Proje Yonetimi – MS Project – PMP – PMBOK

Projelerin başarısının arkasındaki en önemli sebepler:

1. Projenin üst yönetimden destek görmesi – Etkili bir sponsor
2. Takım üyelerinin ortak paydada buluşması
3. Proje takımının becerileri, kabiliyetleri
4. Proje boyunca fonlamanın planlar çerçevesinde gerçekleşmesi
5. Etkin planlama ve kontrol teknikleri
6. Takım çalışmasına önem verme
7. Proje hedeflerinin açıkça ortaya konması
8. Proje yönetimi süreçlerinin etkin kullanılması
9. İyi iletişim

Başarısızlık ise yukarıdakilerin zıttı davranışları göstermekle mümkün fakat proje bütçelerinin zaman içinde kesintiye uğraması herhalde en çok akrşılaşılan durumdur . Bu yüzden sürenin veya kapsamın revize edilmesi gerekmektedir. Ya süre uzaması gündeme gelmelidir, ya da daha dar kapsamlı bir sonuç ortaya çıkacağı anlaşılmalıdır. Gerekli revizyonlar yapılmaz ise bu durumda riskler artacak ve müşteriye kalitesiz bir ürün sunulmuş olacaktır.

Kurumsal Proje Yönetimi Yazılımı seçerken içinde bulunduğunuz durumu belirlemeni gerekmektedir. Şu anki mevcut sisteminizde projelerin yönetilmesinde ne tip sorunlarla karşılaşmaktasınız.? Mevcut sistem beklentilerinizi hangi açılardan karşıalayamıyor? Beklentileriniz sadece projelerin zaman açısından mı takibi yoksa maliyet, kapsam, risk, dokümantasyon gibi takip etmek istediğiniz başka konularda var mı? Şu anda eksikliğini hissettiğiniz konuları mutlaka yazılı hale getirin, gereksinimlerinizi gruplandırın ve kontrol listesi biçiminde bir sorgulama aracı oluşturun. Özellikle sunumunu izlediğiniz yazılımların özelliklerini sorgulamak ve ortak bir filtreden geçirmek için bu araç işinize yarayacaktır.

Proje başlangıç toplantısından (kick-off meeting) hemen sonra kameralarımızı sırayla proje taraflarımıza çeviriyoruz. Bakalım Proje Yöneticisi ile ilgili neler diyecekler?

Genel Müdür: Proje Yöneticisinin hazırlıklarından çok tatmin olmadım. Projenin ne kadar kar edeceğini bir raporda istemiştim ama getirdiği rapor sanki alelacele hazırlanmış. Fizibilite için veriler çok gerçekçi gelmedi bana. Ayrıca hazırladığı sunum da çok amatörceydi…

İnsan Kaynakları Müdürü: Organizasyon tam bir felaketti. Proje Yöneticisi o kadar kişiyi küçücük bir salonda toplamıştı, sıkış tepiştik. Ayrıca, ikram diye getirilen kurabiyeler de çok kötüydü. Çay, kahve, su organizasyonu da oldukça sorunluydu. İlgili yerlere haber verilmemiş

Bilgi İşlem Müdürü: Ben projenin hedefini açıkçası tam anlamadım. İstekler doğru dürüst tanımlanmamıştı. Bizim departmandan ne kadar eleman ihtiyacı olacağına dair bir kestirim olmadığı gibi projenin kurum açısından da önemi tam net ortaya konamadı.

Finans Müdürü: Proje Yöneticisi, para ihtiyacını çok yüksek göstermiş. O parayla ne projeler yapılır. Planı yaparken bize de hiç sormuyorlar. Kafalarına göre maliyetleri yazıp, şişiriyorlar.

Satınalma Müdürü: Satınalınması gereken şeylerin neler olduğu belli değildi. Ne zaman sipariş verilmesi gerektiğine dair planda hiçbir bilgi yoktu.  Yarın öbür gün yumurta kapıya dayanınca bize satınlma için acil acil diye yalvarırlar.

Delegasyon, proje hedeflerine ulaşmak için öncelikle aktivitelerin tanımlnması ve işlerin en iyi kişilere atanmasıyla başlar. Fakat sonuçların düzenli olarak takip edilmesi, Proje Yöneticisinin görevidir. 

Etkili delegasyon için aşağıdaki adımları kullanılmalıdır.

1. Projenin hedefini, kapsamını, önemini ve bitiş tarihini herkesin katılımıyla tanımlayın.

2. Her işin tamamlanması için sorumluyu, gerekli kaynakları, destek elemanlarını, kontrolörleri belirleyin. Aksi takdirde, ekipklerin birbirlerinden istedikleri yardım talepleri yeterli desteği görmeyebilir.

3. Bir işin tamamlanmasıyla hangi sonuca ulaşılması gerektiğine dair standartları belirleyin. Sorumlular, ilgili faaliyeti bitirdiklerinde çıkacak sonucun hangi faaliyette ve kimin tarafından kullanılacağını bilsin.

4. Proje taraflarını, riskleri veya sorunları zamanında haber vermeleri için motive edin. Eğer kişiler riskleri ve problemleri paylaştıklarında, cezalandırılacaklarını düşünürlerse, zamanında bilgi vermezler ve küçük bir problem erken müdahele edilmediği için daha büyük sorunlara yol açar.

5. Proje Yöneticilerini delege etmesi konusunda motive edin. Özellikle ekip sayısının arttığı projelerde Proje Yöneticisi, koordinasyonu, iletişimi, plan, uygulama  ve kontrol sürecini takip eden bir kişi olmalıdır. PY, proje için ayırdığı zamamnın %60-%90′ını iletişime zaman ayırarak, geçirmelidir.

PMI’ın meşhur eğrileri vardır. Mesela; Belirsizlik miktarının zamanla değişimini gösteren bir eğri, PMBOK’ta projenin başında yüksek, zamanla azalan şekilde ifade edilmiştir. (azalarak, azalan)

Müşterinin bir değişiklik isteğini, projenin başında bildirmesiyle yaratacağı ekstra maliyeti göstermek istesek, bu sefer de artarak, artan bir eğriyle karşılaşırız. Proje taraflarının projeye müdahale gücü de bir projenin başında fazladır, ara ürünler çıkmaya başladıkça müdahale güçlerini kaybederler. Bu da PMBOK’ta azalan bir eğriyle anlatılmaktadır. Benzer şekilde bir projenin zamanla başarıya ulaşma olasılığı artar ve bu da PMBOK’ta ifade edilir.

Peki, PMBOK’ta yer almayan eğrilerden bazılarını da ben size sınav sorusu olarak sorsam, bakalım ne cevaplar gelir? Oldukça basit 5 adet sınav sorusu… (PMP’lik sınav sorusu değil, yanlış anlaşılmasın, lütfen)

1- Bir projede, Proje ekibinin motivasyon eğrisni çiziniz.

2- Bir projede ekip üyeleri arasındaki Çatışma miktarının zamana göre dağılımını bir grafikle açıklayınız.

3- Projelerde toplam stres düzeyini zamana göre grafiklendiriniz.

4- Projelerde Motivasyon-Çatışma, Motivasyon-Stres, Stres-Çatışma eğrilerini ayrı ayrı çiziniz.

5- Plansızlığın, programsızlığın, iletişim hatalarının, proje yönetimine önem vermemenin, bir projenin başarısı üzerindeki etkisini grafiklerle irdeleyiniz. Sonuçları yanınızdakilerle sınav kopyası olarak paylaşınız.

Tekrar ediyorum: Bunlar PMP’lik sınav sorusu değil, yanlış anlaşılmasın, lütfen