Proje Yonetimi – MS Project – PMP – PMBOK

İstanbul Kurumsal Gelişim olarak Türkiye’de bir ilke daha imza attık ve “Enerji Sektöründe Proje Yönetimi” konulu ilk açık kursumuzu gerçekleştrdik. Enerji sektöründen farklı firmaların katılımcıları ile temelde aşağıdaki konular incelendi.

Genel Bakış

• Yenilenebilir Enerji
• Yenilenebilir Enerji Türleri
• Dünya ve Türkiye Enerji Piyasası
• Büyüme ve Enerji İhtiyacı
• Türkiye’de Yenilenebilir Enerji Potansiyeli
• Dünya’da ve Türkiye’de Yenilenebilir Enerji Politikaları

Rüzgar Enerjisi

• Rüzgar Enerjisi Sektörü
• Rüzgar ve Özellikleri
• Rüzgar Ölçümü
• Rüzgar Türbini ve Komponentleri
• Şebeke Bağlantısız ve Şebeke Bağlantılı Rüzgar Enerjisi Sistemleri
• Rüzgar Enerjisi Sistemi Komponentleri
• Rüzgar Elektrik Santrali
• Rüzgar Elektrik Santrali Proje Planlama ve Yönetimi
• Rüzgar Elektrik Santrali İşletme ve Bakım
• Denizüstü (Offshore) Rüzgar Elektrik Santrali
• Rüzgar Enerjisi Sistemlerinin Ekonomisi ve Finansmanı
• Rüzgar Enerjisi Hukuki Süreçler
• Rüzgar Enerjisi ve Çevre
• Binaya Entegre Rüzgar Enerjisi (BERE) Sistemleri

Güneş Enerjisi

• Güneş Enerjisi Sektörü
• Güneş Pili (PV)
• Şebeke Bağlantısız ve Şebeke Bağlantılı Güneş Pili Sistemleri ve Komponentleri
• Güneş Pili Elektrik Santrali Proje Planlama ve Yönetimi
• Güneş Pili Elektrik Santrali İşletme ve Bakım
• Diğer Güneş Enerjisi Teknolojileri; Konsantre Güneş Enerjisi (CSP) Sistemleri
• Güneş Enerjisi Sistemleri Ekonomisi ve Finansmanı
• Güneş Enerjisi Hukuki Süreçler
• Binaya Entegre Güneş Enerjisi (BEGE) Sistemleri

Geleceğe Bakış

• Enerji Verimliliği
• Yeşil Sertifikalar
• Karbon Kredileri
• Gelecekte Yenilenebilir Enerji
• Yeni Teknolojiler

Bir projenin ortasında proje yöneticisinin değiştiğini varsayalım ve yeni proje yöneticisi olarak da siz atandınız. Projeye atanmanızın farklı sebepleri olabilir. Örneğin:

• Önceki proje yöneticisi, ekibi ve projeyi etkin yönetememiş, olabilir
• Önceki proje yöneticisi, müşterinin güvenini kaybetmiş, olabilir.
• Önceki proje yöneticisinin projeyi yönlendirecek yeterli tecrübesinin olmadığı görülmüş, olabilir

Sorun ne olursa olsun, projeyi devralmak ve ileri götrmek için bazı adımlardan geçmek gerekiyor. Bir projeyi yarısından itibaren devraldığınızda şu adımları uygulamaya gayret gösterin.

1. Proje planı: Önceki proje yöneticisinden veya takım üyelerinden proje planını isteyin. Projenin amaç ve kapsamı hakkında detaylı bilgi almaya çalışın.
2. Yapılan işler: Bu zamana kadar yapılan işleri ve ulaşılan kilometretaşlarının neler olduğunu öğrenin.
3. Proje takımı ile iletişim: Proje takımı başarısız bir proje süreci yaşadıysa kaybolan motivasyonu tekrar yükseltmeniz gerekecektir. Bu yüzden kendinizi en kısa zamanda ekibe tanıtın ve çalışma yönteminizi aktarın.
4. Proje ofisinden detaylı bilgi alın: Etkin çalışan bir proje ofisi var ise bu ofisten projenin durumu, müşterinin beklentileri konusunda en güncel durumu öğrenmeye çalışın.
5. Planlar güncel değil veya eksikse: Bir tarih belirleyip, bu tarihten sonrası için yepyeni bir plan hazırlayın ve bunu ekip üyeleriyle paylaşın. Bu motivasyonu yükseltecek ve sorumlukları netleştirecektir. Asla geçmişte yaşananları, planlamaya da çalışmayın.
6. Müşteriyle tanışın: Yeni proje yöneticisi olarak, müşteriyle tanışıp, ihtiyaçlarını tekrar değerlendirin. Beklentileri netleştirip, önceki proje yöneticisi ile uzlaşılamayan konular varsa bunları ortaya çıkarın.
7. Toplantıları bir düzene oturtun: Kendi üst yönetiminizle, müşteri ile ve ekibinizle yapacağınız toplantıları bir düzene oturtun. İletişime önem verin ve bunu tüm paydaşlara hissettirin. Bu pek çok problemi ortaan kaldıracaktır.

TRT’de MS Project eğitimlerine başladım. Hazır buraya gelmişken, TRT Market’den de arşivlerden derlenmiş bir kaç eser seti ve bir de Nostaljik Görünümlü TRT Logolu radyo alma imkanı buldum.

Herkese tavsiye ederim.

Kim, ne zaman müsait. Outlook Calendar ve Contacts ile entegre çalışan süper bir site.

Programımı görmek çin http://tungle.me/gokremtekir. Ben bağlantılarımın arasına ekledim.

Bütün proje yöneticilerine, takım üyelerine kesinlikle tavsiye ederim. Zaman yönetiminde çok büyük kolaylık sağlayacaktır.

Tamamen ücretsiz.

Projenin veya ürünün ihtiyaç duyduğu kalite kritelerinin belirlenmsi ve dokümante edilmesi Kalite Planlama olrak bilinir. Proje Yöneticisi, projesinin kaliteli yönetilmesi için ve müşterinin ihtiyacı olan ürünün istenen kaliteye ulaşabilmesi için kalite planlamasına çok önem vermelidir.

 PMI da, bu yüzden Kalite Yönetimine ayrı bir önem verir; “Kalite Yönetiminden kim sorumludur” şeklinde bir PMP’lik sorusunun cevabı “Herkes” olarak işaretlenmelidir.

 Neye İhtiyacımız Var?

Gereksinim Listesi, Kapsam Tanımı, WBS , bilgileri, projenin kapsamını anlatacağı için Kalite Planlama için gereklidir. 

 Ayrıca, proje paydaşlarını da bilmemiz gerekir ki beklentilere göre kalite planları değişikliğe uğrayabilir.

Kalite için ayırabileceğiniz bütçeyi ve yanısıra kalite kriterlerinin hangi aktivitelerde uygulanacağını bilmek için zaman planı girdilerimiz arasınadır.

 Nasıl Yapılır?

Bu konuda bir çok teknik sıralanmıştır.

 Fayda/Maliyet Analizi: Kalitede sınır yoktur. Sınır kalite için harcayabileceğiniz bedeldir. Bu yüzden maliyet ile fayda arasındaki ilişkiye bakarak, kalite seviyesi belirlenir.

 Bazı istatistiksel yöntemler. Örneğin; kontrol grafikleri, istatistiksel örnekleme gibi.

 Bunun haricinde, kıyaslama, deney tasarımı, akış diyagramı oluşturma gibi teknikler de kalite planlama da kullanılır.

 Ortaya Ne Çıkar?

Bu sürecin çıktısı çok önemlidir. Proje Yönetim Takımı, kalite planı hazırlayarak, proje içindeki işlerin, teslimatların olmasını istedikleri özellikleri ortaya çıkarmış olacaklardır.

 Daha açıkçası, işlerin yapılış şekilleri veya ara hedeflerde ortaya çıkacak sonuçların özellikleri. Örneğin bir araştırma ve veri toplama aşamasının nasıl yapılacak ve çıktısı ne olacak bilgisi aşağıdaki gibi planlanabilir.

• En az 1.000 kişi ile mülakat yapılacak.
• Mülakatları psikolog uzmanlar gerçekleştirecek.
• Araştırmada şu sorulara yer verilecek.
• Araştırma sonuçları şu formatta, şu yetkiliye raporlanacak.

• Satın alma aktiviteleri.
  • Eğer bir ürünün satın alınması 90 gün sürecekse, satın alma aktivitesi yazıp, 90 gün süre vermek ve hatta bir de satın almadan sorumlu kişiyi atamak önemli bir yanlıştır. Çünkü MS Project o satın almadan sorumlu kişiyi 90 gün boyunca 8 saat çalışacak şekilde anlar. Sanki satın alma sorumlusu satın almıyor da tedarikçinin işini yapıyor gibi bir sonuç çıkar.
• Rutin işler
  • Proje Yöneticisi, projesini yönetmek adına harcadığı eforu göstermek için projenin başından sonuna kadar bir aktivite çizer. Bu aktiviteye de kendisini tam zamanlı atar. Böylece MS Project’in hesaplamaya çalıştığı Kritik Yol ortadan kalkar.
• Süreç Haritası Oluşturma Gayretleri
  • Bazı kullanıcılardan gelen talep, MS Project’i, MS Visio gibi kullanma gayreti olduğunu gösteriyor. Neden aktivitelerin bağlantıları geriye doğru yapılamıyor? gibi sorularla karşılaşıyorum. Bunun cevabı aslında basit: Visio, mantıksal diyagramlar kurar ve süreç haritalarını çizersiniz, MS Project’te ise Network diyagramı oluşturursunuz ve işin içine zaman girdiği için oklar geri dönemez.
• Özet Görevleri Bağlama
  • Hemen hemen tüm MS Project kullancılarında istisnasız gördüğüm hata Summary Task bağlantıları. ÖZET GÖREVLERE ÖNCÜL – ARDIL TANIMLAMAYIN.
• Eksik Öncül – Ardıl
  • PMI’ın son PMBOK’ta da en sonunda yer verdiği her aktivitenin en az 1 öncülü 1 ardılı olsun ifadesi MS Project kullananlar için çoğu zaman dikkat edilmiyor.
• Aktiviteye kaynak atamada sağ taraftaki Resouce Name kolonu sorumlu tanımlamak için değil, işi yapacak kişiyi tanımlamak için kullanılır.
• Resource Sheet’de Max Units. kolonununun kullanımı. “Bu kaynak bu projede %50 zaman ayıracak” diye düşünüp, Max Units değerini %50 yazmak da bir başka hata… O kaynak için %100 yazın, aktivitelere atarken %50 veya daha az performans ile atayın.
• Makinaları Material tipinde tanımlamak ve atamak, diğer bir hata
• Aktivitelerin Task Type ifadelerini Fixed Duration yapmak, aktiviteyi erken bitirme ihtimalinizi ortadan kaldırır.
• Aktivitelerin başlangıç veya bitiş tarihlerini elle girivermek. (Madem aktivitelerin tahilerini siz biliyorsunuz, o zaman MS Projcet’e ne gerek var? Önünüze bir takvim alın, üzerini işaretleyin)
• MS Porject’i olmayanlar için planı Excel olarak kaydetmek ve başkalarına bu şekilde göndermek. Tabi gönderdiğiniz kişi hiç bir şey anlamaz çünkü İş Kırılım Yapısı kaybolmuştur.

Diğer hataları da eğitimlerimizde konuşalım.

MS Project’i bir de bizden dinleyin.

Çok basit ve kısa süren bir araştırma. Siz de kolayca yapabilirsiniz.

 Az önce www.kariyer.net sitesine girdim. Saddece İstabul için önce “Proje Yöneticisi” kelimesini kullanarak, verilen iş ilanlarını döktüm. 2010 yılı itibariyle 100 adet içnde “Proje Yöneticisi” kelimesi içeren ilan buldum.

Daha sonra “PMP” ifadesi içeren iş ilanlarını araştırdım. 26 adet buldum. Tek tek inceledim iki ilanda “PMP” ifadesini farklı anlamda kullanmış. Yani 24 ilan PMP sertifikasına sahip Proje Yöneticisi arayışında.

 Bu da ilanların %24′ü eder. Bu sayının PMBOK’ın ve PMP sınavının Türkçeleşmesiyle daha da artacağını sanıyorum.

İstanbul Proje Yönetimi Derneği tarafından 2-3 Nisan 2010 tarihinde The Marmara Otel’inde yapılacak Dinamikler Kongresinin bu seneki konusu Öğrenilmiş Dersler.

Dinamikler, İstanbul Proje Yönetim Derneği’nin her yıl düzenlediği ülkemizdeki ilk ve yegane proje yönetimi kongresi olarak geniş bir katılımcı kitlesine hitap etmektedir.  Amacı proje yönetiminde profesyonellik ve kaliteyi üst seviyelere taşımaktır. Bu sayede mesleki gelişim sağlamayı ve farklı sektörlerden proje yöneticilerini bir araya getirip, tanıştırmayı hedefler.

*Öğrenci ücreti, lisans öğrencileri için geçerlidir.

Detaylı bilgi almak için:

SystemTur
İlgili Kişi: Billur Tufan
Adres: Muratpaşa Sok. Nurtaş İş Merk. 1/30 34722 Ziverbey, Kadıköy İstanbul
Tel: 90.216.414 44 95
Faks: 90.216.414 24 08
E-Posta: dinamikler10@systemtur.com.tr