Proje Yonetimi – MS Project – PMP – PMBOK

Daha önceki bir yazımda proje yapmak ile proje yönetmek arasındaki farkı anlatmaya çalışmıştım. Bugün ise proje yazmak ile proje yönetmek arasındaki farkı dile getirmek istiyorum.

Google’da “proje yazmak” diye arama yapınca bir proje teklifi nasıl yazılacağının anlatıldığı birçok bilgiye ulaşıyorsunuz. İngilizce’de benzer  bir kaynağa “write a project proposal” diye araştırma yaparak ulaşabilirsiniz. Yani aslında literatürde “proje yazmak” diye bir ifade yok, doğrusu “proje teklifi yazmak” olmalı ama neyse, konumuz bu değil.

Kamu kuruluşlarımızda “proje yazma” konusunda AB mevzuatına uygun eğitimler verildiğini gözlemliyorum fakat “proje yönetimi” konusunda yeterli bilgi artışı ne yazık ki aynı miktarda gerçekleşmiyor . Bu yüzden bu konu başlığını paylaşmak istedim.

Projeyi yazan kişi planı öyle güzel hazırlayabilir ki ilgili fonu almada hiç bir zorlukla karşılaşmaz fakat gelen fonu o proje içinde etkin bir şekilde yönetebilmesi gerekmektedir. İşte bu noktada proje yönetimi süreci başlar.

İlk soru şu: Proje yöneticisi, (projeyi yazan) projeyi yönetmek için gerekli yetkiye sahip midir? Bir kamu kuruluşunda çalışan bir memur, kendisinden daha üst mevkiide bulunan amirlerine veya aynı seviyedeki bir başka birim elemanına iş atayabilecek midir? Daha da zor olanı ya proje farklı kamu kuruluşlarının organizasyonunu içeriyorsa, o zaman bu görev atama nasıl yürüyecektir? Proje yazarken bunları çok kolay olacakmış gibi yazmak mümkün fakat mevcut devlet hiyerarşisi içinde proje yönetmek, yazmaktan çok daha zor hale gelmektedir.

İşin sahiplenilmesi bir diğer sorun: Fonksiyonel organizasyon yapısının doğası gereği proje işleri çalışanlar için tamamen ek iş yükü olarak gözükür. Çünkü o projede fiilen görev almanın kendilerine getireceği. hiç bir fayda yoktur veya gelecek faydadan yararlanamayacaklarını düşünürler. Eğer yine birden fazla kamu kuruluşu projeye dahil olursa o zaman projenin sahiplenilmesi daha da zorlaşır. Projeyi bir kurumun üzerine yıkma eğilimi gelişebilir.

Proje sponsoru kim? Yine birden fazla kamu kuruluşunun dahil olduğu projelerde projeyi sahiplenecek, politik destek sağlayacak kişi kimdir ve yetki seviyesi nedir? Proje sponsoru olan kişi, proje sponsorluğu konusunda ne düzeyde bilgiye sahiptir? Proje yöneticisine nasıl destek vermesi gerekir? gibi bilgilerin yeterince açık olmadığını veya Proje Yönetimi açısından da bu konuların taraflarca yeterince anlaşılamadığını gözlemliyorum.

Mesele sadece proje teklifini yazıp, parayı almak olmamalıdır. O projeyi başarıyla tamamlamak sonraki fonların gelmesi için güven oluşturacaktır. Bu yüzden, projelerin paydaşları arasında proje yönetimi açısından ortak bir bilinç oluşturmadan proje yönetmek, başarı şansını azaltır ve sonraki daha yüksek mebşağlı fonların da önünü kesebilir.

Bugün MS Project’te çok az bilinen bir özellikten bahsetmek istiyorum.

MS Project ile kolonlara formüller girmek ve çıkan sonuçları belirli kriterlere göre trafik lambaları yakmak mümkün. İşte bugün bu konudan bahsedeceğim.

Varsayalım ki aşağıdaki gibi bir projeniz var.

1- İçinde bulunduğum gün aktivitelerin başlangıç tarihine yaklaştıkça MS Project bize uyarıda bulunsun istiyorum. Öncelikle, bulmam gereken; Aktivitelerin başlangıç tarihleri ile içinde bulunduğum gün arasındaki farktır. Bunun için MS Project’e yeni bir kolon ekleyelim.  Aşağıdaki gibi Start kolonunun üzerindeyken mouse sağ tuş yap “Insert Coloumn” işaretleyin.

 2- Number 1 kolonunu ekleyin.

3- Number1 kolonunu tekrar işaretleyin ve mouse’un tekrar sağ tuşuna basın.

 Açılan menüde Custom Fields ı işaretleyin

 Bu işlemden sonra aşağıdaki pencere ile karşılaşacaksınız.

4- Yukarıdaki pencerede belirtildiği gibi Formula butonuna tıklmaanız gerekir ve aşağıdaki gibi bir pencere karşınıza çıkacaktır. Bu pencereye şu formülü yazın:

Abs( [Start] – [Current Date] )

5- OK’I seçip de tabloya baktığınızda değerlerin hesaplandığını göreceksiniz.

6-  Şimdi Custom Fields’ı tekrar açın ve Grapical Indicator kolonuna tıklayın.

7- Yeni açılacak pencereyi aşağıdaki gibi yapılandırın.

 8 - OK’lere basarak Gantt diyagramına dönün.

9 – 2012 yılında bütün projelerinizin zamanında, bütçesinde ve kapsamında bitmesini dilerim.

PMP’liğe hazırlananlar için çok zevkli bir yılbaşı gecesi eğlencesi hazırladım.

Kapsam Yönetimi bulmacasının sorularını ve cevaplarını aşağıda bulabilirsiniz.

Kapsam Yönetimi

Kapsam Yönetimi – Cevaplar

Proje yöneticileri, projeyi yürüten organizasyonun, proje hedeflerine ulaşma görevini verdikleri kişilerdir. Bu, önemli sorumluluklar ve değişen öncelikler içeren, oldukça güç ve önemli bir roldür. Esneklik, muhakeme yeteneği, güçlü liderlik ve proje yönetimi uygulamalarını çok iyi bilmeyi gerektirir. Bir proje yöneticisi, projenin ayrıntılarını anlayabilmeli, ama projeyi geniş bir bakış açısıyla yönetmelidir. Proje yöneticisi, projenin başarısından sorumlu kişi olarak, projenin tüm yönlerinden sorumludur. Bunlardan bazıları şunlardır:

• Proje yönetimi planını ve tüm bağlantılı bileşen planlarını geliştirmek,
• Projeninzamançizelgesivebütçesınırlarıiçerisindeilerlemesinisağlamak,
• Riskleri saptamak, izlemek ve gerekenleri yapmak,
• Proje ölçütlerinin tam ve zamanında bildirilmesini sağlamak.

Proje yöneticisi, tüm paydaşlarla, özellikle de proje sponsoruyla, proje ekibiyle ve diğer ana paydaşlarla iletişimden sorumlu olan başlıca kişidir. Proje yöneticisi, paydaşlar ile projenin kendisi arasındaki etkileşimlerin merkezinde yer alır.

Proje adını yanlış koymak, proje yöneticisini içinden çıkılmaz sıkıntılara sokabilir. Örneğin:

- Müşteri memnuniyerini artırma PROJESİ

- Satışları %x artırma PROJESİ

- Stok devir hızını %x artırma PROJESİ

- Çalışan memnuniyetini artırma PROJESİ

- Ürün satışını %x artırma PROJESİ

- Şirket içi verimliliği artıma PROJESİ

İfadelere dikkat! Yukarıdaki beklentiler bir şirkette sürekli vardır; Önemli olan bu beklentilere ulaşmanın detaylı yollarını çıkarıp, bu yollara proje isimleri atamak gerekir.

Bu ve benzeri isimlerle başlatılan projelerde Proje Yöneticisi, genellikle nereden başlayacağını bilemez ve bu tarzda isimlendirilen projeler genellike sürüncemede kalır. Ne doğru düzgün planı çıkar, ne de proje süreci takip edilir.

Kalite Güvencesinin Sağlanması, uygun kalite standartlarının ve operasyon tanımlarının kullanılmasını sağlamak amacıyla kalite gereksinimlerinin ve kalite kontrol ölçümlerinin sonuçlarının kontrolü sürecidir.

Kalite Güvencesinin Sağlanması, tüm süreçlerin kalitesini iyileştirmenin tekrarlamalı bir yöntemi olan sürekli süreç iyileştirmeleri için de bir genel çerçeve işlevi görür. Sürekli süreç iyileştirmeleri firenin azaltılmasını ve değer katmayan aktivitelerin projeden çıkarılmasını sağlar. Bu da süreçlerin daha yüksek verimlilik ve etkinlik düzeylerinde gerçekleştirilmesini mümkün kılar.

Neye İhtiyacımız var? (Girdiler)

Proje Yönetim Planı içindeki Kalite Yönetim Planı ve Süreç İyileştirme planları

Kalite Ölçütlerine

Çalışma Performansı Bilgilerine

Kalite Kontrol Ölçümlerine

Nasıl Yapılır? (Araç ve Teknikler)

Kalite Denetimleri: Proje aktivitelerinin şirket politikalarına, süreçlerine ve prosedürlerine uyup, uymadığının belirlenmesine yönelik yapılandırılmış, bağımsız bir gözden geçirmedir.

Kalite denetimleri programlı ya da rastlantısal olabilir ve dahili ya da harici denetçiler tarafından yürütülebilir.

Kalite denetimleriyle, düzeltici eylemler, kusurların giderilmesi ve önleyici eylemler de dahil olmak üzere onaylanmış değişiklik taleplerinin uygulandığı doğrulanır.

Ortaya Ne Çıkar? (Çıktılar)

Kurumun süreçlerinin güncellenmesi

(Varsa) Değişiklik talepleri

(Gerekliyse) Proje Yönetim Planının Güncellenmesi

Proje yöneticisi olarak üst yönetimle bir toplantıya gireceksiniz. Hangi konularda hazırlıklı olmak gerekir?

* Toplantının amacı nedir?
* Toplantının çıktısı ne olacaktır? Anlaşma, orta yolu bulma, bilgilendirme
* O gün itibariyle planlanana karşı gerçekleşenler? Detay bilgiler hazır tutulmalı fakat gerektiği taktirde sunulmalı.
* Proje ekibinin gösterdiği gayretin sunumu: Ekibin gayretlerinin üst yönetim tarafından açıkça görülmesini sağlayın ki ekip içindeki motivasyon düşmesin.
* Mevcut durumda yaşanan problemler: teknik, parasal, tedarikçi, politik vb.
* Üst yönetimden bundan sonraki süreçte istenen desteğin açık ve net tanımı
* Karşılaşılma ihtimali olan risklerin tanımı, önleme ve düzeltme önerileriniz.
* Proje takım üyelerinin durumu. Değiştirilmesini istediğiniz takım üyesi var mı?
* Sponsorun beklentilerinin sorgulanması
* Müşteri beklentilerinde bir deşiklik oluşmuş ise sponsor ile paylaşılması ve proje yöneticisi olarak önerileriniz.

Yapılacaklar

* Toplantıya girmeden önce zaman, bütçe ve efor ilerlemeleri hakkında detaylı raporları mutlaka çıkarmış olun.
* Yapacağınız toplantı öncesinde ekip üyelerinin üst yönetimden aktarmak istedikleri konular hakkında bilgi almış olun.
* Yakın zamanda yapılmış ve yapılacak işler hakkında detaylı bilgiyi almış olun ki toplantı esnasında gündeme geldiğinde en doğru cevabı verebilin.

Her akşam haberlerde ABD ve Avrupa’daki kriz hakkında yorumlar  duyuyoruz. İlk başlarda dünya tersine dönüyor diye düşünmüştüm. Çocukluğumdan beri hasta adam olan hep bizdik, onlarsa hep sağlıklı, gürbüz kişilerdi.

Peki, etrafımızda bu kadar hasta varken bu hastalıklar  bize bulaşmaz mi? Ne yazik ki biz de şifayı kapacağız.

İşte risk yönetimi için bir fırsat. Riski hepimiz görüyoruz. Ekonomik krizin çıkma durumu.

Bu riski göz göre göre önleme ve düzeltme yöntemlerini düşünmezsek, işte o zaman kaybımız büyük olur.

Ekonomik krizi önleme imkanımız yok fakat kriz öncesinde neler yapmalıyız, kriz süresince neler yapabiliriz ve bu krizden nasıl daha güçlü çıkabiliriz diye düşünmek için zamanımız var.

* Krizi yönetmede size destek olacak çekirdek bir ekip belirleyin. Bu süreç bir proje olarak ele alınmalıdır ve bu yüzden bir takım çalışması gerektirir.

* Şirketinizin eksik gördüğünüz, geliştirilmesi gerektiğini düşündüğünüz yanlarını listeleyin. Normal zamanda kurum içinde yapılan operasyonel hataların neler olduğunu, bu hataların temel sebeplerini dikkatle inceleyin.

* Bu eksiklikleri listeleyip, önem sırasına dizin.

* En üstteki problemden başlayarak, bunların çözümü için yeni projeler açın ve düzenli olarak takip edin.

Ekonomik krizler şirketlerde muhakkak ki küçülme anlamına gelir fakat kriz sonrasına daha güçlü çıkmak için de bir fırsattır. Kriz süresince;

* İş süreçleri yeniden gözden geçirilir ve düzenlenir.
* Personelin becerilerini geliştirmek için en uygun zaman aralığı bu dönemdir.
* Kurum içinde yeni sistemlerin kurulması, test edilmesi için gerekli süre mevcuttur.
* İşlerin yoğunluğundan verimsizliği görülen fakat düzeltmeye fırsat bulunamayan süreçlerin temizlenmesi için en rahat dönem, bu dönemdir.
* Kriz sonrası için yeni ürün, yeni pazar araştırmaları bu dönemde yürütülebilir.

Projelerin hayati olmayanları rafa kalkarken, kriz sonrasına daha güçlü girmemizi sağlayacak projeler gündeme gelir.

Ekonomik kriz, herkes için zorluk demek ama kapitalizmin de bir gerekliliği. Madem seçtiğimiz model budur, o zaman sevdiğimiz gülün dikenine de katlanacağız. Önemli olan krize ne kadar hazırlıklıyız. Krizi fırsata çevirip, rakiplerimize göre krizden daha avantajlı çıkabilir miyiz?

Verdiğim eğitimlerin en başında (daha tanışma esnasında) katılımcılar, projelerde planlamanın, insanlarla iletişimin ve proje takibinin öneminden özenle bahsederler.

Daha sonra örnekler yapmaya başlayınca, planlamanın “sözde” değil özde önemli olduğunu ve hatta bir proje yöneticisinin planlamaya, proje takibine önemli bir zaman ayırması gerektiğini gördüklerinde, belki de gözleri korktuğu için, “planlamaya bu kadar zaman ayıramayız” şeklinde bir yorum yaparlar. 

Daha acımasız yorumlar da gelir; Mesela: “bu eğitim bizim ihtiyaçlarımıza karşılık gelmiyor. Bize, daha az planlama yaparak, projelerimizi yönetebileceğimiz bir yöntem gerekiyor.”

Veya bir başkası;

“bizim projeler çok farklı, bize özel bir planalama ve takip yöntemlerinin anlatıldığı bir eğitim gerekiyor.”

Veya bir başkası;

“Planlama önemli ama bizim bu kadar zamanımız yok.”

Veya bir başkası ve benim en çok sevdiğim;

“Bu eğitim çok teknik, bu yüzden bize uygun değil” – bu yorumu çok seviyorum çünkü teknik (elle tutulur, gözle görülür, ölçülebilir) şeyler anlatmaktan hoşlanıyorum ve bu yorum benim doğru işi yaptığımı bana tekrar tekrar hatırlatıyor ve “aman bu katılımcılar bu kadar teknik anlamazlar, daha basit anlatayım.” diye hiç bir zaman da kaygım olmuyor, olmayacaktır da. Bildiğimi, eğmeden, bükmeden anlatıyorum.

Psikoloji,sosyoloji bilimlerinin alt detaylarında yer alan liderlik, motivasyon, ekip yönetme gibi konuların uzmanı değilim ama tabiki bu konular üzerinde önemle durduğum zamanlar da oluyor. Fakat beşeri (insani) özellikleri ölçümlemenin zor olduğunu herkes bilir. Bu yüzden, ben eğitimlerimde katılımcılarıma elle tutulur sonuçlar vermeyi hedefliyorum. Benim verdiğim bir eğitimden sonra kimse şunu diyemez: “Hoca çok güzel anlattı ama bunları nasıl uygulayacağız, anlamadık.”

Dediğim gibi; benim eğitimime katılan bir kişi,  bir projede kapsam, zaman, maliyet, kalite, insan kaynakları, iletişim, risk, tedarik planlarının nasıl hazırlanması gerektiğini uygulayarak, öğrenir. İş yerinde uygular veya uygulamaz o başka ama know-how’dan daha önemli olan do-how’ı alarak eğitimden ayrılır.

Neyse, sonuç olarak, plan yapmadan proje yönetmek mümkün degildir. Begenseniz de, begenmeseniz de…