Proje Yonetimi – MS Project – PMP – PMBOK

Proje yöneticisi olarak üst yönetimle bir toplantıya gireceksiniz. Hangi konularda hazırlıklı olmak gerekir?

* Toplantının amacı nedir?
* Toplantının çıktısı ne olacaktır? Anlaşma, orta yolu bulma, bilgilendirme
* O gün itibariyle planlanana karşı gerçekleşenler? Detay bilgiler hazır tutulmalı fakat gerektiği taktirde sunulmalı.
* Proje ekibinin gösterdiği gayretin sunumu: Ekibin gayretlerinin üst yönetim tarafından açıkça görülmesini sağlayın ki ekip içindeki motivasyon düşmesin.
* Mevcut durumda yaşanan problemler: teknik, parasal, tedarikçi, politik vb.
* Üst yönetimden bundan sonraki süreçte istenen desteğin açık ve net tanımı
* Karşılaşılma ihtimali olan risklerin tanımı, önleme ve düzeltme önerileriniz.
* Proje takım üyelerinin durumu. Değiştirilmesini istediğiniz takım üyesi var mı?
* Sponsorun beklentilerinin sorgulanması
* Müşteri beklentilerinde bir deşiklik oluşmuş ise sponsor ile paylaşılması ve proje yöneticisi olarak önerileriniz.

Yapılacaklar

* Toplantıya girmeden önce zaman, bütçe ve efor ilerlemeleri hakkında detaylı raporları mutlaka çıkarmış olun.
* Yapacağınız toplantı öncesinde ekip üyelerinin üst yönetimden aktarmak istedikleri konular hakkında bilgi almış olun.
* Yakın zamanda yapılmış ve yapılacak işler hakkında detaylı bilgiyi almış olun ki toplantı esnasında gündeme geldiğinde en doğru cevabı verebilin.

Her akşam haberlerde ABD ve Avrupa’daki kriz hakkında yorumlar  duyuyoruz. İlk başlarda dünya tersine dönüyor diye düşünmüştüm. Çocukluğumdan beri hasta adam olan hep bizdik, onlarsa hep sağlıklı, gürbüz kişilerdi.

Peki, etrafımızda bu kadar hasta varken bu hastalıklar  bize bulaşmaz mi? Ne yazik ki biz de şifayı kapacağız.

İşte risk yönetimi için bir fırsat. Riski hepimiz görüyoruz. Ekonomik krizin çıkma durumu.

Bu riski göz göre göre önleme ve düzeltme yöntemlerini düşünmezsek, işte o zaman kaybımız büyük olur.

Ekonomik krizi önleme imkanımız yok fakat kriz öncesinde neler yapmalıyız, kriz süresince neler yapabiliriz ve bu krizden nasıl daha güçlü çıkabiliriz diye düşünmek için zamanımız var.

* Krizi yönetmede size destek olacak çekirdek bir ekip belirleyin. Bu süreç bir proje olarak ele alınmalıdır ve bu yüzden bir takım çalışması gerektirir.

* Şirketinizin eksik gördüğünüz, geliştirilmesi gerektiğini düşündüğünüz yanlarını listeleyin. Normal zamanda kurum içinde yapılan operasyonel hataların neler olduğunu, bu hataların temel sebeplerini dikkatle inceleyin.

* Bu eksiklikleri listeleyip, önem sırasına dizin.

* En üstteki problemden başlayarak, bunların çözümü için yeni projeler açın ve düzenli olarak takip edin.

Ekonomik krizler şirketlerde muhakkak ki küçülme anlamına gelir fakat kriz sonrasına daha güçlü çıkmak için de bir fırsattır. Kriz süresince;

* İş süreçleri yeniden gözden geçirilir ve düzenlenir.
* Personelin becerilerini geliştirmek için en uygun zaman aralığı bu dönemdir.
* Kurum içinde yeni sistemlerin kurulması, test edilmesi için gerekli süre mevcuttur.
* İşlerin yoğunluğundan verimsizliği görülen fakat düzeltmeye fırsat bulunamayan süreçlerin temizlenmesi için en rahat dönem, bu dönemdir.
* Kriz sonrası için yeni ürün, yeni pazar araştırmaları bu dönemde yürütülebilir.

Projelerin hayati olmayanları rafa kalkarken, kriz sonrasına daha güçlü girmemizi sağlayacak projeler gündeme gelir.

Ekonomik kriz, herkes için zorluk demek ama kapitalizmin de bir gerekliliği. Madem seçtiğimiz model budur, o zaman sevdiğimiz gülün dikenine de katlanacağız. Önemli olan krize ne kadar hazırlıklıyız. Krizi fırsata çevirip, rakiplerimize göre krizden daha avantajlı çıkabilir miyiz?

Verdiğim eğitimlerin en başında (daha tanışma esnasında) katılımcılar, projelerde planlamanın, insanlarla iletişimin ve proje takibinin öneminden özenle bahsederler.

Daha sonra örnekler yapmaya başlayınca, planlamanın “sözde” değil özde önemli olduğunu ve hatta bir proje yöneticisinin planlamaya, proje takibine önemli bir zaman ayırması gerektiğini gördüklerinde, belki de gözleri korktuğu için, “planlamaya bu kadar zaman ayıramayız” şeklinde bir yorum yaparlar. 

Daha acımasız yorumlar da gelir; Mesela: “bu eğitim bizim ihtiyaçlarımıza karşılık gelmiyor. Bize, daha az planlama yaparak, projelerimizi yönetebileceğimiz bir yöntem gerekiyor.”

Veya bir başkası;

“bizim projeler çok farklı, bize özel bir planalama ve takip yöntemlerinin anlatıldığı bir eğitim gerekiyor.”

Veya bir başkası;

“Planlama önemli ama bizim bu kadar zamanımız yok.”

Veya bir başkası ve benim en çok sevdiğim;

“Bu eğitim çok teknik, bu yüzden bize uygun değil” – bu yorumu çok seviyorum çünkü teknik (elle tutulur, gözle görülür, ölçülebilir) şeyler anlatmaktan hoşlanıyorum ve bu yorum benim doğru işi yaptığımı bana tekrar tekrar hatırlatıyor ve “aman bu katılımcılar bu kadar teknik anlamazlar, daha basit anlatayım.” diye hiç bir zaman da kaygım olmuyor, olmayacaktır da. Bildiğimi, eğmeden, bükmeden anlatıyorum.

Psikoloji,sosyoloji bilimlerinin alt detaylarında yer alan liderlik, motivasyon, ekip yönetme gibi konuların uzmanı değilim ama tabiki bu konular üzerinde önemle durduğum zamanlar da oluyor. Fakat beşeri (insani) özellikleri ölçümlemenin zor olduğunu herkes bilir. Bu yüzden, ben eğitimlerimde katılımcılarıma elle tutulur sonuçlar vermeyi hedefliyorum. Benim verdiğim bir eğitimden sonra kimse şunu diyemez: “Hoca çok güzel anlattı ama bunları nasıl uygulayacağız, anlamadık.”

Dediğim gibi; benim eğitimime katılan bir kişi,  bir projede kapsam, zaman, maliyet, kalite, insan kaynakları, iletişim, risk, tedarik planlarının nasıl hazırlanması gerektiğini uygulayarak, öğrenir. İş yerinde uygular veya uygulamaz o başka ama know-how’dan daha önemli olan do-how’ı alarak eğitimden ayrılır.

Neyse, sonuç olarak, plan yapmadan proje yönetmek mümkün degildir. Begenseniz de, begenmeseniz de…

Merhaba,

Bir kamu kuruluşunda proje yöneticisi olarak görev yapmaktayım ama sizin bu sitede yazdıklarınızın çoğunu yapmıyoruz. Proje yöneticiliği kavramının da kurumumuzda 1 senelik mazisi var.

Çalıştığım kurumu ve üzerinde çalıştığım projemi paylaşmak istemiyorum fakat projem çok uluslu yani farklı ülkelerden insanlar görev alıyor projede..

Proje gereği farklı ülkeleri ziyaret ediyoruz. Bu ziyaretlerim sırasında proje yönetiminin içinin ne kadar dolu olduğunu gördüm. İnsanların bu konuda önceden bilinçlendirildiğini farkettim. Biz de ise olay şöyle oldu: “Her birim senede n adet proje yapacak” dendi bize de proje yöneticiliği görevi verildi. Başta açıkçası motive edici bir etki yarattı fakat 2-3 hafta sonra o etki yerini belirsizliklere bıraktı. Neresinden, nasıl ilerleyeceğiz belli değildi.

Şimdi beni üzen noktaya gelmek istiyorum: Açıkçası o yurtdışındaki projeye dahil olan insanlardan çok daha donanımlı olmamıza rağmen, planlama, organize olma, bürokratik engeller ve 1 kişinin her işe bakması gibi sebeplerden dolayı projenin ilerleyişinde uzunca bir süre kontrolü kaybettim. Benim onları yönlendirmem gerekirken, onlar beni yönlendirmeye başladı. Yaptığım hataları görüyorum ama bunu bir tek benim görmem yetmiyor.

Sizden aslında ne yapmam gerektiğine dair öneri beklemiyorum zaten sitenizde gerekli bilgileri paylaşmışsınız. Ben sadece içinde bulunduğum durumu ve tespitlerimi paylaşmak istedim.

Rumuz: Tutkulu PY

Müşteri, projedeki bütün sorumlulukları tamamen proje ekibine devrederek ve yeterince proje yönetimi süreçlerine dahil olmayarak, projenin başarısını riske atabilir.

İşte bu yazımda, müşteri durumunda olan paydaşların da proje yönetimi sürecindeki görevlerini ve tutumlarını ele almak istedim.

Projenin en başı (başlangıç süreci); Müşteri, proje yöneticisinden bir şey ister fakat ne istediğini aslında kendisi de tam bilmez, veya anlatamaz. İşte bu süreç en sancılı olan ve projelerde de belirsizliklerin sayısının en fazla olduğu döneme karşılık gelir. Bu süreçte proje yöneticisinin ihtiyaçları ortaya çıkarabilmesi için hem çok soru sorması, hem de geçmişteki (kurumsal/bireysel) deneyimlerden yararlanması gerekir. İhtiyaçların netleşmesi, detaylı planın güvenilir olmasını sağlayacaktır.

Müşteri açısından baktığımızda da;

• Gereksinimler hakkında detay bilgi vermeme. Eğer, müşteri gereksinimlerini başlangıçta plana tam yansıt(a)madıysa, en tehlikeli sonuca hazır olun: KAPSAM KAYMASI
• Gözden geçirme çalışmalarına müşteriden son sözü söyleyeceklerin olabildiğince proje yürütme sürecinde katılımlarını sağlamak. Yetkisi yeteri düzeyde olmayan müşteri temsilcileri proje ekibiyle uzun süre çalışırlar, belirli noktaya projeyi getirirler. Tam o sırada yukarıdan daha yetkili birisi o saate kadar konuşulanların tam zıttı bir istekte bulunur.  Herşeyi sil baştan düşünmek gerekir.
• Genellikle işi en iyi bilen işi yapan kişinin kendisidir. Bu yüzden, ortaya çıkacak ürünü kullanacak olanın da fikirlerini almak gerekir. İşi yapan kişiler, genellikle yetki açısından düşük seviyede olduklarından çoğu zaman proje yöneticisi veya müşteriyi temsil eden yönetici bu detayı görmez ve son kullanıcı düşünmeden bir ürün ortaya çıkarırlar. Sonuçta ne yazık ki ortaya çıkan ürün ihtiyaçlara karşılık vermemektedir.
• Müşteriyi de proje planlamaya, takip süreçlerine dahil etmek çok önemlidir. Bir proje ekibinin planı tek başına yapması yerine müşterinin desteğini alarak, yapması, projenin daha fazla sahiplenilmesini sağlar, katılımı artırır.
• Projenin başarısı sadece projeyi yürüten ekibin başarısı olarak değil, müşterinin de başarısı olarak lanse edilmelidir. Yine ortaya çıkan ürünün müşteri tarafından sahiplenilmesi ve hatta etkin olarak kullanlımasını sağlar.

——————-o————————

Cumhuriyet Bayramınız Kutlu Olsun.

PMP Sınavına 31 Ağustos ile 3 Ekim arasında girenlerin sonuçlarının sistem tarafından yanlış değerlendirildiği duyuruldu. Hatanın tekrar gözden geçirilerek, mağdur olanların durumunun düzeltidiğine dair bu sabah bir mail gönderildi

İki proje planı arasındaki farkları en kolay nasıl karşılaştırırsınız? Bugün MS Project 2010 ile bunun nasıl yapılacağını anlatacağım.

Aslında bu özellik 1995’teki MS Project versiyonunda bile yer almaktaydı fakat araç çubuklarının içinde bir buton olarak durduğu için çok fazla dikkat çekmezdi.

Neyse… versiyon 2010 için konuşalım.

Önce basit bir proje planı hazırlıyoruz ve bu planı kaydediyoruz.

Şimdi ikinci proje planımızı hazırlayalım. Bu biraz daha kötümser olsun. Sonra bu dosyayı da başka bir isimle kaydedin.

Şimdiii… bu iki plan arasındaki farkları görmek için Project menüsünü işaretleyin ve Compare Projects butonunu tıklayın

Karşınıza bir pencere belirecektir. Bu pencereden eski versiyonlu proje planını da seçiniz.

OK tuşuna bastığınızda iki proje planının karşılaştırılmış halini içeren yeni bir proje dosyası açılacaktır.

Bu zamana kadar, Blog sayfamda, PMBOK 2008’in Proje Başlatma ve Planlama Süreçlerinin alt süreçleri hakkında bilgiler paylaşltım. En son 29 Temmuz 2011’deki “Proje Yönetim Planının Geliştirmesi – PMBOK 2008” yazımla birlikte Başlatma ve Planlama süreçlerinin tüm alt süreçlerinden Blog sitemin içinde bahsetmiş oldum.

Bugünden itibaren, Yürütme Süreç Grubu’nun detayındaki alt süreçleri tanıtmaya başlayacağım. Tabi ki ilk ele alınması gereken alt süreç Entegrasyon Yönetimi Bilgi Alanı içindeki “Projenin Yürütülmesinin Yönlendirilmesi ve Yönetilmesi”’dir. Bu süreç, hazırlanan plana göre proje içindeki aktivitelerin fiilen yapılmasını ve bunla ilgili konuları ele alır.

Projenin Yürütülmesinin Yönlendirilmesi ve Yönetilmesi

Projenin hedeflerine ulaşmak amacıyla proje yönetimi planında tanımlanan çalışmaların yerine getirilmesi sürecidir.

• Proje gereksinimlerini yerine getirmeye yönelik aktivitelerin gerçekleştirilmesi;

• Proje teslimatlarının üretilmesi;

• Proje için atanan ekip üyelerinin görevlendirilmesi , eğitilmesi ve yönetilmesi;

• Malzeme, araç, cihaz ve tesislerin elde edilmesi, yönetilmesi ve kullanılması;

• Planlanan yöntem ve standartların uygulanması;

• Proje ekibinin içindeki ve dışındaki proje iletişim kanallarının kurulması ve yönetilmesi ;

• Tahminleri kolaylaştırmak üzere, maliyet, zaman çizelgesi, teknik ilerleme, kalite açısından ilerleme ve durum gibi alanlardaki proje verilerinin üretilmesi;

• Değişiklik taleplerinin çıkarılması ve onaylanan değişikliklerin projenin kapsamına, planlarına ve ortamına uyarlanması;

• Risklerin yönetilmesi ve risk yanıt aktivitelerinin uygulanması;

• Satıcıların ve tedarikçilerin yönetilmesi;

• Alınan derslerin toplanması ve belgelenmesi ve onaylanan süreç iyileştirme aktivitelerinin uygulanması.

Neye İhtiyacımız var? (Girdiler)

Proje Yönetim Planı

Onaylanmış Değişiklik Talepleri

Nasıl Yapılır? (Araç ve Teknikler)

Uzman Görüşleri ve Proje Yönetimi Bilgi Sistemi

Ortaya Ne Çıkar? (Çıktılar)

Teslimatlar: Bir süreci, fazı ya da projeyi tamamlamak için üretilmesi gerekli olan her türlü ürüne, sonuca veya hizmete teslimat adı verilir.

Çalışma Performans Bilgileri: Proje aktivitelerine ilişkin bilgiler, proje ilerledikçe düzenli olarak toplanır.

Örnegin:

• Fiili Başlangıç Zamanı

• Fiili Bitiş Zamanı

• Fiili Süre

• Fiili Maliyet

• Fiili Efor

• Yüzde Tamamlanma Oranı

İş hayatında bir takım etik kurallara göre hareket etmemiz gerektiğini hepimiz biliriz. Ben bu konuyla ilgili ilk dersimi (gerçek anlamda ders) Orta 1’de seçmeli Ticaret Dersinde almıştım. Hocasını çok sevdiğim için seçtiğim bu derste anlatılanların çoğu hala aklımdadır. O zamanlar “etik” kelimesinin geçtiğini pek hatırlamıyorum. Bu konunun anlatıldığı bölüm “İş Ahlakı” olarak geçerdi.

Yıllar sonra aynı konu, PMP Sınavına hazırlanırken yine karşıma çıkınca çok şaşırmıştım. Çünkü ben (Endüstri Müh.) lisans derslerimin arasında bile bu konuyla ilgili tek bir satır okuduğumu veya derste bu konuda bir tartışma yaşandığını hiç hatırlamıyorum.

Neyse… gelelim PMI’ın özellikle üzerinde durduğu etik kurallara… 

1. Rüşvet konusu: Bu konuda PMI, sınav sorularında aşırı derecede hassas davranıyor ve rüşveti tamamen yasaklıyor.
2. İnsan, çevre sağlığı: Eğer çalıştığınız projeler insan, hayvan, çevre gibi alanlara zarar verici olacak ise bu tarz projelerde bulunulmamalı hatta sonuçları konusunda herkes bilgilendirilmelidir.
3. Çalıştığınız kurumun telif hakları olan konularda veya gizli bilgileri hakkında işten ayrılsanız bile asla bilgi vermemelisiniz.
4.  İnsan hayatı için tehlikeli olan bir ürün piyasaya çıkmış olsa bile bu ürün geri toplatılmalıdır.
5. Farklı ülkelerde yapılan projelerde o ülkedeki uygulamaları, adetleri, görenekleri de gözlemleyerek ve uyum sağlayarak, projeyi idare etmeniz gerekir.
6. Bir projeden haksız yere kazanç sağlama imkanınız oluşmuşsa (dayınıza, eniştenize iş paslama hali) bu durumu gördüğünüz anda karar vericilerin arasından çekilmeniz gerekir.
7. İşini savsaklayan, gevşek tutan kişiyi proje sponsoruna rapor etmeniz gerekir.

 Sınavda bunun gibi konularda 15’den fazla soru çıkıyor. Bilginize… Umarım bütün üniversite bölümlerinin ders kitaplarına da böyle bir konu eklenir.