Proje Yönetimi – MS Project – PMP – PMBOK

PERT diyagramları bir projedeki aktiviteleri dokümante ve analiz etme aracıdır. Project Evaluation and Review Technique (PERT – Proje Değerlendirme ve Gözden Geçirme Tekniği), 1950′lerde karmaşıklaşmaya başlayan endüstriyel projelere destek olmak amacıyla geliştirilmiştir.

Tipik Kullanımı

PERT, faaliyetlerin yapılış sıralamasının daha net görülmesini sağlayacak bir gösterim sunar. Yöntem, tahminlenen ve gerçekleşen süreler arasındaki farklılıkları göstermeyi, gelecekteki aktiviteleirn ayarlanmasını ve projenin hedefe ulaşmasını kolaylaştırır. Diğer bir yandan da projenin kritik yolunu bulmamızda yardımcı olacaktır.

En İyi Uygulama Şekli…

• Aktiviteleri belirleyin- İlk adım, projenin aktivitelerini belirlemektir.
• Sıra oluşturun – Aktivitelerin birbirleri arasındaki yapılış sırasını oluşturun.
• Süre tahmin edin- Her aktivitenin ne kadar üsreceğine dair süreleri tahmin edin. Bununla birlikte bazı aktiviteler arasında öteleme (beton kuruması, üst yöentim onayı için bekleme gibi) süresini veya paralel yürütmek için geri çekme zamanlarını belirleyin. Aktivite sürelerini düşünürken, işe atanacak kişinin performansını da gözönünde bulundurmayı unutmayın.
• Kritik Yolu belirleyin -Projenin kritik aktivitelerini, erken ve geç başlama/bitiş zamanlarını, bolluk değerlerini belirleyin.
• Gözden geçirin (Eleştirin)- Projenin, ihtiyaç duyduğu kaynak miktarını zaman dilimleri için çıkarın (örneğin nakit akışı, kaynak histogramı gibi). Projenin kalite kriterlerini, risklerini, iletişim gereksinimlerini, satınalma planını dahil edin ve planı analiz edin.

İşletme Mühendisliği Kulübü çevre dostu ve yenilikçilik odaklı projeleri çağırıyor

İTÜ İşletme Mühendisliği Kulübü, 11–14 Mart 2009 tarihleri arasında İTÜ Maçka Yerleşkesi’nde artık bir klasik haline gelen Yönetim Bilimleri Kongresi’nin onuncusunu düzenleyecektir. Kongre kapsamında tüm lisans ve yüksek lisans öğrencilerinin katılabileceği bir proje yarışması yapılacaktır.Yarışmaya Yeşil İnovasyon (çevre dostu yenileşim) konulu projeler kabul edilecektir. Yarışmanın sloganı “Yeşillenen Değişim, Yenileşim” olarak belirlenmiştir.

Detaylı Bilgi için: http://www.ybk.org.tr/

Aşağıdaki gibi bir atama yapıldıysa, bu Ali’nin aşağıdaki tarihlerde tam zamanlı olarak (her gün 8 saatini) bu işe ayıracağını gösterir. Yani o tarihlerde başka bir işe atanması mümkün olmayacaktır.

Halbuki kaynaklarımız, çoğu zaman bu şekilde çalışmaz; Gün içinde 3-4 farklı işe baktıkları olur. Yani günde 2 saatini bir işe, bir başka 2 saatini başka bir işe vb. ayırarak, zamanlarını programlarlar. İşte böyle durumları planlamak için kaynakların birim değerlerini (Unit) değiştirmemiz gerekmektedir. Aşağıdaki örnekte Ali hergün 4 saatini (yarı zamanını) ayırarak 10 günlük bir işi gerçekleştirecektir.

MS PROJECT EĞİTİMİ – 2-3-4 Ocak 2009 ve 6-7-8 Şubat 2009

İrtibat: İstanbul Kurumsal Gelişim: 216- 456 60 50

Proje Yöneticileri etkin iletişime önem vermek zorundadır. Proje ile ilgili bilginin dağıtılmasının yanısıra gelen bilgilerin de doğru anlaşılmış olması, projenin ilerleyişi açısından önnemlidir. Özellikle gelen bilgi yazılı değil de sözlü ise Proje Yöneticisi duymaya değil, dinlemeğe odaklanmalıdır.

Karşınızdakini dinlemek için

• Konuşmacı ne söylüyor?
• Ne demek istiyor?
• Şu anda söylediği ile bir önceki söyledikleri nasıl ilişkilendirilir?
• Konuşmacının verdiği bilgiyi ben nasıl kullanabilirim?
• Konuşma, dikkat etmem gereken bir duygu içeriyor mu?
• Bana anlatılanlar, tüm hikayenin tamamı mı yoksa bir kesit mi?
• Söylenenler yazılı olarak destekleniyor mu?
• Benim önceden bildiklerimle anlatılanlar arasında tutarlılık var mı?
• Benim anladığım ile anlatılmak istenen aynı mı?
• Konuşmacı anlatması gerekenlerin tamamını anlattı mı?
• Yanlış anlaşılma ihtimali olan konular ortak bir dille (teknik resim, çizim) tekrar ele alınacak mı?

Eğer mümkünse, müşteri durumunda olan kişinin de proje süreçlerine dahil olmasına izin verin. Bü yüzden özellikle plan içinde müşteriye düşen görev ve sorumlulukları açıkça belirleyin ve bu görevlerin artmasını sağlayın ve bundan çekinmeyin. Müşterinin kendine düşen sorumlukları yerine getirmesi, projenin ilerleyişiyle ilgili daha fazla bilgi edinmesine imkan sağlayacaktır. Böylece keyfi talep değişikliklerinin önüne geçilebilir. Ayrıca projeden ürüne geçişin de daha yumuşak ve sancısız olmasını sağlayacaktır.

Eğer bir aktiviteye aşağıdaki gibi bir kaynak ataması yaptıysanız ve Effort Driven seçeneği de işaretliyse;

şimdi; bu aktiviteye Veli’yi de herhangi bir süre (Work) belritmeksizin eklerseniz. MS Project o aktiviteyi otomatik olarak yarı yarıya kısaltır. aşağıdaki gibi… Daha fazla kaynak atarsanız, kısaltmaya devam edecektir ve Efor (Work) değerini de kaynaklara orantılı olarak dağıtacaktır.

Yukarıdaki örneğin aynısı baştan itibaren Effort Driven kapalıyken siz de yapın ve bu sefer aktivitenin kısalmadığını iki kaynağın da o aktivitede 80 saat atandığını göreceksiniz.

Özetle; Effor Driven yeni gelen kaynağın sayısı kadar, aktivitenin süresini orantılı olarak azalmasına sebep olur.

Bazı yöneticiler, işlerini delege etmek istemez. Bazı yöneticiler;

-”Takım üyelerim tecrübesiz.”
-”İşi anlatana kadar kendim yaparım..”
-”Yapılacak bir hata projemin maliyetini çok yükselteceği için işleri benim yapmam gerekir.”
-”Bazı işleri ancak benim pozisyonumdakiler yapabilir..”
-”Öyle işler yapıyorum ki işleri başkasına delege etmem mümkün değil.“
-”Takım elemanlarım belirli konuların uzmanı fakat bütünü görüp de benim gibi karar verebilecek yetilere sahip değiller.“
şeklinde ifadeler kullanırlar.

Bununla birlikte bazı yöneticilerin boş durmadıklarını üst yönetime gösterme kaygısı, delegasyonda önemli zaafiyetler yaratır. Yerini astlardan birisinin alması endişesi veya astlardan birisinin işi yöneticisinden daha iyi yapması durumu, yöneticinin korkulu rüyası olabilir.

Halbuki, yöneticilik, işi fiilen yapmaktan ziyade hem insanların hem de işlerin idare edilmesi, doğru yönlendirilmesi olarak görülmelidir. Delegasyon neticesinde işleri üstlenenler, kendilerini daha fazla takımın bir üyesi olarak görecek ve kendilerinden bir şeyler katarak, işe değer katmaya başlayacaklardır.

Yukarıdaki ifadelerin proje yönetimi açısından değerlendirmek istersek proje takım üyelerini projenin bütün aşamalarından haberdar etmek ve ilerlemeyle ilgili onların da görüş ve önerilerini alarak projeyi yönetmenin, büyük kazanımlar sağlayacağına inanıyorum ve bu konuyu bir örnekle pekiştirmek istiyorum.

Eğitimlerimize katılan bir inşaat mühendisi beyefendinin, Ege bölgesinde inşaat firması vardı. Yaklaşık 1 sene önce, şantiyelerindeki aktiviteleri MS Project ile planlamak hatta müşteriye de MS Project ile rapor üretme isteğiyle eğitimize katılmıştı. Eğitimden 5-6 ay sonra beni Kuşadası’nda devam eden bir şantiyesine davet etti.

Şantiyedeki manzara açıkçası çok hoşuma gitmişti. Projenin zaman yönetimini bir yöneticiye, maliyet yönetimini bir başka yöneticiye devretmişti. Usta ve işçilerden gelen günlük iş yapma bilgilerini zaman yöneticisi, depodan gelen hammadde çekişleri ile ilgili bilgileri maliyet yöneticisi iki ayrı MS Project dosyası üzerinden takip ediyorlardı. Her akşam o günkü ilerlemeler bizim yöneticimizin önüne geliyor ve projenin takibi gün gün yapılıyordu.

Buna ek olarak; haftasonları 1-2 saatlik bir toplantı ile projenin bütün genel görünümü projeksiyonla bir duvara yansıtılıyor ve tüm işçilerin bulunduğu bir toplantıda yöneticimiz tarafından projenin gelişmeleri haftada bir kez olmak üzere herkese anlatılıyordu. Aynı toplantıda, bir sonraki haftanın yapılacak işleri de dile getiriliyor ve projenin toplamda % kaçı tamamlandı, hangi süreçlerin hızlandırılması gerekir gibi konular ortak olarak tartışılıyordu.

Sözün özü;
1- İşleri delege edin, fakat kontrolü asla bırakmayın.
2- Takım elemanlarını planlamaya ve kontrol süreçlerine dahil edin.
3- Bütün proje yönetimi yazılımları sadece bir araçtır. Eğer proje yönetimini sindiremesseniz, dünyanın en iyi yazılımı bile projelerinizi yönetmenize yardımcı olamaz. (diğer bir değişle: Keramet yazılımda değildir.)

Her derde deva bir programdır Excel, Düz yazı yazmanıza da, karmaşık formüllerle hesaplar yapmaya da, veritabanlarıni yönetmeye de yarar. Tabiki proje yönetiminde Gantt Diyagramlarını oluşturmak da mümkündür. Aşağıya doğru aktiviteleri yazarsınız, kolonlar da zaman dilimleri olur. O kolonları, ilgili aktiviteler için renkli renkli boyadınız mı, işte güzel bir Gantt diyagramı. Eğer Gantt diyagramının tekbaşına bir proje planı olmadığını biliyorsanız (veya bu fikre katılıyorsanız) Excel’in de proje yönetimi için gerekli bir çok araçtan mahrum olduğunu tahmin edersiniz. İşte size Excel yerine MS Project kullanmak için 10 sebep:

• Projenin ve ana aşamaların toplam maliyet, adam*saat ve efor bilgilerini toplamak için Excel’de, Project‘e göre daha fazla zaman harcarsınız.
• Ana aşamaları, aktiviteleri ve kilometretaşlarını hazırlamak ve daha sonra gerçekleşmeleri takip etmek Excel’de zordur.
• Proje zaman çizelgesi Excel’de statiktir. Eğer süreleride bir değişiklik olursa bu durumu geri kalan sürece yansıtmak zaman alıcıdır.
• Aktivitelere kaynak ve maliyet atamak, MS Project’teki kadar kolay değildir.
• Excel’de kaynak veya zaman değişiklikleri veya ilerlemeleriyle ilgili otomatik güncelleme yoktur.
• Değişiklikleri takip edecek veya otomatik raporlayabilecek bir yapılanma Excel’de yoktur.
• Herhangi bir faaliyetteki gecikmenin bütün projeye olan etkisini görmek zordur.
• Kaynak ihtiyacının belirlenmesi Excel’de zordur, kesin sonuç bulmak için çok zaman harcamak gerekir.
• Farklı proje tarafları için geliştirilmiş özelliklere sahip raporlar Excel’de yoktur.
• Proje faaliyetleri dakika, saat, gün, hafta, ay, çeyrek yıl, yarım yıl ve yıl olarak farklı ölçeklerde takip edilebilir.

Bilindiği üzere PMBOK’ın 4.baskısı 31.12.2008 tarihinde yayınlanacaktır. PMP sınavı için 3.baskı PMBOK’ın geçerliliği 30 Haziran 2009 ‘da sona ermektedir (http://www.pmi.org/Marketplace/Pages/ProductDetail.aspx?GMProduct=00100035801 ). Bu nedenle , 30 Haziran 2009 tarihine kadar; PMP’lik sertifikasını almayı düşünenlerin, mevcut kapsamdan sınava girmelerini tavsiye ederiz çünkü bu konuda piyasada ve internette yeterince bilgi birikimi mevcuttur.

PMI’ın Düzenlediği PMP (Project Management Professional) Sınavı Detayları İçin Tıklayınız;

İstanbul Kurumsal Gelişim, sınav sistemi değişmeden PMP olmak isteyenlere özel, 30 Haziran 2009′a kadar geçerli kampanyalar düzenlemiştir. Kampanyalarımızın detayları aşağıda bilgilerinize sunulmuştur.

http://www.projeyonetimi.com/tc.asp?icid=372&itype=i