeniz gerekmektedir.

Böylece detayları daha bilinmeyen/belirlenmemiş aşamalar için ve detayları ortaya çıkmış aktivitler için zaman ekseni üzerinde maliyet tahmin etmek mümkün olacaktır.

Nasıl Yapılır?

Geçmişteki deneyimlere dönüp, bakmak en kolay yöntemdir. Hızlı bir tahmin geliştirme imkanı sunar fakat kesinliği hakkında aynı şeyleri söyleyemeyiz.

Bir tahminleme tekniği Parametrik Tahminlemedir. Oldukça basittir. 1 metrekare 5 TL’e boyanıyorsa, 100 metrekare kaça boyanır, şeklinde bir hesapla maliyet tahminlenir.

Her detay aktivite için tek tek harcanacak insan kaynağı eforu, makina saati ve malzeme bilgisi düşünülerek, her işin maliyeti ayrı ayrı tahmin edilir. Uzun ve zor bir çalışma gerektirebilir fakat kesine yakın sonuç bulmanızı sağlar. Sapma ihtimali çok daha az olacaktır. Oluşan farklılıkların sebepleri de daha net ortaya çıkacaktır.

Tedarikçilerden fiyat toplama da işin fiyatını tahminlemek için kolay bir yöntemdir.

Ne Çıkar?

Maliyet tahminleme ile projedeki tüm aktivitelerin maliyet tahminleri ortaya çıkmış olacaktır.

Bunun yanısıra Proje Yöneticisi, yaptığı tahminlerin neye dayandığını da gösteren destekleyici kayıtları oluşturması gerekmektedir.

Kitap okumanın ne kadar önemli olduğunu hepimiz biliriz fakat pek kitap okuyan bir millet değiliz, açıkçası. Bazen zamansızlıktan, bazen kitap fiyatlarından dem vurarak, kitap okumaya mazeretler buluruz.

Benim son zamanlarda kullandığım bir yazılım mevcut. Word veya Pdf formatındaki dokümanları kopyalıyorsunuz ve bu yazılım size sesli olarak okuyor. İngilizce içn bu özellik Adobe Acrobat’ın içinde var olan bir özellik, aslında fakat Türkçe’de bu “DosyaOkur” adlı program ile mümkün. Hatta isterseniz, yazıları MP3 veya Wav formatında çevirebilir daha sonra bir MP3 Player ile yolda giderken, akşam dinlenirken veya herhangi boş zamanınızda dinleyebilirsiniz.

Ben, bu programı uzun uzun yazılmış ödevleri okumakta da pardon dinlemekte de kullanır oldum. Böylece bilgisayara bakıp, gözlerimin zorlanmasını da engellemiş oluyorum.

Bu programı www.gvz.com.tr adresinden sipariş vermek mümkün. Programı satın aldıktan sonra bir CD gelecek ve kurulumu yaptıktan sonra programı kullanabilir hale geleceksiniz.

Bilgisayar ortamında çok fazla yazı okumak zorunda kalanlara kesinlikle tavsiye ederim.

Sertifika Programı Katılımcılarımızdan Caner Malkoş tarafından hazırlanmıştır.

MS Project ile çok fazla aktiviteli bir proje planı hazırlandığında, bunların proje boyunca takip önemli bir sorun olmaktadır. Bu yüzden MS Project’in filtreleme özelliğinin çok etkin kullanılabilmesi gerekmektedir.

Filtreler, isteğinize göre belirli özellikteki aktiviteleri veya kaynakları sadece Proje Yöneticisinin bilgisine sunan araçlardır. Örneğin, 1000′lerce aktivitesi olan bir projenin sadece tamamlanmış işlerini veya gelecek hafta yapılacak işlerini veya sadece Ali’nin çalışacağı işlerin filtrelenmesini isteyebilirsiniz.

MS Project’te bazı filtreler standart olarak hazırlanmıştır. Neleri filtreleyebileceğinizi görmek için Filtreler seçim kutusunu tıklamanız gerekmektedir.

Resimde de görüldüğü gibi pek çok filtre bu liste içinde hazır bulunmaktadır.

Bu filtrelerin hazırlandığı bir ortam vardır. Bu sayede varolan filtreleri kendi isteğinize göre kişiselleştirebilir veya kendiniz de yepyeni bir filtre oluşturabilirsiniz.

Aşağıdaki menüyü takip edin.

Açılan sayfa aşağıdaki gibi olacaktır.

Completed Tasks filtresini seçip, Edit tuşuna basarsanız, bu filtrenin nasıl yapıldığını göreceksiniz.

Yukarıdan da görüldüğü gibi bir işin % Tamamlanma miktarı 100′e eşitse o iş bitmiştir ve bu filtre ile tamamlanan işler ekranda gösterilecektir.

Pekiala, yeni bir filtre yapalım mı?

Tabi sizlerin ne tip filtrelere ihtiyacınız olduğunu bilemem ama ben en azından bir örnekle filtrelemenin mantığını daha iyi anlatmak istiyorum.

Bizim örneğimizde istediğimiz bir kaynağın, belirli günler arasında başlayacak işlerini göstersin. Yani daha net ifade ile Ali’nin Kasım 2009′da başlayacak işlerini göstersin.

Yukarıdaki filtreyi deneyin. MS Project’in size toplam 3 soru soracağını görecek ve programı artık daha interaktif kullanmaya başlayacaksınız.

Öğrenilen dersleri çıkarmak, genellikle bir projenin kapanış işlemi olarak bilinir fakat projenin belirli aşamaları tamamlandığında da yapılması gereken önemli bir işlemdir, aslında.

Projenin kapanışı esnasında bir kapanış sunumu hazırlanır. Sunumun sonlarına doğru bir sayfa da öğrenilen derslere yer verilir. Çok fazla etliye sütlüye bulaşmayan bir sayfa olur bu… “Şöyle şöyle yapsaydık, daha iyi olurdu” gibi ifadeler vardır. Sunumun tamamlanmasıyla o öğrenilen dersler de kapatılır ve bu sunumda arşiv de yerini alır. Eğer bir daha kimse bu sunumu açmazsa o oğrenilen derslerden de fayda beklenemez.

Halbuki, blog veya wiki sayfaları bu konuda inanılmaz büyük faydalar sağlayabilir. Kurum veya proje çalışanlarınıza özel (isterseniz ücretsiz) bir blog sayfası açarsınız, sadece yönetici ve takım üyelerine giriş ve takip izni verirsiniz ve her türlü gelişmeyi bu blog veya wiki sayfası üzerinden takip edersiniz.

Blog sayfalarını rahatlıkla bulabilirsiniz ama ben wiki için www.wetpaint.com u tavsiye ederim. Kullanmaya başlarsanız, bloglara göre farkı anlayacaksınız.

Projenizin adını içeren bir blog sayfası: http://projem.blogspot.com üzerinde takım üyeleri yaptıkları işleri paylaşsınlar, projedeki ilerleme kayıtlarını resim veya video ile desteklesinler. Girdikleri bilgilere anahtar kelimeler eklesinler ki bilgi ve kayıtları aramak kolaylaşsın. Yazılan her türlü bilgi, hem konusuna hem gönderene hem de zamana göre kategorize edilsin. Proje ilerleme bilgileri sadece proje yöneticilerinin değil herkesin kontrolüne ve takibine açık olsun. Yazımın başında da belirttiğim gibi özellikle Öğrenilen Dersler diye bir kategori altında takım üyelerinin edindikleri deneyimler, problemleri çözme yöntemleri, müşteri veya tedarikçi davranış ve tutumları ve daha pek çok konu kayıt altına alınıp, sonraki proje yöneticilerinin kullanımına sunulabilir.

Günümüzde sosyal ağların oluşmasına sebep olan etken WEB 2.0 olarak adlandırılıyor. Aynı yazılım platformları ile Proje Yönetimi yapmak ise Project Management 2.0 olarak biliniyor. Bu teknolojileri en kısa zamanda kullanarak, kurum içinde çok önemli değişiklikler yapabilirsiniz. Project Management 2.0′ı hemen kullanmaya başlamanızı tavsiye ederim.

PMI’a üye iseniz aşağıdaki linkten PMI’ın üyeler arasında sosyal bir iletişim ağı kurmak için yeni hizmete soktuğu siteyi görebilirsiniz.

https://www.pmi.org/Authentication/LandingPage.aspx?app=VCP&r=http://consulting.community.pmi.org/Pages/Default.aspx

Yalnız, birisinin bence PMI’ı uyarması gerekiyor; Hem web sitelerinde insan her istediği hemen bulamıyor hem de bu Virtual Communities de çok başarılı değil. PMI’ın Web projelerinde problem var gibi…

Yeni  bir yarışma duyurulmaya başlandı. Türkiye’nin fikir haritasını çıkarmak için. Sponsor olarak bir çok firma var. Duyurular CNNTürk üzerinden yapılıyor. Juri listesi oldukça kabarık ve çok değerli isimler de mevcut. Oldukça ciddiye alınması gerekir gibi bir görüntüsü var fakat birinci olacak kişiye verilecek ödüle baknca hiç bir profesyonelin bu yarışmaya katılmak isteyeceğini sanmıyorum.

İyi bir fikri olan neden 5.000 TL’ye fikrini satsın ki? Çok daha fazla para kazanabileceği başka ortamlar bulur. 

Fakat gruplardan öğrendiğime göre şu ana kadar 1400′den fazla proje fikri toplanmış durumunda. Bu da gösteriyor ki “Türkiye’nin Web Starını” arıyoruz deyip, pek çok proje fikri çok ucuza toplanabiliyor. Bence Web Star’ın hası Web Star’ın kendisi olmuş gibi..