Proje Yönetimi – MS Project – PMP – PMBOK

MS Project ile bir proje hazırladınız. Tanımladığınız görevler ve atadığınız kaynaklar MS Project’in Standart takvimine bağlı olarak zaman programına yerleşti. Fakat aktivitelerden bir kaç tanesi aslında Standart takviminizin dışında yapılması gerekiyor. (Örneğin saat 18:00′dan sonra sabaha kadar)

Böyle bir durumda o aktivitenin Standart yerine Gece Vardiyası takvimine bağlanmasını isteyebilirsiniz.

Bu durumda ilgili aktiviteye iki kere tıklamanız ve açılan Task Information penceresinde Advanced sekmesine geçmeniz gerekmektedir. Calender seçeneğinden takvim değişikliği yaparsanız, o aktivite artık diğer takvimlerin zaman aralığına göre Gantt Diyagramı üzerinde gözükmeye başlayacaktır.

Project Server ile proje işlerinin proje yöneticisinden kaynaklara gönderilmesi, gerçekleşmelerin işlenmesi ve oluşan değişikliklerin yeniden takım üyelerine haber verilmesi döngüsü yaşanır. Bu döngüyü daha detayda göstermek gerekirse aşağıdaki adımlarla karşılaşırız.

1-     Proje Yöneticisi, planı Project Server veritabanına yayınlar.

2-     Project Server, takım üyelerini yeni gelen işlerle ilgili uyarır.

3-     Takım elemanları proje faaliyetlerini günceller.

4-     Proje Yöneticisi, takım elemanlarından gelen güncellemeleri gözden geçirir.

5-     Proje Yöneticisi, gözden geçirdiği güncelleme verilerini onaylar veya reddeder.

6-     Proje planı gelen gerçekleşme verilerine göre yeniden güncellenir.

7-  Güncellenen plan takım elemanlarına tekrar gönderilir.

Projenin veya ürünün detaylı tanımını geliştirme sürecine Kapsam Belirleme denmektedir. Bu çalışma PMBOK’ın Kapsam Yönetimi Bilgi Alanında ve Planlama Sürcinde yer almaktadır.

Proje başarısı için kısıt ve varsayımların belirlendiği projenin ana aşamalarının ve kilometretaşlarının yer aldığı bir döküman üzerinde proje tarafları mutabakat sağlamalıdır. Kapsam Belirleme proje planlama sürecinde ksııt veya varsayımların değişmesiyle tekrar gözden geçirilmek ve revize edilmek durumunuda kalabilir.

Neye İhtiyacımız Var? (Girdiler)

Proje Duyurusu ve Gereksinim Dökümanı, Kapsam Belirlemek için gerekli olan ön koşul dokümanlardır. Projenin hem kabul edilmiş olması hem de proje taraflarıyla müzakereler yapılarak, genel olarak ihtyiaçların toplanmış olması gerekmektedir.

Nasıl Yapılır? (Teknikler)

Ürün Analizi yapılarak proje taraflarını ihtiyaç duydukları ürünün fonksiyonlarını belirleme işlemi gerçekleştirilebilir ayrıca teknik bilgi birikimi fazla olan uzman kişilerin yardımıyla alternatif ürün seçenekleri oluşturulur.

Ne Çıkar? (Çıktılar)

Daha teknik gözle bakan kişilerin katılımıyla projenin amacı, proje teslimatları, kabul kriterleri, çerçevesi, kısıtları, varsayımları ortaya çıkarılmış olur. Bu ifadelerin yazılı olduğu belge Proje Tanımlama Dokümanı olarak bilinir. .

1. O güne ait projemde fiilen çalışması gerekenlerle irtibat kurmak ve gidişatı öğrenmek
2. Müşterilerimle görüşülmesi gereken konuları çıkartmak ve müşterilerle görüşmeleri organize etmek
3. Yaklaşan riskleri gözden geçirmek ve sorumluluarı haberdar etmek. Yeni riskleri analiz edip, risk planlarını güncellenmek
4. Tamamlanan işlerin bütün proje üzerindeki etkisini incelemek ve değişklikleri ilgili kişilere haber vermek
5. Proje Sponsoruyla görüşülmesi gereken konuları çıkarıp, projenin genel durumu hakkında bilgi vermek

• Kendi paranızmış gibi davranın. Eğer finansal kararlar vermeniz gerekiyorsa sanki kendi paranızı harcıyormuş gibi düşünüp, en iyi kararı vermeye gayret edin.
• Topluluğun düşüncelerine dikkat. Projeniz çalışanların önemli bir bölümünü etkiliyor olabilir. Bu etkinin nasıl olacağını düşünmek ve gelecek tepkileri en aza indirmek için projenin belirli aşamlarında genel bilgilendirme ve ikna çok önem kazanmaktadır.
• Bugünün yeni ürünü, yarının çopü ise. Yeni ürün projelerinde dikkat edilmesi gereken bir diğer konu da o ürünlerin kullanımı bittiğinde nasıl ürünün ortadan kaldırılacağı. Çevreye dost ürünlerin geliştirilmesi proje yöneticileri için de önemli bir sorumluluktur.
• Tedarikçilerle yakın ilişkiler kurun. Projenin başarısı için sadece kendi ekip üyelerinizi kontrol ve takip etmeniz yetmeyecektir. Tedarikçi de projeye işi alırken söz verdiği gayreti göstermelidir. Bu yüzden proje yöneticisi tedarikçilerin de proje planlarını istemeli ve o taraftaki ilerlemeleri kendi planına yansıtmalıdır.
• Her zaman dürüst olmak. İhmal, atlama veya unutmalarla ilgili, proje içindeki karmaşadan dolayı, teknik olumsuzluklarla ilgili vs. için asla yalan söylemeyin.
• İstesenizde vazgeçilmez olamazsınız. Projeler, ekip çalışmasına dayanan işler bütünüdür. Bireylerin, tecrübelerini takıma aktarmaları projelerin başarısını artıracağı gibi toplam kazanımı da artıracaktır.  Vazgeçilmez olmak adına bilgi saklamak kısa vadede fayda sağlayabilir fakat bir şikret için hiç kimse vazgeçilmez değildir. Bireyler gelir, gider; Aslolan kurumsal kültür ve bilgi birikimidir.

Program Yöneticisi, projeler araında koordinasyon sağlamak ve oluşabilecek riskler ile sorunlara çare bulmak amacıyla görevlendirilrir.

Programın tutarlı olması ve farklı projelerin aynı anda entegre biçimde yürütülmesi Program Yöneticisi’nin sorumlulukları arasındadır. Projelerin de öncelik sıralarının belirlenmesi, projeler arasındaki ortak faaliyetlerin birarada gerçekleştirilmesi ve projeleri ayrı ayrı yönetmektense birarada yönetmenin faydalarından daha fazla yararlanmak için Proje Ofisi ve Program Yöneticisi etkin olarak görevlendirilmelidir.

Bir Program Yöneticisi’nin temel sorumlulukları:

·     Projeler arasındaki ilişkileri gözlemlemek, projelerin aşamalarındaki durumlarını takip etmek ve projeler arasındaki ilişkilerde yaşanabilecek çatışma ortamlarının çözümünde etkin olmak

·     Projelerin önem sırasını belirlemek;

·     Proje Yöneticilerinin, yönetimsel anlamda kaliteye dikkat edip, etmedikleri konusunda takipçi olmak.

·     Projelerden yola çıkarak, kurumun parasal ve diğer kaynaklarının hangi kategorideki projelere nasıl pay edildiğini ölçümlemek ve analiz etmek.

·     Programa dahil olan tedarikçilerin yönetiminden sorumlu olmak;

·     Program tarafları arasında iletişimin etkin olarak sağlandığından emin olmak

·     Projeler arasındaki öncüllük, ardıllık durumlarını oluşturmak ve Proje Yöneticilerini haberdar etmek.

·     Projeleri ortak olarak etkileyebilecek riskleri takip etmek ve Proje Yöneticileri önlem alma, çözüm yöntemleri geliştirme gibi konularda bilgilendirmek

·     Programın ilerleyişiyle ilgili raporlar üretmek ve Üst Yönetimden projeler detayında karar noktalarında destek almak

Project Server konusunda bilgilendirme yazı dizime devam ediyorum. bu konudaki bir önceki yazım Kurumsal Projeler hakkındaydı. Şimdi ise Kurumsal Kaynaklardan bahsetmek istiyorum.

Project Server kullanan bir firmanın en büyük beklentisi projelerde ortak olarak kullanılacak kaynakların hangi dönemlerde darboğaza girdiğini tespit etmektir.

Sınırlı sayıda kaynakla yapılmayı bekleyen pek çok projenin doğru bir planlamayla daha gerçekçi süre ve maliyet tahminleri ortaya çıkacaktır. Bu yüzden Project Server üzerinde Kurumsal Kaynaklar önce tanımlanır sonra da Proje Yöenticilerinin kullanımına sunulur.

Proje Yöneticileri kendi ihtiyaç duyacakları kaynakları MS Project Professional 2007‘de Resource Sheet görüntüsüne geçerek, Insert – New Resources From – Project Server seçeneğinden kurumsal kaynakların tamamını görür ve kendi ihtiyaç duyacağı kaynakları projesine almaya başlar.

Kurumsal Kaynakları atadıktan sonra eğer bazı kaynaklar aynı dönemde diğer projelerde de görevlere atanmış ise o kaynaklar üzerinde darboğaz olacağı kaynakların kırmızı gözükmesinden anlaşılacaktır.

Project Server üzerinde ise Kurumsal Kaynakların tamamının hangi dönemde kapasitelerini aştığını gösteren grafiksel raporlar alınabilmektedir.

Bir şirkette fonksiyonel yapılanmanın yanıs ıra  projelerin yönetilmesi için de ayrı bir takım oluşturma işlemi gerçekleştiriliyorsa, bu durumda şirkette Matris Organizasyonun varlığından sözedilebilir.

PMI’a göre Matris Organizasyonlar üçe ayrılır.

Hafif Matris Organizasyonlarda proje koordinasyonu, departman yöneticilerinden alınmış ve takım üyelerine bırakılmıştır. Bu tarz bir organizasyonda Proje Yönetimiçok etkin değildir. Proje takımını oluşturan kişilerden hiçbirisi Proje Yöneticisi ünvanını taşımaz. Proje Asistanı veya Proje Koordinatörü vasıflarıyla projenin gidişatı konusunda üst yönetimi bilgilendiren bir kişi mevcuttur.

Dengeli Matris Organizasyonda ise Proje Takımına, Proje Yöneticisi liderlik eder. Böylece projenin başarısından sorumlu ve ekibi yönlendirme yetkisine sahip bir kişi tanımlanmıştır. Proje Yönetimi’nin önem kazandığı ve Proje Yönetimi kültürünün oluştuğu şirketlerde etkili bir yönetim tarzıdır.

Güçlü Matris Organizasyonda ise Proje Yöneticileri’nin temel görevi proje yönetmektir. Proje Yöneticileri, Proje Ofisi’ne bağlı olup, Proje Ofisi’nin de bir departman yöneticisi bulunmaktadır. Böylece proje yöneticilerinin diğer birimlerle çalışması esnasında yaşanan kaynak kısıtı sorunu bu şekilde azaltılır. Özellikle projelerin şirket için hayati önem taşıdığı şirketlerde etkin olarak kullanılır.