Proje Yönetimi – MS Project – PMP – PMBOK

Sevgili Proje Koçu,

Bundan 3 ay önce üst yönetim tarafından şirketim için önemli bir projeye, proje yöneticisi olarak atandım. Gerekli hazırlıkları yaptıktan sonra atandığım projenin 1 sene süreceği ve 10 kişi ile çalışmam gerektiğini hesapladım ve üst yönetime bu konuda bilgi verdim.

Üst yönetimimden tam destek aldım. 10 kişilik bir ekip oluşturuldu ve projemiz için 1 sene süre kabul edildi. Ekip üyeleri başta çok heyecanlı ve istekliydi. Yönetimin de tam desteğini almış görünüyorduk.

Bir ay sonra ekip üyelerimden bir tanesini yeni başlayan bir başka projeye atandığını söyleyen bir e-mail aldım. Artık 9 kişi kalmıştık. Çok fazla problem etmedim, eksilen 1 kişinin işlerini üstlenebilirdik.

Aradan bir ay daha geçti, geçmedi bir takım arkadaşım işten ayrıldı. İkinci ayın sonunda 8 kişi kalmıştık.

Aradan bir ay daha geçti ki takım üyelerimizden bir tanesinden 3 aydır hiç verim alamadığımı farkettim. Bu da 7 kişi kaldığımız anlamına geliyordu. Şimdi ben, proje yöneticisi olarak koordinasyon görevinden çok, proje işlerini yapmakla uğraşıyorum.

Size sorum şu; planları değiştirmeli miyim? Yani 1 senelik süre hedefini 10 kişinin sürekli çalışacağını varsayarak, belirlemiştim. Şimdi 7 kişiyiz ve yavaş yavaş zaman programının gerisine düşme riskimiz ortaya çıkmaya başladı. Bu durumda olan birisine ne önerirsiniz?

Rumuz: Tutkulu PY

————————————-

 Sevgili Tutkulu PY,

Proje planını sadece Zaman Diyagramı olarak düşünme. Bu pek çok kişinin yaptığı bir hatadır. Proje planı, zaman, maliyet, kapsam, insan kaynakları, iletişim vb. ile bir bütün olarak düşünülmelidir.

Yani, bu faktörlerden bir tanesi değişse, bir diğer faktörün değişeceği açıktır. Özellikle İnsan Kaynakları sayısı, doğal olarak, zamanı, maliyeti ve hatta kaliteyi etkileyebilir. Bu gözle değerlendir, lütfen. Eksilen 3 kişiden boşalan aktivitelerin neler olduğunu ortaya çıkar. Kalan 7 kişi ile bu aktivitelerin kimler tarafından yapılacağını belirle ve sürelerini yeniden tahminle. Eğer kaynak darboğaz sorunu ile karşılaşırsan, kaynak dengeleme işlemini yapmayı unutma. Kritik yola da dikkat et, diyeceğim ama boşver kafanı çok karıştırma…

İşte, bu işlemlerin sonunda proje süresini yeniden ortaya çıkar ve son halini üst yönetime götür ve uzama söz konusu ise sebeplerini açık ve net olarak, ortaya koy. Onay aldıktan sonra yeni planı proje ekip üyeleriyle paylaş ve yoluna devam et.

Yolun açık olsun.

Proje Koçu

Bu konuyu önceden yazmıştım ama şimdi görsel hale getirdim.

Bir projenin kapsamının daralması, kalitesinin düşmesi anlamına gelir mi? Bu soruyu duyan pek çok kişi bir tereddüt yaşıyor. Bu soruya evet veya hayır demek kolay değil. Ben konuya “algı meselesi” olarak bakıyorum.

PMBOK’ta çok beğendiğim bir örnek vardır. Bir yazılım satın aldığınızı düşünün; Satan kuruluş, bu yazılımın çok fazla fonksiyonu olduğunu söylemiş olsun. Yani bir yazılım alarak, şirketinizdeki pek çok meseleyi tek bir merkezden halledeceksiniz. Bir taşla bir sürü kuş vuracaksınız. Firmaya inandınız ve yazılım satın aldınız, diyelim. Yazılıma baktığınızda gerçekten bir çok fonksiyonu var fakat çalıştırdığınızda yanlış sonuçlar veriyor, hatalı işlemler yapıyor veya çok geç yapıyor, kimi zaman hiç yapmıyor.

Böyle bir ürünü mü tercih edersiniz, yoksa daha dar fonksiyonlu ama en azından istediğiniz gibi hatasız çalışan bir ürünü mü?

Bence kapsam ile kalite arasındaki farkı en iyi anlatan örnek budur.

Çıkan sonuç: kapsamı geniş tutup, zamanında yetiştirmek adına kalitesiz, bir şey yapmaktansa, daha dar kapsamlı fakat kalite kriterlerinden ödün verilmemiş bir proje çok daha başarılı görülecektir.

Bazen Proje Yöneticisi zamanı baskısı yüzünden kaliteden feragat etmeyi tercih ediyor. Halbuki, müşteri ile açıkça konuşmalı, beklentilerin bir bölümünü bir sonraki faza aktarmanın daha doğru olacağına, kalitenin vazgeçilmez bir başarı göstergesi olduğuna ikna etmelidir.

Burada iletişim çok büyük önem taşıyor çünkü eğer Proje Yöneticisi, müşteriye haber vermeden kapsamı daraltırsa, müşteri gözündeki algı, ürünün kalitesinden feragat edildiği yönünde olacaktır. Müşteri gözündeki kapsam ve kalite algısını oluşturmak ve yönlendirmek, Proje Yöneticisinin görevleri arasındadır.

İstanbul Kurumsal Gelişim olarak Türkiye’de bir ilke daha imza attık ve “Enerji Sektöründe Proje Yönetimi” konulu ilk açık kursumuzu gerçekleştrdik. Enerji sektöründen farklı firmaların katılımcıları ile temelde aşağıdaki konular incelendi.

Genel Bakış

• Yenilenebilir Enerji
• Yenilenebilir Enerji Türleri
• Dünya ve Türkiye Enerji Piyasası
• Büyüme ve Enerji İhtiyacı
• Türkiye’de Yenilenebilir Enerji Potansiyeli
• Dünya’da ve Türkiye’de Yenilenebilir Enerji Politikaları

Rüzgar Enerjisi

• Rüzgar Enerjisi Sektörü
• Rüzgar ve Özellikleri
• Rüzgar Ölçümü
• Rüzgar Türbini ve Komponentleri
• Şebeke Bağlantısız ve Şebeke Bağlantılı Rüzgar Enerjisi Sistemleri
• Rüzgar Enerjisi Sistemi Komponentleri
• Rüzgar Elektrik Santrali
• Rüzgar Elektrik Santrali Proje Planlama ve Yönetimi
• Rüzgar Elektrik Santrali İşletme ve Bakım
• Denizüstü (Offshore) Rüzgar Elektrik Santrali
• Rüzgar Enerjisi Sistemlerinin Ekonomisi ve Finansmanı
• Rüzgar Enerjisi Hukuki Süreçler
• Rüzgar Enerjisi ve Çevre
• Binaya Entegre Rüzgar Enerjisi (BERE) Sistemleri

Güneş Enerjisi

• Güneş Enerjisi Sektörü
• Güneş Pili (PV)
• Şebeke Bağlantısız ve Şebeke Bağlantılı Güneş Pili Sistemleri ve Komponentleri
• Güneş Pili Elektrik Santrali Proje Planlama ve Yönetimi
• Güneş Pili Elektrik Santrali İşletme ve Bakım
• Diğer Güneş Enerjisi Teknolojileri; Konsantre Güneş Enerjisi (CSP) Sistemleri
• Güneş Enerjisi Sistemleri Ekonomisi ve Finansmanı
• Güneş Enerjisi Hukuki Süreçler
• Binaya Entegre Güneş Enerjisi (BEGE) Sistemleri

Geleceğe Bakış

• Enerji Verimliliği
• Yeşil Sertifikalar
• Karbon Kredileri
• Gelecekte Yenilenebilir Enerji
• Yeni Teknolojiler

Bir projenin ortasında proje yöneticisinin değiştiğini varsayalım ve yeni proje yöneticisi olarak da siz atandınız. Projeye atanmanızın farklı sebepleri olabilir. Örneğin:

• Önceki proje yöneticisi, ekibi ve projeyi etkin yönetememiş, olabilir
• Önceki proje yöneticisi, müşterinin güvenini kaybetmiş, olabilir.
• Önceki proje yöneticisinin projeyi yönlendirecek yeterli tecrübesinin olmadığı görülmüş, olabilir

Sorun ne olursa olsun, projeyi devralmak ve ileri götrmek için bazı adımlardan geçmek gerekiyor. Bir projeyi yarısından itibaren devraldığınızda şu adımları uygulamaya gayret gösterin.

1. Proje planı: Önceki proje yöneticisinden veya takım üyelerinden proje planını isteyin. Projenin amaç ve kapsamı hakkında detaylı bilgi almaya çalışın.
2. Yapılan işler: Bu zamana kadar yapılan işleri ve ulaşılan kilometretaşlarının neler olduğunu öğrenin.
3. Proje takımı ile iletişim: Proje takımı başarısız bir proje süreci yaşadıysa kaybolan motivasyonu tekrar yükseltmeniz gerekecektir. Bu yüzden kendinizi en kısa zamanda ekibe tanıtın ve çalışma yönteminizi aktarın.
4. Proje ofisinden detaylı bilgi alın: Etkin çalışan bir proje ofisi var ise bu ofisten projenin durumu, müşterinin beklentileri konusunda en güncel durumu öğrenmeye çalışın.
5. Planlar güncel değil veya eksikse: Bir tarih belirleyip, bu tarihten sonrası için yepyeni bir plan hazırlayın ve bunu ekip üyeleriyle paylaşın. Bu motivasyonu yükseltecek ve sorumlukları netleştirecektir. Asla geçmişte yaşananları, planlamaya da çalışmayın.
6. Müşteriyle tanışın: Yeni proje yöneticisi olarak, müşteriyle tanışıp, ihtiyaçlarını tekrar değerlendirin. Beklentileri netleştirip, önceki proje yöneticisi ile uzlaşılamayan konular varsa bunları ortaya çıkarın.
7. Toplantıları bir düzene oturtun: Kendi üst yönetiminizle, müşteri ile ve ekibinizle yapacağınız toplantıları bir düzene oturtun. İletişime önem verin ve bunu tüm paydaşlara hissettirin. Bu pek çok problemi ortaan kaldıracaktır.

TRT’de MS Project eğitimlerine başladım. Hazır buraya gelmişken, TRT Market’den de arşivlerden derlenmiş bir kaç eser seti ve bir de Nostaljik Görünümlü TRT Logolu radyo alma imkanı buldum.