Proje Yönetimi – MS Project – PMP – PMBOK

İçinde bulunduğumuz dönemde Proje Yönetimi artık oldukça önemli hale geldi. Gelecek çok daha proje bazlı çalışmayı zorunlu kılacak. Aslında daha “proje bazlı” kelimesinden kastım “daha planlı”.

Yani okuldan mezun olduktan sonra hangi sektörde çalışacağınız hiç önemli değil, her durumda projelere öncelikle dahil olmanız, sonra da projeleri yönetmeniz istenecek. (10 senedir, bu süreci yaşayarak gören birisiyim). O günlere gelmeden ve zaman geçirmeden Proje Yönetimi’ne şimdiden önem vermenizi kesinlikle tavsiye ederim.

Okullarda bütün öğretmenler gelir, kendi dersinin ne kadar iş hayatında gerekli olduğundan bahsederler; Benim söylediklerimi lütfen o klişe sözlerle karıştırmayın.

“Proje Yönetimi dersimiz yok ki nasıl öğreneceğiz bu konuyu” diye merak ettiğinizi tahmin ediyorum. Benim sizlere araştıtmanızı tavsiye edeceğim başlıklar şunlardır.

* PMI’yı tanıyın. Kütüphanenizde PMNetwork Dergisi geliyorsa takip edin.

* PMBOK denen kitabı mezun olmadan önce mutlaka incelemiş/okumuş olun.

* PY Bilgi Alanlarının neler olduğunu öğrenmiş olun. İçeriğini bilin.

* Proje Yönetimi üzerine geliştirilen metodların neler olduğunu öğrenin. (PRINCE2, Agile, Ten Steps…)

* Proje Yönetimi yazılımları hakkında bilgi edinin. Hangi yazılımın hangi sektörde kullanıldığı konusunda bilgi edinin.

* Stajlarınızda özellikle proje yönetimine önem veren kuruluşları tercih edin.

* Bitirme ödevinizi bir proje yönetimi yazılımı kullanarak, bir projenin planlanması üzerine alın.

Yukarıdaki konularda okul yıllarından araştırmalarınız ve çalışmalarınız olduğunu CV’nize eklediğinizde kesinlikle fark yaratmış olacaksınız. Gençliğin (Deneyimsizliğin) dezavantajını Proje Yönetimi konularına önem vererek, ortadan kaldırmanız çok daha çabuk olacaktır.

Son zamanlarda üniversiteli kardeşlerimden gelen tavsiye talepleri çerçevesinde bu yazıyı yazma ihtiyacı duydum. Eminim,  derslerden arta kalan zamanlarda sosyal faaliyetlerde bulunmanız da ileride sizler için çok faydalı olacaktır (Bu arada sosyal faaliyetden lütfen sadece “KING oynamak” anlaşılmasın ) fakat kendinizi iş hayatına hazırlamak için bir şeyler yapmak istiyorsanız, Proje Yönetimi konusu kesinlikle ileride iş bulma, iş hayatında takdir görme ve daha başarılı projelere imza atmanız için güzel bir fırsattır.

Proje bazlı organizasyonlarda Proje Yöneticilerinin Yetki ve Sorumluluk alanları oldukça geniştir. Bir şirketin proje bazlı organizasyon tipinde faaliyet göstermesi projelerin kurum içindeki önemiyle yakından ilgilidir. Eğer şirket temel kazancını proje yaparak kazanıyorsa, bu durumda doğal olarak, proje bazlı çalışmak zorunda ve organziasyonunu da proje bazlı kurgulamak zorundadır.

Bu organizasyon tipinde kontol ve yönetim, proje yöneticilerinde olduğu gibi çalışanlar arasında hedef odaklı çalışma alışkanlığı doğmuştır. Buna karşılık, proje yöneticileri çok fazla idari süreçlere dahil olmak zorunda kalabilirler. Ayrıca çalışanlar da tek bir konuda uzman olmaktan uzaklaşırlar hatta her işi yapan kişiler haline dönüşebilirler.

Uzmanlığı olan kişiler için de özelikle şirketteki proje miktarı azalması durumunda, kaynakların verimsiz kullanılması sorunu ortaya çıkar.

Aktivite sayısının fazla olduğu projelerde herhangi bir aktivitenin Özet Proje Aktivitesi üzerinde hangi döneme denk geldiğini görmek zordur.

Yukarıdaki proje planınında C aktivitesinin Proje Özet Aktivitesi üzerindeki izdüşümünü görmek için aşağıdaki işlemi yapmamız gerekmektedir.

C Aktivitesine iki kere tıklarsanız, Task Information penceresi açılacaktır.

General sekmesindeki “Roll up Gantt Bar to Summary” seçeneğini işaretlediğinizde o aktivitenin Özet görev üzerine yansımasını göreceksiniz.

Kapsam Yönetimi Bilgi Alanında ve Planlama Sürecinde yer alan yeni bir başlık Gereksinimlerin Toplanması (Collect Requirements) olarak PMBOK 2008′de yerini almıştır. 2004 versiyonunda bu bölümün yerine Kapsam Planlama başlığı olduğunu hatırlatalım. En önemli ve bence en iyi değişiklik açıkçası burası olmuştur. Çünkü pek çok kişi Kapsam Planlama çok soyut bir kavramdı ve anlaşılması zordu.

Gereksinimlerin Toplanması tanım olarak, proje hedeflerine ulaşmak için proje taraflarının ihtiyaçlarını belirleme ve dokümante etme süreci olarak geçmektedir. Projenin başarısı hem projeden hem de üründen beklentilerin doğru anlaşılması ve bunların etkin bir şekilde yönetimiyle ilişkilidir.

Neye İhtiyacınız Var? (Girdiler)

Gereksinimleri belrilerken en önemli girdi Proje Duyurusu‘dur. Başlamasına üst yönetim tarafından karar verilen projenin daha detayda gereksinimlerini belirlemek, projenin kapsamını netleştirmek adına önemlidir. Gereksinimleri belirlerken projeye taraf (Bkz: Proje Taraflarının Belirlenmesi) olacak kişilerin ihtiyaçlarının netleşmesi sağlanacaktır.

Nasıl Yapılır? (Teknikler)

- Mulakat: Taraflarla yapılacak bire bir görüşmeler.

- Odak Grup: Grup kurularak ve mulakata göre daha fazla tartışmanın yaşandığı bir yönlendiricinin başkanlığında idare edilen toplantılar.

- Pratik Çalıştaylar: Farklı beklentileri olan proje taraflarından aynı anda beklentileri toplama yöntemi. Böylece beklentilerin farklılaştığı noktaları belirleme ve bir ortak payda bulma süreci

- Yaratıcılık Teknikleri: Beyin Fırtınası, Delphi Tekniği, Zeka Haritası vb…

- Grup Karar Verme Teknikleri: Fikir Birliği, Oy Çokluğu, Çoğunluğun Benimsemesi ve Diktatörlük

- Anket ve Araştırma: Yazılı araştırma formları proje taraflarına sunulur ve gelen sonuçlardan gereksinimler netleştirilir.

- Gözlem: Proje Taraflarının ihtiyaçları gözlemlenerek, belirlenmeye çalışılır.

- Prototip: Gereksinimler proje tarafları üzerinde örnek bir uygulamayla denenir. Geneln geri bildirimler projeye başlamadan önce önemli ipuçları verecektir.

Ne Çıkar? (Çıktılar)

Gereksinim Dokümanı – Proje taraflarının ihtiyaçlarını anlatan bir belge ortaya çıkmalıdır.

Kurum hedef ve önceliklerine, planlanan bütçe içinde zamanında varmak adına, Proje Yönetim sistematiğini yaymayı hedefleyen fonksiyonel bir birim/departman…

Neler Yapar:

•         Proje Yönetim metodolojilerini, standart ve süreçlerini oluşturmak

•         Proje Yönetim yazılımlarını belirlemek, geliştirmek

•         Proje Yönetim şablonlarını geliştirmek

•         Kurum içinde Proje Yönetim  becerilerini geliştirmek

•         Plan oluşturmak, kurum içinde izlenebilir kılmak, güncellemek

•         Proje önceliklerini belirlemek ve kaynakları bu önceliklere göre yönlendirmek

Genel Uygulama Tipleri ve Etkinlik Seviyeleri

Seviye 1 – Kütüphane

•         Kurumun, projelerle ilgili bilgi ve haber kaynağı

•         Proje kayıtlarının tutulduğu merkez

•         Yeni araç ve şablonların test merkezi

Genelde düşük değerli projelerin uygulandığı veya geçişe direnç olan kurumlarda başlangıç aşaması olarak görülebilir.

Seviye 2 – Koçluk

•          Proje Yönetim uygulamalarından ve kalitesinden sorumlu

•          Araç, süreç, standartlar ve  metodoloji desteği sağlar

•          Projelere uygulama açısından danışmanlık desteği sunar.

Seviye 3 – Yönetimi

•         Proje Yöneticilerinin bağlı olduğu fonksiyonel merkez

•         Tüm sözleşmeli projelerin yönetiminden sorumlu departman

Bu yılbaşı itibariyle dünya genelinde PMP sertifikasına sahip kişi sayısı 306.706 kişi olarak PMI tarafından duyurulmuştur.Özellikle 2000 yılından sonra Proje Yönetimine olan ilgi önceki senelere göre hızlı bir artış göstermiştir. En önemli etkenin 2000 yılına geçerken dünyadaki tüm firmaların Y2K Projesini yürütmeleri oldukça önemli bir etkendir. Özellikle global şirketler dünyanın farklı yerlerindeki şirketlerinde aynı standartta Proje Yönetimi uygulamasına önem vermek zorunda kalmış ve Proje Yönetiminde ortak bir dil birliğinin veya metodunun ne kadar önemli olduğu ortaya çıkmıştır. 

 Ülkemizde halen 500 civarında PMP sertifikasına sahip kişi bulunmaktadır. Dünyada kariyer gelişimi için kullanılan bu sertifika tahminize göre önümüzdeki 3-4 yıl içinde proje bazlı çalışan kuruluşların işe alımların da ilk soracakları sertifika olacaktır. Sonuçta, rekabet sadece kurumlar arasında yaşanmıyor, bireyler arasında da daha iyi şartlarda işlerde çalışmak için kişiler kendilerinde bir farklılık yaratmak zorundadır. Bunun için gayret göstermek, zaman ve para harcama kaçınılmazdır. Fakat neticede rekabet avantajı sağlayarak, hem daha iyi şartlarda iş bulmak hem de bilgi birikimini artırarak daha verimli çalışma ortamları yaratmış oalcaklardır.

Proje bazlı çalışmak bundan 10 sene öncesine göre çok daha tercih edilen bir çalışma biçimi haline gelmiştir, önümüzdeki yıllar da ise çok daha talep görecek bir yönetim şeklidir. Doğal olarak, şirketlerin önümüzdeki yıllarda Profesyonel Proje Yöneticilerine çok daha fazla ihtiyaçları olacaktır. Ülkemizde kariyer gelişimini hedefleyen ve özellikle yabancı kökenli şirketlerde çalışmayı düşünen gençlere tavsiye edeceğim bu sertifika için en kısa zamanda PMBOK’ı tedarik etmelerini ve okumaya başlamalarını tavsiye ederim.

“TOPLANTI, TOPLANTI, YİNE TOPLANTI… TOPLANTILARDAN ZAMAN BULUP DA İŞ YAPMAYA VAKİT YOK”Kimbilir işyerinizde kaç kez bu tip yakınmalar duymuşsunuzdur. Belki de bizzat kendiniz
toplantıların yoğunluğundan yakınıyorsunuzdur. Kötü yönetilen, kötü planlanan, iyi
hazırlanılmamış toplantılar, insan kaynağının önemli bir zaman dilimini yok etmektedir.

 Bu konuda bir kaç ipucu toplantıların daha verimli geçmesini sağlayabilir;

Toplantı Duyurusu : Toplantıların başarılı sona erebilmesi için katılımcılara önceden
toplantıların gündemi ile ilgili bilgi verilmesi oldukça önemlidir. Katılımcıların hazırlanması
gereken konularda açıkca toplantı duyurusunda belirtilmelidir. Katılımcıların hazırlanması
için gerekli zaman dilimi mutlaka gözönüne alınmalıdır.

Katılımcılara, toplantının yapılacağı yer, tarih ve saat bilgileri de eksiksiz olarak
iletilmelidir.

Toplantı Zamanları : Katılımcıların motivasyonunu etkileyecek önemli faktörlerden bir
tanesi de toplantı zamanlarıdır. Mesai çıkışına yakın veya bir tatil arifesinde planlanan
toplantıların verimsiz geçme ihtimali yüksektir.

Toplantı Ortamının Hazır Olması : Toplantıdan önce, toplantı esnasında lazım olacak
arac-gerecin kontrolü ve tedariği de önemlidir. Hazırlığı yapılmamış bir toplantı salonu,
toplantının bölünmesine veya geç başlamasına sebep olabilir.

Zamanında Başlama : Toplantılara mutlaka zamanında başlayın. Geç kalanlara bir
açıklama yaparak, toplantının bölünmesine izin vermeyin. Bu konudaki ciddiyet,
katılımcıların da toplantıya tam zamanında gelme konusunda hassasiyet göstermelerine
sebep olur.

Toplantı Liderini Belirleyin : Bir toplantı bir kişinin liderliğinde yürütülmeli ve bunu da
bütün katılımcılar önceden bilmelidirler. Genelde önerilen; toplantıyı talep eden kişinin
toplantı liderliğini üstlenmesidir. Toplantı Liderinin amacı, konuşmaların gündem maddesi
üzerinde yoğunlaştımaya çalışmaktır.

Toplantı Amaçlarına Yönelik Tartışmalar : 650 yönetici üzerinde yapılan bir
araştırmada, toplantı esnasında karşılasılan en büyük problemin “konudan sapma” olduğu
belirlenmiştir. Toplantı liderinin ve katılımcıların toplantı gündemine sadık kalması ve
problemin özüne yönelik tartışmaların yapılması önemlidir. Pek cok yönetici, toplantılarda
genelde problemlerin etrafında döndüklerini, hiç bir zaman öze inemediklerinden yakınır.

Toplantının Bölünmemesi : Toplantı esnasında yapılan çay, kahve, kurupasta
ikramlarını kaldırın. Katılımcıların dikkatini dağıtan bu uygulamalar, 1 saatten fazla
sürecek toplantılarda periyodik aralar verilerek, toplantı salonunun dışında
gerçeklestirilmelidir. (Böylece önemli evraklar da çay, kahve dökülmelerine karşı
korunmuş olur.)

Katılımcıların Ortak Hedeflerde Buluşması : Toplantının başarısı, katılımcılar arasında
fikirlerin ve bilgilerin açıkca dolaşmasına bağlıdır. Katılımcılar, kişisel çatışmalarından
veya ast-üst bürokrasisisnden kaçınmalı, problemlere odaklanmalıdırlar. Bu ortamda
toplantı liderinin etkinliği önemlidir.

Toplantının Ulaştığı Başarının Özetlenmesi : Toplantının hedeflerine ulaşıldığında, kilit
noktalar ve önemli görev/sorumluluk/yetki atamaları tamamlandığında, bütün bu verilerin
özetlenmesi ve bir toplantı raporunun hazırlanması gerekebilir. Bu aynı zamanda
toplantının başarısını simgeler.

Toplantının Sonlandırılması : Toplantı lideri olarak, katılımcıların da güvenini kazanmak
adına toplantıyı önceden duyurulan saatte bitirmeye özen gösterin. Unutmayin ki,
katılımcılarda iş programlarının, bu toplantının bitim saatine göre ayarlamış olabilirler.
Eğer tartışma konuları henüz bitmemiş ise toplantıya o sırada devam etmek yerine ortak
olarak belirlenecek başka bir tarih ve saatte buluşmak daha faydalı olacaktır.

Toplantı liderinin sorumluluğu buna benzer toplantı yönetmeliklerine uyulmasını
sağlamaktadır. Bu yönetmelikler toplantı salonlarına asılarak, katılımcıların uyması
gereken basit kurallar hatırlatılmış olacaktır. Toplantıların verimliliğinin, kurumun temel
hedeflerine ulaşmadaki başarısını direk etkileyeceği unutmamak gerekir.