Proje Yonetimi – MS Project – PMP – PMBOK

PMI’ın, projelerin geneli için ifade ettiği bir tanım vardır. Bu tanım, “proje” tanımının içinde doğrudan yer almadığından kimi zaman gözden kaçar. PMI derki: Projeler İlerledikçe Gelişir. Orjinal ifadesiyle “Progressive Elaboration” projelerin doğasında olan bir özelliktir.

Bundan önceki yazılarımda belirttiğim bir konu vardı. Projelerde belirsizliklerin zamanla azalacağı hakkında… İşte, belirsizliklerin zamanla azalması projelerin de zamanla gelişimini sağlar. (Gelişim deyince sadece ilerleme, tamamlanma anlamında kullanmıyorum.)

Örneğin, proje yöneticisi, belirsizliklerin en fazla olduğu anda bir süre veya maliyet tahmini geliştirirse, bunun gerçekçiliği ne kadar doğru olabilir? Kapsamı tam belirleyemeden yapılan süre ve maliyet tahminleri, kapsam netleştikçe revize olmak zorundadır. Kapsamın zamanla artması durumu varsa, süre ve maliyet hedeflerinin buna bağlı olarak revize edilmesi kaçınılmazdır. Kapsamın genişlemesi veya daralmasına göre diğer hedeflerde yapılacak revizelerin de bir Proje Yönetimi metodu içinde yer alması sağlanabilir. Bunların müşteriden, üst yönetimden, sponsordan kapsamla ilgili teyit alma ve buna karşılık zaman, maliyet hedeflerinin nasıl değiştiğini izah etme noktalarıdır. Bu yöntem sayesinde Kapsam’ın netleştirilmesi ve hatta proje taraflarınca Kapsam’ın Doğrulanması sağlanmaktadır.

Yukarıdaki tanıma ek olarak, müşteriden gelecek değişikliklerin de ekstra bir maliyeti olacaktır. Değişiklik istekleri başta gelirse, yaratacağı maliyet düşük iken sona doğru gelecek bir değişiklik isteğinin yaratacağı maliyet çok daha yüksek olacaktır.

Proje Yöneticisi için ise plan hazırlarken “Progressive Elaboration” ifadesini anlamış olması çok önemlidir. Bu kavramın anlatmak istediği; Proje Yöneticisi tarafından yakın gelecek detaylı planlanmalı, uzak gelecekteki detay seviyesi ise çok fazla olmamalı çünkü bir takım ara hedeflerin çıktısı bilmeden, uzak gelecekteki detayları planlamak zaman ve efor kaybı olacaktır. İşte, “ara hedef” diye de ifade ettiğim tanım, kapsamın doğrulanması ile söz konusudur.

Kapsam Doğrulama, aslında projenin adım adım sağlıklı gelişmesi sağlayan önemli bir işlemdir. Proje Yöneticisi, Müşteri (veya diğer taraflar) tarafından yeterince önemsenmez ise  projede ilerleme görülemez, bu da belirsizliklerin yüksek kalmasına, değişiklik isteklerinin çok pahalıya mal olmasına, projenin sadece kabaca planlarının yapılmasına sebep olacaktır.

29 Eylül 2009 akşamı IBM’in Levent’deki binasında PMI Türkiye’nin bir etkinliği vardı. Bu etkinliği ben de msproject@yahoogroups.com üzerinden duyurmuştum. Akşam 18:30-21:00 arasında yapılan etkinlikte Işık Üniversitesinden Gamze Hanım ile Avea’dan Doğan Razon Bey’in sunumlarını dinledik.

100′e yakın katılımcınn olduğu orgaznizasyonun resimlerini temin edebilrsem, web sayfamda da paylaşacağım.

Konuşmaların başında PMI Türkiye Başkanı Gülay Özkan Hanım, önemli bir açıklamada bulundu. Kasım ayı’nda yönetim kurulu ve başkanlık seçimleri olduğunu söyledi. Yönetim kuruluna seçilmek için gerekli şartları paylaşacağından bahsetti. Ben, konuyla ilgili olanlar için Gülay Hanım’ın e-mail adresini vermek istiyorum. president@pmi-tr.org .

Şartları öğrenmek ve PMI-TR’de bilfiil görev almak, Proje Yönetimi’nin ülkemizde gelişmesi için güzel bir fırsat. Bu yüzden konuyla ilgili olabilecekleri PMI Türkiye’de görev almaya çağırıyorum.

Merak edenler için de söylemek istediğim bir şey var; PMI -TR’de REP statüsünde olan kişiler (yani eğitim ve danışmanlık işiyle uğraşanlar) ve bu statüdeki kuruluşlarda çalışanlar, yönetim kurulunda görev alamıyor. Bu da PMI-TR’nin bütün eğitim ve danışmanlık firmalarına aynı mesafede durmasını sağlıyor. Umarız, bundan sonraki yönetimler de aynı stratejiyi devam ettirirler. PMI-TR’nin bu hassasiyeti şu anki İstanbul Proje Yönetimi Derneği yönetimi için de geçerli. Son bir sendir, Sayın Nejat Murat Erkan Bey tarafından başkanlığı yapılan derneğin şeffaf ve tarafsız yönetim anlayışı en çok beni ve kurumumu sevindirmiştir.

Son olarak benim şahsi görüşüm; İstanbul Proje Yönetim Derneği ile PMI Türkiye’nin en kısa zamanda tek bir çatı altında birleşmesi ve bütün sektör temsilcilerini birleştiren bir yapıya kavuşmasıdır. Böyle bir yapılanmayı verdiğimiz eğitimlerde dile getirip, daha geniş kitlelere duyurmak için biz, İstanbul Kurumsal Gelişim olarak elimizden geleni yapmaktan mutluluk duyarız.