Month: June 2010

“PMP Sınavı Hazırlık Eğitiminin” Hazırlık Kontrol Listesi

“PMP Sınavı Hazırlık Eğitimi” organize eden sorumluların dikkatine…

  • PMP sınavı hazırlık eğitimi için seçilenler, bu eğitimden önce herhangi bir Proje Yönetimi eğitime katılmış olmaları gerekir? (Toplam 35 saat PY konusunda eğitim almış olma şartını sağlıyor mu?)
  • Eğitime gönderilecek katılımcı, 4.500 saat projelerde görev almış olma şartını sağlıyor mu?
  • Katılımcı adayı PMP Sertifikasını kariyer gelişimi için bir hedef olarak görüyor mu?
  • Katılımcılara eğitimin amacı ve içeriği gönderildi mi?
  • Katılımcılara eğitmen ve eğitim veren kurum hakkında bilgi verildi mi?
  • Eğitimin süresi,  başlangıç ve bitiş saati hakkında bilgi verildi mi?
  • Katılımcının yöneticisine bu eğitimin içeriği – amacı – süresi konusunda bilgi verildi mi?
  • Eğitim salonu belirlendi mi?
  • Bu eğitimin bilgisayarsız yapılacağı konusunda bilgi verildi mi?
  • Eğitim boyunca, katılımcıların İngilizce okudukları bir metni kolayca anlayabilceği varsayılacaktır. Bu konuda katılımcılara bilgi verildi mi?

“MS Project Server 2007 (Proje Yöneticileri ve Takım Üyeleri için) Eğitimi” Hazırlık Kontrol Listesi

“MS Project Server 2007 (Proje Yöneticileri  ve Takım Üyeleri için) Eğitimi” organize eden sorumluların dikkatine…

  • Eğitime katılacaklar belirlendi mi?
  • Katılımcılara eğitimin amacı ve içeriği gönderildi mi?
  • Katılımcılara eğitmen ve eğitim veren kurum hakkında bilgi verildi mi?
  • Eğitimin süresi başlangıç ve bitiş saati hakkında bilgi verildi mi?
  • Katılımcının yöneticisine bu eğitimin içeriği – amacı – süresi konusunda bilgi verildi mi?
  • Eğitim salonu belirlendi mi?
  • Her katılımcı için 1 adet bilgisayar ayarlandı mı?
  • Bilgisayarlarda MS Project Prof.2007 yüklü mü?
  • Eğitmene, katılımcılar hakkında bilgi ulaştırıldı mı?
  • Eğitmene, eğitim yeri – ilgili kişi – irtibat numarası gibi konularda bilgi verildi mi?
  • Project Server 2007  kuruldu mu?
  • Eğitmene, eğitim esnasında yardımcı olacak bir Bilgi İşlem görevlisi belirlendi mi?
  • Eğitime katılacaklar için Project Server’da hesap açıldı mı?
  • Eğitime katılacakların bilgisayarlarında Project Server bağlantısı test edildi mi?
  • MS Project Prof. ile Project Server arasında bağlantı sorunsuz kurulabiliyor mu?
  • Project Server  – Sharepoint entegrasyonu sorunsuz çalışıyor mu?
  • Data Analysis Server etkin çalışıyor mu?
  • Eğitim boyunca katılımcıların Microsoft Office programlarını rahatlıkla kullanabilecekler varsayılacaktır. Katılımcılar buna dikkat edilerek mi seçildi?

“MS Project Prof. Eğitimi” Hazırlık Kontrol Listesi

“MS Project Prof. 2007 Eğitimi” organize eden sorumluların dikkatine…

  • Eğitime katılacaklar belirlendi mi?
  • Katılımcılara eğitimin amacı ve içeriği gönderildi mi?
  • Katılımcılara eğitmen ve eğitim veren kurum hakkında bilgi verildi mi?
  • Eğitimin süresi, başlangıç ve bitiş saati hakkında bilgi verildi mi?
  • Katılımcının yöneticisine bu eğitimin içeriği – amacı – süresi konusunda bilgi verildi mi?
  • Eğitim salonu belirlendi mi?
  • Her katılımcı için 1 adet bilgisayar ayarlandı mı?
  • Bilgisayarlarda MS Project Prof.2007 yüklü mü?
  • Eğitmene katılımcılar hakkında bilgi ulaştırıldı mı?
  • Eğitmene eğitim yeri – ilgili kişi – irtibat numarası gibi konularda bilgi verildi mi?
  • Eğitim boyunca katılımcıların Microsoft Office programlarını rahatlıkla kullanabilecekler varsayılacaktır. Katılımcılar buna dikkat edilerek mi seçildi?

“Proje Yönetimi Eğitimi” Hazırlık Kontrol Listesi

“Proje Yönetimi Eğitimi” organize eden sorumluların dikkatine…

  • Eğitime katılacaklar belirlendi mi?
  • Katılımcılara eğitimin amacı ve içeriği gönderildi mi?
  • Katılımcılara eğitmen ve eğitim veren kurum hakkında bilgi verildi mi?
  • Eğitimin süresi, başlangıç ve bitiş saati hakkında bilgi verildi mi?
  • Katılımcının yöneticisine bu eğitimin içeriği – amacı – süresi konusunda bilgi verildi mi?
  • Eğitim salonu belirlendi mi?
  • Bu eğitimin bilgisayarsız yapılacağı konusunda bilgi verildi mi?

Eğitim Verirken, Aldığım Dersler

Eğer eğitim firmanın kendi yerindeyse, katılımcılar, dinlenme aralarında işlerine dalarlar ve 15 dakikalık aralar uzar. – Bu yüzden aralar 10 dakika verilmelidir.

Katılımcılar, eğitim esnasında işlerini de idare etmek isterler ve cep telefonlarını açık bırakırlar. Eğitimin ortasında telefon çalar, dikkat dağılır, hatta katılımcı ince bir tonda konuşur, sesler birbirine karışır – Nazikçe müdahale edilmeli. Yakında jammer almak zorunda kalacağım.

Katılımcıların önemli bir bölümü, “duyduğumuzu aklımızda tutarız”, gibi bir yargıya sahiptir. Anlatılanları, yazma gereği hissetmez. – Eğitimin sonuna bir sınav koyarsınız dikkatler artar.

Katılımcı eğitime gelir ama hangi eğitime geldiğinden, eğitimin içeriğinden, süresinden bir haberdir.– Yapacak fazla bir şey yok.

“Biz zaten bunları biliyoruz” profiline sahip katılımcılar vardır. – Konu anlatımları esnasında, sık sık derin deneyimlerine başvurmaya gayret ederim.

Özellikle kurum içi eğitimlerde, eğitimin tam ortasında çay, kahve ile içeriye giren görevli tüm dikkatlerin dağılmasına, anlattığınız şeyi unutmanıza sebep olur. Çünkü gelen o çay, kahve mutlaka dökülür. Eğitimin ortasında bir grup ayaklanır, acele acele peçete aranır, kitaplar ıslanmıştır, “fazla kitabınız var mı, Hocam” diye sorulur. – Yedek kitap taşımak gerekir.

Bir konuyu anlatırken, katılımcılar arasında eğitmenin anlayamadığı konuşmalar ve gülüşmeler olur, özellike tahtaya bir şeyler yazarken  – Farklı sebeplerden olabilir. Geçilmesi gereken adımlar: 1- Fermuarını kontrol et. 2- Söylediğin bir söz grup içinde bir anlam ifade etmekte, bunun için sesler yükselmiş olabilir. 3- Birisinin yanlışlıkla damarına bastım, bundan dolayı gülüşmeler arttı. – Gruptan gelen elektriğe göre gerekli önlem al.

Projelerde Değişiklik Yapma Adımları

1. Değişikliğin sebebini önleyin: Proje Yöneticisinden, sadece değişiklik yönetimine odaklanması beklenmez. Bunun yanısıra değişikliğe sebep olan faktörleri de ortadan kaldıracak önlemleri alması beklenir.

2. Değişikliğin tanımlanması: Değişiklikler, temel planlara uyumu sağlamak amacıyla, proje yöneticisinden gelebilir. Ayrıca sponsor, müşteri veya takım üyeleri de değişiklik talebinde bulunabilir. Proje Yöneticisi bütün bu kaynaklardan gelebilecek değişikliklere hazırlıklı olmalıdır çünkü değişiklikleri erken farketmek, projenin başarısızlığa sürüklenmesini engeller.

3. Değişikliğin etkisine bakın: Eğer kapsamda bir değişiklik olursa kapsamdaki eski ve yeni durumu karşılaştırın. Sürede bir değişiklik olursa, zaman planının eski ve yeni halini karşılaştırın…

4. Değişiklik talebinde bulunun: Değişikliker, proje yönetim planı üzerinde veya ürün kapsamı üzerinde olabilir. Değişikliklerin büyüklüğüne göre bu bilginin kiminle paylaşılacağı önemlidir.

5. Entegre değişiklik kontrol sistemini yürürlüğü al: Değişiklik, diğer proje kısıtlarını nasıl etkilemiştir?

  1. Değişikliği değerlendirin: Değişiklik talebi, mevcut projeniz kapsamında mıdır? Evetse, gelen değişiklik talebi proje için faydalı mıdır, gerekli midir, değerlendirmesi yapılır. Buna göre değişiklik kabul veya red edilir. Cevap “Hayır” ise bu değişiklik talebi bir başka proje kapsamında ele alınmalıdır.
  2. Seçeneklere bakın: Değişiklikleri uygulamak için seçenekler farklı şekilde karşımıza çıkabilir; Tehditleri azaltmak ve fırsatları artırmak için süre kısaltma, maliyet avantajı yaratma, kapsam değişikliği yapma gibi alternatifler düşünülmeldir.
  3. Değişiklik kabul veya red edilir: Eğer değişiklik, proje yönetim planını, temel planları, şirket politika ve prosedürlerini, başlatma belgesini, vb etkiliyor ise Değişiklik Yönetim Politikasına başvurmak gerekir. Proje Yöneticisinin, değişiklikleri kabul etme yetkisi var mı? Eğer yetkisi yoksa, Değişiklik Onay Komitesi’nin onayına başvurmak gerekir. Değişiklik onaylanırsa sonuçları proje dokümanlarına kaydedilir ve değişiklik uygulanmak üzere planlar güncellenir.
  4. Değişiklik kontrol sistemindeki değişimin durumu güncellenir: Herkesin değişikliğin son halini görmesi sağlanır.

 6. Proje yönetim planını, temel planları ve dokümanları düzeltin: Onaylanan değişiklikler, proje temellerini etkileyebilir. Değişiklikler, diğer plan kısımlarının değişmesine sebep olabilir.

7. Değişiklikten etkilenen paydaşları iletişim yöntemlerini kullanarak, beklentirlerini yönetin: Değişikliklerden etkilenen ve haber verilmesi gereken kişileri belirleyin ve geç kalmadan tüm değişiklikleri açıklıkla haber verin.

8. Proje Yönetim planını ve proje dokümanlarını revize edin.

Açılın, Açılın biraz. Ben PMP’yim.

  • Projeleriniz gecikiyor ve sebebini bilemiyor musunuz? Gecikme sebeplerini açıkça ortaya çıkarabilirim.
  • Müşteri isteklerinin projeyi nasıl etkileyeceğini, ortaya koyabilirim.
  • Bir projenin sadece zaman değil, bütünleşik (kapsam, maliyet, kalite, iletişim vb.) planını çıkartabilirim.
  • Değişiklikleri sadece zaman veya maliyet üzerinden değil, kapsam, kalite, insan kaynağı gibi konularda inceleyebilir ve raporlarım.
  • Bir şirketin çalışanlarına Proje Yönetimi metodunu anlatabilirim ve ortak bir dil oluşmasına yardımcı olurum.
  • Kurum içinde proje yönetimi metodu oluşturabilirim.
  • Proje paydaşları arasında beklentilerin dengelenmesi için önerilerde bulunabilirim.
  • Proje dokümantasyonu yapabilirim.
  • Proje Yönetimi için şirketin ihtiyaç duyduğu organizasyon ile ilgili öneride bulunabilirim.
  • Proje Ofisi kurulmasında önerilerde bulunabilirim.
  • Proje Ofisinin işleyişinde görev alabilirim.
  • Proje paydaşları arasında iletişim ve koordinasyon merkezi olabilirim.

(Tüm PMP’ler adına yazdım. Proje Yöneticisi arayanların dikkatine…)

İletişimin Planlanması – PMBOK

Proje paydaşlarının bilgi ihtiyaçlarının belirlenmesi ve bir iletişim yaklaşımının tanımlanması sürecidir.

İletişimin Planlanması süreci, paydaşların bilgi ve iletişim ihtiyaçlarına yanıt vermek için yürütülür; örneğin, kimin hangi bilgiye ne zaman ihtiyaç duyacağı , bu bilgilerin onlara nasıl ve kimin tarafından verileceği gibi konularda kararlar alınır.

İletişimin yanlış planlanması veya hiç planlanmaması mesajların iletilmesinde gecikmelere, hassas bilgilerin yanlış yerlere gönderilmesine ve bazı paydaşlara eksik bilgi gönderilmesine yol açabilir.

Etkin iletişim, bilginin doğru içerikte, doğru zamanda ve doğru etkiyi yaratacak şekilde sunulması demektir.

Verimli iletişim ise sadece gerekli bilgilerin sunulması anlamına gelir.

Neye İhtiyacımız Var?

İletişimin planlanabilmesi için öncelikle Paydaş Listesi elinizin altında olmalıdır. Paydaş Listesi’ni inceleyerek, hangi paydaşı nasıl yönteceğinize dair bir strateji geliştirmelisiniz. Geliştirdiğiniz stratejilerde hangi paydaşa hangi bilgileri göndereceğinizi veya hangi bilgileri alacağınızı belirlemekte yardımcı olacaktır.

Nasıl Yapılır?

İletişim Analizi ve İletişim Teknolojisini belirleyerek, iletişim planına ulaşılabilir. Yapılması gereken şey, proje sürecinde Gantt Şemasına da bakarak, öncelikle Major Toplantıların (Üst Yönetime, Sponsora) zamanına, katılımcılarına, yerine, gündemine karar vermek, daha sonra  Minor Toplantıların sıklıklarını belirlemek ve aynı şekilde olmazsa olmaz katılımcıları, gündem konularını belirlemek olarak özetlenebilir.

Ayrıca bilgi akışında kullanılacak araçlar, teknoloji, formlar, yazılımlar da netleştirilir. Bu araçların neler olduğu proje ekibine tanıtılmalıdır.

Ortaya Ne Çıkar?

İletişim planı, herkesin baktığında bu projede iletişimin nasıl yapılacağını anlaması gereken bir doküman olmalıdır.

İçinde örneğin;

  • Takım üyeleri gerçekleşme verilerini ne sıklıkta Proje Yöneticisine ve nasıl aktaracaklardır?
  • Proje Yöneticisi, üst yönetimi veya müşteriyi ne sıklıkta ve hangi bilgi içeriği sunarak bilgilendirecektir.
  • Üretilen bilgiler nasıl arşivlenecektir.
  • Rapor formatları, sıklığı, kimden kime gönderileceğine dair yaklaşım.
  •  ve daha fazlası…